Profesionalus biuro persikraustymas į Angliją: efektyvus planavimas ir logistikos subtilybės

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – teisingas planavimas pusės darbo atlieka. Kai kalbame apie profesionalų biuro persikraustymą į Angliją, čia ne tiesiog baldų įkėlimas į vagoną. Anglija po „Brexit“ tapo dar sudėtingesnė, muitinės procedūros pasikeitė, o keliai – vis tiek tokie patys siauri. Dažnai klientai galvoja, kad viskas vyks kaip pasakėje: susirinkome ir nuvažiavome. Tačiau realybėje be detalaus plano Jums gali tekti brangiai apsimokėti už uždelstą laiką ar netgi neišvežtus įrengimus. Štai kodėl reikia žinoti, į ką sutinkate, pasirašydami sutartį su vežėjais.

Dokumentai, muitinė ir tas geras „Brexit“

Ar reikia EORI kodo, jei keliame į Londoną?

Na, trumpai sakant – taip, beveik visada reikia. Jei Jūsų įmonė registruota Lietuvoje ir siunčiate daiktus (netgi savus baldus į naują biurą), tai techniskai vadinama eksportu ir vėliau importu. Be EORI numerio muitinės Anglijoje tiesiog neleis Jums praleisti krovinio. Buvau atvejų, kai vairuotojas stovėjo prie sienos su ginklu (o ne, su muitininku) tris dienas, nes klientas nesugebėjo laiku pateikti to kodo. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto, tai padaryti elektroniniu būdu nesudėtinga, bet užtrunka kelias dienas.

Kas dėl VAT (PVM) mokesčių persikraustant biurui?

Čia visada yra painu. Jei tai yra nuolatinis perkėlimas (t. y. Jūs uždarote biurą Vilniuje ir atidarysite naują Londoną ar Mančesteryje), dažnai galima taikyti nulinį PVM tarifą importui. Bet čia yra „kiekis“ apribojimas, turi būti įrodyta, kad tai ne pirkimai-pardavimai, o tiesiog perkėlimas. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasikalbėti su buhalteriu, nes paskutinį kartą vienas klientas bandė taip „išsisukti“ su technika, ir muitinei tai nepatiko. Teko mokėti pilną PVM, kas pakirto biudžetą.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne tik kompiuterius, bet ir monitorius, netgi senius spausdintuvus, jei juos vežate kaip įrangą. Anglijos muitinė labai griežta dėl elektronikos serijinių numerių. Geriausia turėti detalią inventoriaus sąrašą su serijiniais numeriais (SN kodais). Viena kartą, dar prieš penkerius metus, vairuotojas užmiršo užpildyti vieną lapelį dėl serverio, ir visa mašina buvo nužiūrėta iki paskutinio varžto. Pasirodo, jei nėra deklaracijos, gali būti įtarimas dėl vagystės ar netinkamo importo.

Kas dėl draudimo – jis apima ir muitinės delay (uždelstį)?

Standartinis „Cargo“ draudimas dažnai neapima tokio dalyko kaip „delay“ (uždelstimas), t. y. jei krovinys stovi muitinėje, draudimas negali mokėti už laiko praradimą, tik dėl fizinio sugadinimo. Jei profesionalus biuro persikraustymas į Angliją Jums svarbus dėl terminų, būtinai klauskite apie „Financial Loss“ draudimą. Nors jis kainuoja brangiau, bet jei Jūsų komanda negali dirbti savaitę dėl to, kad baldai stovi Doverio uoste, tai gali padėti padengti nuostolius.

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms?

Taip, galite, bet tai atskira kategorija. Jei į biurą vežote „sandėliuką“ progoms, tai reikės deklaruoti kaip prekes ir mokėti akcizus. Anglijoje alkoholio mokesčiai (Excise Duty) yra gan dideli. Vieni klientai bandė įšaldyti kelis dešimtį butelių kaip asmeninius daiktus, tačiau muitininkai to nepriima, jei mato, kad tai įmonės siunta. Geriau tuo nebandyti „lupti“, nes baudos didelės.

Ką daryti, jei prarandu CMR sąskaitą faktūrą?

CMR – tai svarbiausias dokumentas vairuotojui. Jei prarandate originalą, tai didelė bėda, nes be jo negalima padaryti pretenzijos, jei kažkas sugenda. (Aš vieną kartą pamiršau padaryti kopiją sau, tai teko ilgai prašyti vairuotojo nufotografuoti). Dabar visada rekomenduoju daryti nuotraukas iš karto, kai vairuotojas atvyksta pas Jus į biurą pakrauti.

Logistika: keliai, keltai ir „angliški“ ypatumai

Kiek laiko užtrunka nuvežti daiktus iki Londono?

