Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais: patirties ir kantrybės testas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkraustymas retai kada būna taip lygus kaip mums brėžia piešiniuose. Klientai visada svajoja, kad penktadienį vakare užsidaro duris, o pirmadienį ryte viskas jau stovi vietose, kompiuteriai švyti, o kava verda. Tačiau realybėje dažniau tenka kovoti su užstrigusiais liftais, dingusiais dėžių raktais arba vadybininkais, kurie pamiršta pasakyti, kad trečias aukštas – tai actually mansarda be lifto. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais įmanomas, tai tiesa, bet tam reikia ne tik stiprių rankų, bet ir gero, o kartais ir šiek tiek ciniško suplanavimo. Čia nėra apie tai, kad viskas nueitų idealiai, o apie tai, kad kai kas nulūžtų, neprarastum verslo ritmo.

Pasiruošimas arba pirmasis chaosas

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Geriau anksti. Vakar. O rimčiau kalbant, mažiausiai mėnesį, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai ir du-tris. Esu matęs situacijų, kai vadovas skambina trečiadienį ir klausia, ar galim penktadienį perkelti penkiasdešimt žmonių biurą. Ne, negalim. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais prasideda ne tada, kai atvažiuoja vagonai, o kai pasirašomi dokumentai dėl patalpų nuomos. Reikia laiko išmatuoti baldus, suprasti, ar jie tiesiog įeis pro duris (dažna problema, patikėkite), ir suderinti su savo IT komanda, kad jie nebūtų paskutinią minutę.

Ar verta rūpintis dėžėmis patiems ar geriau leisti tai daryti perkraustytojams?

Tai klausimas iš tos serijos "ar maudytis prieš maistą". Žinoma, galite ir patys nukeliauti į sandėlį pirkti kelių šimtų dėžių, bet ar turite laiko jas susirinkti? Mano patirtis rodo, kad įmonėms, kurios nori, kad verslo trikdžiai būtų minimalūs, geriau pasinaudoti paslauga. Mes atvežame, sudedame, pažymime. Be to, mūsų dėžės tvirtesnės, o jei kažkur trūksta – mes tai pakeičiame. Jums nereikės galvoti, kur dėti sudegusias dėžes po visko.

Kas daryti su pavojingais ar slaptais dokumentais?

Čia svarbu. Jei turite dokumentų su "Confidential" užrašu, neneškite juos į bendrą kibirą. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais numato specialias dėžes su spynomis arba tiesiog pasilikite jas pas save. Aš vieną kartą mačiau, kad buhalterė visus atsiskaitimus metė į prožektorinės lempos dėžę "kadangi kitų nebuvo". Vėliau jas rinkome visi kelyje. Negerai. Susitarkite su vadybininku dėl saugaus pervežimo, jei tai būtina.

Ar tikrai reikia ištuštinti visus stalus?

Būtina. Nėra nieko blogiau nei kilti su stalu, kuriame stovi stiklinė vandens arba atidarytas rašalas. Nemanau, kad jūsų partneriai norės matyti pilną rašalo ant naujojo kilimo. Tai ne tik klausimas estetikos, bet ir saugumo. Tušti stalus lengviau ir greičiau padėti į vagoną, o darbuotojai gali pradėti dirbti iš karto, kai baldai atkeliauja į vietą. Galima palikti tik stalviršius, jei jie yra uždengti, bet geriau nelipti į riziką.

Kodėl reikia brėžinių, jei aš tiesiog noriu padėti baldus ten, kur jie telpa?

Nes "ten, kur telpa" – tai chaosas. Vieną kartą perkėlėme įmonę, kur direktorius sakė "padėkite kaip nors". Po to tris dienas nešėme tas pačias spintas iš kampo į kitą kampą. Brėžinys su žymėjimu, kur stovi koks stalas, leidžia mums dirbti greitai ir tyliai. Jums atrodo, kad tai brangiai ir ilgai? O mums atrodo, kad vėliau veršti tą spintą per visą biurą – tai brangiau.

Technika, serveriai ir jausmai

Kas nutinka su serveriais? Ar jūs juos perkeliate?

Mes esame vairuotojai ir krovikai, ne IT inžinieriai. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais reikalauja, kad IT specialistai padarytų savo darbą prieš mus. Jie turi išjungti, pažymėti kabelius (prašau, pažymėkite kabelius!), ir uždaryti serverius į dėžes. Mes galime juos nunešti taip pat atsargiai kaip vaikus, bet už duomenų praradimą neatsakome. Yra vienas įdomus atvejis Kaune, kai klientas nepasakė, kad serveris veikia ant grindų, ir mes tiesiog uždengėme jį kilimuku. Vėliau jis virto orkaitė.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš atvykstant?

