Kiek kainuoja perkraustyti biurą į Olandiją efektyviai? Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas į užsienį, ypač į tokią šalį kaip Olandija, niekada nebus tikrai „pigi“ istorija. Tačiau klausimas ne tame, kiek tu išleisi pinigų, o tai, kaip tą pinigų kiekį paskirstysi protingai. Dažnai susiduriu su verslininkais, kurie žiūri į kainą tik kaip į skaičių sąskaitoje faktūroje, o pamiršta, kad perkraustyti biurą į Olandiją efektyviai reiškia ne tik sutaupyti eurų, bet ir, kas svarbiau, nenukentėti nuo ilgos darbo pertraukos. Jeigu kompiuteriai stovi dvi savaitės dėžėse, o darbuotojai galiuoti tik po to, kai vairuotojas randa vietą parkinge Amsterdame – tu prarandi daugiau nei sutaupei vežimo kainoje.

Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo „paskutinės minutės“ kvietimų, kai reikėjo vežti visą įmonę per savaitgalį, iki idealiai suplanuotų logistinių operacijų, kurios vyko taip sklandžiai, kad klientas net nejausdavo, kad keičia adresą. Olandija yra specifinė rinka – čia griežti eismo taisyklės, siauros gatvės senamiestyje ir labai didelės kainos už darbo jėgą. Todėl, norint sužinoti realią kainą, reikia ne tik paklausti „kiek“, bet ir suprasti „ką“ tiksliai vežiate ir „kaip“ tai bus daroma.

Šiame straipsnyje aš nesiuksiu jums sausų statistinių duomenų, kurie nieko nebešą. Kalbėsiu apie tai, iš ko tikrai susidaro kaina, kur yra paslėpti „povandeniniai akmenys“ ir kaip išvengti tų klaidų, kurias aš mačiau ne vieną kartą. Svarbiausia – efektyvumas čia yra tiesioginis pinigų ekvivalentas.

Pagrindiniai veiksniai, formuojantys kainą

Prieš kalbant apie konkrečius skaičius, reikia suprasti mechanizmą. Kiek kainuoja perkraustyti biurą į Olandiją efektyviai, priklauso nuo trijų stulpelių: tūris (kubatura), atstumas ir kompleksiškumas. Jeigu turite tik kelis stalus ir kompiuterius – tai viena kaina. Jeigu reikia išardyti didelę open space erdvę, supakuoti serverius, susitvarkyti su dokumentais ir vėl viską susirinkti Roterdame – tai visiškai kita lyga.

Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamirštame – tai Olandijos geografija. Pervežti krovinius į mažus miestelius pietuose, pavyzdžiui, netoli Maastrichto, gali kainuoti brangiau nei į didelį logistikos centrą, pvz., Tilburgą, dėl to, kad ten reikalingi mažesni automobiliai, kurie gali įvažiuoti į siauras gatves. Be to, labai daug priklauso nuo to, ar galime įvežti fūrą tiesiai prie durų, ar teks statyti krovinius ant lentynų ir gabenti juos 100 metrų rankomis. Tas 100 metrų gali paversti 500 eurų sąskaitą į 1500 eurų.

Taip pat nepamirškite apie pakavimo medžiagas. Efektyvus perkraustymas reiškia, kad viskas turi būti užfiksuota ir pažymėta. Profesionalus pakavimas – tai ne tik dėžės, tai burbulių plėvelės, antkeliai, specialūs dėklai monitoriams. Jeigu bandysite tai padaryti patys, sutaupysite 200-300 eurų, bet praradus vieną brangų serverį ar sulaužus „Herman Miller“ kėdę, nuostoliai viršys sutaupytą sumą dešimt kartų.

Kas daro įtaką galutinei sumai?

• Krovinio tūris ir svoris: Kuo daugiau daiktų, tuo didesnė mašina reikalinga. Kartais viena didelė 20 tonų fūra pigiau nei dvi mažos, bet jeigu Olandijoje negalima statyti tokios mašinos – tenka skaldyti krovinius.
• Pakavimo paslaugos: Ar tai daro mūsų komanda, ar jūsų darbuotojai? Profesionalai tai daro 3 kartus greičiau.
• Prieigos galimybės: Ar galima statyti liftą? Ar reikia neįrengto keltuvo? Ar yra leidimas užimti vietą gatvėje?
• Dokumentacija: Nors Olandija ir yra ES šalis, bet krovinių manifestai, draudimo polisai ir inventoriai turi būti tvarkingi, kad nepristigtumėt muitinėje (nors tai retas atvejis, bet techninės patikros metu gali būti problemų).

