Biuro kraustymasis iš Olandijos su verslo tęstinumu: Vadovas, kuris gelbės nervus

Sveiki, draugai. Būna taip: sėdite Ryge arba Vilniuje, o jūsų komanda darbą dirba Amsterdame, Roterdame ar kažkur mažame miestelyje tarp tulpių laukų. Atėjo momentas keltis. Gal dėl nuomos kainų, gal dėl strategijos, o gal tiesiog laikas eiti namo į Lietuvą. Ir čia prasideda tas, kas vad. „Biuro kraustymasis iš Olandijos su verslo tęstinumu“ nėra paprastas krepšių išnešimas iš buto. Čia yra operacija, kur viena klaida gali sustabdyti pinigų srautus savaitėms. Aš šioje srityje esu jau virš dvidešimt metų, mačiau viską – nuo dingusių konteinerių iki to, kai vadybininkai miegodavo ant dėžių naujame biure, kad spėtų įsijungti serverius.

Kai kalbame apie pervežimus iš vakarų, Olandija yra specifinė. Čia logistika – tai religija, keliai idealūs, o olandai – tiksliausi žmonės pasaulyje. Tačiau, kai reikia sujungti griežtą olandišką planavimą su mūsų, rytietišku, „mes kažkaip įveiksime“ mentalitetu, dažnai kyla konfliktų. Verslo tęstinumas (angliškai sakant – business continuity) čia yra raktinis žodis. Jūs negalite sau leisti praleisti pardavimo konferencijos Skype, nes jūsų kompiuteriai dabar važiuoja kažkur E30 magistralėje. Šiame straipsnyje aš jums nešnekušiu sausų teorinių faktų, o pasakysiu, kaip tai vyksta iš vidaus, kaip išvengti tų spąstų, į kuriuos pateksite, jei pasikliausite pigiausia pasiūlyma gavusia firma.

Svarbu suprasti, kad biuro kraustymasis iš Olandijos su verslo tęstinumu reikalauja sinchrono. Mes ne tik vežame stalus ir kompiuterius. Mes vežame jūsų duomenis, infrastruktūrą ir, svarbiausia, laiką. Planuoti reikia pradėti ne prieš savaitę, o geriausia prieš mėnesį ar du. Būtent tada galima suderinti IT išjungimo grafikus su vairuotojų poilsio laikais, o tai, pasakysiu iš patirties, yra sudėtingiausia matematika. Olandijoje dirbantys vadybininkai mėgsta viską numatyti, tad jei pasakysite, kad krovinys atvyks „apie penktadienį“, jie išsigąs. Jums reikia tikslumo, o šioje srityje jis pasiekiamas tik patirtimi.

Planavimas ir organizacinis chaosas

Viskas prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo popieriaus darbo ir žinojimo, ką tiksliai vežate. Dažnai klientai sako: „mes turim tris biurus“. Tai gali reikšti tris stalus arba tris aukštus pilnų baldų. Skirtumas didžiulis. Be to, verslo tęstinumas reiškia, kad dalis daiktų gali turėti keliauti skirtingais maršrutais – svarbiausia IT įranga turi atvykti pirmąją minutę, o seni archyvai gali važiuoti lėčiau.

Kiek laiko užtrunka toks kraustymasis iš Olandijos į Lietuvą?

Visada klausiu, ar jums reikia dalykų rytoj, ar galite palaukti. Standartinis reisas su vienu sunkvežimiu, kai jis jau užkrautas, trunka apie 18–24 valandas, priklausomai nuo to, ar važiuojate per Vokietiją, ar lenkteli pro Lenkiją. Tačiau jei kalbame apie visą procesą, nuo pirmo dėžės uždengimo iki paskutinio stalo surinkimo Vilniuje, tai užtrunka maždaug 3–4 dienas, jei viskas eina kaip laikrodžiai. Jei reikia išmontuoti sudėtingas sistemas ar gauti leidimus centriniuose Olandijos miestuose, pridėkite dar vieną dieną pradžioje.

Ar įmanoma persikelti per savaitgalį, kad neveiktų darbo laikas?

