Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK: kas tikrai laukia jūsų komandos

Dvidešimt metų praleidau keliuose, tiek Lietuvoje, tiek užsienyje, ir galiu pasakyti viena – profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK nėra tas dalykas, kurį galima padaryti vakare prie pusryčių stalo. Dauguma klientų mano, kad tai tik įkelti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, tačiau realybėje tai sudėtingas mazgas, kur viena trūksta mažos detalės, ir viskas sustoja. Anglija po „Brexit“ pasikeitė, o muitinės dabar yra griežtesnės nei kada nors. Rašau šią tiesą be jokių poliruolių, nes jau per daug mačiau tų pačių klaidų. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, turite žinoti, kur yra pavojingiausi vietos. Ir nepamirškite, kad profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo jūsų stalo.

Dokumentai ir muitinės nubraužėliai (arba kodėl reikia skaičiuotis)

Ar tikrai reikia tiek daug popierių?

Žinoma, kiekvienas nekenčia burokratijos, bet be jų niekur nepasiverskite. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK reikalauja, kad turėtumėte viską ant popieriaus arba, dar geriau, sistemoje. Jei trūksta kurios nors prekių gabenimo kvitos arba inventoriaus sąrašo (EX1 formos), sunkvežimį gali tiesiog uždaryti pasienyje. Vieną kartą mačiau, kaip firma dvi dienas stovėjo ties Kaliningadu tik todėl, kad viršininkas pamiršo pasirašyti vieną lapą. Geriau turėti per daug dokumentų nei per mažai, tikėkitės man.

Kas daryti, jei įmonės duomenys neteisingi?

Tai problema, nejuokinga. Jei jūsų įmonės kode arba pavadinime bus klaida, muitininkai sustabdys patikrinimą. Jie dabar turi tas sistemas, kurias užprogramavo kompiuterininkai, o ten neleidžia nieko pakeisti rankomis. Turite patikrinti visus duomenis dar prieš savaitę, kol neišvykote. Aš asmeniškai visada primenu savo klientams, kad profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK – tai ir duomenų tikslumo kontrolė. Jei nežinote, kur tiksliai kodas yra, užeikite į statistikos departamentą ir patikrinkite, kitaip bus brangu.

Ar galiu vežti techniką be PVM mokėjimo?

Čia viskas priklauso nuo to, ar jūs perkeliate visą įmonę, ar tik dalį inventorius. Yra tokios nuostatos, kai galima taikyti nulinį PVM tarifą, jei tai yra TRL (transfer of own goods). Bet jei būsite bandę kažką parduoti tame sunkvežimyje, tai bus laikoma prekyba. Geriau su tuo nesukti galvos ir pasiklaustyti accountant'o, o man tiesiog pasakykite, ką vežiate. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apima ir šį mokesčių klausimą, kitu atveju gausite sąskaitą, kurią nemėgstate mokėti.

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas?

Be EORI numerio jums niekur nepraeisite per Anglijos sieną, tai kaip be paso. Jums reikia JK EORI numerio, nes Lietuvos jau nebeužtenka. Užregistruoti jį galite internetu, tai trunka tik kelias minutes, bet jei pamiršite, vairuotojas gali grįžti tuščias. Nereikia būti genijumi, kad tai suprastum, bet žmonės vis dar pamiršta. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK prasideda nuo šio numerio, rašykite jį ant visų dokumentų raudonu spalvotu pieštuku, jei reikia.

Kokios baudos už netinkamą pakavimą?

Nieko tokio, kad areštuos, bet gali būti dideli rūpesčiai. Jei dėžės bus suplėšytos arba matysite, kad kažkas kyšo išilgai, muitinė gali nurodyti viską iškrauti ir perpakuoti. Tas paslauga kainuoja daugiau nei tas perkraustymas. Vieną kartą matęs, kaip dėžė su serveriu nukrito nuo palepės, nes buvo pririšta virvele. Negerai. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK reiškia, kad viskas turi būti užfiksuota tvarkingai, o ne tiesiog įmesta kaip bulvės.

Ar reikia draudimo?

Be abeo, kodėl gi ne? Esu matęs gaisrų, avarijų ir net tokių situacijų, kai sunkvežimį apiplėšė. Nors Anglija saugi, bet kelyse viskas įvyksta. Draudimas turi dengti ne tik sunkvežimį, bet ir tą, kas viduje – jūsų biuro techniką, baldus. Dažnai klientai sako "man reikia pigiau", bet tada ką darysite, jei vairuotojas užkliuns į bėdą? Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK be draudimo yra kaip važiuoti be saugos diržų, galima, bet kvaila.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Tai jautri tema. Geriausia juos vežti atskirai, o ne su kitu kroviniu. Jei turite banko sąskaitų arba darbuotojų duomenų, tiesiog uždarykite juos į specialią dėžę ir pasilikite kartu. Nemanau, kad kas nors jas skaitys, bet rizika yra. Esu girdėjęs istorijų, kurios baigėsi teismu, todėl profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK turi apimti ir duomenų apsaugą. Neleiskite niekam peržiūrėti tų popierių, net jei jie atrodo neprioritetiniai.

