Siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema: kas iš tiesų vyksta

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – nuo tada, kai įvyko „Brexit“, visas pasikeitė. Anksčiau siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema buvo kaip važiavimas į pašą gatvės gale, o dabar tai pilnas logistinis labirintas, kuriame be puikios technologijos susikasti tiesiog neįmanoma. Klientai visada nori žinoti, kur jų dėžė su dovanomis ar dokumentais dabar yra, o be realaus laiko sekimo tas atsakymas tampašlokščiu spėjimų rinkiniu. Šiandien sistemomis remiamasi ne prabangai, o tam, kad išvengtume nervinimo ir tokių situacijų, kai siunta paslysta tarp dviejų sandėlių ir jos nebeina rasti.

Kaip dabar veikia tas pristatymas ir kodėl tai ne taip paprasta

Kiek laiko tikrai užtrunka siunta iš Lietuvos atkeliauti į JK?

Štai čia visada yra klausimas, ant kurio aš uždirbu duonus, nes klientai visada klauso „kada bus“ ir nori girdėti tikslią valandą. Įprastai, jei kalbame apie standartinį siuntinių pristatymą į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema, tai trunka nuo trijų iki penkių darbo dienų, tačiau tai yra labai sąlyginė. Kartą siuntą pavyko nugabenti per dvi dienas, kai kurjeriui viskas susikrito taip patogiai, o kitą kartą dėžė stovėjo Kent miesto sandėlyje savaitę laiko dėl biurokratijos. Negaliu pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kaip greitai išsituos muitinės klausimai Anglijoje, todėl geriau pasiruošk, kad gali pritrūkti dienos dėl.

Ar tas sekimas tikrai veikia 24/7 ar tik reklama?

Techniškai jis turi veikti nuolat, bet praktiškai yra tų momentų, kai sistema „užmigsta“ arba rodo tuos pačius duomenis dvi dienas iš eilės. Pvz., kai siunta patenka įDidžiosios Britanijos muitinę, sekimo informacija dažnai sustoja ir rodo „operacijos vykdomos“. Tai nereiškia, kad ji dingusi, tiesiog duomenys dar nebuvo atnaujinti sistemoje, o ten eilės yra milžiniškos. Tai nėra klaida, o labiau bruožas, kad siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema turi savas „sprandas“, kurias supranta tik tie, kurie matė tai ne kartą.

Koks skirtumas tarp „standartinio“ ir „greito“ sekimo?

Dažnai žmonės galvoja, kad jei moka daugiau, tai sekimas bus kažkokiu būdu labiau „gyvas“ ar detalesnis. Iš tikrųjų skirtumas dažniausiai būna ne pačiame sekime, o prioritete kurjerių maršrutuose. Greitas pristatymas gali tiesiog reikšti, kad tavo siunta bus padėta viršuje krovinyje, o sekimo lange matysi tą pačią informaciją kaip ir pigesniu variantu. Tačiau, kai vėluoji ir tavo klientas Londone jau verčia ragus, tada tas greitas variantas su detaliu sekimu tikrai gelbsti reputaciją.

Ar galima sekti telefonu, jei nėra kompiuterio?

Taip, natūralu, visi didžiausi tiekėjai turi mobilias aplikacijas, kurios veikia gan neblogai, nors kartais užstringa. Pats naudojauosi viena iš jų keliame reise ir veikė puikiai, kol nepradėjo rodyti senų duomenų (teko ištrinti ir įdiegti iš naujo). Bet jei turi tik sekimo numerį, gali įvesti jį naršyklėje telefone ir pamatyti tą patį vaizdą. Esminis dalykas yra tas, kad siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema turi būti pasiekiamas bet kuriuo metu, nes niekas nenori laukti ryto.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo miesto?

Jei siunti į Londoną ar Birmingamą, tai viena kaina, o jei į Škotijos kalnus ar mažą kaimelį Velse – kaina gali šokti net dvigubai. Tai susiję ne su sekimu, o su paskutine mylia – kurjeriui tenka važiuoti toli už mažą atlyginimą. Tokio siuntinių pristatymo į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema etapas dažnai būna brangiausias, todėl, jei gali, paprašyk gavėjo pasirinkti adresą didesniame mieste, jums bus pigiau.