Tai yra svajonė ir mūsų tikslas, bet kartais – tik mitas. Taip, mes dažnai kroviame penktadienio vakare ir išvažiuojame, kad pirmadienio ryte jūsų darbuotojai jau sėdėtų naujose vietose. Tačiau taisyklė tokia: kuo didesnis biuras, tuo sunkiau tai padaryti per 48 valandas. Jei turite 10 žmonių komandą – lengva, jei 100 – reikės specialios brigados, kuri dirba be miego. Esu matęs situacijų, kai vadybininkai norėjo taip taip, bet vėliau teko dirbti naktimis dviem savaitėms, kadangi IT infrastruktūra nebuvo paruošta laiku.

Ką daryti su tais dėžėmis, kurios pažymėtos „Labai svarbu“?

Tai klasika. Viskas pažymėta, bet kas yra viduje? Geriausias patarimas, ką galiu duoti kaip senas vilkas – sukurkite „pirma pagalbos“ dėžę. Joje turi būti viskas, kas reikalinga pirmajai darbo dienai: maršruteriai, slaptažodžiai (raštu, ne kompiuteryje), popieriniai blokai, spalvotukai ir kavinė. Tą dėžę mes įkeliame paskutinę į sunkvežimį ir iškeliame pirmąją iš jo. Negaliu skaičiuoti, kiek kartų klientai dėžingo viską į vieną krūvą, o paskui negalėjo rasti net maitinimo šaltuvio kompiuteriui.

Ar jūsų komanda pati išpakuoja baldus ar aš turiu tai padaryti?

Čia viskas priklauso nuo jūsų biudžeto ir noro kelti rankas. Mūsų standartas yra „raktas rankoje“ – mes atvykstame, išsukame, įpakuojame, vežame, iškrauname, surenkame. Jums nereikia daryti nieko, tik stebėti ir gerti kavą. Tačiau jei norite sutaupyti šimtus eurų, galite išpakuoti mažiau svarbius dalykus patys. Bet įspėju: jei sugadinate brangų designerinį kėdę Olandijoje bandydami jį išardyti, pataisymas kainuos daugiau nei sutaupyta darbo alga.

Techninė pusė ir IT saugumas

Biuras be interneto šiandien yra ne biuras, o muziejus. Todėl techninė įranga yra mūsų didžiausia baimė ir didžiausia atsakomybė. Biuro kraustymasis iš Olandijos su verslo tęstinumu bevevisiai visada susijęs su serveriais, duomenų centrais ir jautria elektronika.

Kaip transportuojami serveriai, ar jie ne sugenda kelyje?

Serveriai nėra bulvės, jų negalima mesti į dėžę ant viršaus. Mes naudojame specialias antsmūkines dėžes su foam putomis, pritašytas konkrečiam įrenginiui. Vienas klientas iš Eindhoveno buvo įsirengęs savo vyniojimą – įklijavo serverį į dešimtą sluoksnį burbuliukų plėvelę. Atrodė juokingai, bet veikė. Profesionaliai darant, serveriai užfiksuojami ant rėmų, kad jie nejudėtų nė milimetro, net jei vairuotojas staigiai stabdys prieš Lenkijos pasienio punktą.

Ar draudžiate techniką nuo sugadinimo pervežimo metu?

Be abejo, ir tai ne būtinai papildomas pasirinkimas. Standartinis draudimas dažnai nedengia brangios IT įrangos, jei ji nėra tinkamai supakuota. Mes siūlome „viskas įskaičiuota“ draudimą, kuris apima ir kritimus, ir gaisrą (nors su gaisru mes turime gerą statistiką – per 20 metų nebuvo nė vieno). Svarbiausia nurodyti realią technikos vertę. Nesijaučkite godūs, jei serveris kainuoja 10 tūkstančių, užrašykite 10 tūkstančių, o ne 2 tūkstančius, norėdami sumokėti mažiau premijos.

Ką daryti, jei trūksta elektros instaliacijos naujame biure iš karto?

Tai nėra mūsų problema tiesiogiai, bet mes padedame. Kartais atvykstame į naujas patalpas, o ten dar nėra įvestos 3-fazės elektros, reikalingos serveriams. Esu matęs, kaip IT vadybininkai šoko ant galvos. Tokiu atveju mes galime organizuoti laikiną generatorių arba padėti rasti greitą elektriką, kurį pažįstame vietinėse rinkose. Planuokite elektros darbus savaitėm anksčiau, nes Olandijoje įrenginiai dažnai būna pritaikyti kitoms standartų normoms, nei Lietuvoje.

