Kaip perkraustyti biurą iš Olandijos į Lietuvą pigiau? Vadovas iš vidaus

Dirbu su tarptautiniais pervežimais jau beveik dvidešimt metų, ir pasakysiu jums tiesiai – perkraustyti verslą iš vienos šalies į kitą nėra vaikiška žaidimų kompanija. Ypač kai kalbame apie maršrutą, kuris suka per visą Europą – nuo Olandijos kanalų ir tulpių iki Lietuvos pilkų dangų. Dažnai klientai ateina pas mane išsigandę kainų, kuriuos siūlo kitos firmos, arba tiesiog nežino, nuo ko pradėti. Suprantu, kai šeimininkas svarsto, kaip perkraustyti biurą iš Olandijos į Lietuvą pigiau, jis ne tik ieško pigiausio pasiūlymo, bet ir nori būti tikras, kad jo turtas nenuklys į „niekur“.

Esu matęs viską – nuo tų, kurie bandė vežti viską savo „Volvo“ vagonu per tris keliones ir galiausiai užtruko daugiau laiko ir pinigų, nei sumokėtų profesionalams, iki korporacijų, kurios perkaudavo visus baldus Olandijoje ir pirkdavo naujus Lietuvoje (kas, tiesa sakant, kartais ir apsimoka). Tačiau dažniausiai būna vidurinis variantas – reikia nuvežti brangų įrangą, baldus ir, svarbiausia, duomenis. Šiandien pasidalinsiu savo patirtimi, kaip tai padaryti protingai, be nereikalingų nervų ir, svarbiausia, nešvaistant pinigų ten, kur jų galima sutaupyti.

Pagrindinis dalykas, kurį turi suprasti kiekvienas verslo savininkas, yra tai, kad kaina nėra tik skaičius sąskaitoje. Tai laikas, apsauga ir jūsų ramybė. Tačiau ieškant atsakymo į klausimą, kaip perkraustyti biurą iš Olandijos į Lietuvą pigiau, reikia žinoti keletą niuansų, apie kuriuos tarpininkai dažnai tylioja. Kalbėsime ne tik apie tai, kaip sutaupyti eurų, bet ir kaip išvengti situacijų, kai jūsų kompiuteriai stovi pasienio punkte dvi savaites. Pradėkime nuo tų klausimų, kurie man klausiami kasdien.

Biuro įrangos ir baldų pervežimo subtilybės

Kiek iš tikrųjų kainuoja perkraustyti mažą biurą iš Amsterdamo arba Roterdamo?

Čia nėra vieno atsakymo, nes „mažas biuras“ vienam yra du stalai ir kompiuteris, kitam – dešimt darbo vietų ir serverinė. Tačiau jei kalbame apie standartinį 20–30 kvadratinių metrų biurą Olandijoje, tarkime, Hagoje, tai turėtumėte žiūrėti į apytikslę kainą nuo 1200 iki 2000 eurų, priklausomai nuo to, ar reikalingi krovėjai abiejuose galuose. Dažnai žmonės stebimasi, kodėl brangiau nei vežti baldus į butą, tačiau biuro technika reikalauja daugiau atidumo ir specialios pakuotės, o tai keičia kainų struktūrą.

Ar verta laukti, kol susiformuos dalinis krovinys (groupage), kad būtų pigiau?

Žinau, tai gundantis variantas, ypač jei jums neskubina. Jeigu turite tik kelias dėžes su dokumentais ir du stalus, tai tikrai, laukti galite ir taip sutaupyti 30–40 proc. sumos. Bet turiu įspėti – jei jums reikia, kad viskas būtų Lietuvoje pirmadienį ryte, kad darbuotojai galėtų dirbti, dalinis krovinys yra lošimas. Kartais reikia laukti, kol fura užsipildo savaitę, o jei kuris kitas klientas vėluoja su dokumentais – stovi ir jūsų siunta. Verslas ne mėgsta neapibrėžtumo, todėl čia reikia sverti, kas brangiau – laikas ar pinigai.

Kas dėl to serverio? Aš galiu jį tiesiog įdėti į automobilį su kitais daiktais?

