Profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją

Įvadas

Profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją nėra tik „pakrovėm stalus ir važiavom“. Čia reikia žiūrėti į inventorizaciją, IT įrangą, muitinę, draudimą, liftų rezervacijas, parkavimo leidimus, darbo valandas ir dar tūkstantį smulkmenų. Todėl profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo plano. Jei viskas daroma su visom patogumam, kainos greitai lipa, bet bent jau ryte neieškote serverio dėžės Nr. 17. Pradėkite nuo inventorizacijos, tada jau matysite realų darbų kiekį.

DUK

Profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją: pirmas planas

Ar verta pradėti nuo sąmatos, ar galima tiesiog klausti „kiek kainuos“?

Be sąmatos bus chaosas, nes biuro perkėlimas į Angliją turi per daug kintamųjų. Reikia žinoti, kiek stalų, kėdžių, monitorių, spintelių, dokumentų, serverių ir asmeninių daiktų juda. Kaina gali būti 2 500–4 000 € mažam biurui arba 8 000–20 000 € didesniam ofisui. Jei kas nors meta skaičių be inventoriaus, aš įtariau. Normalu, kad sąmata keičiasi, bet bent karkasas turi būti.

Kiek laiko reikia planuoti perkėlimą iš Lietuvos į Angliją?

Sąžiningai? Geriausia turėti 4–8 savaites. Mažą biurą galima sutvarkyti per 2–3 savaites, bet tada visi nervinasi. Reikia laiko išrinkti baldus, supakuoti IT įrangą, paruošti eksporto dokumentus, sutarti su Anglijos puse dėl iškrovimo lango. Londonas, Manchesteris ar Birmingham dažnai reikalauja parkavimo rezervacijų. Jei viską darote penktadienį iki pirmadienio, rizika šoka aukštyn.

Kodėl kaina kartais šokinėja net po preliminaraus pasiūlymo?

Nes klientas prisimena „dar tas tris spintas“ trečiadienį 22:00. Arba paaiškėja, kad monitorių ne 14, o 36. Kartais liftas Londono biure leidžiamas tik nuo 18:00 iki 21:00, o tai reiškia papildomas valandas. Gali tekti pirkti apsauginę plėvelę, dėžes, etiketes, specialius maišus kabeliams. Yra įmonių, kurios pasiūlo labai gražią kainą, o tada pradeda „atrasti“ papildomus mokesčius. Tai nepatogu, bet realu.

Ar pigiau vežti viską kartu, nei siųsti dalimis?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Jei turite 20–30 darbo vietų, pilnas krovininis automobilis dažnai išeina racionaliau. Jei vežate tik kelis stalus ir dešimt dėžių, gali būti pigiau naudoti dalinį krovinį arba kurjerinę liniją. Reikia žiūrėti ne tik į transportą, bet ir į muitinės formalumus. Kartais viena maža siunta su dokumentų trūkumu kainuoja daugiau nervų nei visa partija.

Kas dažniausiai pamirštama sąmatoje?

Pirmiausia pamirštamas laikas. Žmonės suskaičiuoja baldus, bet pamiršta, kad reikia išjungti kompiuterius, nužymėti kabelius, ištuštinti stalčius, paruošti rakto korteles. Dar pamirštamas draudimas, pakavimo medžiagos, laikinas sandėliavimas, jei Anglijoje ofisas dar nėra paruoštas. Kartais pamirštama, kad darbuotojai turės asmeninių daiktų. Ir taip, kava Anglijoje brangi, bet ne apie tai čia.

Inventorizacija ir pakavimas: baldai, dėžės, IT įranga

Kaip parengti inventorių, kad perkraustytojai nesuklystų?