Ar galite padėti sujungti kompiuterius iš karto po iškrovimo?

Mes ne esame IT kompanija, mes esame logistika. Tačiau per 20 metų mes išmokome pakabinti monitorių ir prijungti kabelį prie sienos. Sudėtingesnio susiejumo (serverių konfigūravimas, „cloud“ prisijungimai) mes nedarome, tam reikalingas jūsų IT specialistas. Geriausia, jei jis važiuoja su mūsų sunkvežimiu arba atvyksta anksčiau, kad paruoštu „lauką“. Mūsų užduotis – paduoti „ginklą“ į rankas, o jūsų šaulio jis naudoti.

Olandijos specifika ir kainos

Kodėl Olandija? Kodėl ne Vokietija? Olandija turi savo niuansų, susijusių su geografija ir įstatymais. Roterdamo uostas, kanalai, siauros gatvės senamiestyje – visa tai įtakoja kainą ir laiką.

Ar sunku gauti leidimus stovėti sunkvežimiui Amsterdamo centre?

Jūs manote, kad sunku? Tai yra košmaras, jei nežinai sistemos. Amsterdamo ar Utrechto senamiestyje negali tiesiog sustoti „prie parduotuvės“. Reikia specialios leidimo (ontheffing), kurį reikia registruoti savaitėmis iš anksto. Kartais teko vežti dalykus per 100 metrų mažomis partijomis su „kėbulu“ (Luton), nes 18 metrų sunkvežimiui ten tiesiog nebuvo posūkio. Jei jūsų biuras yra tokiame zonoje, apie tai praneškite mums iš karto, nes tai pakeis pervežimo kainą.

Kiek vidutiniškai kainuoja toks biuro perkėlimas?

Nedarykime to klaidos – kiekvienas atvejis individualus. Bet kad jūsų žinojimui, mažo biuro (apie 3–4 darbo vietas) pervežimas iš Olandijos gali prasidėti nuo 1500–2000 eurų. Didelis biuras su 50 darbuotojų, pilna IT įranga, baldų montavimu abiejose pusėse ir draudimu – tai gali kainuoti ir 10 tūkstančių eurų. Kaina priklauso nuo to, ar reikia naudoti keltą (jei esate šiaurės Olandijoje, pvz., Den Helder), ar galima važiuoti žeme.

Ar galima sutaupyti, jei aš pats nuvairuosiu nuomojamą mikroautobusą?

Galima, bet ar verta? Tarkime, jūs nuomojatės „Ford Transit“ ir vežate kompiuterius. Pirmas staigus stabdys Vokietijos autobane – ir jūsų monitoriai stovi ant grindų. Be to, vairuotojas, kuris važiuoja 12 valandų be poilsio, yra pavojingas. Mūsų vairuotojai turi tachograus, žino poilsio vietas, moka kalbą su muitinės pareigūnais. Sutaupyti 500 eurų nuomojant mašiną gali kainuoti tūkstančius sugadintos technikos.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į naująjį biurą Lietuvoje?

Dažna situacija – Olandijoje biurai didesni, erdvesni, čia dažnai siekiama sutaupyti vietos. Jei baldai netilps, mes galime juos laikinai padėti į sandėlį Lietuvoje arba Olandijoje. Turime partnerių, kurie saugo krovinius mėnesiais ar metais. Nebūkite greiti juos išmesti – olandiški baldai dažnai yra aukštos kokybės, juos galima parduoti arba perduoti kitai filialui.

Išvada

Galiausiai, biuro kraustymasis iš Olandijos su verslo tęstinumu nėra tik fizinis darbas. Tai yra projektų valdymas. Jei viską padarysite teisingai, jūsų komanda net nepamirš, kad ką nors keitė – pirmadienį ryte jie tiesiog atės į darbą kaip įprasta, tik kitame mieste. Ir aš tikiuosi, kad šis straipsnis padės jums išvengti tų klaidų, kurias aš mačiau per savo ilgus metus šioje srityje. Neleiskite, kad logistika taptų jūsų verslo stabdžiu. Pasiruoškite, susitarkite ir kelkės saugiai.