Teoriškai, jei važiuojate be sustojimų, tai apie 24–30 valandų priklausomai nuo maršruto (per Brūselį arba tiesiai į Kalė). Tačiau realybėje, ypač su dideliu krovininiu automobiliu, tai trunka ilgiau. Reikėtų numatyti 2–3 dienas nuo išvykimo iki pristatymo į gatvę Anglijoje. Beje, neprirašykite adresą tiesiog „London“, nurodykite pašto kodą, nes be jo GPS tiesiog „nuplyš“. (Čia turiu omenyje, kad Londonas yra milžiniškas).

Ar geriau važiuoti per Eurotunelį ar keltu?

Abu būdai turi savų privalumų ir trūkumų. Keltas (Dover-Calais) dažnai brangesnis, bet suteikia laiko pailsėti vairuotojui, kai laivas plaukia. Eurotunelis greitesnis, bet ten reikia stovėti eilėje po ilgos kelionės, kas gali būti pavojingu dėl mieguistumo. Asmeniškai dažniau renkuosi keltą, nes yra mažiau ribojimų dėl kai kurių krovinių (pavyzdžiui, kai kurių degiųjų medžiagų, nors biure jų neturėtų būti).

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigs spūstyje M25 žiede?

M25 žiedas aplink Londoną yra legenda... blogo prasme. Ten spūstys būna net vidurnaktį. Jei Jums profesionalus biuro persikraustymas į Angliją numatytas darbo dieną, o vairuotojas užstrigs, gali tekti keisti planus. Geriau numatyti pristatymą anksčiau arba vėliau, nei bandyti įsibrauti į miestą aštuonių ryto piko metu. Kartais teks net apmokėti vairuotojo poilsio valandas, jei jis viršija vairavimo laiko limitą dėl spūsčių.

Ar galima užsakyti „liftą“ su kranu Anglijoje?

Taip, bet tai kainuoja labai daugiau nei Lietuvoje. Angliški „HIAB“ kranai ir sukelėjai yra brangūs, ir jų reikia užsakyti labai iš anksto. Jei Jūsų biuras yra antrame ar trečiame aukšte be lifto, arba jei liftas per mažas, tai tikrai reikės apgalvoti išorinį kėlimą. Nepamirškite, kad Anglijoje dažnai yra griežti apribojimai dėl stovėjimo centre, tad leidimas pastatyti kelinę su kranu gali būti problema.

Ar sunku sužinoti tikslią kainą už pristatymą „prie durų“?

Sunku, jei nepateiksite tikslaus adreso ir pašto kodų. Londone yra vietų, į kurias sunku patekti dideliu sunkvežimiu (t.y. 18 tonų sunkvežimiui). Ten gali tekti naudoti mažesnį automobilį (7,5 t), kuris turi „perkrauti“ daiktus iš didelės mašinos. Tai vadinasi „transhipment“ ir tai papildomai kainuoja. Visada geriau nufotografuoti gatvę iš anksto ir nusiųsti vadybininkui.

Kas dėl ULEZ zonos Londone?

Tai labai svarbu dabar. ULEZ (Ultra Low Emission Zone) zona dabar apima beveik visą Londoną. Jei Jūsų krovininis automobilis neatitinka emisijų standartų (Euro VI), dienos mokestis gali siekti 100 svarų ar daugiau. Jei įmonė veža senais sunkvežimiais, tai gali būti nemalonus siurprizas Jūsų sąskaitoje. Būtinai klauskite, ar automobilis yra „Euro 6“ ir ar apmokėtas ULEZ mokestis.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Anglijoje vagystės iš sunkvežimių, deja, nėra retas reiškinys, ypač stovint autoparkuose ar net poilsio vietose. Profesionalios įmonės turi apsaugą, bet geriau ne rizikuoti. Jei maršrutas ilgas, reikėtų numatyti stovėjimą saugiuose, sargybomis apsaugotuose parkuose. Niekada nepalikite mašinos su įkrauta brangia technika priešais pigų viešbutį netoli Birminghamo.

Pakavimas, baldai ir technika

Kaip supakuoti serverius? Ar gali juos padaryti „mūsų IT žmogus“?

IT specialistai puikiai sužino, kaip uždaryti „Windows“, bet dažnai nesupranta, kas yra fizinis smūgis. Serveriai turi būti išjungti pagal instrukciją (shutdown), o ne tiesiog ištrauktias iš lizdo. Tada reikia išimti diskus (jei įmanoma) arba užtvirtinti juos viduje. Geriausia tai padaryti specialiuose dėžėse su „anti-static“ (statinės įtankos) medžiaga. Nebūkite herojai ir leiskite profesionaliams tai supakuoti, viena netinkama dėžė gali kainuoti tūkstančius.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Ne visada, bet didžiąją dalį – taip. Stalus, didžiules spintas, sekcijas – viską reikia išardyti, ne tiek dėl vietos mašinoje, kiek dėl to, kad ne susilūžtų per kelionės bangas. Angliški keliai yra gan grubūs. Vienas klientas bandė vežti surinktą stiklinę vitriną be išmontavimo... nu va, atvyko trys dalys. (Na, gal dvi su puse). Geriau įsigyti gerą montuotoją Anglijoje, kuris viską vėl surinks.

