Profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai: kaip išvengti chaoso ir nenumatytų išlaidų

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai retai kada vyksta taip, kaip piešia vadovai idealioje prezentacijoje. Yra visada kažkas, kas suklysta, užstringa dėl britų muitinės arba tiesiog dingsta kelios dėžės su svarbiais dokumentais. Dabar, kai Jungtinė Karalystė nėra ES, viskas tapo dar sudėtingiau – biuro technikos pervežimas nebebe tiesiog įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas. Čia reikia galvoti apie kelių kilometrus, laiko juostas, o ir apie tai, kad jūsų IT vadovas gali išprotėti, kai pamatys, kaip nešiojam jo brangius serverius be originalių dėžių. Būsite pasiruošę, kad ne viskas bus lyg ir sklandu, bet stengsimės išvengti didžiausių bėdų, jeigu tik iš anksto susitarsime.

Pradžia: kodij visada prasideda vėluojant?

Kada reikia pradėti planuoti perkraustymą?

Geriausia būtų prieš keturis mėnesius, realiai. Žinau, nenuostabu, kad viskas pradedama planuoti prieš savaitę. Profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai negali vykti per penkias dienas, jei norite išvengti streso. Reikia laiko inventoriui sudaryti, dėžėms užsakyti ir, svarbiausia, pasiruošti dokumentams muitinei. Jei pradėsite vėlai, teks mokėti už skubą, o tai kainuoja dvigubai. Taip pat, nepamirškite, kad reikia suderinti laiką su statybininkais naujame biure, jei ten dar daromi remonto darbai.

Ar jums patys reikia susirūpinti dėžėmis?

Galite patys susirūpinti, bet mes dažniau patiriame, kad klientai perka per mažai arba per minkštas dėžes. Ofiso baldai ir knygos sveria daugiau nei jums atrodo. Geriau, jei mes atvežame standartines, tvirtas perkraustymo dėžes. Jos tinka ir knygoms, ir dokumentams. Be to, tada galite jas tiesiog grąžinti, o ne galvoti, kur dėti šiukšles po to. Vieną kartą klientas bandė įdėti monitorius į mažas prekybos cento dėžes – žinote, kas nutiko po pirmosio pašokimo ant sunkvežimio grindų.

Kas daryti su tuo visku ant stalų?

Tai yra didžiausia problema. Žmonės dažnai palieka viską ant stalų manydami, kad vairuotojai "kažkaip įmes". Neįmes. Jūsų darbuotojai turi susirūpinti asmeniniais daiktais. Profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai prasideda nuo to, kad kiekvienas darbuotojas gauna dėžę ir lipduką. Jei paliksite biuro spaudą ar atvirukus ant stalų, jie gali nukristi arba sumaišyti su kitu šiukšliu. Reikia aiškiai pasakyti komandai: "jei tai jums svarbu – įdėkite į dėžę, jei ne – išmeskite".

Ar reikia sudaryti inventoriaus sąrašą?

Būtina. Be jo nepraeisite nei britų, nei lietuvių muitinės. Sąrašas turi būti bent jau maždaug tikslus – nereikia rašyti "kiekvienos sriegelio", bet turi būti išvardyti brangiausi daiktai: serveriai, spausdintuvai, branduoliniai kompiuteriai. Tą sąrašą reikės mums pateikti kelias dienas prieš išvykimą. Vieną kartą klientas parašė "biuro įranga" – muitininkai sustabdė visą sunkvežimį ir kėsinėjasi atidaryti kiekvieną dėžę. Nenorite tokio scenarijaus.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos susiųsti atskirai, ne su bendru krovininiu sunkvežimiu. Jei turite daug fizinių aktų ar sutarčių, kurios nėra skaitmeninės, pagalvokite apie kurjerių su draudimu. Nors mes ir saugūs, bet krovininio sunkvežimio atidaryti patikrai muitinėje gali būti įdomu. Ir jūs nenorite, kad svetimi žmonės matytų jūsų klientų duomenis. Taip pat, patikrinkite, ar darbuotojai netyčia neįmetė asmeninių banko kortelių į bendras dėžes – tai vyksta dažniau, nei manote.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Galima, ir netgi rekomenduojama, jei norite, kad verslas nestotų. Tačiau tai kainuos brangiau. Vairuotojai ir krovėjai turi poilsio laiką, o savaitgalis yra viršvalandžiai. Jei profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai jums reiškia, kad pirmadienį ryte jau turite dirbti naujoje vietoje, tai verta investicijos. Bet nepamirškite – jei naujasis biuras neleis įeiti savaitgalį dėl saugumo sistemų, viskas bus veltui. Visada patikrinkite prieigą prieš tai.

Muitinė ir „Brexit“ naktmaris

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų išvykstant iš UK?

