Biuro perkėlimo paslaugos Į Olandiją be streso: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir, tikiuosi, man patikėsite – biuro perkėlimas niekada nebuvo tikrai apie baldus ar dėžes. Tai yra nervų išbandymas, logistikos mazgas ir, svarbiausia, verslo tęstinumo klausimas. Kai verslas auga ir pasiekia tašką, kai reikia keltis į Olandiją – vieną iš pačių dinamiškiausių Europos rinkų – iššūkiai padaugėja. Čia nebe tiesiog vežame kėdes iš Vilniaus į Kauną, čia pradedasi tarptautinė drama su muitinėmis, kelių mokesčiais ir visiškai kitokia darbo kultūra.

Per šį laiką esu matęs viską: nuo įmonių, kurios bandė tai padaryti patys „savaitgaliu“ ir baigė vertybių praradimu, iki tobulai suplanuotų operacijų, kai pirmadienio rytą Olandijoje darbuotojai tiesiog atėjo į naująją vietą ir gėrė kavą, nenujaučiant kokio chaoso vyko užnugaryje. Skirtumas yra ne biudžete, o oje žinojime, kaip biuro perkėlimo paslaugos Į Olandiją be streso turi būti organizuojamos. Olandija yra specifika – ten griežtos taisyklės, siauri miestų centrai ir, žinoma, tas žinomas „polderių“ mentalitetas – viskas turi būti tiksliai laiku.

Šiame straipsnyje nešvaistinsiu jūsų laiko teoriniais samprotavimais. Pasakysiu taip, kaip yra iš tikrųjų. Jums nereikės rūpintis vairuotojų poilsio režimais ar dėžių klijų kokybe – tai mano darbas. Jums svarbu tik viena: kad jūsų verslas nestotų. Pažiūrėkime, kaip tai atrodo iš praktinio pusės, kai ant stalo guli planas perkelti įmonę į Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną.

Kodėl viskas prasideda ne nuo dėžių?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti sėkmingą perkėlimą į Olandiją?

Dažniausiai klientai skambina mums sakydami: „Reikia keltis po savaitės“. Tiesiogiai pasakysiu – tai yra receptas katastrofai. Optimalus laikas yra mažiausiai mėnuo, o geriau šešios savaitės. Kodėl? Ne todėl, kad mes negalime greitai surinkti komandos, todėl, kad Olandijoje reikia rezervuoti kėlimo kranus, leidimus stovėti miesto centre (jie brangūs) ir suderinti muitinės dokumentus. Vėlavimas diena reiškia, kad jūsų komanda sėdės be kompiuterių, o tai verslui kainuoja daugiau nei greitas pervežimas.

Ar jums patys reikia rinkti dėžes ir supakuoti daiktus?

Galite, bet nerekomenduoju. Mūsų komanda atveža specialias, tvirtas dėžes, kurios tinka specifiai biuro inventoriui – t.y. dokumentams, kompiuteriams, augalams. Jei bandysite dėti brangų serverį į seną „Ikea“ dėžę iš namų, per kelias šimtus kilometrų gali nutikti blogiausias dalykas. Mes turime vyniojimo medžiagų, burbulų plėvelių ir žinojame, kaip užfiksuoti spintas vyniojimo juosta, kad jos neišsiskirstytų kelyje.

Kas nutinka su jautriais dokumentais, jei reikia juos pervežti?

Tai viena dažniausių baimių. Mes naudojame užrakstomas dėžes su saugos grandinėmis, o svarbiausia – sudarome detalią inventorizacijos sąrašą (packing list). Kiekviena dėžė gavo numerį. Olandijos muitinėje dažnai gali būti patikrinimų, jei keliaujate korporatyviniais daiktais, todėl, kai vairuotojas gali parodyti: „Dėžė nr. 15 – buhalterijos dokumentai, 10 kg“, procesas vyksta šimt kartų greičiau. Niekada nesiunčiame dokumentų be pridėtinės vertės sąskaitos, kurioje viskas tiksliai aprašyta.

Baldai ir technika: kaip tai vežti, kad neišsirinktum?

Ar išmontuojate ir vėl surenkate biuro baldus vietose?

Absoliučiai taip. Tai ne pasirinkimas, o būtinybė. Bandyti įvežti didelę konferencijos stalą ar „L“ formos vadovo darbo vietą surinktą – tai kvestas bėdai. Ji tiesiog neužlips į liftą ar pro duris. Mūsų meistrai išmontuoja viską iki paskutinio sraigtelio, visus elementus pažymi, o Olandijoje vėl surenkia. Nepamirškite, kad olandai dažnai naudojasi pakeliamomis sistemomis (sit-stand), kurias reikia išjungti prieš išmontuojant.

Ką daryti su serveriais ir jautria IT įranga?

IT įranga yra verslo širdis, ir su ja elgiamės kaip su sprogmenimis – maksimalus atsargumas. Mes ne juos įmesame į kupriną. Naudojame specialias antsmūkines dėžes, o jei įrenginys labai jautrus – netgi specialiuose konteineriuose, kurie kontroliuoja drėgmę. Viskas pažymima kaip „High Value“ ir, jei įmanoma, vežame atskirai nuo baldų, kad jų neišgriautų sunki technika stabdant.

