Greitas biuro perkėlimas į Olandiją – jokių prastovų

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuras ne tiesiog baldai ir kompiuteriai. Tai jūsų verslo širdis, o kai širdį reikia operuoti ir perkelti į kitą šalį, stresas lyg vienintelis dalykas, kuris nekelia problemų per sieną. Daugelis klientų ateina pas mane panikę, regėdami tik kažkokias siaubingas istorijas apie dingusius krovinius ar vairuotojus, užstrigusius pasienyje be priežasties. Tiesą sakant, šiuolaikinė logistika, ypač kai kalbame apie maršrutus tarp Lietuvos ir Olandijos, veikia kaip laikrodis, jei žinai, su kuo turėti reikalų.

Greitas biuro perkėlimas į Olandiją nėra magija, tai geras planavimas ir žinojimas, kuriuose „angliukus“ reikia tepti. Esu matęs viską – nuo mažų startų, kurie pervežia du stalus ir vėžia juos į Amsterdamą savo „Volkswagen“ transporteriu, iki didelių korporacijų, kurios perkelia šimtus darbuotojų į Roterdamą ar Eindhoveną. Skirtumas yra ne tik tūryje, bet ir tame, kaip suvaldomi laiko tarpai. Jūsų verslas negali sustoti dėl to, kad sunkvežimis važiuoja lėtai arba nesugeba surasti vietos parkavimui centre. Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių rūbų pūtimo, tiesiog taip, kaip tai yra kasdienienėje kelyje.

Kas ir kaip viską surengia, kad neprarasti pinigų?

Kiek laiko užtrunka tas greitas biuro perkėlimas į Olandiją?

Viskas pasikliauja nuo to, ką jūs vadinate „biuru“. Jei tai penkių žmonių kambarys Vilniuje, mes įsivažiuojame ryte, pakrauname ir važiuojame – jau kitą rytą jūsų komanda dirba Haagoje. Čia kalbame apie 24–48 valandas nuo pakrovimo iki išpakavimo. Didesniems projektams, pavyzdžiui, kai reikia išardyti pasienio sistemas ar perkelti serverines, reikalingas detaliu planas, paprastai planuojame savaitę iki išvykimo, o pati kelionė trunka tiek pat – 1–2 naktys kelyje. Esu atvejų, kai dėl blogo oro Vokietijos autostradose užtrukdavome valanda ar dvi, tačiau su rezervu laiko viskas įvykdavo laiku.

Ar galima persikelti savaitgaliais, kad neprarasti darbo laiko?

Tai išties idealus variantas, ir dauguma mūsų klientų taip ir daro. Pakrauname penktadienio vakare arba šeštadienį ryte, vairuotojai važiuoja per naktį, o sekmadienį arba pirmadienio ankstyvą rytą jau iškrauname Olandijoje. Taip jūsų verslas visiškai nejaučia prastovų – pirmadienį rytas prasideda naujame biure, o ne dėžių maišymas senajame. Žinoma, tai reiškia, kad mūsų komanda dirba nenumaldomą grafiką, bet tokie reikalai mums įprasti. Svarbiausia suderinti su pastato administracija naujojoje vietoje, kad leistų patekti ne darbo laiku.

Kiek iš anksto reikia kreiptis?

Kad gautume geriausias kainas ir užtikrintumė, kad vairuotojai bus laisvi, geriausia kreiptis mažiausiai prieš 2–3 savaites. Žinau, žinau, kartais viskas nutinka staiga – pasirašoma nauja sutartis, ir reikia skubėti. Tokiu atveju darome viską, kas įmanoma, netgi tą pačią savaitę, bet tuomet gali tekti rinktis iš mažesnio automobilių parko. Geriau pasakykite man, kad reikia skubėti, iškarto pasakysiu, ar galime tiesiog „užsivedus“ ratus tai įgyvendinti.

Kroviniai, keliai ir vairuotojai – kas iš tikrųjų vyksta kelyje?

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką, jiems nesužalojus?

Tai viena svarbiausių dalių. Serveriai nėra paprasti dėžės, juos galima supainioti su sprogmenimis, jei kalbame apie jų vertę ir trapumą. Mes naudojame specialias oro pagalvės sistemas (anti-shock), kurios sugeria vibraciją. Pats vairuotojas turi instrukciją važiuoti ypatingai atsargiai, o krovininė yra pririšama specialiais diržais, kad niekas nenukristų net staigiai stabdant. Esu matęs, kaip konkurentai užkliudo kabelį ir ištraukė visą spintelę su serveriais – mums tokios situacijos yra košmaras, todėl viską įdedame į specializuotas dėžes.

Ar jūsų komanda padeda išpakuoti ir pastatyti baldus?

Žinoma, mes ne tik „kamuolius“ įmetame į kambarį. Mūsų darbuotojai gali išpakuoti stalus, juos surinkti, padėti kompiuterius ant vietų netgi prijungti kabelius, jei sutartyje to numatome. Kartais klientai sako: „mes patys išpakuosime“, o po valandos vėduoklė būna pilna dėžių, ir niekas negali dirbti. Geriau pasakykite iš karto, kad reikia pilno aptarnavimo – „pagal klavišą“, tada jūs tiesiog ateinate į biurą ryte, ir viskas jau stovi.