Inventorius turi būti nuobodus, bet tikslus. Pavyzdžiui: 18 stalų, 22 kėdės, 6 spintos, 14 monitorių, 2 kavos aparatai, 4 dėžės archyvo. Gerai, jei kiekvienas daiktas turi numerį arba zoną. Aš mėgstu paprastą sistemą: kambarys, numeris, turinys. Jei Bristolio sandėlyje randate dėžę „miscellaneous“, tai jau blogas ženklas. Normalu, kad bus smulkmenų, bet chaosas turi būti kontroliuojamas.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Taip, ir ne tik žymėti, bet žymėti taip, kad suprastų abu galai. Ant dėžės rašykite: biurą, kambarį, numerį, turinį, prioritetą. Pavyzdžiui: „London Office, IT Room, Box 12, server accessories, urgent“. Jei dėžėje dokumentai, geriau rašyti „finance archive“, ne „popieriai“. Po 40 dėžių visi pradeda galvoti, kad atsimins. Neatmins. Bent jau aš neatsimenu.

Ką daryti su senais baldais, kurių nenorite vežti?

Pirmiausia nuspręskite, ar jie tikrai seni, ar tik atrodo seni po penkių kavos lėlių. Jei baldai geri, galima juos parduoti, paaukoti arba palikti dabartiniame ofise naujam nuomininkui. Jei vežate į Angliją sugedusius baldus, mokėsite už orą ir riziką. Kartais pigiau nusipirkti naujų stalų vietoje nei remontuoti senus. Bet sentimentalūs direktoriaus kėdės atvejai pasitaiko, su jais neginčiju.

Ar pakavimas turi būti toks pats kaip namų perkraustyme?

Ne, biuro pakavimas turi būti greitesnis ir labiau sisteminis. Namuose dėžę galima atidaryti po savaitės. Biure monitorius, klaviatūra, pelė, dokas ir kabeliai turi susitikti vėl tame pačiame stale. Reikia etikečių, spalvų, numerių. IT įranga pakuojama atsargiau nei foteliai. Dokumentai turi būti dėžėse, ne maišuose, nes maišai plyšta ir visi tada vaidina detektyvus.

Kiek dėžių reikia vienam darbuotojui?

Paprastai 2–4 dėžės vienam darbuotojui, jei kalbame apie asmeninius daiktus ir dokumentus. Jei žmogus turi daug archyvo, gali būti 6–8. Kompiuterio įranga dažniausiai pakuojama atskirai, nes reikia apsaugoti monitorius, laidus ir adapterius. Gerai prieš perkėlimą duoti darbuotojams instrukciją: kas pakuojama, kas ne, kada stalčiai turi būti tušti. Be to, Anglijoje naujame ofise ne visi turės vietas pirmą dieną.

IT, serveriai ir biuro įranga be panikos

Ar serverius galima vežti paprastu sunkvežimiu?

Techniškai galima, bet aš taip nedaryčiau be plano. Serveriai nemėgsta drėgmės, smūgių, staigių temperatūrų pokyčių ir „na gerai, kažkaip įdėsim“. Jei įranga brangi, reikia specialaus pakavimo, galbūt oro pagalvių, antistatinės apsaugos. Kartais geriau duomenis perkelti į debesį arba nuotoliniu būdu, o geležį vežti kaip atsarginį variantą. Nežinau 100% jūsų infrastruktūros, todėl čia IT žmogus privalo sėdėti prie stalo.

Kas atsako už kompiuterius ir monitorius perkraustymo metu?

Atsakomybė turi būti parašyta sutartyje, ne pasakyta telefonu. Perkraustytojai atsako už tai, ką paima, pakuoja, veža ir pristato, bet tik iki sutartų ribų. Jei monitorius buvo įskilęs prieš kelionę ir niekas to nefotografavo, prasideda nemalonūs pokalbiai. Todėl prieš pakrovimą reikia nuotraukų, inventorizacijos ir žalos fiksavimo tvarkos. Draudimas padeda, bet ne visada padengia visą rinkos kainą.

Ar reikalingas laikinas IT išjungimas?

Dažniausiai taip, bent trumpas. Reikia žinoti, kada stabdomi serveriai, kas išjungia tinklo įrangą, kas pažymi laidus. Jei to nepadarysite, Londone kas nors stovės prie krūvos kabelių ir keiks visus lietuvius. Gerai turėti IT specialistą abiejuose galuose: išvykimo biure ir atvykimo biure. Planas gali būti paprastas, bet jis privalo egzistuoti. Net jei tai tik lentelė su numeriais.

