Biuro perkraustymo konsultacijos ir planavimas iš Olandijos: praktinis vadovas verslui

Esu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas visada yra kaip mažas karas su priešu – laiku. Ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus, o viena populiariausių kryptų pastaruoju metu yra Olandija. Žmonės dažnai galvoja, kad tiesiog iškviečia vairuotojus su sunkvežimiu, viskas įkeliamas ir važiuojama. Deja, realybė yra daug sudėtingesnė, o klaidos gali kainuoti tūkstančius eurų ir nemažai nervų. Štai čia ir įsivelia profesionalus biuro perkraustymo konsultacijos ir planavimas iš Olandijos, kuris yra ne papildomas paslaugų "apdailos elementas", o būtina sąlyga sėkmei.

Per šiuos dvidešimt metų mačiau viską: nuo įmonių, kurios bandė perkraustyti patys ir pasiekė tik chaosą, iki tokių, kurios tiksliai laikėsi plano ir darbą baigė per savaitgalį be jokios veiklos pertraukos. Skirtumas tarp šių dviejų pasaulių yra tikslumas. Olandija, kaip logistikos centras, turi savo specifiką – nuo griežtų eismo taisyklių miestuose iki specifinių sandėliavimo ir krovos darbų standartų. Todėl, kai klientas susisiekia ir klauso, kaip pradėti, visada sakau vieną dalyką – pradėkime nuo galvos, ne nuo rankų, t. y. nuo plano.

Šiame straipsnyje neparduosime jums paslaugų, o papasakosime, kaip visa tai atrodo iš vidau. Ką tikrai reikia žinoti, renkantis partnerį ir planuojant išvyką iš Nyderlandų, kad jūsų verslas nepajaustų smūgio.

Kod�l planavimas yra svarbiau nei kėlimas?

Dauguma klientų susirūpina kaina už kilometrą ar dėžę. Tačiau mano patirtis rodo, kad brangiausia yra ne transportas, o neveiklos stabdymas. Jei biuras neveikia dieną ar dvi, prarandami kontraktai, klientai nusibodo, o darbuotojai sėdi be darbo. Tinkamas biuro perkraustymo konsultacijos ir planavimas iš Olandijos procesas prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mėnesiu anksčiau. Turime sužinoti, kiek yra baldų, ar yra serverių, ar reikia specialių kėlimo kranų, jei biuras yra 4 aukšte be lifto be Olandijos senamiestyje.

Be gero plano, perkraustymas tampa "užduotimi dienai", kuri užtrunka tris dienas. Olandijoje darbuotojai yra labai disciplinuoti, jei jiems pasakysime, kad krovimas prasideda 8:00 ryte, jie bus laiku. Bet jei mes nebusime pasiruošę – dėžės nebus pažymėtos, keliai neužblokuoti – tas laikas eis pro šalį, o valandinis tarifas Olandijoje nėra mažas. Vienintelis būdas išvengti šių kaštų yra detali konsultacija iš anksto.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skyriuje suformavau atsakymus į klausimus, kuriuos man užduoda verslo atstovai dažniausiai. Stengiausi būti kuo aiškesnis, be "vandens" ir marketingo frazių.

Pradžios darbai ir laikas

Ar tikrai reikia konsultacijos, ar galima tiesiog išsirinkti firmą?

Konsultacija yra būtina todėl, kad ji leidžia apskaičiuoti tikrąją apimtį. Kartais atrodo, daiktų nėra daug, bet paaiškėja, kad yra penkios didelės konferencinės lentos, kurios neįeina į liftą, arba seifas, sveriantis toną. Be konsultacijos tokius dalykus sužinoti tik vieną dieną, kai sunkvežimis jau stovi kieme ir laukia, o tada kaina šokelėja tris kartus.

Kiek laiko užtrunka tas planavimas iš Olandijos?

Idealus atvejis – 4-6 savaitės prieš patį perkraustymą. Tuo laiku turime sudaryti inventorių, apžiūrėti objektą (galbūt ir nuotolinai arba vietos partnerio pagalba) bei suderinti datas. Jei skubate, viską galime suorganizuoti ir per savaitę, bet tada rizikuojame, kad nebus laisvų gerų vilkikų ar kad teks mokėti privalomą "skubos mokestį" už vietos krovėjus.

Ar galima perkraustyti biurą, kai darbuotojai dar dirba?

Taip, tai yra mūsų pagrindinis tikslas – neinterrupti darbo. Dažniausiai darome tai naktį arba savaitgalį. Olandijoje naktinis darbas yra normalus dalykas, jei jis užsakytas iš anksto. Planuojame taip, kad penktadienio vakarą darbuotojai išsikrauna asmeninius daiktus, o naktį iš nugarų išvežame visus biuro stalus, kompiuterius ir spintas, kad pirmadienį ryte jie jau būtų naujoje vietoje.

Olandijos logistika ir specifika

Ar sunku važiuoti sunkvežimiu per Amsterdamą ar Roterdamą?