Idealiu atveju – taip. Bent jau ištraukti laisvus kabelius, kad jie ne užsipainiotų kojose kelyje į liftą. Jei paliksite kompiuterių ekranus prijungtus, kažkas tikrai užliks ant jų arba nutrauks laidą per stipriau. Nors šiandienos įrangą jau ne taip lengva sugadinti fiziškai, bet monitoriaus stiklas vis tiek brangus. Nereikia mums testuoti jo atsparumo.

Ką daryti su dideliais projektoriais arba dideliais ekranais posėdžių kambariuose?

Tai reikalauja ypatingos dėmesio. Dažnai jie yra ant sienų arba statomas. Jei statomas – jį reikia išmontuoti. Jei ant sienos – paliekite, jei tai nekelia grėsmės kelyje. Tiesiog užklijuokite putas. Esu matęs, kaip vienas didelis "Smart TV" nukrito nuo palečio, nes kas nors pastūmėjo spintelą, prie kurios jis stovėjo. Tai brangi klaida, kurią lengva išvengti paprastai užklijuojant juos.

Ar pervežiate kava aparatus?

Taip, bet tik jei jie yra išpilti. Vanduo ir elektros instaliacija vagonuje – tai bloga idėja. Viena kartą (tikriausiai buvo 2015 metais, nors nebeprisimenu tiksliai) mus lydėjo kava pavėjui visą kelią iš Vilniaus centro į Verkius. Klientas nepaliko jų išjungtų, o vibracija užsiurbė visą vandenį. Taigi, išpilkite vandenį, išimkite filtrus. Mes juos užsegame, kad jie neatidarytų kelyje.

O kas su spausdintuvais? Jie labai sunkūs.

Spausdintuvai – tai mūsų nemėgstamiausi dalykai. Jie sunkūs, neformalaūs ir dažniausiai stovi po pat stalu. Reikia nuleisti juos ant žemės, ne užsigrūdinti nugaros. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais čia reiškia tiesiog gerą ergonomiką mūsų darbuotojams. Jei spausdintuvas didelis, jis keliamas specialiais keltuvais. Nedarykite to paties, ką padarė viena firma – neleiskite sekretorei mėginti pastumti didelio "Xerox" su pilna popieriumi.

Laikas, pinigai ir nervai

Kodėl profesionalus biuro perkraustymas kainuoja tiek daug?

Nes tai ne tik fizinis darbas. Už jus dirba logistikos specialistai, kurie planuoja maršrutus, taip kad vagonai neužstrigtų vienas kitoje. Mokate už draudimą, už tvirtas dėžes, už tai, kad mūsų žmonės yra blaivi ir sąžiningi. Pigiai perkraustyti gavo tik tas, kurie pats su savo draugais nešiojo sofas per gatvę ir jį numetė. O jei norite, kad verslas nestotų – tai reikia sumokėti už tikslumą.

Kaip susiformuoja kaina? Tai valandinis įkainis ar fiksuota?

Paprastai dirbame pagal valandinį įkainį, nes biurai yra neprognozuojami. Gali būti, kad viskas nueis per 4 valandas, o gali būti, kad dėl sugedusio lifto teks nešti per laiptus 8 valandas. Tačiau galime pasiūlyti ir fiksuotą kainą, jei tiksliai žinome apimtį. Bet tada, jei pasitaiko neprognozuojamų kliūčių (pavyzdžiui, duris per siauras), kaina gali šokti (turiu omenyje, gali susitarti dėl papildomo darbo, bet ne visada).

Ar galima perkraustyti naktį arba savaitgalį?

Žinoma, tai būtent tas laikas, kai mes darome daugumą darbų, siekiant minimalių verslo trikdžių. Tiesa, naktiniam darbui kaina šiek tiek aukštesnė, nes reikia sumokėti darbuotojams papildomai už naktinį tarifą. Bet jei jums būtina, kad pirmadienį ryte visi jau sėdėtų vietose, mes čia esame. Buvome tokiuose situacijose, kai baigdavome ties 7 ryto, o klientai atėjo 8 su kava.

Kiek laiko užtrunka perkelti vidutinio dydžio biurą? Pavyzdžiui, 20-30 žmonių?

Vidutiniškai viena diena. Bet tai priklauso nuo to, kaip gerai pasiruošėte. Jei viskas supakuota, pažymėta, o spintelės tuščios – tai gali užtrukti ir 4-5 valandas. Jei turime dėžioti jūsų asmeninius daiktus, rūšiuoti popierius – tai gali užtrukti ir dvi dienas. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais – tai 80% pasiruošimo ir 20 pervežimo.

Ar reikia mokėti už pristatymą iš karto?