Ar galima perkelti kavos aparatą, spausdintuvus ir kitą smulkmeną?

Galima, tik kai kurie daiktai reikalauja iš anksto pasiruošti. Kavos aparatas turi būti išjungtas, atjungtas, išvalytas ir be vandens. Spausdintuvuose geriau išimti kasetes arba jas fiksuoti, kad neišsiteptų visko. Mikrobnės, šaldytuvai, seifai, augalai – viskas turi savo istoriją. Kartais klientas sako „tik mažas daiktas“, o tas daiktas sveria 80 kg. Todėl inventorizacija vėlgi gelbsti.

Ar baldų išrinkimas ir surinkimas įeina į paslaugą?

Gera paslauga turėtų įeiti, bet reikia tai patvirtinti. Kai kurie biurų stalai išsirenka lengvai, kiti atrodo kaip galvosūkis be instrukcijos. Kėdes galima iš dalies išardyti, kad užimtų mažiau vietos. Spintos, recepcijos zonos, konferencijų stalai dažnai reikalauja įrankių ir žmonių. Jei Anglijoje naujame ofise reikia viską pastatyti iki pirmadienio ryto, darbo valandos ir montuotojų skaičius tampa labai svarbūs.

Profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją: muitinė, PVM, CMR

Kokie dokumentai būtini vežant biurą iš Lietuvos į Angliją?

Bent jau reikia komercinės sąskaitos arba pro forma sąskaitos, pakuočių sąrašo, CMR važtaraščio, prekių aprašymo, HS kodų ir eksporto deklaracijos. Jei vežama naudota biuro įranga, svarbu parodyti vertę, net jei ji simbolinė. Muitinė nemėgsta frazės „used office stuff“. Dokumentai turi sutapti su tuo, kas fiziškai yra sunkvežimyje. Jei sąraše 12 kėdžių, o važiuoja 18, prasideda klausimai.

Ar po „Brexit“ reikia muitinės deklaracijų?

Taip, Anglija jau nėra ES muitų teritorijoje, todėl formalumai yra realūs. Tai nėra tas atvejis, kai sunkvežimis tiesiog pravažiuoja Doverį ir visi dainuoja. Reikia eksporto ir importo procedūrų, priklausomai nuo sąlygų. Kartais naudojamas tranzitas, kartais deklaracija ruošiama iš anksto. (Pataisau: ne leidimas, o EORI/IVMS numeris, jei vežama komerciniu būdu.) Blogiausia, kai dokumentai ruošiami paskutinę minutę.

Kas yra EORI ir kam jis rūpi?

EORI yra identifikacijos numeris muitinės operacijoms. Jei įmonė eksportuoja iš Lietuvos, dažniausiai reikia ES EORI. Anglų importuojančiai pusei paprastai reikia GB EORI. Kam tai rūpi? Muitinės brokeriui, vežėjui ir jums, kai kažkas stringa. Be numerių deklaracijos normaliai nejuda. Tai nėra gražu, bet taip veikia tarptautinis pervežimas po Brexit. Geriau sutvarkyti anksčiau nei aiškintis uoste.

Ar PVM mokamas Anglijoje perkraunant biurą?

Čia jau reikia žiūrėti atskirai, nes priklauso nuo PVM registracijos, sutarties sąlygų, prekių vertės ir importuojančios įmonės statuso. Kartais importinis PVM gali būti deklaruojamas per atidėto mokėjimo mechanizmą, kartais reikia mokėti. Aš nenoriu meluoti, nes jūsų buhalteris žinos geriau už bet kokį vairuotoją. Svarbu, kad sąskaitose būtų aiški vertė ir PVM statusas. Jei čia painiojama, vėliau viskas brangsta.

Ar draudimas dengia viską?