Taip, tikrai. Nuo 2021-ųjų sausio 1-osios Jungtinė Karalystė tapo trečiąja šalimi. Tai reiškia, kad išvežant daiktus iš Londono, Mančesterio ar bet kurio kito miesto, turi būti pateikta išvežimo deklaracija (EX-1). Be to, negalėsite tiesiog važiuoti. Mums reikės jūsų EORI numerio (jei esate registruota JK įmonė) arba mūsų brokerio paslaugų. Tai užtrunka valandą ar dvi, bet jei dokumentai bus neteisingi, sunkvežimis gali stovėti pasienyje dieną.

Kas nutinka su tais dokumentais atvykus į Lietuvą?

Kai atvykstate į Lietuvą (arba kitą ES šalį), turi būti padaryta importo deklaracija. Jei jūsų įmonė jau turi Lietuvoje filialą arba esate registruotas PVM mokėtojas, tai dažnai galima padaryti su 0% PVM tarifu (vidinis įsigijimas), jeigu tai yra perkėlimas tarp savo padalinių. Bet čia gudriuolių laukas – jei nenurodysite teisingai prekės kodų (HS kodų), muitinė gali priskirti didesnes mokesčių normas. Geriau patikėti tai brokeriui, nei spėlioti patys.

Ar mokėti PVM?

Tai priklauso nuo to, ką pervežate. Jei pervežate turtą, kuris priklauso jūsų lietuviškai įmonei ir jis buvo naudojamas JK, tai dažnai galima taikyti 0% PVM importui (nėra nauja prekė). Tačiau jei pervežate naują įrangą, ką tik nupirktą Londone ir neišpakuotą, tai jums teks sumokėti Lietuvos PVM (21 %) importo mokesčiu. Viskas priklauso nuo to, kaip pateiksite dokumentus. Vien klientas bandė sakyti, kad seni kompiuteriai yra "naudoti techniniai atliekos", kad nemokėtų mokesčių – muitinė juos labai greitai išmokė.

Kas yra T1 dokumentas arba karnetas?

Tai leidimas prekėms judėti tarp šalių be mokesčių mokėjimo kelio metu. Nors perkraustant ofisą dažniau kalbame apie perkėlimą tarp savo padalinių, kartais reikia T1, jei krovinys yra "transitas". Tiesa, pasakysiu tiesiai – su dabartinės situacijos (tarkime, jei reikalavimai pasikeis? (tiksliau – jie keičiasi konstantai) reikia būti atidžiam. Aš asmeniškai visada patariu pasiklausti brokerio, ar jis gali užtikrinti sklandų T1 pravedimą, jei staiga reikės.

Ar gali būti problema su alkoholiu dovanų kambaryje?

Didelė problema. Jei ofise turite "barą" ar sandėliuką su alkoholiu darbuotojams, jo neįtraukite į bendrą profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai planą. Alkoholis yra akcizuojama prekė. Reikia specialių leidimų, labai daug dokumentų ir mokesčių. Paprasčiau jį išgerti arba padovanoti vietinei komandai JK, nei bandyti vežti per Lamanšą. Muitininkai mėgsta rasti butelius tarp dėžių su popieriais – tai garantuotas pasiskaitymas.

Kas daryti, jei sunkvežimį sustabdys inspekcija?

Tai įvyksta. Nereikia panikuoti. Jei turime visus dokumentus – inventorių, deklaracijas, vertės aprašymus – tai tik laiko klausimas. Inspekcija gali trukti valandą, gali trukti keturias. Mes turime patirties su tokiais patikrinimais Doveriuje arba Kalėjuje. Svarbiausia, kad vairuotojas nebūtų išsigandęs ir žinotų, kur dėti dokumentus. Jei dokumentų nėra... tuomet prasideda ilgiausios pokalbiai su telefonu.

Kainos: ar galima ką nors taupyti?

Kiek apytiksliai kainuoja toks reikalas?

Sakykime tiesiai – pigu nebūna. Mažam biurui (10-15 žmonių) su baldais ir technika, profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai gali kainuoti nuo 3 iki 5 tūkstančių svarų, priklausomai nuo atstumo (pvz., iš Londono į Vilnių). Dideliems korporaciniams biurams skaičiai lipa į dešimtis tūkstančių. Į kainą įeina sunkvežimis, krovėjai (2-3 žmonės), dėžės, pakavimo medžiagos ir draudimas. Nepamirškite degalų priemokos, kuri dabar šokinėja kaip nori.

Ar galima pasirinkti tik dalį paslaugų?