Olandijoje gi siauri gatvės, kaip ten su sunkvežimiu?

Tai tikra bėda, ypač centruose, tokiuose kaip Amsterdamas ar Leidenas. Kartais net 7.5 tonų sunkvežimis negali įvažiuoti į gatvę, nes yra tiltas arba kanalas. Tokiu atveju mes naudojame „paskutinės mylios“ paslaugą – didelis sunkvežimis atvyksta į sandėlį arba artimesnę vietą, o turi mažesnį autokrovinį (pvz., 3.5 t), kuris jau vos vos prasilenkia tarp namų ir pristato dėžes tiesiai į duris. Be to, Olandijoje griežtai stebimi apribojimai (milieuzones), todėl reikia tiksliai žinoti maršrutą.

Kas dėl parkavimo miesto centre? Ar reikia leidimo?

Būtinas. Jei sustosite neteisingai Amsterdamo centre, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei pati pervežimo kaina, o dar blogiau – gali atvykti vilkikas ir nuvežti jūsų sunkvežimį į aikštelę. Mes visuomet patikriname vietos savivaldybės reikalavimus ir, jei reikia, užsakome specialų parkavimo leidimą (ontheff vergunning). Tai užtrunka kelias dienas, todėl apie tai negalima pamiršti planuojant greitą biuro perkėlimą į Olandiją.

Pinigai, dokumentai ir smulkmenos

Kiek kainuoja toks reikalas? Be jokių paslėptų mokesčių.

Kainos formavimas yra atviras. Priklauso nuo tūkio (kubo metrų), atstumo (ar tai yra šiaurės Olandija, pvz., Alkmaras, ar pietūs – Maastrichtas) ir papildomų paslaugų. Mažam biurui (apie 20 kub. m) tai gali kainuoti nuo 1000–1500 eurų, o didesniems projektams – keli tūkstančiai. Visada pateikiu fiksuotą kainą, kurioje įskaičiuota kuro rizika, mokesčiai ir darbo valandos. Niekada nemėgstu, kai klientas gauna sąskaitą ir sužino, kad „kelių mokestis“ buvo papildomai – tai ne mano stilius.

Ar reikia draudimo? Kas nutinka, jei pasidaro avarija?

Krovinys visuomet yra draudžiamas pagal CMR konvenciją, tačiau standartinis draudimas dažnai padengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, rekomenduoju sudaryti papildomą „Viso rizikos“ draudimą. Aš asmeniškai tikrinu visus draudimo polisus prieš išvykstant. Esu buvęs situacijose, kai vairuotojas užkliudo į elnius Vokietijoje – dėl gero draudimo klientas gavo pinigus naujai technikai be jokių rūpesčių.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro įranga?

Taip, dažnai darbuotojai nori nusivežti savo stalines lempas, kėdes ar net asmeninius daiktų dėžutes. Tai ne problema, jei tai yra nedidelė dalis krovinio. Bet jei kieno nors asmeninis daiktų kiekis pradeda priminti šeimos perkėlimą, gali kilti problemų su muitinės kontrolės (nors ES viduje ribų nėra, bet verslo krovinio kontrolė gali būti griežta). Geriausia viską užrašyti į inventorinį sąrašą (packing list), kad niekas neįtartų apie kontrabandą.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja arba užstrigo?

Nors planuojame viską tiksliai, gyvenimas yra neprognozuojamas. Užstrigimas ties dideliu miestu arba techninė gedimas gali įvykti. Aš asmeniškai stebiu visus automobilius GPS sistemomis. Jei matau, kad sunkvežimis stovi ilgiau nei valandą, iš karto skambinu vairuotojui. Jei pavėlavimas gali paveikti jūsų darbą, iš karto informuoju jus. Mes visada turime atsarginį planą – pvz., galime išsiųsti kitą automobilį iš artimiausio mūsų filialo Vokietijoje.

Išvada

Perkelti verslą į užsienį yra didelis žingsnis, o greitas biuro perkėlimas į Olandiją yra tas techninis pagrindas, kuris leidžia šiam žingsniui būti sėkmingam. Per savo dvidešimt metų darbo esu išmokęs, kad svarbiausia ne automobilis, o žmonės, kurie jį vairoja, ir planas, kuris su juo susijęs. Nereikia leisti, kad logistika taptų košmaru – su tinkama komanda tai gali būti lyg paprasta kelionė į parduotuvę, tik su daugiau dėžių.

Jei planuojate išvykti, nedelskite su planavimu. Olandija yra efektyvi šalis, ir jūsų perkėlimas taip pat turi būti efektyvus. Pasiruoškite inventorinį sąrašą, pasikalbėkite su savo komanda apie tai, ką jiems reikia tur�ti po ranką pirmąją dieną, ir palikite techninius rūpesčis mums. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikimės, kad jūsų verslas Olandijoje žydės taip pat kaip gėlės Keukenhofo soduose.