Ką daryti su smulkmenomis – spalvomis, popieriais?

Smulkmenos yra blogiausias darbas. Jos dingsta, maišosi. Būtinai naudokite mažas dėžutes su etiketėmis: „Pirkimų skyrius“, „Vadyba“, „Virtuvė“. Niekad nemaisykite vienos skyriaus daiktų su kito. Aš mačiau, kaip vienoje dėžėje buvo ir buhalterijos dokumentai, ir virtuvės arbatiniai. Sunku vėliau rasti reikiamus dalykus. Profesionalus biuro persikraustymas į Angliją reikalauja, kad kiekviena dėžėturėtų savo numerį ir sąrašą.

Ar galima veži atviras dėžes?

Nerekomenduoju. Net jei tai tik popieriai. Kelias yra dulkingas, drėgnas (ypač Škotijoje ar Velse), o keltuose gali būti drėgmės. Visos dėžės turi būti uždarytos, o geriausia užlijuotos. Jei dėžė atsidaro, turinys gali iškristi, o tada niekas neatsakys už dingusius sutartis.

Kaip apsaugoti grindų dangas pervežimo metu?

Kai atvykstate į naują biurą Anglijoje, ten dar gali būti statybos liekanos arba tiesiog švarios grindys. Reikia pasirūpinti apsauginėmis pledais (koridoriams, liftams). Anglijos nuomininkai dažnai yra labai reiklūs dėl galinės būklės (check-out inventory). Jei sužalosite grindinę nešdami stalą, depozitas gali neišeiti.

Ar reikia pažymėti dėžes „FRAGILE“?

Taip, bet ne visos. Jei kiekvieną dėžę užrašysite „trapi“, vairuotojas nustos to dėmesio. Rašykite tik ten, kur tikrai reikia – monitoriai, serveriai, vaizdo projektoriai, meno kūriniai (jei juos vežate). Knygų dėžėms nereikia to užrašo, jos ir taip atsparios.

Kas dėl biuro augalų?

Augalus į Angliją vežti galima, bet turi būti tikrinama, ar jie nėra kenkėjų apkrėsti. Dirvožemio tūris taip pat gali būti ribojamas. Be to, augalams ilgas važiavimas be šviesos gali būti mirtinas. Jei turite brangų „Ficus“ ar didelę palmę, geriau jį palikti čia arba duoti kažkam, o Anglijoje nusipirkti naują. Jie jau ten pritaikyti prie oro (o jis ten drėgnas).

Organizacija ir žmonės

Kada pradėti planuoti persikraustymą?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – 3 mėnesiai. Tuo tarpu, jei tai profesionalus biuro persikraustymas į Angliją, reikia laiko dokumentams, technikos išmontavimui ir pačiam logistikos planavimui. Vieni klientai skambino savaitę prieš išvykimą... tikrai nerekomenduoju. Tada kainos šokauja į dangų, o kokybės nėra.

Ar reikia susitarti dėl vietos prie įėjimo Anglijoje?

Absoliučiai taip. Anglijoje labai griežtos taisyklės dėl stovėjimo ant „kelia“ (pavojingas statymas). Jei reikės uždaryti gatvės juostą arba įvažiavimą, reikia gauti leidimą iš vietos tarybos (council). Tai kainuoja, bet be to gali ateiti „Traffic Warden“ ir duoti baudą, o mašina bus nutempta.

Kaip organizuoti darbuotojus?

Jei persikraustote su komanda, reikia jiems aiškiai pasakyti, ką daryti. Kiekvienas darbuotojas turi susirūpinti savo darbo stalą (asmeniniai daiktai). Negalima tikėtis, kad vadybininkas iš Lietuvos žinos, kur dėti Jūsų šeimos nuotrauką ar mėgstamą puodelį. Asmeniniai daiktai turi būti supakuoti atskirai.

Kas dėl interneto ir telefonijos Anglijoje?

Tai nėra mūsų (pervežėjų) darbas, bet svarbu. Užsakykite ryšį iš anksto, kadangi Anglijoje laukiama jungimo gali trukti savaitęmis. Be interneto biuras nebebiuras. Pasidarykite planą „B“, pavyzdžiui, mobiliuosius routerius arba laikiną ryšį.

Ar reikia vertybių sąrašo draudimui?