Galima. Galite patys supakuoti dėžes, o mes tik atvežame sunkvežimį ir nešame. Tačiau tada už draudimą neatsakome, jei kažkas susilaužo dėl blogo pakavimo. Jei norite taupyti, geriau taupyti ant dėžių (pasidarykite antžemines), bet ant vairuotojų ir technikos kėlimo – ne. Patyręs vairuotojas su „stoliukais“ (liftais) padarys darbą greitai, o jūsų IT specialistas gali nukristi su spausdintuvu laiptais ir tai kainuos brangiau nei paslauga.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Atstumas ir svoris. Kuo toliau į Škotiją ar Velsą esate, tuo brangiau. Taip pat, jei įrenginėte biurą penktame aukšte be lifto – tada mokėsite už kiekvieną nuliptą laiptą. O dar yra taip vadinamas "prieigos mokestis" (congestion charge) Londone, jei ten turime važiuoti. Ir žinoma, muitinės brokerio paslaugos, jei jų nėra įskaičiuotos. Viską reikia klausti iš anksto, kad gautumėte fiksuotą kainą, o ne valandinį.

Ar verta imti draudimą?

Be abejo. Tai ne klausimas, ar verta, o kiek. Standartinis draudimas dengia tik keliasdešimt svarų už kilogramą. Jei vežate brangius serverius ar meno kūrinius, reikia specialios draudimo polisės. Vieną kartą klientas atsisakė draudimo, norėdamas sutaupyti 50 svarų – sunkvežimiu patyręs smūgį nuo kitos mašinos greitkelyje. Buvo labai liūdna kalbėtis apie atsakomybę.

Ar imama užstatas?

Dažniausiai taip, ypač jei tai didelis projektas arba jei dirbame pirmą kartą. Užstatas užtikrina, kad mums bus sumokėta už atliktą darbą, o jūs neatsisakysite savo daiktų atvykus į vietą. Įprasta praktika – 30-50 % avansas, likutį mokate gavus prekes. Tai apsauga ir jums, ir mums. Žinau, kad kai kurie nemoka, kol viską nepatikrins, bet mums reikia apmokėti degalus ir vairuotojus.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Tik jei jūsų elgesys keičiasi. Pavyzdžiui, jei sakėte, kad dėžių bus 30, o jų pasirodo 80, vairuotojui teks laukti, kol viskas užpakavama – tai laukimo mokestis. Arba jei naujas biuras nepritaikytas priimti sunkvežimio, ir teks perkrauti į mažesnį mikroautobusą (shuttle). Tada kaina šokteli. Mes visada stengiamės įspėti apie tokius rizikus, bet kartais klientai netyčia pamiršta paminėti, kad jų gatvė – pėsčiųjų zona.

Technika, baldai ir kita įranga

Kaip vežti serverius?

Jūsų IT vadovas turėtų juos išjungti ir išmontuoti iš stovų. Geriausia, jei serveriai būtų originaliose pakuotėse. Jei jų nebėra – turime suformuoti specialias medines dėžes su putomis. Niekada neleiskite krovėjams nešti serverių rankomis už ventiliatoriaus arba laidų. Profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai reiškia, kad technika atvyksta veikianti, o ne kaip metalo laužas. Ir prašom, atsarginius diskus (backup) vežkite su savimi rankiniame bagaže, o ne sunkvežimyje.

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, darome. Stalus, spinteles, sekcijas – viską išmontuojame. Svarbiausia – sraigtus ir detalės dedame į pažymėtas maišelius ir priklijujame prie to baldo, kuriam jie priklauso. Niekada nerašykite tiesiog "baldo detalės", nes tada surinkimas užtruks amžinai. Būna, kad klientai patys bando išsiršti senuosius IKEA spinteles – geriau palikite mums, arba jos sugrus pervežimo metu.

Kaip su seifais?

Seifai – tai našta. Jei seifas mažas, jį galima nešti. Jei didelis, turi būti ištuštintas ir numestas ant grindų. Kartais reikia specialių keltuvų. Jei turite didelį seifą, praneškite iš anksto, nes standartinis krovėjas jo neišneš. Ir prašom, išimkite pinigus ir dokumentus iš seifo prieš mus atvykstant. Mes neatsakome už jūsų verslo slaptumus, jei seifas atsitrenks į duris.

Ar vežiate augalus?

Galime, bet nešiu atsakomybę. Augalai šaltame sunkvežimyje gali užšalti, o karštame – išdegti. Be to, augalams reikia fitosanitarijos pažymos, jei juos vežate į ES (nors biuro augalams dažnai daroma išlyga, bet geriau pasitikrinti). Vieną kartą vežėme didelę palmę, kuri nukrito vairuotojui staigiai stabdant – buvo daug lapų ir liūdesnio. Geriau juos palikti kolegoms dovanai JK ir nusipirkti naujus Lietuvoje.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Jei turite senų baldų, kurias norite išmesti, mes galime juos nuvežti į perdirbimo centrą JK prieš išvykdami. Tačiau tai papildoma paslauga. Negalima tiesiog užmesti senųjų stalų ant gatvės prieš biurą – Londono savivaldybės baudos yra labai aštrios. Susitarkite dėl "šlamšto" pašalinimo iš anksto. Tai padarys profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai ir tvarkingai, be nusivylimų paskutinę minutę.