Ar galima keisti adreso informaciją, kai siunta jau važiuoja?

O, tai yra pavojinga teritorija. Kai kurios sistemos leidžia tai padaryti pirmąją dieną, kol siunta dar nepaliko mūsų sandėlio, bet kai ji pasiekia JK – pamiršk. Ten sistema užsibarikaduoja, o pakeitimas kainuoja kaip nauja siunta. Geriau du kartus patikrinti duomenis negu vėliau gailėtis, ypač kai kalbame apie siuntinių pristatymą į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema, kur kiekviena interferencija sukuria riziką uždelsti procesą.

Muitinė, dokumentai ir tas prakeiktas Brexit

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijos, jei siunčiate tik dovana?

Taip, ir dar kaip. Nuo 2021-ųjų nėra jokio „dovanos“ lengvato be dokumentų. Turi užpildyti CN22 arba CN23 lapelius (priklausomai nuo vertės), o jei nenurodysi tinkamos informacijos, siunta bus sustabdyta. Vakar vienas klientas norėjo nusiųsti sūnui gimtadienio dovaną be jokios deklaracijos – teko aiškinti, kad be jos dovana gali užstrigti muitinėje mėnesį. Tai yra būtina sąlyga sėkmingam siuntinių pristatymui į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema, kitaip tiesiog prarasite kontrolę.

Ką daryti, jei sistema prašo EORI kodą, o jo neturiu?

Jei esi privatus asmuo ir siunti kur kas mažiau nei 600 svarų vertės siuntą, dažnai EORI kodas nebūtinas, gali naudoti savo asmens kodą arba pasą. Bet jei siunti dažnai ar verslui – tuomet be šio kodo neapsieisi (na, kažkur galima ir be, bet rizikuoji). Sistema gali tiesiog neleisti išsiųsti, kol nenurodysi tą skaičiuką, todėl geriau iš anksto pasidomėk, kaip jį gauti, jei planuoji reguliariai prekiauti su Anglija.

Kodėl gavėjas turi mokėti PVM arba mokesčius?

Nuo „Brexit“ JK atsiskyrimo, prekės, kurios keliauja iš ES, laikomos importu. Tai reiškia, kad kai siunta pasiekia JK, gavėjas gali gauti pranešimą mokėti importo PVM (dažniausiai 20 proc.) ir galbūt muitus, jei vertė viršija tam tikrą ribą (galima sakyti 135 svarų, bet geriau patikrinti, nes taisyklės keičiasi). Sekimo sistemoje tai dažnai matyti kaip „Mokesčiai apskaičiuoti“, todėl nesupykite ant kurjerio – jis tiesiog vykdo taisykles.

Kas nutinka su maistu ar augalais?

Čia yra visiška nesėkmė laukiantis. JK turi labai griežtas phyto-sanitarinio kontrolės taisykles. Jei bandysi nusiųsti kumpio riekelę ar obuolius, siunta bus sunaikinta muitinėje be jokių išimčių. Nė tokio sekimo nepadės, nes sistemose pasirodys statusas „Galiausi“. Vengkite siųsti bet kokią maistinę produkciją, nebent tikrai tiksliai žinai košmariškas taisykles, kuriuos ten įvedė.

Ar galima nustatyti gavėjo mokėjimas už pristatymą?

Galima, tai vadinama „Duty unpaid“ arba „Duty unpaid“ (tarp mūsų sakoma, kad moka gavėjas). Bet turėk omenyje, kad jei gavėjas atsisako mokėti arba neatsiima siuntos, ją bus grąžinta atgal. Tada tau grės dvigubas išlaidų rizikavimas (už pristatymą ten ir atgal). Siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema leidžia pamatyti, ar gavėjas sumokėjo, bet jei ne – reikės skubiai spręsti.

Kas daryti, jei pamiršau pridėti faktūrą prie siuntos?