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skyriuje surinkau daugiausia klausimų, kuriuos man užduoda verslo atstovai. Kai kuriems atsakymuose galiu atrodyti šiek tiek aštrus, bet tiesą sakant – geriau išgirsti tiesą dabar, nei vėliau stovėti gatvėje su užrakinta mašina.

Biuro įrangos ir technikos gabenimas

Ar brangu gabenti IT įrangą ir serverius?

Tiesiogiai gabenimas nėra toks brangus, kaip pasiruošimas darbui. Serveriai turi būti išjungti, užfiksuoti, o svarbiausia – supakuoti į specialias dėžes su smūgių absorberiais. Jeigu turite duomenų centrą, kuriame reikia išmontuoti spintas, tai jau ne paprastas perkraustymas, o IT infrastruktūros migracija. Tokios paslaugos kainuoja, nes ten dirba ne krovėjai, o inžinieriai. Paprastai ši eilutė sąskaitoje svyruoja nuo 300 iki 1000 eurų priklausomai nuo sudėtingumo, bet tai apsigina, kai sistemos užsikrauna be problemų.

Ką daryti su dokumentais, ar juos reikia vežti atskirai?

Geriausia juos vežti atskirai, o dar geriau – pasinaudoti dokumentų saugojimo paslaugom, jeigu tenka vežti archyvus. Jeigu vežate aktyvius dokumentus, juos reikia supakuoti į mažas, tvirtas dėžutes, kurios lengvai nešiojamos. Negalima mesti visų į vieną didelę dėžę – neišvengsite chaoso. Žodžiu, dokumentų logistika reikalauja daugiau dėmesio nei biuro baldų, todėl dažnai įkainojama kaip atskira paslauga.

Ar draudimas apima ir technikos sugadinimą kelyje?

Standartinis Kasko draudimas apima tik tai, kas įvyksta su mašina (pvz., avarija), bet ne tai, kas įvyksta viduje dėl blogo pakavimo. Jeigu monitorius nukrenta, nes vairuotojas staipiai stabdė, o jis nebuvo pritvirtintas – draudikas gali atmesti išmoką. Todėl visada siūlau papildomą krovinio draudimą „nuo visų rūšių rizikų“. Tai papildomai kainuoja apie 1-2% nuo krovinio vertės, bet suteikia ramybės.

Olandijos specifika ir organizaciniai klausimai

Ar reikia gauti leidimą stovėti gatvėje prie biuro Olandijoje?

Absoliučiai taip, ir tai yra vienas didžiausių nepageidaujamų siurprizų. Amsterdame, Hage ar net Roterdamo centre negalima tiesiog sustoti fūrai prie „įmonės“ durų. Reikia kreiptis į savivaldybę dėl išankstinio leidimo (ontheffing), o tai gali užeiti brangiai ir užtrukti iki savaitės. Jeigu to nepadarysite, gausite baudą, o mašina turės važinėti ratu, kol laisva viena atsiras. Tas laikas – pinigiai.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Pačiai važiuoti mašina su kroviniu tai trunka apie 18-20 valandų nuo Vilniaus iki Amsterdamo, priklausomai nuo maršruto (per Vokietiją arba per Lenkiją). Tačiau perkraustyti biurą į Olandiją efektyviai reiškia ne tik vairuoti. Reikia įsiskaičiuoti įkrovimą Lietuvoje (puse dienos), iškrovimą Olandijoje (puse dienos) ir poilsio laikus vairuotojams. Taigi, realiai tai trunka 2-3 dienas, jei viskas vyksta sklandžiai.

Ar galima veži šeštadienį ar sekmadienį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojų darbo laiko apskaitos taisyklės yra griežtos, o darbas poilsio dienomis laikomas viršvalandžiais. Be to, Olandijoje daug kur draudžiama triukšmingas darbas atlikti sekmadieniais. Jeigu norite sutaupyti, planuokite iškrovimą darbo dieną ryte. Jeigu skubate – mokėkite už „naktinį“ režimą.