Niekada nedarykite to. Esu matęs, kaip po tokio kelionės serverio standžiųjų diskų galvutės nusėda nuo kelio duobės Vokietijos greitkelyje. Serverinė įranga turi būti vežama specialioje, amortizuotoje dėžėje, o geriausiai – atskirame, mažame automobilyje, kurio vairuotojas yra įgudęs vairuoti taip, lyg kėdutėje sėdėtų kūdikis. Taip, tai papildomų išlaidų, bet jei sugadinate duomenis, jūsų nuostoliai viršys tas pervežimo kainas šimt kartų. Taigi, jei klausiate, kaip perkraustyti biurą iš Olandijos į Lietuvą pigiau, netaupykite ant jautrios įrangos apsaugos.

Ar galiu pati supakuoti dėžes, kad sutaupčiau krovėjų?

Žinoma, galite, ir tai tikrai sumažins sąskaitą. Tačiau būkite atidi. Jei į dėžę su „paprastais popieriais“ užpildysite sunkų metalinį seifą arba statulą, o dėžė suirs, transporto kompanija nebus atsakinga. Mūsų srityje yra geras pasakymas: „jei tai juda vienas, tai ne mūsų problema, jei tai suirus – taip pat ne mūsų“. Geriau pasilikti tai, ką galite saugiai uždaryti, o sunkius, keistus formos daiktus palikite profesionalams.

O jeigu aš turiu daug mažų detalių, spausdintuvų kasečių ir pan.?

Tuomet geriausia susitarti dėl „m3“ (kubo metro) kainos, o ne dėžių kiekio. Kartos klientai bando sutaupyti, suskaidydami viską į mažas krepšelius, tačiau tada kraunant į fūrą tai užima daugiau vietos dėl tuščių tarpų. Geriau viską susistatyti į standartines europines dėžes – taip krovėjas jas galės sukrauti kaip lego kubus, ir jums tai kainuos mažiau, nes bus sunaudota mažiau vietos automobilyje.

Dokumentai, muitinė ir biuro krizės

Kiek laiko užtrunka muitinės procedūra Lietuvos pusėje, kai vežame biuro techniką?

Jei technika ne nauja (pirkta naudota) ir ji buvo naudojama jūsų Olandijos biure, tai dažniausiai tai yra grąžinimas į Lietuvą arba perkėlimas tarp ES šalių. ES viduje muitinės formalumų nėra, tačiau reikia deklaruoti prekių apyvartą (PVM). Jei visus dokumentus (EX-1 arba prekių apyvartos deklaraciją) pateikiate tinkamai, tai suleidimas trunka 15–30 minučių. Problemos prasideda, jei neturite inventoriaus sąrašo su serijiniais numeriais – tada muitininkai gali pradėti „krapštyti“ ir tai užtruks valandą arba dvi.

Ar reikia mums turėti savo vadybininką, kuris užsiimtų šiais popieriais?

Jei esate maža kompanija, tai tikrai neverta. Geri logistikos partneriai turi savo deklarantus, kurie padarys viską už jus. Papildomai už tai mokėti nereikia, tai įeina į pervežimo kainą. Tačiau būkite pasiruošę pateikti jums reikalingus duomenis. Dažnai vadybininkai Olandijoje pasiduoda ir nesiunčia reikalingų PVM sąskaitų, o tada Lietuvoje teka spėlioti, kur daiktai gauti. Geriau viską turėti iš anksto paruoštą el. pašte.

Ką daryti, jeigu dėžės su svarbiais kontraktais pasimeta kelyje?

Tai mano blogiausias košmaras per 20 metų. Tokiu atveju svarbiausia yra draudimas. Standartinis CMR draudimas dažnai apdengia tik 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui, kas yra labai mažai, jei kalbame apie prarastus dokumentus ar neįkainojamą informaciją. Jei vežate brangius dokumentus, privalote tai nurodyti ir papildomai juos apdrausti. O realiai – visada svarbius dokumentus vežkite su savimi rankiniame bagaže arba naudokite skaitmeninius saugyklos sprendimus.

Ar galima užsakyti pervežimą į Lietuvą šeštadienį, kad pirmadienį jau dirbtume?

Galima, bet tai kainuos. Vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus, o „taksi“ režimas (kai vairuotojas važiuoja greičiau arba savaitgalį) yra brangus. Jei jums tikrai reikia, kad fura atvyktų šeštadienio vakare ar sekmadienį, reikia tai derinti iš anksto. Tačiau dažniausiai pigiau ir saugiau leisti įrangai atvykti pirmadienio ryte ir tą dieną skirti iškrovimui, nei stumti vairuotoją virš galimybių.