Ar saugu vežti vitrinas ir stiklus?

Stiklas yra pačios didžiausios galvos skausmo. Vitrinas reikia apvynioti storu burbulių plėvele ir padėti į specialias kėdes. Mes įrašome "Stiklas / Fragile" ant kiekvienos dėžės. Bet turiu pasakyti – net ir geriausiai užpakavus stiklą, jis gali sužlūžti nuo vibracijos kelyje. Jei turite labai brangias vitrinas, geriau jas išmontuoti ir vežti atskirai. Arba labai gerai apdrausti.

Rizikos ir problemos, su kuriomis susiduriame

Kas dažniausiai dingsta?

Smulkmenos. Patalpės, poveržlės, ilgiajai laidai. Darbuotojai juos dažnai palieka stalų stalčiuose arba užmeta į šiukšliadėžę paskutinę minutę. Patariu prieš išvykimą padaryti "rundą" ir viską susirinkti. Vieną kartą dingno visai biuro "master key" raktas – klientui teko keisti spynas visame biure. Nenusipirksite naujų raktų JK – jie Lietuvoje netiks.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis?

Tai reta, bet įvyksta. Tada mes skubiai išsiunčiame pagalbinį transportą. Jūsų krovinys gali šiek tiek pavėluoti. Tokiu atveju mes visada informuojame. Jei dėl to pavėluosite biuro atidarymo vakarą... na, tai nepasakykiau, kad mūsų kaltė, bet stengiamės padaryti viską, kad būtų greita. Turime draudžiančiąją techniką, bet ji ne visada po ranka.

Ar gali būti, kad vairuotojas tiesiog neatvyksta?

Su mumis – ne, nes dirbame su patikimais subrangovais. Bet rinkoje toks dalykas būna. Yra "piplaineriai", kurie pažada pigiai, paima avansą ir dingia. Todėl ieškokite kompanijos su adresu, istorija ir atsiliepimais. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa – tai greičiausiai apgavystė. Mums patiko, kai klientas skambino ir klausė, ar mes egzistuojame tikrai.

Kaip elgtis, jei naujasis biuras nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvyksta sunkvežimis, o statybininkai dar teplauni grindis. Tokiu atveju mums tenka laukti. Jei laukimas trumpas (valanda), paprastai nereikalaujame papildomo mokesčio. Jei tenka stovėti pusę dienos – tada kalbame apie kompensaciją. Geriausiai derėkis dėl laiko su statybininkais. Nenorime, kad jūsų brangios dėžės stovėtų kieme lietuje arba saulėkaitoje.

Ar yra kokių nors draudžiamų daiktų?

Degalai, sprogmenys, ginklai (be leidimų), gyvūnai (be specialios transporto priemonės), kenksmingi cheminiai preparatai. Taip pat, nerekomenduojame vežti maisto produktų, jei tai nėra hermetiškai uždaryta. Muitinė gali uždelsi tokią siuntą dėl sanitarijos tikrinimų. Profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai neapima jūsų asmeninio maisto atsargų.

Kas daro didžiausią stresą klientams?

Nežinojumas. Klientai nervinasi, kur yra jų daiktai. Todėl mes siūlome GPS sekimą. Galite matyti, kur yra jūsų sunkvežimis realiu laiku. Tai ramina. Vienas klientas telefonu skambino kas dvi valandas, klausdamas, ar jau perėjome Lamanšą. Po kelių dienų jis jau žinojo, kur mes esame, geriau nei mūsų dispečeris.

Galutiniai patarimai ir išvados

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – pasitikėjimas ir planavimas. Profesionalus ofiso perkraustymas iš UK efektyviai nėra tik apie fizinį pernešimą, tai apie logistikos sprendimus, dokumentų tvarkymą ir gebėjimą reaguoti į nepageidaujamus nenuostatumus. Nėra idealios kelionės, bet yra tokios, kurios baigiasi sėkmingai, jei turite gerą partnerį šiojeje pusiaje. Pasiruoškite, kad kils problemų, bet jos bus išsprendžiamos. Svarbiausia – išlaikykite ryšį su vadybininku ir būkite sąžiningi dėl to, ką turite pervežti. Tada ir mes galėsime padaryti savo darbą geriausia įmanomu būdu, o jūsų verslas patirs kuo mažiau trukdžių.