Taip, jei turite brangios technikos ar baldų. Draudikai reikalauja inventoriaus su vertėmis. Neklauskite manęs, kodėl taip, tiesiog tokia taisyklės. Be to, jei kas dingsta kelyje, turėsite įrodymus, ką praradote, o ne tik pasakysite „buvo daug visko“.

Ką daryti, jei dėžės atkeliauja sugadintos?

Pirmiausia – nufotografuokite sugadinimą neatsiųsdami dėžės. Tada nedelsiant praneškite vairuotojui arba mūsų vadybininkui. Kiekvienoje geroje sutartyje turi būti nurodyta, per kiek laiko reikia padaryti pretenziją (paprastai 7 dienos). Negalima laukti mėnesio, tada niekas nepadės.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, dažnai darbuotojai nori pavėžti ir savo daiktų (dviračius, skių). Tai įmanoma, jei yra vietos, bet turi būti atskirai deklaruojama. Muitinė gali klausti, kodėl įmonės krovininyje yra asmeninės lazdos. Geriau tai sudėti į atskirą dėžę su sąrašu „Asmeniniai daiktai, ne įmonės nuosavybė“.

Kas atsitinka, jei užstrigsame muitinėje dėl klaidos?

Tada reikės mokėti laikomojo sandėlio mokestį (storage fee). Anglijoje jie gana agresyvūs dėl mokesčių. Jei klaida Jūsų (trūksta dokumento), mokėsite Jūs. Jei mūsų (blogai užpildėme), mokėsime mes. Bet visada tai laiko nuostolis, todėl tikriname visus dokumentus du kartus. (Nors ir tada kartais nutinka klaidų, mes žmonės).

Ar galima sujungti persikraustymą su atostogomis?

Daugelis klientų bando taip padaryti – važiuoja su mašina, o paskui išsiskirsto. Tačiau profesionalus biuro persikraustymas į Angliją nėra atostogos. Vairuotojas turi poilsio režimą, o Jums teks spręsti problemas galoje. Geriau atskirti darbą ir poilsį, išskyrus atvejus, kai įmonė moka už viską ir Jums nereikia juo rūpintis.

Kaip atsisiskaityti už paslaugas?

Įprasta – 50% avansas, likęs 50% – kai krovinys parvyksta į vietą arba prieš išvykimą. Dėl didelių projektų gali būti skirtingos sąlygos. Nerekomenduoju mokėti viską iš karto, jei nežinote įmonės reputacijos. Nors su mumis dirbame 20 metų, bet rinkoje yra ir keletas „juodųjų avis“.

Kas dėl šiukšlių išvežimo iš seno biuro?

Tai papildoma paslauga, vadinama „waste removal“. Anglijoje labai griežtos šiukšlių rūšiavimo taisyklės. Negalima tiesiog visko mesti į vieną konteinerį. Jei reikia atsikratyti senių baldų, tai kainuoja, nes ten taikomas mokesčias už šiukšlių išvežimą (landfill tax). Planuokite tai biudžete.

Ar reikia sandėlio Anglijoje prieš įsikraunant į biurą?

Kai kurie biurai Anglijoje yra maži, arba prieš tai dar vyksta remontai. Tada tikrai reikia laikinojo sandėlio (Self-storage). Tai papildomi kaštai, bet leidžia neišsiųsti daiktų atgal į Lietuvą. Galima susitarti, kad mūsų vairuotojas tiesiai išveš į tą sandėlį.

Ką daryti, jei pirmą dieną visko nepavyksta suarchyvuoti?

Nebūkite panikuje. Tai normalu. Dažnai technika reikalauja ilgesnio laiko. Svarbiausia, kad dokumentai ir pagrindiniai kompiuteriai būtų pasiekiami. Likusią dalį galima baigti antrą dieną arba savaitgalį, jei leidžia nuoma.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus?

Jei turite du stalus ir keturis kėdes – galit vežti patys. Jei turite 50 darbuotojų biurą, serverinę ir brangią techniką – tikrai verta. Kaina, kurią sumokate už ramybę ir garantijas, negali būti lyginama su nervų išsekdavimu kelyje arba sugadintu 20 tūkst. vertingu serveriu. Mano 20 metų patirtis rodo, taupant ant pervežimo, dažniausiai galiau galva.

Apibendrinant

Viskas su tuo persikraustymu atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėsite planuoti. Svarbiausia – neikšioti į aštrias detales, o pasikliauti tiems, kurie tai daro kasdien. Profesionalus biuro persikraustymas į Angliją gali būti sklandžios proceso dalis, jei iš anksto pasirūpinsite dokumentais ir aiškiai suprasite, ką norite gauti gale. Naudokitės patirtimi, ne klaidomis, ir viskas gerai nueis. Sėkmės naujajame biure!