Dauguma kompanijų, įskaitant ir mus, dirba su sutartimis, kurioje nurodytos sąskaitos apmokėjimo sąlygos. Dažniausiai reikalaujame avanso arba apmokėjimo tą pačią dieną. Čia ne pasitikėjimo klausimas, o verslo etiketas. Mes atvežome jūsų turtą atgal – jums patogu, mums – pinigai už atliktą darbą.

Rizikos, problemos ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei lifte užstringa vagonas?

Tai košmaras. Kartais reikia laukti gelbėtojų, kartais tenka nešti per laiptus. Jeigu tai 5 aukštas be krovininio lifto – tai problema. Mes stengiamėsi iš anksto apžiūrėti objektą, kad to išvengtume. Bet buvo atvejo, kai namų savininkai užrakino krovininį liftą, nes reikėjo jį plauti. Tai buvo keista, bet teko derėtis su namų ūkvedžia.

Ar jūsų draudimas padengia sugadintus daiktus?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą. Bet jis neapima visko. Pavyzdžiui, jei jūsų kompiuterio kietasis diskas sugestuva dėl vibracijos (nors mes stengiamės vairuoti raminai), draudimas už tai neatsakys. Jis atsako už fizinę žalą – sulaužytą koją, skylusį stiklą. Brangią elektroniką geriau apdrausti papildomai arba nešti su savimi (jei įmanoma).

Kas daryti, jei pasitaiko smulkių įbrėžimų ant spintų?

Gyvenime. Biuro baldai nėra muziejaus eksponatai. Po kelerių metų naudojimo ant spintų atsiranda įbrėžimų. Mes stengiamės apsaugoti juos su putomis, bet jei kas nors mažas įbrėžimas atsiranda – tai normalu. Jei tai rimtas įbrėžimas arba įlūžimas – tai mes tai užtvirtiname ir atsilyginame arba taisome. Nereikia ieškoti kiekvieno mažo dėmelės po perkraustymo (nors kai kurie klientai tai daro).

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet ne mes neatsakome už tai, kad jie neapvys. Augalai nemėgsta temperatūros pokyčių, tamsos ir vėjimo vagonuose. Jei turite brangų fikusą, geriau jį nunešti patys automobiliu. Mes galime pervežti didelius vazonus, jei jie sveria toną, bet tuos mažus – palikite sau arba pasiduokite pažangai. Yra tikimybė, kad tiesiog numes lapus nuo streso.

O jei tarp dėžių paslysta kažkas asmens?

Niekada neįvyksta. Mes nešame tik tas dėžes, kurios uždarytos ir užsegtos. Jei jūs palikote atvirą dėžę su pinigais arba laikrodžiais ant stalo – mes jų neberišame. Mes turime principą: "kas uždaryta – tas pervežamas". Kas atidaryta – lieka jūsų atsakomybėje (arba mūsų vadybininkas gali tai uždaryti, jeigu sutarsite). Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais numato pasitikėjimą abiems pusėms.

Ar reikia rūpintis vietos stovėjimu mieste?

Būtina. Vilniaus ar Kauno centre rasti vietą 10 metrų vagonui yra nerealu be leidimo. Mes pagal poreikį padedame gauti leidimus, bet tai užtrunka laiko. Geriau, jei jūsų administratorius jau susitikinėja su savivaldybe arba susitarė su gretimu bare dėl jų aikštelės. Priešingu atveju mes tiesiog stovėsime su įjungta varikliu ir lauksime, o laikas eis.

Kas daroma su šiukšlėmis? Ar išvečiate senus baldus?

Jei sutarta – taip. Dažnai perkraustant mes išvežame senas spintas, lentinio stalus arba tiesiog statybines šiukšles, kurios liko po remonto. Tai papildoma paslauga, už kurią reikia susimokėti, bet tai padaro biurą švaresnį. Nenupirkite naujų baldų, jei senieji dar tinkami – kartą tiesiog išvežėme visą biuro inventorių į慈善 parduotuvę, o klientas nusipirko tik kėdes.

Darbuotojai ir organizacija

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalviršiuose?

Geriausia prašyti darbuotojų juos pasiimti namo. Žinoma, nuotraukas vaiko, augintinio arba geriausios draugės mes nunešime, bet mes neatsakome, kad ta nuotrauka nesulūžus arba nepasimes. Asmeniniai daiktai – tai asmeninė sritis. Jei darbuotojas turi brangų krepšį, jis turėtų jį pasiimti su savimi.

Ar reikia, kad vadybininkas būtų vietoje visą laiką?

Būtina pirmąją ir paskutinę valandą. Tarp to jis gali eiti į susirinkimus arba namo (jei pasitiki mumis). Bet kažkas turi būti atsakingas už sprendimus – "kur dėti šią spintą?", "ar ši dėžė eina į sandėlį?". Jei nėra atsakingo žmogaus, mes tiesiog dėsime viską į vieną krūvą, o vėliau bus per vėlu keisti.