O jeigu reikia laikinai sandėliuoti daiktus Olandijoje?

Nebūtina, kad naujieji biurai būtų paruošti tą pačią dieną, kai atvyksta sunkvežimis. Mes turime partnerių sandėliuose Roterdame ar netoli Tilburgo, galime iškrauti viską, padėti ant lentynų ir laikyti savaitę ar mėnesį. Tada, kai jums patogu, atvykstame su mažesne transporto priemone (pvz., „7.5 tona“ sunkvežimiu su keltuvu gale) ir iškrauname tiesiai į biuro įėjimą. Tai labai populiari paslauga, nes dideli sunkvežimai negali važiuoti į Olandijos miestų centrus.

Olandijos specifika, kainos ir keliai

Kiek kainuoja biuro perkėlimo paslaugos Į Olandiją apytikriai?

Nėra vienos kainos, nes viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo. Bet kad jums būtų aišku: mažas biuras (apie 20-30 m²) gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų, atsižvelgiant į tai, ar reikia išmontuoti baldus. Didelės įmonės (200 m² ir daugiau) – tai jau kalbama apie tūkstančius. Į kainą įeina: darbas Lietuvoje, kuras, keliai, muitinės garantijos (jei reikia), darbas Olandijoje ir draudimas. Verta prisiminti, kad kainos Olandijoje už darbo rankas yra didesnės nei čia, tad geriau viską padaryti „iš karto“.

Ar sunku pravažiuoti pro Olandijos miestuose su sunkvežimiu?

Labai sunku, jei nežinai taisyklių. Amsterdamas, Utrechtas, Haga – turi griežtas „Milieuzones“ (ekologines zonas), į kurias negali važiuoti senesni arba didesni sunkvežimiai. Be to, daugelyje vietų reikia specialių leidimų stovėjimui iškrauti. Aš asmeniškai visada įsivaizduoju maršrutą iš anksto – kartais reikia važiuoti pro apylinkes, kad prieš miestą persėsti į mažesnį sunkvežimį. Tai užtikrina, kad gausite baudą už neteisingą stovėjimą, o ne mes.

Ką daryti su vynu ar darbuotojų asmeniniais daiktais?

Čia dažnai būna nesusipratimų. Jei pervežate įmonės turtą – tai viena procedūra. Jei darbuotojas nori pasivežti savo dviratį ar vyno rinkinį – tai jau jau asmeninis importas, ir Olandijos muitinė gali pareikalauti mokesčių. Patariu viską asmeninį išskirti ir, jei įmanoma, vežti atskirai arba aiškiai deklaruoti. Mums geriau, kai klientas viską pasako iš karto – „Čia yra mano vadovo asmeninė vinilų plokštelių kolekcija“ – nei kai muitininkas ją randa pats dėžės su popieriumi dugne.

Muitinė, rizikos ir neplanuotos situacijos

Ar mums reikės susirūpinti muitinės deklaravimu?

Jūsų ne, jei pasirinksite pilną paketą. Mes atliekame visus Exports ir Imports formalumus. Lietuvoje registruojame išvežimą (EX), o Olandijoje – atvežimą (IM). Svarbiausia yra T1 dokumentas, jei prekės keliauja per ES vidų, nors čia dažniau naudojame intrastatą, jei tai ne prekybinės prekės, o įmonės turtas. Vienintelis dalykas, kurį turite padaryti – duoti mums savo PVM mokėtojo kodą ir įmonės rekvizitus.

Kas nutinka, jei kelias užstringa ar įvyksta avarija?

Esu matęs ir padariusius vairuotojus, ir lūžusius sunkvežimus per 20 metų. Tokiu atveju veikia draudimas. Mūsų krovininiai yra apdrausti iki 100 000 EUR (ar daugiau, priklausomai nuo vertės). Tačiau stresas čia yra dėl laiko. Jei įvyksta avarija Vokietijoje, mes nedelsdami siunčiame pagalbos komandą arba alternatyvų sunkvežimį, kad perkeltume dėžes. Jums nereikės skambinti gelbėjimo tarnyboms – mes esame atsakingi už krovinią nuo tada, kai jį pasiimame iš jūsų rankų, iki kol padedame jį Olandijoje.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimo paslaugos Į Olandiją be streso yra apie tai, kad jums nereikėtų galvoti apie logistiką, kai jūs turite spręsti verslo užduotis. Esu matęs, kaip šeimininkai sužinoja, kad jų biuras jau nebe jų, o raktus reikia perduoti šeštadienį, o darbuotojai pradeda dirbti kitą savaitę kitame šalyje. Tai yra didelis spaudimas.

Pasirinkdami profesionalus, jūs perkate ne tik vairuotoją ir sunkvežimį. Jūs perkate ramybę. Mūsų tikslas – kad vienintelis dalykas, apie kurį jūsų darbuotojai galvotų, būtų ne „kur mano dėžė?“, o „kur geriausia pietus paėsti naujame kvartale?“. Olandija yra puiki vieta verslui, o kelias į ją turėtų būti tiesus ir sklandus. Pasiruoškite darbui, o kelią palikite mums.