Biuro perkėlimas be streso: į Olandiją patikimai

Esu šioje srityje jau daugiau kaip dvidešimt metų. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų startų, kuriuos perkeliame dviem furgonais, iki milžiniškų korporacijų, kurioms tenka išsinuomoti pusę Lietuvos plento. Bet vienas dalykas visada lieka panašus: stresas. Ypač kai kalba eina apie biuro perkėlimą į Olandiją. Olandija, Nyderlandai – šalis, kurioje viskas veikia kaip laikrodis, tik jei tu pats būni pasiruošęs. Jei ne, tas laikrodis gali tau nukristi ant kojų.

Klientai dažnai sako: „O, tai tik Europos Sąjunga, įveiksime su savo furgonu.“ Tada, po dviejų dienų, aš gaunu skambutį iš Vokietijos arba netoli pasienio, kad sugedo variklis, o vairuotojas negali vairuoti be poilsio, o darbuotojai jau laukia Amsterdame. Biuro perkėlimas į Olandiją nėra tik tai, kad įkrauti dėžes ir važiuoti. Tai yra logistika, dokumentai, draudimas ir gebėjimas numatyti tokius dalykus, kurių paprastas žmogus net nenumano. Olandijos keliai, ypač aplink Roterdamą arą Amsterdamą, yra specifiniai, o vietos pareigūnai moka savo darbą labai gerai.

Šiame straipsnyje nebus sauso teksto apie tai, koks svarbus planavimas. Čia aš pasakysiu taip, kaip yra iš tikrųjų. Kaip išvengti tų klaidų, kurios kainuoja tūkstančius eurų ir nervų. Mes aptarsime viską – nuo kompiuterių pakavimo iki to, ką daryti, jei sunkvežimis negali privažiuoti prie pat durų dėl kanalo.

Pagrindiniai logistikos klausimai ir brangūs daiktai

Kiek laiko užtruks biuro perkėlimas į Olandiją?

Visada klausiu: kada jums reikia, kad viskas būtų vietoje? Dažniausiai girdžiu „vakar“. Realiai, jei kalbame apie vidutinį biurą, reikia skirti mažiausiai savaitę iki išvykimo tik paruošiamiesiems darbams. Patys važiavimai trunka apie 18–24 valandas priklausomai nuo to, ar važiuojate per Vokietiją, ar lenkiate Belgiją. Bet nepamirškite, kad sunkvežimiai turi poilsio režimus, o Olandijoje darbo laikas griežtai reglamentuojamas. Taigi, jei norite pradėti dirbti pirmadienį ryte, geriausia, jei sunkvežimis atvyks dar penktadienį arba šeštadienį.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai labai dažnas klausimas. Žmonės nori išnaudoti progą ir parsivežti keletą dėžių iš namų. Taip, galima, bet turi būti labai aiškiai atskirta, kas yra įmonės turtas, o kas – asmeninis. Muitinės (nors ir ES viduje) gali sustabdyti ir patikrinti, jei atrodo, kad vyksta prekyba. Geriausia yra tai užrašyti krovinių sąraše kaip „Asmeniniai daiktai, nekomercinės vertės“ ir gauti darbuotojų raštiškus sutikimus. Vengkite vekti techniką be originalių dėžių su serijiniais numeriais, nes gali kilti nesusipratimų dėl nuosavybės teisės.

Kaip apskaičiuojate biuro perkėlimo kainą?

Nėra vienos kainos. Aš negaliu tiesiog pasakyti „500 eurų“. Kainą lemia tūris kubiniais metrais, atstumas, bet dar labiau – prieigos sąlygos. Jei reikia naudoti keltuvą su kranu, nes įvažiavimas per siauras, kaina šokteli. Taip pat įeina draudimas, kuris biuro technikai būna brangesnis nei baldams. Paprastai biuro perkėlimas į Olandiją kainuoja nuo 1,5 tūkst. euro už mažus įmonės biurus, bet didelės korporacijos gali susitarti dėl fiksuotos sumos, kurią apskaičiuojame atlikus vizitą pas klientą.

Ar saugu vežti serverius ir jautrią techniką?

Esu matęs, kaip 10 tūkst. eurų vertės serveris buvo įdėtas į paprastą dėžę ir apvyniotas plastikiniu maišeliu. Rezultatas – visi duomenys prarasti, o įmonė negalėjo dirbti savaitę. Serverius reikia transportuoti specialioje, amortizuotoje dėžėje, vadinamoje „fly case“. Mūsų komanda visada užtikrina, kad technika yra fiksuota taip, kad net staigus stabdys nejudintų jų viduje. Jei turite duomenų centrą, reikia iš anksto susitarti dėl specialios transporto priemonės su „air ride“ sistema.

Kas daryti su labai sunkiais seifais arba stambiais meno kūriniais?