Kaip susitvarkyti su raktų perdavimu?

Svarbu. Reikia gauti raktus iš senos vietos ir naujus perduoti mums arba sargui. Buvau situacijoje, kai atvažiavome į naują biurą 7 ryto, o raktų neturėjo niekas. Teko laukti direktoriaus, kuris atvyko 9 valandą. Verslo trikdžiai garantuoti. Pasirūpinkite raktais iš anksto, net jei tai reiškia juos pasidaryti kopijas.

Ar darbuotojai gali padėti?

Gali, bet dažniau trukdo. Jei jie nori padėti nešti savo dėžes – tai puiku. Bet jei jie stovi ir stebi, kaip mes nešame, arba bando mums "padėti" nuleisti grandinę – tai pavojinga. Mums geriau dirbti savo tempu be stebėtojų. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais reikalauja, kad darbuotojai dirbtų toliau (arba ilsėtųsi), o ne trukdytų krovėjams.

Kas nutinka po to, kai viskas atkeliauja į naują vietą?

Mes išnešame dėžes į atitinkamas patalpas pagal žymėjimus. Tada darbuotojai pradeda juos atidaryti. Mes galime padėti surinkti baldus (jei tai buvo sutarta), išdėlioti kompiuterius (jei IT specialistai nepadirba), bet dažniausia tiesiog paliekame viską vietose. Toliau jau jūsų valstybė.

Finaliniai svarstymai

Ar verta samdyti brangią kompaniją arba pigų "birželį"?

Jei jums rūpi tai, kad serveriai nepabūtų išmesti į kiemą, o spintos nesulūžtų – samdykite profesionalus. Brangiau kainuoja ištaisyti klaidas. Pigios kompanijos dažnai neturi draudimo, jų vairuotojai gali būti neblaivūs, o dėžės – senos ir drėgnos. Pinigai taupant ant kraustymų – tai kaip taupyti ant stabdžių savo automobilyje.

O jeigu aš tiesiog noriu, kad viskas nutiktų "automatiškai"?

Tada turite mums duoti visus raktus, brėžinius ir nenuvažiuoti niekur. Mes darysime viską. Tačiau visada yra tikimybė, kad kažką mes suprasime kitaip nei jūs. Komunikacija yra raktas. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais įmanomas tik tada, khi mes kalbame ta pačia kalba.

Kodėl kartais viskas nuo kojų galvos?

Todėl, kad žmonės yra žmonės. Kas nors pamiršta užrakinti duris, kas nors užsidega prieš tai, kas nors nukrenta. Nėra idealijos pasaulio. Bet su patirtimi mes galime išvengti didžiųjų avarijų. Esu matęs viską – nuo gaisrų (tikrai mažų) iki užstrigusių liftų, bet visada sugebėdavome užbaigti darbą.

Ar galima pasirūpinti maistu darbuotojams?

Galima, bet tai ne mūsų funkcija. Mes ne cateringas. Mes atsinešame savo vandenį ir sumuštinius, o jūsų darbuotojams – jūsų problemos (juokuoju). Bet jei norite mums duoti kavos – mes atsisakyti nenusimegsime. Tai visada pagerina nuotaiką.

Kas yra svarbiausia?

Kad pirmadienį ryte verslas veiktų. Nesvarbu, kiek dėžių dar liko neatidarytų kampuose. Jei kompiuteriai veikia, telefonai skamba, o klientai gali apsilankyti – perkraustymas buvo sėkmingas. Visa kita – tik techniniai dalykai.

Ar jūsų įmonė dirba visoje Lietuvoje?

Taip, važiuojame į Vilnių, Kauną, Klaipėdą, Panevėžį ir net į kaimus vienkiemiuose, jei ten yra biuras (arba namai). Tiesa, tolimi atstumai brangiau, bet mes turime savo vagonus, tad tai ne problema. Svarbiausia susitarti dėl laiko.

Galutinis patarimas?

Būkite kantrūs. Net ir geriausiai suplanuotą profesionalų biuro perkraustymą su minimaliais verslo trikdžiais gali išdergti viena sugedusi lempute lifte. Pasitikėkite savo komanda, bet ir pats būkite šalia. Geriausiai viskas įvyksta, kai visi dirba kartą, o ne vienas prieš kitą.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne tiesiog į baldų pernešimą iš A taško į B tašką. Profesionalus biuro perkraustymas su minimaliais verslo trikdžiais yra apie tai, kaip išsaugoti jūsų komandos produktyvumą ir nervus. Po dviejų dešimtmečių šioje srityje galiu pasakyti viena: geriausias planas yra tas, kuris turi rezervinį planą B. Nebijokite klausti, nebijokite nurodyti, ir viskas bus gerai. O jei kas nors nepavyks – tai tik dar viena istorija, kurią papasakosime prie kavos po metų.