Pakavimas ir technika: kaip išvengti suirimo

Kaip supakuoti kompiuterius?

Ne į popierinius maišus, prašau. Kiekvieną monitorių ir sisteminį bloką reikia įpakuoti į putų plėvelę (bubble wrap) ir uždaryti į kietas dėžes. Vienas klientas padėjo visus monitorius ant vieno kito ir tikėjosi, kad nieko nenulis. Žinoma, nulūžo. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK reikalauja investuoti į gerą pakavimo medžiagą, tai pinigai, kurie sugrįžta taupant nervus.

Ar galima vežti atidarytas skysčių butelius?

Nerekomenduoju. Kava, vanduo, net spausdintuvo tušai – viskas gali išsilieti. Pasirodo, kelyje būna didelių bangų, o vairuotojai kartais staigiai stabdo. Kai atidarote sunkvežimį Londone ir mataite, kad visas jūsų archyvas padengtas kava, tai ne įkvėpžmingas vaizdas. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK reiškia uždaryti visas skysčias arba išmesti jas čia, Lietuvoje. Geriau nusipirkti naujų Anglijoje.

Ką daryti su baldais, kurie nesinaudoja?

Jei baldai seni ir jūs juos ketinate išmesti, tai geriau tai padaryti čia. Nėra prasmės mokėti už tonų metalo ar medienos pervežimą per jūrą, jei ten juos tiesiog išmesite į šiukšliadėžę. Anglijoje šiukšlių ivežimas brangus. Atsikratykite nereikalingų daiktų dar prieš profesionalų pasiruošimą biuro perkraustymui į UK, taip sutaupysite kelis šimtus svarų. Nemanau, kad norite vežti seną sofę su skylėmis.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Rašykite, kas viduje, ir kur ji turi atsidurti. "Pirmas aukštas, kambarys Nr. 3". Jei tiesiog užrašysite "biuro daiktai", vairuotojai ir krovėjai sumaišys viską. Tada prasidės paieškos, kur dingo mygtukai nuo spausdintuvo. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK – tai ir tvarkingumas žymėjime. Naudokite spalvotas etiketes, tai greičiau.

Kaip pervežti serverius?

Serveriai yra jautriausia dalis. Jie turi būti išjungti tinkamai (ne ištraukti kabelį iš lizdo, kai jis veikia) ir užfiksuoti specialiuose stovuose. Jei turite duomenų center, galbūt reikės specialios transporto priemonės su hidrauline pakėleliu. Nesikreipkite į mane, jei įdėsite serverį į paprastą dėžę tarp knygų. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK čia yra kritiškas, nes jei serveris suges, nebebus verslo.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet yra rizika, kad jie neišgyvens. Muitinė tikrina, ar nėra kenkėjų žemės. Jei turite didelę palmę, gali būti, kad ją laukins karantinas. Be to, augalai šalta naktimi gali užšalti sunkvežimyje. Geriau juos palikti kolegoms arba atiduoti kaip dovaną. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK kartais reiškia atsisakyti dalykų, kurie jums brangiai, bet pervežti juos yra per daug sudėtinga.

Ką daryti su asmeniniais daiktais?

Tarkime, darbuotojai turi puodelius, paveikslėlius arba vazas. Geriausia, jei kiekvienas susipakuoja savus daiktus į atskiras dėžes. Vienas kartas buvo taip, kad vieno vyro nuotraukos susimaišė su kitų dokumentais, buvo nepatogu paaiškinti. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK turi įtraukti ir darbuotojų instrukciją, kad jie nedėtų kojų ant stalų, kai viskas supakuojama.

