Profesionalus biuro perkraustymas iš UK: kaip susidoroti su chaosu be streso

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir, turiu pasakyti, biuro perkraustymas iš UK visada yra kaip loterija. Matęs esu viską – nuo mažų startupų, kurie visus daiktus sumeta į „Ikea“ krepšius, iki didelių korporacijų, kurios keičia savo būstinę Londone ir neabejotinai susiduria su tūkstančiais problemų. Svarbiausia čia ne tas, kad ką nors vežti, o tas, kad visa tai padaryti taip, kad verslas nestotų. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reikalauja plano, kurio dažnai tiesiog nėra, o jei yra, tai jis dažniausiai būna parašytas ant servetėlės. Žmonės dažnai galvoja, kad tiesiog iškvies furgoną ir viskas nupluks, tačiau realybė yra kiek sudėtingesnė, ypač kai kalbame apie Anglijos muitines ir kelius.

Kainos, biudžetas ir tų „užkabojamas“ pasiūlymas

Kiek bendrai kainuoja biuro perkraustymas iš Anglijos?

Tai vienas populiariausių klausimų, tačiau atsakymas visada nuskamba nepatenkinamai – „tai priklauso“. Tiesiog negaliu pasakyti skaičiaus, nežinodamas, kiek turite biuro ir kiek to biuro yra iš tikrųjų pervežimo vertės. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių svarų sterlingų. Čia įeina furgono nuoma, degalai (kurių kaina dabar siaubina), vairuotojo darbas ir, žinoma, mūsų nervai. Mažiausia kaina, kurią mačiau buvo už labai mažą biurėlį, kurį spėjome pakrauti į vieną „Vivaro“ tipo furgoną, tačiau ten irgi teko susidoroti su liftu, kuris neveikė. Didelėms firmoms kaina susiformuoja pagal valandų kiekį arba tūrio kubatūrą.

Ar pigiau rasti „Man with Van“ skelbimąje?

Galima, tačiau rizikuojate daugiau nei tik pinigais. Tiesa, biuro perkraustymas iš UK neapsieina be rizikos, bet pasamdyti žmogų be draudimo ir patirties – tai tiesiog kvailystė. Esu matęs situaciją, kai toks „specialistas“ užkabino pigiau, tačiau pakeliui pamilko serverius su visa įmonės duomenų baze, nes nusprendė naktį praleisti priešais lošimų namus. Profesionalios komandos sutinka laiką, turi draudimą, kuris padengia netgi brangiausią techniką, ir žino, ką daryti, jei furgonas sugestų prieš Birminghamą. Taupyti ant šio dalyko nėra verta, jūsų duomenys brangesni už 50 svarų ekonomiją.

Kodėl kaina pasikeitė, kai jums atsiųstau inventoriumą?

Labai paprasta priežastis. Jūs parašėte „20 dėžių“, tačiau realumoje turite 20 didelių dėžių pilnų knygų ir 10 stovų. Biuro perkraustymas iš JK (ypač Didžiosios Britanijos viduje) priklauso nuo svorio. Vairuotojas negali pakrauti daugiau, nei leidžia techninės sąlygos, todėl reikėjo skambinti ir siųsti antrą furgoną, o tai kainuoja. Kartais klientai tiesiog neįsivaizduoja, kiek to šlamšto susikaupia per penkerius metus kambaryje. Todėl visada prašau nuotraukų arba vaizdo įrašo, kitaip pradžios kaina visada bus tik orientacinė ir, žinoma, mažesnė.

Ar reikia mokėti depozitą ir kiek?

Įprasta praktika yra 10-20% apmokėjimas iš karto. Tai užtikrina, kad mes rezervuojame jums datą ir nebeimsime kitų užsakymų. Biuro perkraustymas iš UK yra sezoniškas dalykas, ir vasarą datas išsiimka labai greitai. Jei atšaukiate paskutinę minutę, mes prarandame pajamas, todėl depozitas dažniausiai neišgrąžinamas. Tačiau jei mes nepajėgiame atvykti dėl techninių problemų (kas nutiko tik vieną kartą per 20 metų), pinigus grąžiname dvigubai. Tai verslo etikos dalykas, kurio, deja, daugelis kitų nebesilaiko.

Kaip mokėti: grynais ar kortele?

Geriausia banko pavedimu, tačiau priimame ir korteles (nors įmonės tai nemėgsta dėl komisinių). Biuro perkraustymas iš UK dažnai vyksta tarptautiniu mastu, todėl svarų pervedimas į lietuvišką sąskaitą gali šiek tiek užtrukti. Būna, kad klientai bando mokėti vairuotojui grynaisiais atlikus darbą, tačiau mūsų vairuotojams draudžiama turėti didelių pinigų sumų sau. Be to, be pasirašytų dokumentų (CMR ir sąskaitos-faktūros) grynais pinigais mokėti nėra saugu nei jums, nei mums.

