Kada geriausia užsisakyti krovinių pervežimą iš Olandijos?

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinės logistikos srityje, daug kartų teko matyti, kaip puikiai suplanuotas verslo sandoris gali žlugti dėl vienos detalės – ne laiku užsakytos transporto paslaugos. Olandija, kaip viena svarbiausių Europos logistikos krypčių, siūlo neįkainojamas galimybes, tačiau ir specifinius iššūkius. Daugelis klientų klausia: „Kada tiksliai reikia skambinti brokeriui ar ekspeditoriui?“ Atsakymas nėra vienas ir visiems tinkamas, tačiau, remiantis ilga patirtimi, galima išskirti aiškius optimumus, kuriais vadovaudamiesi įmonės gali ne tik sutaupyti biudžeto, bet ir išvengti nemalonių staigmenų.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu žiniomis, kurios padės suprasti Olandijos rinkos ypatumus, vairuotojų darbo grafikus ir tai, kaip pasauliniai procesai veikia jūsų krovinius. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų prekės iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno atvyktų Lietuvoje tiksliai tada, kai to jums reikia, be nereikalingų delsimų ir permokų už skubą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, kuris padės jums suorientuoti sudėtingame pervežimų iš Olandijos pasaulyje.

1. Kiek laiko iš anksto reikia kreiptis dėl pilnos mašinos (FTL) užsakymo?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas priklauso nuo to, ką mes vadiname „normaliomis“ rinkos sąlygomis. Esant standartiniam apkrovimui, optimalus laikas užsisakyti pilną mašiną (Full Truck Load) iš Olandijos yra 2–3 darbo dienos iki pageidaujamo pakrovimo datos.

Kodėl būtent tiek? Olandija yra tranzito šalis, o Roterdamo uostas – tai „širdis“, kuria plinta tūkstančiai krovinių. Jei užsakymą pateikiate anksčiau (pavyzdžiui, savaitę iki), ekspeditorius gali užfiksuoti geresnę kainą ir pasirinkti patikimesnį pervežėją. Tačiau logistikoje „ankstyvas“ kartais reiškia, kad vairuotojas dar nežino, kur bus savaitgalį, todėl pernelyg anksti užsakyti reikalai gali netekti aktualumo. Jei kreipiatės 2–3 dienas iki įvykio, tai yra „auksinis vidurkis“: tarpininkas jau turi laiko susitvarkyti su dokumentais, o vairuotojai jie žino savo artimiausius maršrutus.

Tačiau jei kalbame apie ypatingas situacijas, pavyzdžiui, didelius parodų išvežimus ar šventiniu laikotarpiu ( gruodžio pradžioje), šį laikotarpį reikėtų prailginti iki 5–7 dienų. Tuomet rinka yra permaininga, ir laisvų mašinų ieškoma tampa tarsi loterija.

2. Ar skiriasi planavimas, jei pervežamas tik dalinis krovinys (LTL)?

Absoliučiai taip. Dalinių krovinių (Less Than Truck Load) logistika veikia visiškai kitu principu. Jei pilną mašiną galima „paimti“ ir nuvežti tiesiai į Lietuvą, tai su daliniais krovinius viskas vyksta daug sudėtingiau. Čia galioja taisyklė: kuo anksčiau, tuo geriau.

Idealu apie dalinį krovinį pranešti ekspeditoriui 3–4 dienos iki pageidaujamo išvežimo, o dar geriau – savaitę iš anksto. Kodėl? Todėl, kad tarpininkas turi surinkti „kolekciją“. Jūsų krovinys gali būti tik viena dalis iš penkių ar šešių skirtingų siuntų, kurios tils toje pačioje puspriekabėje. Reikia laiko, kad šios siuntos būtų surinktos iš visų Olandijos kampų, susuburtuotos sandėlyje (konsolidacijos centre) ir tik tada išsiųstos į Lietuvą.

Jeigu užsakote dalinį krovinį vėlai, pvz., rytoj norite, kad jį paimtų, rizikuojate. Gali būti, kad vietos puspriekabėje jau nebėra, arba reikės laukti, kol bus surinktas kitas partijos krovinys, kas atidels jūsų siuntos išvykimą už 1–2 dienas. Todėl, norite užtikrinto termino, planuokite dalinius krovinius kaip įmanoma anksčiau.

3. Kokios yra metų sezono ypatumai pervežiant krovinius iš Olandijos?

Logistika turi savo pulsą, ir Olandija čia nėra išimtis. Yra trys pagrindiniai periodai, kai reikia būti ypač atidžiam.

Pirmasis – pavasario (gegužės–birželio) gėlių ir daržovių sezonas. Nors tai atrodo keista, bet Olandija yra gigantas šioje srityje. Šiltuoju metų laiku transporto parkas yra dalinai užimtas pervežant šaldytus produktus. Tai gali sukelti trūkumą standartinių tentų (dry van) mašinų, nes daugelis pervežėjų perjungia techniką į šaldytuvus.