Logistika ir kelionės niuansai

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklausys nuo maršruto ir nuo to, kaip greitai nueisite per sieną. Įprastai tai trunka 3-4 dienas, jei nieko neįvyksta. Bet jei yra eilės prie Dover arba Londone užsikirs judėjimas, gali užtrukti ir savaitę. Niekas negali garantuoti 100% laiko, nes mes ne žadėtojai. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK turi numatyti šį rezervą laike – neplanuokite susirinkimo naujame biure tą pačią dieną, kai atvažiuoja sunkvežimis.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Taip, dauguma vairuotojų gali padėti, jei jų darbo sutartyje tai nenurodyta, kad jie negali. Bet nereikia tikėtis, kad jis bus profesionalus krovėjas su kurjeriniu maišeliu. Jo darbas – nuvežti sunkvežimį. Jei reikia intensyvaus iškrovimo, geriau užsisakyti komandą vietoi. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apsibrėžia, kas ką daro, kitaip bus painiova ir visi piktuosis.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu matęs, kaip lūžo puspriekabės ašis Vokietijoje. Tada reikia skubiai ieškoti pagalbos, pervežti krovinią į kitą sunkvežimį. Tai užtrunka ir kainuoja. Jei turite gerą brokerį, jis viską suorganizuos. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apima ir galimybę, kad technika gaišta. Turite turėti kontaktus, kuriuos galite paskambinti vidury nakties.

Ar reikia leidimo įvažiuoti į miesto centrą?

Londone yra ULEZ zona ir daug vietų, kur sunkvežimiams negalima važiuoti be leidimo. Jei jūsų naujas biuras yra centre, turite gauti specialų leidimą iš savivaldybės (congestion charge exemption arba permit). Be to, gatvės gali būti per siauros. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK reiškia ir patikrinti, ar sunkvežimis fiziškai gali priartėti prie durų, ar teks nešti dėžes per pusę miesto.

Ką daryti su automobiliais?

Jei reikia pervežti ir kompanijos automobilius, tai kita istorija. Juos reikia vežti sunkvežimio platformose arba vairuoti patiems (tuomet reikia vairuotojo įgaliojimų ir draudimo). Negalima tiesiog užvežti automobilio ir palikti kieme, jei nėra mokesčių sumokėta. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apima ir transporto priemonių registracijos klausimus, tai nėra taip paprasta kaip su paprastomis dėžėmis.

Kaip sekti krovinią?

Dabar dauguma turi GPS sekliukus. Galite žiūrėti, kur yra jūsų daiktai realiu laiku. Jei brokeris sako, kad jūsų daiktai jau "kažkur prie Berlyno", galite patikrinti, ar jis nesako melagingai. (Nors dažniausiai jie sako tiesą, bet kartais pasikrauna). Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK leidžia jums mielet ramiau, žinant, kur yra tūkstančiai eurų vertės inventorius.

Anglijos specifika ir pinigai

Ar brangu pervežti į Angliją?

Nebegalvoju, kad tai pigu. Kainos svyruoja priklausomai nuo degalų kainos ir kursų. Dabar, kai kuro kainos auga, ir pervežimo kaina aukštesnė. Tačiau, jei kas siūlo perpigiai, tikėkitės, kad jis paliks jūsų daiktus kažkur prie kelio ir išnyks. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK kainuoja, bet tai geriau nei prarasti viską. Paprastai kaina skaičiuojama už kubą arba už metrus.

Kokios mokesčių galimybės?

Jei vežate naudotus biuro baldus, Papildomo Mokesčio (Import Duty) paprastai nėra, jei tai įmonės turtas, kuris buvo naudojamas bent 12 mėnesių. Bet jei vežate naują įrangą, ką tik nupirktą, gali tekti mokėti mokesčius ir PVM. Patikrinkit toms prekėms HS kodus, kitaip bus nemažai siurprizų. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK išsprendžia šias problemas iš anksto.

Ar reikia mokėti už parkavimą?

Taip, ir daug. Anglijoje vieta sunkvežimiui prieš biurą gali kainuoti šimtus svarų, jei negalite statyti antinkelio. Reikia iš anksto susitarti su vietinėmis tarnybomis arba nuomoti vietą. Negalima tiesiog sustoti "kur nors", nes prieina policija ir surašo baudą. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK numato ir šias išlaidas, kurios dažnai būna didesnės nei patys pervežimo mokestis.

Kaip su el. energija?

Jei įrenginai reikalauja 220V, Anglijoje tai standartas, tačiau kištukai skirtingi (Tipo G). Turite pasirūpinti adapteriais arba pakeisti kištukus dar Lietuvoje, kad vos atvykę galėtumėte įjungti kompiuterius. Nėra nieko keisčiausio nei stovėti prie naujo stalo ir negalėti užpilti kavos, nes nėra adapterio. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apima ir šiuos smulkius, bet svarbius dalykus.

Ar sunku susirasti gerą brokerį?

Yra daug firmų, kurios siūlo paslaugas, bet ne visos žino, ką daro. Jei jie negali atsakyti į klausimus apie dokumentus arba atrodo sumišę, bėkite. Geriausia dirbti su tais, kurie tarsi "prieš porą metų" jau ką nors vežė. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK prasideda nuo to, ką pasirinksite partnerį. Nereikia skubėti čia, pasidairykite.