Tai iššūkis net patyrusiems vairuotojams. Standartinis keltuvas gali nepajėgti, o grįžti kita sunkvežimių komanda brangiai kainuoja. Mes visada darome išankstinį matavimą. Jei seifas sveria daugiau kaip 500 kg, jums reikės ne tik stiprių rankų, bet ir specialių priemonių – guolių, rampų, o kartais net ir „stiklo pakeliamojo“ (kranas su stikline kabina), kad būtų galima įkelti pro langą, jei liftas per mažas. Neskubėkite čia taupyti, nes sugadintas grindų plytelėms ar laiptams remontas kainuos daugiau nei perkėlimas.

Olandijos specifika: dokumentai ir vietovės

Ar reikia kokios nors specialios licencijos ar leidimų Olandijoje?

Lietuvoje turite savo veiklos leidimus, bet kai atvykstate į Olandiją, ten galioja vietiniai taisyklės. Svarbiausia yra važiavimo leidimas „Environmental zone“ (Milieuzone) miestuose. Amsterdamas, Roterdamas, Utrechtas, Haga – visi šie miestai turi zonas, kuriose negali važiuoti seni, taršą keliantys sunkvežimiai. Mūsų automobiliai visi yra Euro 6 arba naujesni, todėl problemų nėra, bet jei samdote pigų vežėją iš Rytų, gali būti, kad j tiesiog neįvažiuos į miesto centrą ir gaus didelį baudą. Be to, reikia pagalvoti apie vietinę parkavimo leidimą (ontheffingsvergunning), kurią reikia gauti iš savivaldybės iš anksto, jei reikia statyti mašiną gatvėje.

Kaip elgtis su dėžės su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentų saugumas yra prioritetas. Mes turime specialias užrakstamas dėžes su tamper-evident užsegimais – tai reiškia, kad jei kas nors bandytų atidaryti pervežimo metu, tai bus akivaizdu. Biuro perkėlimas į Olandiją visada susijęs su rizika, bet konfidencialumą galima užtikrinti paprastai: visus popierius sudėkite į dėžes, užpilkite pripildomą medžiagą, užsekite ir, svarbiausia, užrašykite turinį ne ant išorės (kad visi matytų), o naudokite kodų sistemą, kurią supranta tik jūsų vadybininkas.

Ar galite padėti su baldų surinkimu naujame biure?

Žinoma, mes ne tiesiog iškrauname dėžes ir išvažiuojame. Mūsų komandos turi savo įrankius ir sugeba surinkti net sudėtingiausias sistemines biuro sistemas. Ypač jei tai didelės atviros erdvės (open space) sprendimai. Vieną kartą teko surinkti 50 darbo vietų, kurios buvo sumontuotos neteisingai Lietuvoje, ir Olandijoje reikėjo viską iš naujo pritaikyti prie patalpų. Tai užtruko naktį, bet ryte darbuotojai galėjo dirbti. Surinkimas įeina į kainą, jei tai aptartą iš anksto.

Kas nutinka, jei naujieji biuro patalpos dar nepasiruošę?

Tai klasika. Pasirašoma nuoma, bet remonto darbai vėluoja. Tokiu atveju mes turime pasiūlymą – sandėliavimą Olandijoje. Galime iškrauti daiktus į mūs�ietišką arba vietinį sandėlą laikinai, kol jūsų biuras bus paruoštas. Taip sutaupote naktinio iškrovimo brangumo ir galite planuoti paprastą dienos pristatymą vėliau. Naudinga turėti šį scenarijų galvoje dar prieš pradedant derybas dėl perkėlimo datos.

Ar reikia drausti krovinius, jei važiuojame per Vokietiją?

Absoliučiai taip. Vokietijoje yra labai daug vagių, kurios seka sunkvežimius, ypač poilsio zonose (Raststatt). Net jei biuro perkėlimas į Olandiją atrodo trumpas maršrutas, dalis jo eina per Vokietiją arba Lenkiją. Draudimas turi dengti ne tik transporto priemonės incidentus, bet ir grobimus. Aš visada patariu sudaryti „viskas apima“ (all risks) draudimo polisą. Jis brangesnis, bet, jei dingsta sunkvežimis su visais jūsų kompiuteriais, be šio draudimo verslas gali tiesiog žlugti.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo. Biuro perkėlimas į Olandiją nėra tiesiog fizinis darbas, tai yra projektas. Jums reikalingas partneris, kuris ne tik nešioja dėžes, bet ir supranta verslo poreikius. Aš per savo dvidešimt metų išmokau, kad geriausia reklama yra laiku atvykęs ir nenukentėjęs krovinys. Nenuvilkite to paskutinės minutės, susitarkite dėl vizito, ir jūsų perkėlimas bus tiesiog dar viena sėkminga savaitė, o ne košmaras. Olandija laukia jūsų verslo, užtikrinkite, kad jis ten atvyktų saugiai.