Antrasis – rugsėjo–spalio mėnesiai. Tai yra „aukštas sezonas“ prieš Kalėdas. Visi didieji prekybos centrai ir sandėliai pradeda užpildyti savo atsargas. Tuo metu paklausa smarkiai viršija pasiūlą. Jei planuojate didesnį krovinį rudenį, užsakykite mašiną bent savaitę–dvi iš anksto, kitaip rizikuojate susidurti su dvigubomis kainomis.

Trečiasis – metų pabaiga ir pradžia. Sausio mėnesį daugelis transporto įmonių atnaujina savo flotas, vairuotojai grįžta iš atostogų, tačiau rinka vis dar „žiemia“. Vasario mėnesį, prasidėjus Kinijos Naujiųjų Metų šventėms, gali sumažėti krovinių srautai iš Azijos per Roterdamą, kas gali sukelti netikėtą mašinų perteklių ir kainų kritimą, tačiau tai yra laikina ir neprognozuojama.

4. Ar savaitės diena turi įtakos pervežimo kainai ir greičiui?

Tai vienas svarbiausių dalykų, ką dažnai pamiršta klientai. Taip, savaitės diena turi kritinę reikšmę.

Pirmadienis – tai „chaoso diena“. Po savaitgalio sandėliuose kaupiasi užsakymai, vairuotojai grįžta iš poilsio. Jei užsakote krovinį, kurį reikia paimti pirmadienį ryte, rizikuojate, kad vairuotojas užstrigs spūstyje prie sandėlio vartų arba dėl papildomų formalumų. Be to, pirmadieniais dažniau pasitaiko techninių gedimų ar vėlavimų dėl priešsavaitinio apkrovimo.

Ketvirtadienis ir penktadienis – šios dienos yra idealios užsakymams, jei norite, kad krovinys Lietuvoje būtų pradedamas iškrauti jau pirmadienį ryte. Vairuotojas turi pakrauti penktadienį, važiuoti per savaitgalį (jei tai leidžia vairuotojo poilsio grafikas) ir būti pasiruošęs darbui pirmadienį.

Tačiau yra vienas „butas“ – penktadienis. Jei užsakote krovinį, kurį reikia paimti vėlai penktadienį popietę, gali būti, kad vairuotojas atsisaks jo imti, nes jis nenori pradėti savaitgalio kelionės vėlai ir rizikuoti vėluoti į paskirties vietą, kai ten gali būti uždaryta. Todėl geriausia užsisakyti pakrovimą antradienį, trečiadienį arba ankstyvą ketvirtadienį. Tai užtikrina sklandžiausią eigą.

5. Ką daryti, jei krovinys nepateiktas laiku (ekspedicinės problemos)?

Tai reali problema, su kuriona susiduria beveik kas antras klientas. Olandijos sandėlių darbo ypatumai dažnai sukelia vėlavimus. Pavyzdžiui, jei jūsų krovinys yra „paskambinimo“ tipo (t.y. vairuotojas turi paskambinti iš anksto ir susitarti dėl laiko), o sandėlis neatsiliepia, vairuotojas gali praleisti savo laiko langą.

Jei krovinys nėra pateiktas laiku, pirmiausia nedelsdami susisiekite su savo ekspeditoriumi. Nereikia laukti, kol pasibaigs diena. Ekspeditorius turi tiesioginį ryšį su vietiniais agentais Olandijoje. Jie gali išsiųsti vietinį kurjerį arba pasinaudoti „paskutinės minutės“ sprendimais.

Svarbu suprasti, kad jei vėluojate dėl savo kaltės (pvz., vėluojate pateikti dokumentus), vairuotojas turi teisę reikalauti kompensacijos už laukimo laiką (detention time). Olandijoje šios normos yra griežtos. Todėl, jei žinote, kad sandėlis vėluos, praneškite apie tai pervežėjui iš karto – tai leis jam pertvarkyti savo grafiką (pavyzdžiui, imti kitą krovinį kelioje) ir vėliau sugrįžti pas jus, taip išvengiant didelių baudų.

6. Kaip šventės (Olandijoje ir Lietuvoje) veikia transporto eismą?

Šventės yra logistikoje kaip stabdys. Olandijoje yra keletas specifinių švenčių, kurios gali jus nustebinti. Pavyzdžiui, Karaliaus diena (Koningsdag) balandį arba Kūčių (Sinterklaas) išvakarės. Tą dieną daugelis sandėlių dirba sutrumpintą grafiką arba visai nedirba.

Be to, reikia atsižvelgti į Lietuvos šventes. Jei Lietuvoje yra šventė (pavyzdžiui, Joninės), o Olandijoje – ne, tai puiku: vairuotojas gali važiuoti be spūsčių. Tačiau jei šventė yra Olandijoje (pvz., Velykos), o Lietuvoje dirbama, gali kilti problemų rasti vairuotoją, kuris norėtų pradėti maršrutą šventę.

Taisyklė paprasta: visada tikrinkite kalendorių abiejose šalyse. Jei artėja šventė, užsakymą reikia padaryti 1–2 dienomis anksčiau nei įprasta, nes vairuotojai stengiasi išvažiuoti iš šalies prieš šventes arba grįžti namo prieš jų pradžią.