Jei vertė didelė, ją sustabdys. Mažose siuntose gali praeiti, bet jei sustabdys, gausi pranešimą ir teks siųsti dokumentus elektroniniu būdu. Rekomenduoju visada dėti kopiją ant dėžės išorės (specialiame volelyje), o ne tik viduje. Tai greitina procesą kartais net kelias dienas. Tai smulkmena, bet sukuria didžiulę skirtumo patirčių sergėtojams.

Sekimo sistemos bėdos ir jų sprendimas

Sekimo numeris rodo „įvykdyta“, bet nieko nėra?

Kartais sistema būna greitesnė už realybę. Paskutinė kartą taip nutiko, kai kurjeris pamirė nuskaityti barkodą įleidimo į sistemą momentą. Siunta buvo pas gavėją, bet ekrane vis rodydavo „Vykdoma“. Tokiu atveju geriau palaukti porą valandų arba skambinti tiesiai gavėjui. (Na, nebent jis gyvena kažkur toli, tuomet skambink kurjerių tarnybai).

Kodėl sekimo informacija atnaujinama tik naktį?

Dauguma sistemų sinchronizuoja duomenis masiškai naktį, kad perkrautų serverius dienos metu. Jei ryte esi išsiuntęs siuntą, galbūt ji taps matoma tik vakare. Tai normalu, nereikia panikuoti. Žinau, kad klientai nori matyti judesį iš karto, bet technologija turi savo apribojimų, o siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema nėra magija.

Ką reiškia „Netinkamas adresas“ sekime?

Tai reiškia, kad kurjeris negalėjo rasti namo arba buvo blogai parašytas pašto kodas. JK pašto kodai yra labai specifiki – jei parašysi vieną skaičių neteisingai, siunta gali nukeliauti į kitą gatvę. Tada sistema pradeda rodyti klaidą. Būtinai reikia susisiekti su aptarnavimu ir ištaisyti, kitaip bus grąžinta.

Ar galima sekti vietą realiu laiku kaip taksį?

Ne, tokio lygio sekimas retai pasiekiamas paprastiems vartotojams. Mes matome tik „checkpointus“ – t. y. kada buvo pakrauta, kada atvyko į tarpinį sandėlį ir kada išduota. Galima tik spėti, kur dabar važiuoja furgonas pagal tarpusavio atstumą. Tikrai stengiamės suteikti kuo daugiau duomenų, pilnas GPS sekimas kainuoja milžiniškai.

Kodėl kartais keičiasi kurjeris viduryje kelio?

Tai vadinasi „rankų pasikeitimas“ arba „hub“ operacija. Pavyzdžiui, siunta gali būti paimta „DPD“, o paskutinį etapą Anglijoje pristatyti „Royal Mail“. Sekimo sistemoje matysi dviejų skirtingų kompanijų numerius arba užuominas. Tai nepaprastai erzina, kai bandai sekti, bet taip yra pigiau ir efektyviau logistikos požiūriu.

Kaip sužinoti, kur yra siunta, jei sekimas neveikia?

Jei serveris nulūžo arba yra techninė problema, telieka skambinti į klientų aptarnavimą. Daugelis žmonių bijo to daryti, bet kartais tai vienintelis būdas. Tiesiog pasakyk savo numerį ir paklausk apie statusą. Dirbantys ten žmonės turi gilesnę prieigą prie sistemų nei matome mes.

Ar galima gauti pranešimą SMS, kai siunta pristatyta?

Taip, dauguma sistemų siunčia pranešimą tiek siuntėjui, tiek gavėjui (jei nurodytas numeris). Būtinai patikrink, ar įvedė teisingą numerį be +370 priekio, jei sistema to nereikalauja. Kartais įvedama per daug nulių arba tarpų, ir pranešimas dingsta niekur.

Smulkmenos ir patarimai, kurie gelbsti pinigus

Kuo reikia užpildyti deklaracijos laukelius?

Jokiomis abstrakcijomis. Nedaryk taip, kad aprašyme parašai „Drabužiai“. Parašyk „Vyriški medvilniniai džinsai, 2 vnt.“. Labai padeda, kai muitininkas aiškiai mato, kas viduje, ir sustabdo mažiau siuntų. Tikslumas čia yra raktas į sklandų siuntinių pristatymą į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema.

Ar verta drausti siuntą?