Kaip elgtis su parkingu, kol vyksta iškrovimas?

Čia visada būna problema. Jeigu biuras yra miesto centre, vietos fūrai gali ir nebūti. Kartais tenka išsinuomoti vietą specialiame logistikos parke už miesto ribų ir daryti „last mile“ pristatymą mažesniu automobiliu. Tai papildomas žingsnis, kuris prideda prie kainos, bet kartais vienintelis būdas pristatyti krovinią be nusiskundimų.

Kainos ir mokėjimas

Kokia yra mažiausia galima kaina tokiam perkraustymui?

Žiūrėkime realiai. Jeigu turite labai mažą biurą, tarkime, 5-6 darbo vietas (apie 10 kubinių metrų), tai galite susitvarkyti už 800-1200 eurų. Tačiau tai yra labai sąlyginė kaina – jeigu reikia tik pakrauti ir nuvežti be jokio papildomo paslaugų rato. Tokiems atvejiams dažnai naudojame dalinį krovinį (kai mašina važiuoja su kitų klientų daiktais), tai leidžia sutaupyti, bet užtrunka šiek tiek ilgiau laiko.

Ar galima gauti fiksuotą kainą, ar ji keičiasi?

Visada stengiuosi duoti fiksuotąą kainą, jeigu aš pats ar mano vadybininkas matome daiktus akimi. Jeigu darote užsakymą telefonu be apžiūros, kaina gali pasikeisti, kai vairuotojas atvyksta ir mato, kad vietoj 10 dėžių yra 30, o stalai yra sunkiųjų medžiagų ir neinašomi be liftų. Fiksuota kaina – tai ramybės jums ir rizika man, bet ji įmanoma tik su išsamiuoju planu.

Ką daryti, jeigu biuras Olandijoje dar neįrengtas?

Tai dažnas atvejis. Mes galime laikinai padėti daiktus sandėliuje Olandijoje. Tai vadinama „sandėliavimo paslauga“. Kainos tenka žiūrėti pagal kubinius metrus per mėnesį. Nors tai brangu, bet kartais vienintelis sprendimas, kai nuomos sutartis senajame biure baigiasi, o naujame dar trūksta remonto darbų.

Papildomos paslaugos

Ar jūsų komanda gali ir surinkti baldus naujoje vietoje?

Žinoma, ir tai darome dažnai. Olandijoje darbo jėga labai brangi, todėl mūsų atvykęs meistras, kuris surinktas biuro sistemas, kainuoja pigiau nei vietinis samdomas darbininkas. Be to, mūsų žmonės žino, kaip baldai buvo išardyti, tad ir surinkimas eina greičiau. Tai tikrai prisideda prie to, kad perkraustyti biurą į Olandiją efektyviai būtų įmanoma be ilgos techninės pertraukos.

Ar padedate su atliekų išvežimu, jeigu kažką nuspręsime mesti?

Taip, turime paslaugą „Ekologinė atliekų utilizacija“. Jeigu senus baldus norite tiesiog išmesti, negalima jų palikti gatvėje – Olandijoje tai baudžiama. Mes juos surenka ir vežame į perdirbimo centrus. Tai papildoma eilutė sąskaitoje, bet taip išvengiate problemų su vietine savivaldybe.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne į tai, kiek kainuoja pati transporto paslauga, o į tai, kiek kainuoja jūsų verslo neveikimas. Mano patirtis rodo, kad bandant sutaupyti ant pigių pervežėjų be draudimo arbe sutarties, galite susidurti su situacijomis, kai kaina padvigubėja dėl nenumatytų stabdymų, baudų už neteisingą parkavimą ar sulaužytos technikos.

Efektyvus perkraustymas – tai kai aš atvykstu, padarau savo darbą, o jūs pirmadienį ryte tiesiog įjungiate kompiuterius naujame biure ir dirbate kaip ir niekas neįvyko. Todėl, kai galvojate apie perkraustyti biurą į Olandiją efektyviai, vertinkite ne tik pirmąją skaičių eilutę, bet ir tai, kas už jos slepiasi – patirtį, draudimą ir logistinę pasiruošimą. Pasidomėkite iš anksto, susitarkite dėl vietos ir leidimų, o tada mums bus kur kas lengviau padaryti savo darbą greitai ir kokybiškai.