Biuro perkraustymas mikroautobusais į Olandiją greitai: Eksperto žinios ir praktiniai patarimai

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas visada yra stresas, o kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, tą stresą padaugina trys kartus. Per tą laiką mačiau viską: pradedant nuo to, kaip vairuotojai praranda dokumentus Liubeko uoste, baigiant tuo, kaip klientai bando įsispirti į 3,5 tonų mikroautobusą visus biuro stalus, manydami, kad fizikos dėsniai jiems netaikomi. Tačiau jei jums svarbus laikas ir norite, kad technika vežtu saugiai, o darbuotojai galėtų dirbti jau po kelių dienų, o ne po savaitės, biuro perkraustymas mikroautobusais į Olandiją greitai yra vienintelis protingas sprendimas.

Kodėl? Todėl, kad didieji sunkvežimiai Olandijoje yra kaip drambliai parduotuvėje – jie dideli, lėti ir jiems tenka daugiau problemų su prieinamumo ribojimais, ypač miestuose kaip Amsterdamas, Roterdamas ar Eindhovenas. Mikroautobusais (dažniausiai tai 20–25 kubinių metrų talpos transporto priemonės) galima važiuoti greičiau, lengviau surasti parkavimą prie pat pačio biuro durų ir, kas svarbiausia, mažiau biurokratijos kelyje. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką išmokau kelyje, kad jūsų įmonės relokacija nebūtų košmaras.

Kaip organizuojamas procesas ir ką reikia žinoti iš anksto

Ar tikrai mikroautobusu spėsime pervesti visą biurą?

Dažnai klientai klausia, ar ne per mažai to mikroautobuso, ir juokinga, tačiau dažniausiai jie įsivaizduoja, kad biuras užima tris kartus daugiau vietos nei iš tikrųjų yra. Vienas standartinis 3,5 tonų sunkvežimis su kėbulu (tiek vadinami „miegamieji“ mikroautobusai) telpa apie 20–25 kubinius metrus. Tai paprastai pakanka 4–5 standartiniams darbo stalams, 5–6 kėdėms, spausdintuvui, nedideliam serveriui ir dešimčiai dėžių su dokumentais. Jei turite didesnį biurą, tiesiog siunčiame du ar tris tokius autobusus vienu metu – jie važiuoja kolona ir taip sutaupykite laiko palyginti su vienu dideliu sunkvežimiu, kuriam reikia specialių leidimų.

Kiek laiko užtrunka kelionės į Olandiją organizavimas?

Jeigu kalbame apie „greitai“, tai mes stengiamės išvykti tą pačią dieną, kai susitariame, arba kitą rytą. Bet realiai, jei norite viską padaryti teisingai, reikia bent 2–3 dienų rezervo dėl krovinių pakavimo. Patirtis rodo, kad biuro perkraustymas mikroautobusais į Olandiją greitai įmanomas per 24–48 valandas nuo pakrovimo momento iki išpakavimo Amsterdame ar Hagoje, jeigu vairuotojai važiuoja įgulomis ir nėra didelių spūsčių Vokietijoje. Tačiau neskubėkite paskubėti su pakavimu – geriau dieną ilgiau pasiruošti, nei vėliau gailėtis sulaužytų kompiuterių.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežant?

Būtina. Aš mačiau daugybę kartų, kaip klientai bando „taip“ pervesti didelį conferenciją stalą, ir tai baigiasi nulūžusiomis kojomis arba įbrėžtu sienoje mikroautobuse. Techniškai įleidžiama, bet profesionaliai tai neatrodo. Išmontuojame stalus, išimame stalviršius, ištraukiamus dėžutes. Tuo tarpu kompiuterinius stalus dažnai galima pergabenti surinktus, jei tik kelias nėra per daug vingiuotas, bet visada geriau užtikrinti – kuo mažiau detalių, tuo mažiau vibracijos kelionės metu.

Olandijos kelių ypatumai ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienoje, nes po Brexito viskas pasikeitė?

Nors Olandija (Nyderlandai) yra ES šalis, bet vis tiek sienos kontrolės pasitaiko, ypač jei važiuojate per Vokietiją ar Lenkiją. Mums būtinas CMR konosamentas, kuris yra pagrindinis krovinių pervežimo dokumentas, ir detalus krovinių sąrašas (inventorius). Be to, reikia patvirtinimo, kad krovinys priklauso įmonei, ne parduodamas (jei tai ne perkraustymas paslaugos prekybai). Jei vežate techniką, kurios vertė viršija 10 000 eurų, gali tekti rodyti pirkimo sąskaitas, kad muitininkai neįtartų, kad tai nelegali prekyba.

Ar yra problemų su Olandijos „milieju zonomis“ (environmental zones)?

Tai labai svarbus klausimas, kurį dažnai pamiršta net patys patyrę logistai. Olandijos miestuose, ypač Roterdame ir Utrechte, griežtai ribojami sunkiųjų transporto priemonių įvažiavimai pagal jų emisijos klasę. Mūsų naudojami nauji mikroautobusai dažniausiai atitinka aukščiausius „Euro 6“ standartus, tačiau net ir tada reikia gauti specialų leidimą (e-Vignet) įvažiuoti į miesto centrą. Jei vairuotojas bandys įvažiuoti be to, gausią baudą, kurią teks mokėti klientui, taigi šį dalyką aptariame iš anksto ir visus leidimus užregistruojame elektroniniu būdu.