Jei siunti brangius daiktus (virš 500 eurų), absoliučiai taip. Standartinė atsakomybė dažnai būna labai maža, ir jei dėžė dings (o tai nutinka), gausi tik nieką. Draudimas kiek brangina, bet suteikia ramybės. Asmeniškai visada draudžiu, jei tai ne vienas centas vertės daiktas.

Koks yra optimalus dydis dėžei?

Didelės dėžės keliauja brangiau. Stengkis naudoti standartinius dydžius, kadangi tuomet jos geriau tilps į vagonus. Jei dėžė per didelė ir tuščia viduje, gali būti apmokestinta pagal tūrį (volumetinis svoris), o ne pagal realų svorį. Tai paprasta fizika, kurią dažnai pamirštame.

Galima siųsti pavojingas krovinius?

Baterijos, aerozoliai, chemija – tai viskas yra pavojinga krovinių kategorija. Jas galima siųsti, bet turi specialius reikalavimus ir pakavimą. Negali tiesiog įmesti į dėžę ir užtepti lipduko „Neskysti“. Tąkart siunta bus sulaikyta arba sunaikinta saugumo sumetimais.

Kas nutinka, jei gavėjo nėra namuose?

Kurjeris paliks pranešimą („calling card“) su instrukcijomis, kur pasiimti (paštas, sandėlis arba perleisti kitą kartą). Sekimo sistemoje pasikeis statusas į „Nepavyko įteikti“. Po to siunta gali būti laikoma tam tikrą laiką (pavyzdžiui, 5 dienas) ir grąžinta.

Ar galima nurodyti kaimyno adresą?

Taip, tai yra gera praktika, jei gavėjas dažnai nėra namuose. Tiesiog parašyk adresą ir komentarą „Jei nėra namuose, palikite kaimynui“. Kurjeriai dažnai tai darydavo ir be prašymo, kai matė, kad raktas neįleidžia.

Kokia tikimybė, kad siunta bus pažeista?

Maža, jei gerai pakuoji. Bet pažvelg į realybę – krovininiai furgonai yra supilami vienas ant kito. Jei dėžės viduje yra tūšios vietos, dalykai viduje gali susilaužyti. Naudok burbuliukų plėvelę, užpildyk tuščias vietas.

Kodėl kainos auga kiekvienąmet?

Degalai brangsta, darbo jėga brangsta, o Anglijoje vis dar nespėja susitvarkyti su visa biurokratija po „Brexit“. Mūsų išlaidos didėja, tad ir kaina auga. Tai niekada nenukris atgal į buvusį lygį, turbūt pripratęs reikės.

Ar galima atšaukti siuntą, kai ji jau išvyko?

Labai sunku. Jei ji dar mūsų sandėlyje – taip, galima. Jei jau pakeliui arba JK – nebeina sustabdyti fizinio judesio. Teks laukti, kol ji grįš atgal, ir tą procesą taip pat matysi sekime.

Ar reikia mokėti už pakavimą?

Jei ateini pas mus su savo dėže – ne. Jei mums reikia sudėlioti dalykus, tai papildoma paslauga. Rekomenduoju pakuoti pats, nes taip tikrai žinai, kas kaip sudėliota, o mūsų darbuotojai gali būti skubėję.

Kuo skiriasi siuntos iš parduotuvės ir nuo asmeno?

Jurgiškai niekuo, bet dokumentuose – labai. Asmeninėse siuntose nurodomas „Asmens dovanos“ kodas, parduotuvėse – „Prekės prekybai“. Muitinė daugiau tikrina verslo siuntas. Asmens siuntos dažnai praeina greičiau, jei vertė nedidelė.

Ar galima sekti seną siuntą, kuri buvo prieš metus?

Paprasčiausiai ne. Duomenys sekimo sistemose paprastai saugomi 3–6 mėnesius. Po to jie ištrinami arba perkelti į archyvą, kurio nepasieksi. Jei tau reikia informacijos apie seną siuntą, geriau susisiekti su mumis tiesiogiai.

Kas yra „Delivery Exception“?

Tai angliškas terminas, reiškianti išimtį arba nenumatytą situaciją. Gali būti blogas oras, sugedęs furgonas arba kliūtis adrese. Sekime tai bus matoma kaip įspėjimas. Paprastai tai išsprendžiama per 24 valandas.

