Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir mačiau viską – nuo pavienių dėžių iki didelių korporacijų, kurios verčia visus savo skyrius keltis per savaitgalį. Jei galvojate, kad biuro perkraustymas į užsienį yra tik tai, ką matote filmuose, kur keliai užrakto dėžę ir užveža ją, tai čia esate labai apsirikęs. Ypač dabar, kai kalbame apie Didžiąją Britaniją. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai įvyksta tik tada, kai žinai, ką tiksliai reikia daryti su dokumentais, o ne tik su baldais. Be gero plano, jūsų verslas gali stovėti savaitėmis, o darbuotojai likti be kompiuterių. Čia nėra lengva užduotis, bet jei viską suplanuosite teisingai, išvengsite didžiausios galvos skausmo.

Burokratija ir dokumentai (be šito niekur neinuvažiuosite)

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Absoliučiai taip, be jo jums net neleis išvykti iš Lietuvos ar įvažiuoti į Angliją. Daugelis klientų mano, kad jei veža tik savo daiktus, tai tai nėra prekyba, bet muitinės taip nemano. EORI numeris užtrunka gauti kelias dienas (kartais ilgiau, jei sistema užstrigusi), tai jo reikia ieškoti iš karto. Vieną kartą turėjome klientą, kuris atvyko prie pat prekybos centro sienos ir sužinojo, kad jo numeris neaktyvus. Dėl to pristatymas atidėtas dviem dienoms. Geresnis profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai prasideda ne nuo dėžių supakavimo, o nuo šių kodų patikrinimo.

Ką daryti su eksporto deklaracija?

Tai mūsų (t.y. logistikos partnerio) darbas, bet jums reikės pateikti sąrašą vežamų daiktų, vadinamąjį packing list. Negalima tiesiog parašyti "biuro baldai", turi būti konkretumą: 4 stalai, 10 kėdžių, 2 spausdintuvai. Muitinė dabar yra griežta, ypač Anglijoj po „Brexit“. Jei dokumentuose bus nesutapimų, gali tekti mokėti baudą arba pristatyti į sandėlį laikinai.

Ar reikia mokėti PVM importuojant?

Čia viskas priklauso nuo to, ką vežate. Jei tai jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir jį perkelsite į Anglijos filialą, dažniausiai galima taikyti PVM atleidžiamąjį importą (TOIC). Bet aš visada sakau – pasitarkite su savo buhalteriu, nes aš nesu mokesčių specialistas ir ne visada žinau jūsų konkretų atvejį. Žinau tik tiek, kad jei šitą nepadarote teisingai, gali tekti sumokėti 20 proc. Anglijos PVM, kurio negrąžinsite.

Kas daryti su technikos serijiniais numeriais?

Būtinai užsirašykite. Vieną kartą turėjau situaciją, kai klientas vežė brangius serverius, bet sąraše buvo parašyta tik "serveriai 2 vnt". Anglijoj muitininkas norėjo patikrinti, ar tai ne vogta technika, ir prašė serijinių numerių. Jų nebuvo. Praradome dieną, kol klientas skambino į Lietuvą ir ieškojo dokumentų. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai reiškia ir tai, kad technika yra inventorizuota.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet geriau atskirti. Jei darbuotojas numeta savo lagaminą prie kompiuterinio stalo, gali kilti klausimų, ar tai ne prekyba. Geriau tuos asmeninius daiktus paskaičiuoti atskirai ir pateikti kitą sąrašą, arba tiesiog prašyti darbuotojų nieko nevežti su savimi, jei tai nėra būtina. Taip sutaupysite nervų pasienyje.

Logistika ir technika (kaip nenukentėti kelyje)

Kaip supakuoti kompiuterius?

Nenaudokite tikrųjų dėžių, jei jūsų neturite (o dažniausiai jų nebūna po 5 metų). Reikia specialių putų, antsmukio arba stiprių kartoninių dėžių. Monitoriai yra labai trapūs, ypač jei tai LCD arba ploni ekranai. Mačiau, kaip viena firma padėjo monitorius ant vieno kito be tarpinio sluoksnio – rezultatas baisus. Geriau pasiskolinti profesionalią įrangą iš pervežėjo.

Ar saugu vežti serverius?

Serverius reikia išjungti ir gerai užfiksuoti spintose. Jei serverio spinta yra didelė, geriau ją išmontuoti. Vienas klientas norėjo vežti pilną spintą be išmontavimo, tik uždengęs plėvele. Žinote, kas atsitiko kelyje per vėduoklę? Visi diskai išlido. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai neįmanomas be IT specialisto konsultacijos prieš pat krovinį.

Ką daryti su spausdintuvais?