7. Ar galima užsisakyti skubų pervežimą „rytoj“ ir kiek tai kainuoja?

Taip, galima. Mes, logistikos specialistai, vadiname tai „Express“ arba „Direct“ transportu. Tačiau čia veikia paprasta ekonomikos taisyklė: skubas kainia.

Jei kreipiatės ryte ir norite, kad mašina atvyktų tą pačią dieną arba kitą dieną ryte į Olandiją, tą pačią dieną pakrautų ir važiuotų tiesiai, tai gali kainuoti nuo 30 iki 50 proc. brangiau nei standartinis pervežimas.

Kodėl tiek daug? Todėl, kad ekspeditorius turi įkalbėti vairuotoją, kuris jau gali būti poilsio arba važiuoti kitu maršrutu, nukreipti jį pas jus. Be to, toks vairuotojas važiuos tuščias grįžtant (arba turi rasti greitą krovinį atgal), todėl šios išlaidos permokamos klientui.

Mano patarimas: naudokite šią paslaugą tik tada, kai kalbame apie kritiškus dalykus – sustojusią gamybos liniją, medicinines priemones ar labai brangias prekes, kurių neįmanoma laukti. Priešingu atveju, planavimas sutaupys tūkstančius eurų.

8. Kokios dokumentacijos reikalavimai ir kada ji turi būti parengta?

Dokumentacija – tai dažniausia vėlavimų priežastis. Olandija yra šalis, kurioje muitinės procedūros ir kontrolė yra labai griežtos, nors ji ir yra ES narė. Ypač jei pervežate prekes iš trečiųjų šalių (pvz., iš Azijos per Roterdamą į Lietuvą).

Dokumentai turi būti parengti ne vėliau kaip 24 valandos iki vairuotojo atvykimo į sandėlį. Jums reikės: 1. Komercinės sąskaitos (Commercial Invoice) – originalas arba skaitmeninis. 2. Pakavimo sąrašo (Packing List). 3. EX1 dokumento (jei prekės yra iš ES ribų). 4. Svorio ir matmenų deklaracijos.

Jeigu dokumentuose yra klaidų (net klaidingas svoris ar prekės kodas HS Code), vairuotojas gali būti sulaikytas muitinėje. Olandų muitinės pareigūnai nelinkę „leisti pro akis“. Todėl, kai tik užsakote pervežimą, iš karto persiųskite dokumentus ekspeditoriui patikrinti. Tai sutaupys daug nervų vėliau.

9. Kodėl kartais kaina pasikeičia, net jei užsakymas atliekamas iš karto?

Tai klausimas, kurį dažnai girdžiu, ir jis sukelia daug nepriteisliaus. Klientas užsisako pervežimą antradienį, sutaria dėl kainos, o penktadienį gauna pranešimą, kad kaina pakilo 10–15 proc. Kodėl taip atsitinka?

Priežastis gali būti kelias. Pirmoji – kuro kaina. Jei tarp užsakymo ir pakrovimo datos kuro kaina rinkoje šoktelėjo (dažnai vyksta po 10–15 eurų šuolius), pervežėjai gali pareikalauti korekcijos, ypač jei sutartyje nėra fiksuotos kainos.

Antroji – rinkos pasiūla. Pavyzdžiui, jei Olandijoje staiga įvyksta didelis užsakymas (pvz., viena didelė įmonė išveža 50 mašinų vieną dieną), laisvų mašinų skaičius staigiai sumažėja. Tas, kas kainavo 1000 eurų antradienį, penktadienį gali kainuoti 1200 eurų, nes niekas nenori važiuoti tuščiomis.

Trečioji – priedai. Kartais paaiškėja, kad reikia papildomo keltuvo krovinio pakrovimui (pavyzdžiui, jei prekės yra ant paletų, bet nėra galimybės pakrauti šakėmis), arba reikia mokėti už praleidžiamą laiką sandėlyje.

Mano patarimas: derėkitės dėl fiksuotos kainos (fixed price) užsakymo metu. Tai apsaugos jus nuo staigių pokyčių, nebent pasikeis krovinio parametrai.

10. Kokius patarimus duotumėte verslui, norinčiam efektyviai planuoti logistiką su Olandija?

Galiausiai, susumavus dvidešimt metų patirtį, pateiksiu keletą „auksinių“ taisyklių, kurios padės jūsų verslui augti be logistinių skausmų.

Pirmiausia, bendraukite. Neleiskite, kad logistika būtų „juodoji dėžė“, kurios niekas nemato. Jei žinote, kad artėja didelis užsakymas arba bus reikalinga speciali technika (šaldytuvas, tentas su liftu), praneškite ekspeditoriui iš karto. Nėra nieko blogiau, nei gauti pranešimą apie 20 tonų krovinį, kurį reikia vežti šaltais metais įšaldytu vairuotoju, tik prieš pat dieną.

*Antra, supraskite savo krovinį.