Kas vyksta, jei mūsų biure Olandijoje nėra lifto, o reikia išnešti 20 stalų iš trečio aukšto?

Tada kaina augs. Olandijoje dauguma pastatų turi liftus, bet senesniuose rajonuose, pavyzdžiui, Amsterdame centre, gali būti ir laiptai. Krovėjai už tokį darbą paprastai imami atskirai, pagal valandas arba pagal aukštą. Nenuokirskite šios detalės, kai užsakinėjate – jei vairuotojas atvyks pats ir pamatys, kad jis negali to padaryti vienas, jūsų siunta gali likti ten.

Strategijos ir galutinės išlaidos

Ar tiesa, kad pervežimas žiemą yra pigesnis nei vasarą?

Dalis tiesos yra, tačiau tai nėra taisyklė. Žiemą mažiau žmonių krausto butus, todėl krovėjų ir mažų furgonų pasiūlymas gali būti didesnis. Tačiau biuro perkraustymai dažnai vyksta ne pagal sezonus, o pagal nuomos sutarčių pabaigą. Jei galite suplanuoti perkraustymą lapkričio arba kovo mėnesį, tikrai pabandykite tartis kainą – galiu garantuoti, kad tuomet galiojantys tarifai bus lankstesni nei rugpjūtį, kai visi vežia vaikus į mokyklas.

O jeigu aš noriu, kad jie atvyktų ryte, iškrautė ir išvažiavo tą pačią dieną? Tai įmanoma?

Įmanoma, jei kalbame apie nedidelį krovinį, kurį galima suveži viena 3,5 tonų fura. Jei tai didelis biuras, reikalingas sunkvežimis su priekaba, tai fiziniu požiūriu beveik neįmanoma išvežti viską ir išvažiuoti tą pačią dieną, jei tik jums nereikia išmontuoti baldų. Vairuotojai turi griežtai reguliuojamą darbo ir poilsio laiką. Dažniausiai tai užtrunka vieną pilną darbo dieną arba net dvi, jei reikia išnešti daug daiktų.

Ar galima sutaupyti ant pakuotės medžiagų?

Nebijokite klausti savo logistikos partnerio, ar jis gali parduoti jums naudotas, bet tvirtas dėžes. Mes dažnai turimeime sandėliuose po krovinių išpakavimo likusių europinių dėžių, kurios yra puikios būklės. Jos kainuoja žymiai mažiau nei naujos. Taip pat, jei turite daug minkštų baldų (sofų, fotelių), galima jų nenuperklijuoti plėvele, o tiesiog uždengti senomis pledais ar patalynės, kad nesibraižytų – smulkmenos, bet už tai nereikia mokėti.

Paskutinis klausimas – kodėl viena firma siūlo 500 eurų, o kita 1500?

Kadangi turiu 20 metų patirties, galiu pasakyti, kad 500 eurų už furos iš Olandijos nuvežimą yra arba apgavystė, arba jie jums nieko nepasakys apie papildomus mokesčius (muitinės deklaravimas, krovėjai, „ilgų lazdelių“ mokestis už didelius daiktus). Pigiausia kaina dažniausiai pasidaro brangiausia, kai fura stovi pasienyje ir reikalauja papildomai pinigų už dokumentus. Pasitikėkite tuo, kas aiškiai išdėsto kainos sudėtį ir turi realių atsiliepimų.

Išvada

Galiausiai, norint suprasti, kaip perkraustyti biurą iš Olandijos į Lietuvą pigiau, reikia ne ieškoti pigiausio skaičiaus, o rasti racionalų sprendimą. Aš esu matęs, kaip verslininkai sutaupyk ant krovėjų, o paskui patys praleidžia savaitę sužeisti nuleisdami spintas iš trečio aukšto. Ne taip turi būti. Planuokite iš anksto, kruopščiai sudarykite inventoriaus sąrašą ir nebijokite tartis dėl sąlygų. Olandijos rinka yra specifika, o Lietuvos – realybė, kurioje viskas turi susisiekti be trikčių. Tikiuosi, šie patarimai padės jums išvengti tų klaidų, kurias aš esu matęs daugybę kartų, ir jūsų biuras pradės veikti Vilniuje ar Kaune be nereikalingų komplikacijų.