Išpilkite tonerius! Tai labai svarbu. Jei toneris išsilieja per vibraciją kelyje, jis užteps viską – ir spausdintuvą, ir kilimą, ir kitas dėžes. Valymas kainuoja brangiau nei naujas spausdintuvas. Taip pat, jei spausdintuvas yra didelis "ploteris", jis gali reikalauti specialios technikos perkėlimui.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus ir lentynas dažniausiai taip, ypač jei jos didelės. Tai ne tik sutaupo vietos mašinoje (taip galima sutalpinti daugiau ir sumokėti mažiau), bet ir sumažina sugadinimo riziką. Kojos nuo stalų dažnai nutrupa, jei jas neatsukiate. O sukniedžti atgal vietoje yra lengviau nei gulti po grindimis ieškoti pamestos veržlės.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepamestum?

Etiketės. Gausu etikečių. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kambarį, į kurį ji turi patekti Anglijoje (pvz., "Open space", "Meeting room 1"), ir trumpą turinio aprašymą. Negalima tik rašyti "Biuras". Krovėjai Anglijoj nieko nežino, jie tiesiog padės kur telpa. Tada jūs praleisite savaites ieškodami failų.

Kiek laiko užtrunka paties pervežimas?

Paprastai tai trunka 2-4 dienas priklausomai nuo maršruto. Jei važiuojame į Londoną, gali užtrukti ilgiau dėl užstatų. Vieną kartą užstrigome prie Folkestone 10 valandų dėl techninio gedimo kelyje. Jei jums reikia, kad viskas būtų darbo rytą 8 valandą, reikia planuoti atvykti diena anksčiau arba dviese.

Kainos ir biudžetas (kur pinigai iškeliauja)

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindinis dalykas yra tūris kubiniais metrais arba svoris. Taip pat atstumas, degalai ir keltų kainos. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai taip pat reiškia ir biudžeto planavimą, nes kainos šiuo metu šokuoja. Dar reikia prisiminti apie Anglijos užimtumo mokestį (Congestion Charge), jei važiuojate į London centrą.

Ar galiu gauti fiksuotą kainą?

Galite, bet ji gali būti šiek tiek aukštesnė, kad mes apsisaugotume nuo staigių degalų kainų šuolių. Jei norite fiksuotos, reikia sutarti bent savaitę iki išvykimo. Jei kreipiatės iš paskutiniųjų momentų, teks mokėti pagal valandinę tarifą, o tai gali tapti labai brangu.

Ką daryti, jei biudžetas ribotas?

Tada reikia labai gerai susirinkti daiktus – atsisakyti senų baldų, kuriais nebesinaudosite. Mokėti už seną, suplyšusią sofą pervežimą per jūrą nėra protinga. Taip pat galima pasirinkti mažesnės apimties pervežimą (dalini krovinį), bet tada reikės laukti, kol mes surinksime kitus klientus tame pačiame maršrute.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Pasidomėkite ar mokesčiai už keltą ir Anglijos muitinės išlaidos įskaičiuoti. Kartos firmos rašo žemiau kainą, o paskui priduria "administracinius mokesčius". Aš stengiuosi visada rašyti visą sumą iš karto, kad nėra staigmenų. Žinote, kaip yra nepatogu, kai jau daiktai pakrauti, o reikia papildomai mokėti.

Ar reikia mokėti uždraudimą?

Tai ne privaloma, bet aš visada rekomenduoju. Ypač jei vežate brangią techniką. Standartinis draudimas dažnai nedengia visko, pavyzdžiui, duomenų praradimo iš serverių. Skaitykite draudimo sąlytas labai atidžiai, ypač skyrelį apie "exclusions".

Ar galima apmokėti atidėliai?

Įprasta praktika yra 30-50 proc. avanso, o likutį sumokėti pristatymo metu arba prieš iškraunant Anglijoj. Mes nesirašome atidėjotų mokėjimų ilgam laikui, nes pervežimas – tai vienkartinė paslauga. Pasitikėjimas abipusis svarbu.

Organizacija ir eiga (kaip išvengti chaoso)

Kada pradėti rengtis?

Geriausia mėnesį iki, o minimaliai – dvi savaites. Reikia laiko dėžių paruošimui, technikos išjungimui ir dokumentų tvarkymui. Jei pradėsite rytoj, tikrai spėsite, bet bus stresas ir brangiau. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai vyksta tada, kai viskas daroma pamažu.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis?

Tuščias tonerius, baterijas ar chemines medžiagas negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Jos turi būti atskirai pažymėtos ir pakuojamos pagal saugos reikalavimus. Muitinė to labai griežtai laikosi. Vieną kartą mums teko sugrąžinti visą krovinį, nes rado degų skysčį, kuris nebuvo deklaruotas.

Ar galima veži augalus?

Į Angliją augalus vežti labai sudėtinga. Yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, reikia sertifikatų. Paprastai aš sakau – palikite senus augalus Lietuvoje ir nusipirkite naujus Londone. Tai bus pigiau ir greičiau, nei gaudyti leidimus vienam fikusui.

Ką daryti su maistu biuro virtuvėje?