Kodėl skirtingos sekimo sistemos rodo skirtingus duomenis?

Kurjai naudoja skirtingas programinę įrangą. Viena sistema gali rodyti „Išsiųsta“, kita – „Priimta sandėlyje“. Tai tas pats įvykis, tik skirtingai pavadintas. Geriau pasitikėti ta sistema, kurią suteikė siuntėjas.

Ar galima nusiųsti dokumentus be dėžės?

Taip, dokumentams (pavyzdžiui, sutartims) yra specialios vokelių siuntos. Jos pigesnės ir greitesnės. Nereikia kišti į dėžę, tiesiog voką. Tokie siuntinių pristatymo į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema variantai yra labai populiarūs tarp verslo.

Ką daryti, jei gavėjas sako, kad nieko negavo?

Pirma, patikrink sekimą – ar rodo „įteikta“. Jei taip, paprašyk gavėjo paieškoti aplink pašto dėžutę ar paklausti kaimynų. Jei sekimas rodo kitką – tuomet prasidės tyrimas, kuris gali trukti iki 30 dienų. (Kažin ar gausi pinigus atgal greitai, su tais tyrimai visada užtrunka).

Kodėl aš negaliu rasti savo siuntos skiltyje „Siuntų paieška“?

Gali būti, kad padariai klaidą rašydamas numerį arba pasirinkai blogą datą. Kartais sistemos sukelia numerius, jei juos įvedi be tarpų. Pabandyk įvesti tik skaičius be raidžių priekyje arba galo.

Ar reikia spausdinti etiketes?

Jei atvyksti pas mus į terminalą – mes spausdiname. Jei siunti iš namų (kurjeris ateina pašti) – tu spausdini pats arba užsirašai numerį popieriuje, jei neturi spausdintuvo. Fizinės etiketės vis dėlto patogiau.

Kas atsitinka, jei neteisingai nurodytas gavėjo telefono numeris?

Tada kurjeris neturi susisiekti ir gali tiesiog gražinti siuntą. JK kurjeriai dažnai net neina į duris be skambučio. Būtinai patikrink duomenis prieš išsiunčiant.

Ar galima siųsti į JK karines bazes?

Tai labai sudėtinga. Kai kurios kurjerių kompanijos tiesiog atsisiko siųsti į karinius adresus (BFPO). Reikia specialių leidimų ir specifinių adresų formų. Geriau to venkti, nebent tikrai žinai, ką darai.

Ką daryti, jei norisi padovanoti siuntą, bet nebūtina mokėti mokesčių?

Nėra jokio būdo išvengti mokesčių legaliai, jei vertė viršija ribą. Viskas, ką siunti, yra įvertinama. Galima nurodyti mažesnę vertę, bet tai prieštarauja taisyklėms, o jei sugaus – bus bauda.

Ar galima sekti kelias siuntas viename lange?

Taip, daugelis profesionalių sistemų leidžia „bulkinį sekimą“ – įvedi kelis numerius ir matai sąrašą. Tai labai praverčia, jei esi pardavėjas ir išsiuntei dešimt dovanų vienu metu.

Ką daryti, jei siunta atėjo sulaužyta?

Būtinai nufotografuok dėžę iš išorės ir vidų, nepaisant to, ką sakys kurjeris. Tada skambink mums ir pradėsk pretenziją. Be nuotraukų niekas neįrodys, kad taip buvo gavama.

Ar viskas taip sudėtinga, kaip atrodo?

Iš tikrųjų, siuntinių pristatymas į Jungtinę Karalystę su sekimo sistema atrodo baisiai tik tada, kai pirmą kartą susiduri su problema arba klaida dokumentuose. Jei viską užpildi sąžiningai ir tiksliai, dažniausiai viskas vyksta sklandžiai, kaip ir turi būti. Tačiau reikia atsiminti, kad dabar mes dirbame su užsienio valstybe, o ne su bendru rinka todėl kantrybė ir dėmesys smulmenoms yra svarbiausi ginklai. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų bėdų, su kuriomis susiduria dauguma mano klientų.