Kas daryti, jei dėžės dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada reikia kreiptis į draudimo kompaniją ir parodyti inventoriaus sąrašą. Jei jūs užrašėte "dėžė Nr. 5" bet nenurodėte, kas joje buvo, gausite tik simbolinę sumą. Visada darykite nuotraukas prieš pakavimą. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK – tai ir atsakingumas už kiekvieną daiktą, o ne tik "paleisti krovinius".

Ar reikia anglų kalbos žinojimo?

Nebūtina jums, bet vairuotojui ar brokeriui – taip. Jei jūsų vairuotojas kalba tik rusiškai ar lietuviškai, su Anglijos pareigūnais bus sunku susitarti. Geriau pasirinkti tarpininką, kuris moka angliškai, kad išvengtumėt nesusipratimų pasienyje. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK reikalauja komunikacijos, o be kalbos tai beveik neįmanoma.

Pabaigos ir organizaciniai dalykai

Kaip organizuoti iškrovą?

Geriausia, kad vietos būtų paruoštos. Išvalykite koridorius, uždarykite liftus, jei reikia. Jei sunkvežimis atvyks, o jums dar nėra raktų nuo patalpų, vairuotojas bus nepatenkintas (ir teisingai). Laikas pinigus skaičiuoja. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK baigiasi tada, kai paskutinė dėžė stovi savo vietoje, o ne kai sunkvežimis užvažiuoja kiemą.

Ką daryti su išpakavimo atliekomis?

Anglijoje labai griežtai stebima švara. Negalima tiesiog užmesti visų dėžių ir putų plėvelės į gatvės šiukšliadėžę. Susitarkite dėl šiukšlių ivežimo arba suskaldykite dėžes ir išmeskite gradualiai. Jei palikite chaosą, gausite baudą iš savininko. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apima ir tvarką po paties proceso, būkite kilnūs kaimynams.

Ar reikia pranešti apie adreso pakeitimą?

Žinoma, visiems – bankams, klientams, tiekėjams. Bet čia kalbu apie logistiką – praneškite savo brokeriui tikslų pristatymo adresą su pašto kodu (Postcode). Anglijoje be pašto kodo niekas neranda vietos. Vieną kartą važiavome į "London Road" ir jų buvo dešimt. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK išvengia tokių klaidų tikslumu.

Kas daryti, jei ką nors sulūžo pervežimo metu?

Skubiai užfiksuokite nuotrauką ir praneškite brokeriui. Nedėkite to į kampą ir tarkite "sutvarkysiu vėliau". Draudimo taisyklės reikalauja nedelsiant pranešimo apie žalą. Esu matęs, kaip žmonės bandė taisyti lūžusį stalą prieš tai, ir draudimas atsisakė mokėti. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK moko mus būti sąžiningi ir greiti.

Ar galima pervežti seifą?

Galima, bet turi būti tuščias. Nė vienas vairuotojas nevež seifo, kuriame yra pinigai ar dokumentai, be ypatingo palydovo. Be to, seifai yra labai sunki, gali reikėti specialios technikos iškrovimui. Jei seifas pritvirtintas prie sienos, reikia jį atitraukti. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK neleidžia jums pasikrauti nereikalingo svorio, jei nėra būtinybės.

Kaip sumokėti už paslaugas?

Dauguma įmonių nori matyti pinigus prieš išvykstant arba iš karto po pristatymo. Negalima mokėti vairuotojui grynaisiais, jei sutartyje nėra numatyta. Geriausia bankiniu pavedimu, kad būtų pėdsakai. Jei kas nors prašo mokėti į asmeninę sąskaitą, tai didelis įspėjimo signalas. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK apsaugo jus nuo sukčių.

Ar verta tai daryti paties?

Jei turite mažą biurą, galbūt taip. Bet jei tai didelė įmonė su 50 darbuotojų, geriau tikrai pasikviesti specialistus. Jūsų laikas brangesnis už tai, kad galėtumėti miegoti naktį. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK yra tas dalykas, kurį geriau patikėti tiems, kurie turi patirties, o ne bandyti išmokti per klaidas.

Viskas susiveda prie to, kad profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į UK nėra fizinis darbas o protinis. Jei suskaičiuosite visus rizikos punktus, paruošite dokumentus ir pasirūpinsite pakavimu, visa kelionė bus tik ilgas žygis. O jei paliksite visą atsitiktinai, gali tapti ilgu košmaru, kurio norėsite pamiršti. Geriau pasidarykite kavą, susiraskite gerą brokerį ir leiskite jiems dirbti, o patys žiūrėkite, kad viskas eitų pagal planą. Sėkmės jūsų naujame biure Anglijoje.