Ne visada, ir čia reikia skaityti sąlygas, ne tik pasirašyti. Standartinis krovinio draudimas gali dengti transportavimo rizikas, bet ne neteisingą pakavimą, nusidėvėjimą ar dokumentų trūkumą. Brangi IT įranga, serveriai, meno kūriniai, seifai kartais reikalauja specialaus įvertinimo. Jei daikto vertė didelė, darykite nuotraukas, sąrašus ir papildomą draudimą. Yra buvę atvejų, kai „viskas apdrausta“ reiškė labai ribotą „viskas“.

Atvykimas į Angliją, montavimas ir po perkraustymo darbai

Kiek trunka kelionė Lietuva–Londonas ar Manchesteris?

Vairavimo ir keltų grafikai keičiasi, bet realiai planuokite 2–4 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo. Į Londoną dažniausiai galima susiplanuoti greičiau, į šiaurę ar vakarus – ilgiau. Doveris, Calais, Zeebrugge – maršrutas priklauso nuo keltų, oro sąlygų ir eismo. Jei reikia atvykti konkrečią valandą, reikia rezervuoti iškrovimo langą. Penktadienio vakaro eismas aplink Londoną nėra mano mėgstamiausias spektaklis.

Kas vyksta atvykus į naują ofisą Anglijoje?

Pirmiausia tikrinama, ar galima įvažiuoti, kur stovės automobilis, kas atidarys liftą ir kas priims krovinį. Tada iškraunama pagal zonas: IT kambarys, vadovų kabinetai, bendra darbo erdė, sandėliukas. Dėžės su žyma „urgent“ turėtų būti iškraunamos pirmos. Jei viskas pažymėta normaliai, montuotojai nestovi ir neklausinėja, kur „tie popieriai“. Jei nepažymėta, prasideda improvizacija.

Ar galima dirbti kitą rytą po perkraustymo?

Galima, jei planas buvo geras ir niekas nepavėlavo. Mažam biurui tai visiškai realu: vakare iškrauta, baldai surinkti, kompiuteriai prijungti, ryte darbas vyksta. Didesniam biurui geriau numatyti pusę dienos arba visą dieną techninei pagalbai. Visada atsiras monitorius be kabelio, spausdintuvas be IP adreso ir žmogus, kuris „tik vieną dėžę“ paliko senajame ofise. Todėl nereikia pažadėti stebuklų be rezervos.

Ką daryti, jei liftas ar aikštelė neprieinama?

Tada viskas brangsta ir lėtėja. Jei negalite privažiuoti prie durų, reikia nešti rankomis, o tai reiškia daugiau žmonių ir daugiau laiko. Londono centre parkavimo leidimas gali kainuoti šimtus svarų, o bauda už klaidą taip pat nėra maloni. Reikia iš anksto tikrinti liftų matmenis, durų plotį, laiptines, apsaugos taisykles. Buvo atvejis, kai Birmingham ofise liftas buvo rezervuotas, bet apsauga apie tai nieko nežinojo. Gražu, ar ne?

Profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją – kada jis tikrai vertas pinigų?

Kai klientai sako, kad nori „profesionalaus biuro perkėlimo su visais patogumais į Angliją“, aš klausiu: kiek kainuos viena prastovos diena? Jei biuras turi IT įrangą, darbuotojų darbo vietas, dokumentus ir klientų sutartis, saviveikla tampa rizikinga. Turite būti tikri, kad viskas atvyks, bus pastatyta, prijungta ir perduota. Jei pervežėjas turi patirties su Anglijos maršrutais, dokumentais ir biurų montavimu, tai jau kita kalba. Pigiausias variantas kartais kainuoja brangiausiai.

Išvada

Profesionalus biuro perkraustymas su visais patogumais į Angliją pavyksta tada, kai prieš kelionę sutvarkomi planas, inventorizacija, pakavimas, dokumentai, draudimas ir atvykimo darbai. Nereikia manyti, kad viskas bus lengva, nes tarptautinis biuro perkėlimas visada turi smulkių trikdžių. Bet kai žinote, kas veža, kas montuoja, kas tvarko muitinę ir kas atsako už IT, rizika tampa valdoma. Geriau mokėti už aiškumą nei paskui ieškoti dokumentų dėžės uoste.