Labai sunku, jei nežinai taisyklių. Olandijos miestuose yra griežti "zoning" apribojami – kai kuriose zonose sunkvežimai negali važiuoti darbo dienomis tam tikromis valandomis, arba jiems reikalingi speciali leidimai. Be to, Amsterdamo centro gatvės yra siauros, dažnai ten važinėja dviračiai, kurie turi pirmenybę. Blogai suplanuotas maršrutas gali baigtis tuo, kad vairuotojas užstrigs užėjęs į gatvę, kurioje neįmanoma apsisukti.

Kokius dokumentus reikia turėti išvykstant iš Nyderlandų?

Būtinai reikia gero inventorinio sąrašo (packing list) olandų arba anglų kalba. Be to, jei vežate techniką, kuri buvo nupirkta Olandijoje ir nebuvo sumokėtas PVM (arba ji yra įmonės nuosavybė), reikia eksporto deklaracijos. Jei dokumentai bus netvarkingai, muitinėje sulaikytas sunkvežimis gali prailginti kelionę ir padidinti kaštus.

Kaip su el. paštu ir serveriais, jei reikia veikti be pertraukos?

Serverius reikia išjungti paskutiniai ir įjungti pirmus. Dažnai konsultuojame IT skyrių, kad jie pasirūpintų atsarginėmis kopijomis (backup) prieš perkraustymą. Kartais reikia specialių "anti-static" dėžių ir transportavimo kėdžių, kurios slopina vibraciją. Negalima tiesiog padėti serverio ant grindų sunkvežimyje – kelyje Olandijos autostradose vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus.

Kainos, rizikos ir techniniai dalykai

Kiek tai kainuoja apytiksliai?

Nėra vienos kainos, nes viskas priklauso nuo tūkio (kubinių metrų) ir atstumo. Perkraustymas iš Amsterdamo į Vilnių gali kainuoti nuo 2 tūkst. eurų mažam biurui iki 10 tūkst. eurų ir daugiau dideliems kontoroms. Reikia įskaičiuoti krovėjų darbą abiejose pusėse, pakavimo medžiagas (dėžės, burbuliukai, lipdukai) ir draudimą. Pigiausias pasiūlymas dažnai pasirodo brangiausias, kai pradeda dingti dėžės.

Kas dėl draudimo, jei kas nors sudaužo brangų kompiuterį?

Mes visada siūlome CRT draudimą (Cargo insurance). Tačiau reikia suprasti, kad draudimas nedengus blogai supakuotų daiktų. Jei patys supakuosite monitorių į paprastą dėžę be putų, o jis nukris – draudimo kompanija nemokės. Mūsų konsultacijos metas įtraukia ir pakavimo instrukciją, kad draudimas veiktų 100%.

Ar jūs išmontuojate ir surenkate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Turime savus mechanikus, kurie atvyksta su įrankiais. Olandiški baldai, ypač "systems furniture" (modulinės sistemos), gali būti sudėtingi – ten yra daug laidų, jungiklių, dėžučių. Reikia žinoti, kaip tai išmontuoti, kad neperlaužtum detalių, o paskui vėl surinkti, kad viskas veiktų.

Kas nutinka, jei darbuotojai susiruošia blogai supakuoti dalykus?

Tai dažniausia problema. Jei darbuotojas užpildo dėžę asmeniniais daiktais ir nepažymi jos, ji gali nukeliauti į sandėlį Klaipėdoje ir laukti mėnesį. Todėl konsultacijos metu duodame aiškias instrukcijas: spalvinis kodavimas (pvz., raudona dėžė – vadovo kambarys, mėlyna – buhalterija), numeravimas. Jei klientas nori, mes atvežame dėžes iš anksto ir paliekame jiems savaitę laiko susiruošti.

Ar galima perkraustyti per savaitgalį, kad neprarastų darbo laiko?

Be abejo, tai yra mūsų standartas. Olandijoje savaitgaliniai darbai yra įprasti, nors kiek brangesni. Bet palyginus su tuo, kiek verslas praranda, jei biuras stovi, ši investicija nusimoka per vieną dieną. Planuojame grafiką taip, kad pirmadienio rytas prasidėtų kaip įprasta, tik naujoje adresu.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkraustymo konsultacijos ir planavimas iš Olandijos nėra paprasta "krovos darbų" užduotis, o sudėtingas projektas, reikalaujantis logistiko, vadybininko ir dažnai teisininko žinių. Mano dvidešimt metų patirtis parodė, kad sėkmę lemia ne stipriausios rankos, o tiksliausia galva. Detalus planas, suformuotas iš anksto, išvengia rizikos susidurti su Olandijos muitinės problemomis, miesto eismo apribojimais ar netektais daiktais.

Jei planuojate perkelti savo verslą, nedarykite to pagal "spėjimo" principą. Skirkite laiko konsultacijai, išsiaiškinkite specifiką ir tik tada kvieskite techniką. Gerai suorganizuotas perkraustymas yra tas, kurio klientas vos ir pastebi – jis tiesiog penktadienį išeina iš seno biuro, o pirmadienį įeina į naują, kur viskas jau stovi savo vietoje. Būtent tokio rezultato mes siekiame kiekvieną kartą.