Vokietijos automagistralės – kaip išvengti spūsčių?

Vokietija yra mūsų kelyje į Olandiją, tai neabejotina. Yra vienas patarimas, kurio išmokau per šiuos dvidešimt metų: vengti Ruhr srities (Esenas, Dortmundas) ryte ir vakare. Jeigu biuro perkraustymas mikroautobusais į Olandiją greitai yra jūsų prioritetas, planuokite maršrutą taip, kad vairuotojas pravažiuotų šį ruožą naktį arba pietų metu. Taip pat reikia atsiminti apie mokesčius (Maut) – jie taikomi ir sunkiesiems mikroautobusams virš 3,5 tonų, taigi reikia turėti „Go-Box“ įrenginį, kitaip baudos didelės.

Ar galima vežti pavojingus krovinius (pvz., spausdintuvo kasetes)?

Biuruose visada yra spalvotų spausdintuvų tonerio kasečių, ir pagal tarptautinius ADR reglamentus, jas laikyti pavojingais krovinais. Tačiau yra išimtis – jei vežate nedidelį kiekį (pvz., iki 2-3 kasečių) ir tai yra asmeninės ar įmonės vartojimo prekės, ne prekybai, specialūs ADR leidimai ir ženklai nereikalingi. Tačiau jei vežate sandėlį spausdintuvų – tai jau kitas reikalas. Paprastai patariu klientams tiesiog uždėti kasetes į storus plastikinius maišus, kad netyčia neišsilietų, jei staiga sustotų ir sukrėstų.

Kainos, draudimas ir technikos saugumas

Kiek tai kainuoja maždaug? Kodėl negalite pasakyti tikslios kainos?

Nemėgstu kalbėti apie kainas be detalių, nes tai klaidina klientus, bet galiu paaiškinti logiką. Kainą formuoja ne tik distancija (apie 1800 km viena kryptis), bet ir degalų kaina (Vokietijoje ir Olandijoje ji aukšta), vairuotojo dienpinigiai bei uždarbių mokesčiai. Maždaugai biuro perkraustymas mikroautobusais į Olandiją greitai kainuoja nuo 1200 iki 2500 eurų priklausomai nuo krovinio sudėtingumo ir to, ar reikia įgulų. Jei jus domina tik pigiausia opcija be draudimo – geriau nieko nevežti, nes rizikuosite prarasti brangų IT įrangą.

Kaip apsidraudžiama, jei įvyksta avarija ar vagystė?

Tai yra vienas svarbiausių klausimų. Mes turime savo vežėjo atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris paprastai dengia 330 000 SDR (apie 400 000 eurų) visam kroviniui. Tačiau, jeigu vežate labai brangius serverius ar unikalią įrangą, verta pasidomėti papildomu draudimu. Vieną kartą buvo atvejis, kai vairuotojas užmiršo užrakinti galines duris sustojus prie degalinės Liuksemburge, ir dėžė su piešiniais dingo. Be gero inventoriumi tokių bylų laimėti beveik neįmanoma, todėl raginu viską detaliai užfiksuoti.

Ar vairuotojai gali padėti su išpakavimu Olandijoje?

Taip, tai jų darbas, bet yra vienas „bet“. Olandijoje labai griežtai laikomasi darbo saugos normų, o vietiniai klientai kartais būna labai reikalaujantys. Mūsų vairuotojai gali atnešti dėžes į biurą, padėti ant stalo, bet jei reikia montuoti sudėtingų sistemų ar kabinti lentynas, tai jau nebe logistiko, o montuotojo darbas. Geriausiai susitarti iš anksto – mes atvežame ir iškrauname į nurodytą vietą, o tolesnę montuotoją randa vietiniai partneriai Olandijoje, kad būtų pigiau ir greičiau.

Kas daryti, jei reikia pervesti labai jautrią techniką (serveriai)?

Serveriai yra kaip kūdikiai – jie nemėgsta šaltos, vibracijos ir smūgių. Jei reikia vežti serveryne spintą, ją tvirtiname specialiais diržais (ratchet straps) ne prie grindų, o prie sienų, kad ji neišliktų važiuojant per kelio duobes. Beje, Olandijoje daug kur grindys yra plytelių, ne asfalto, todėl važiavimas per miesto gatves gali būti drebučiantis. Patarimas: jei serveris labai brangus, geriau jį įdėti į specialią „flight case“ dėžę su smėliu ar putomis, o ne tiesiog įvynioti į burbuliukų plėvelę.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas mikroautobusais į Olandiją greitai nėra tik apie tai, kaip greitai nuvažiuoti kelių šimtų kilometrų. Tai yra apie planavimą, dokumentų tvarką ir vairuotojų patirtį. Per tuos dvidešimt metų išmokau, kad geriausias klientas yra tas, kuris klauso patarimų ir neskuba. Jei viską organizuosite protingai, jūsų komanda Olandijoje galės dirbti jau pirmadienio ryte su puikiu kavos puodeliu rankoje, nebekvailiodama dėl dingusių kabelių. Pasitarkite su logistika iš anksto, neleiskite paskutinei sekundei, ir tada šis perkraustymas bus tik dar vienas sėkmingas įrašas jūsų įmonės istorijoje. Sekmės kelyje!