Viską suvalykite arba atiduokite darbuotojams. Anglijoj negalima įvežti mėsos, pieno produktų ir kai kurių vaisių bei daržovių. Muitinė tiesiog konfiskuos ir sunaikins visą biuro atsargas. Niekada nemėgaujasi, kai matau kažką duonų maišelyje.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Anglijoje?

Tai jūsų, o ne mūsų problema, bet mes galime padėti patarti. Anglijoj vietiniai gyventojai gali būti agresyvūs, jei užimsite jų vietą prie namų. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay) iš anksto. Tai trunka kelias savaites.

Ar reikia buhalterio išvykti su kroviniu?

Ne, bet reikia, kad jis būtų pasiekiamas telefonu. Kartais Anglijos brokeris klausia klausimų, kurių vairuotojas negali atsakyti. Jei nėra su kuo susisiekti, procesas sustoja. Buvo atvejis, kai krovinys stovėjo sandėlyje, nes nebuvo kas galės patvirtinti mokesčių kodą.

Kas nutinka, jei sugenda liftas Anglijoje?

Tada teks kelti rankomis. O tai reiškia papildomus valandas ir didesnę sąskaitą. Patikrinkite iš anksto, ar liftas veikia naujoje vietoje, ar jis talpina biuro baldus. Kartais liftas yra per mažas, ir tenka išnešti per langą (tiesa, su tuo mes nebežaidžiame).

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimą. Galiu siųsti nuorodą, kur matote, kur yra jūsų biuras. Bet ne visada tenka signalas, ypač kai važiuojame per Anglijos kaimo vietoves ten, kur tik avys ir pievos.

Kaip elgtis su dėžėmis po atvykimo?

Geriausia turėti planą: vieni žmonės iškrauna, kiti iš karto pakoja. Negalima palikti visko koridoriuje, nes kitą dieną reikės dirbti. Jei pasirašysite sutartį su mūsų komanda, jie gali padėti ir išpakuoti, jei apie tai sutariate anksčiau.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Mašinos stovi saugiuose sandėliuose arba prie keltų. Bet jei dėl eismo įvykių tenka sustoti, mašina yra užrakinta ir užsegta antspaudais. Vis tik, brangiausią techniką geriausia vežti kablyje (trailer), kurį galima atkabinti ir padėti saugumoje.

Ką daryti, jei pasikeičia planai?

Praneškite kuo anksčiau. Jei mes jau esame kelyje, o jūs sakinėte "nebevažiuokite", tai jums teks mokėti už nuostolius, nes mes negrįžtame tuščia. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai taip pat reiškia ir to, kad planai keičiasi retai.

Ar dirbate savaitgaliais?

Anglijoj yra griežti vairuotojų poilsio reikalavimai. Taip, galime, bet tada reikia planuoti papildomą komandą, kad vienas nevažiuotų per ilgai. Tai papildomai kainuoja. Geriausia viskas vykti darbo dienom.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis klausia tik "kiek dėžių?" ir neduoda sutarties. Jei jis nesirūpina dokumentais, tai jis nebus pasirūpinęs jūsų daiktais. Girdėjau istorijų, kai firma pasiėmė pinigus ir išsikraustė, o klientas liko su pusės biuro Lietuvoje.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Būtų mandagu. Niekas nenori dirbti purvinoje vietoje. Be to, seni biurai turi būti palikti tvarkingai pagal nuomos sutartį. Mes nevalymo kompanija, bet galime padėti surasti tokias paslaugas.

Ką daryti su raktais?

Jūsų vadybininkas turi susitarti dėl raktų perdavimo. Negalima juos palikti po kilimu. Vieną kartą teko laužti duris, nes raktai dingo pervežimo metu (nors mes juos radome vėliau vienoje dėžėje).

Ar galima veži automobilius?

Taip, dažnai įmonės pervežia ir kompanijos automobilius. Jie turi būti įrašyti į sąrašus. Ir svarbiausia – jų kuras turi būti nuleistas iki minimumo dėl saugumo.

Kokios dažniausios klaidos?

Nepakanka pakuojimo medžiagų. Visada trūksta burbulų plėvelės ir lipnių juostų. Nusipirkite daugiau, nei manote, kad reikės. Geriau likt per daug, nei nebeįklijuoti dėžės, kai ji pilna.

Ar pats galiu važiuoti su kroviniu?

Įprastai ne, dėl draudimo ir saugumo taisyklių. Vairuotojas dirba ir turi ilsėtis. Keleiviai dažniausiai neleidžiami, nebent tai yra specialiai suplanuota ir įtraukta į sutartį.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą tiesą – kuo labiau pasiruošiate, tuo mažiau streso patiriate. Nors aš čia parašiau daug bjauroių dalykų apie muitines ir sugjusius liftus, tikslas yra ne išgąsdinti, o paruošti. Profesionalus pasiruošimas biuro perkraustymui į Angliją – efektyviai įmanomas tik tada, kai tu žinai, į ką įsileidi. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir nepamirškite patikrinti detalių. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų kava Londono biure bus geresnė nei čia.