Ar galima gauti sąskaitą-faktūrą be PVM mokesčio?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir mums pateikiate savo PVM kodą bei patvirtinimą, kad esate mokesčių mokėtoja Lietuvoje, taip, galime taikyti PVM 0% tarifą. Tai dažna situacija, kai vyksta biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą. Anglijos sistema šiek tiek skiriasi, todėl reikia būti atsargiems su dokumentais. Jei nesate registruoti, turiu pridėti PVM pagal Lietuvos tarifus, nes paslauga teikiama iš čia. Be gerų dokumentų muitinėje gali būti didelių nepalyginamų problemų.

Dokumentai, muitinės ir tas baisus „p popieriais“

Kas tame gėdingame T2 dokumente?

T2 – tai tai, kas kelia daugiausia galvos. Tai eksporto deklaracija, kuri reikalinga, kai išvežame prekes iš Europos Sąjungos (arba atvirkščiai, bet dabar kalbame apie išvežimą iš JK). Kai atliekamas biuro perkraustymas iš UK, šis dokumentas privalomas, jeigu prekės nebuvo importuotos iš JK. Žinoma, daugeliui atrodo, kad tai „burokratija“ (ir taip, tai yra), tačiau be jo Anglijos pusėje jūsų furgoną tiesiog neleis išvažiuoti iš terminalo. Mes visą tai darome už jus, tačiau reikia sąrašo, kas tiksliai keliauja, kitaip muitininkas nieko neįves į savo sistemą.

Ar reikalingas T1 dokumentas įvežiant atgal?

Taip, jei grąžinate įrangą atgal į Angliją arba vežate naujas prekes. Biuro perkraustymas iš UK gali būti ir dviejų krypčių. T1 naudojamas, kai prekės keliauja ne ES teritorija per trečiąsias šalis, tačiau dabar, po „Brexit“, situacija su JK yra tokia, kad viskas turi būti deklaruojama. Dažnai klientai mano, kad jei jie nupirko kompiuterį Londone, tai jis gali keliauti laisvai – ne, turi būti įrodymas, kad tai ne prekyba, o pervežimas.

Ką daryti, jei praradęs CMR sąskaitą?

CMR – tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina sandorį. Jei ją praradote, tai didelė bėda, ypač jei įvyko incidentas. Biuro perkraustymas iš UK be pasirašytos CMR neįvyksta jokiais ašmenimis. Jei dingo originalas, turime kreiptis į mūsų draudiką, kad išduotų kopiją, tačiau tai gali šiek tiek užtrukti. Visada darykite nuotraukas dokumentams, kol jie pas jūsų rankose. Kartais vairuotojai užmiršta pasirašyti ant abiejų kopijų, tą reikia pasitikrinti vietoje.

Ar galima įtraukti asmeninius daiktus į biuro siuntą?

Techniškai galima, tai vadinama „mixed cargo“, tačiau tai labai nepatogu. Muitinės pareigūnai myli aiškumą. Jei furgone yra biuro baldai ir jūsų žmonos drabužiai, tai gali kelti įtarimų dėl kontrabandos ar nelegalios prekybos. Biuro perkraustymas iš UK turi būti aiškiai deklaruojamas kaip verslo turtas. Jei norite vežti asmeninius daiktus, geriau juos supakuoti atskirai ir paskelbti kaip „personal effects“, o tai reikalauja kitokios procedūros. Geriau to nederinti.

Kas dėl draudimo – kiek jis apima?

Standartinis draudimas apima 10 svarų už kilogramą (kažkas tokio), bet tai labai mažai. Esu matęs, kai klientas, veždamas brangų serverį, net nepagalvojo paprašyti draudimo didesne sumai. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK turi būti apdraudytas pilna verte, bet tai reiškia didesnę premiją. Visada pasitikrinkite draudimo sąlygas – ar jis veikia ir tada, kai furgonas stovi neapsaugotoje aikštelėje prieš viešbutį? Dažnai ten yra įrašai apie „privalomą apsaugą“, kurią jei nesilaikote, draudimas neveikia.

Kas nutinka, jei muitinės pareigūnai nori patikrinti krovinių?

Tai blogiausias scenarijus, vadinamas „kontrole“. Jei pasitaiko tokia situacija, laukamas vėlavimas. Biuro perkraustymas iš UK gali užstringti Kent arba šiaurės Anglijos terminaluose. Jei viskas tvarkingai supakuota ir dokumentai sutampa, paprastai tik tikriname fasadus. Tačiau jei pamato kažką įtartino (pvz., atidarytas dėžę su pinigais), prasideda pilnas išpakavimas. Tas laikas skaičiuojamas ir dažniausiai pridedamas prie galutinės sąskaitos, nes vairuotojas negali dirbti nemokamai.

Techninė pusė: IT, baldai ir pakavimas

Ar jums reikia išjungti serverius prieš atvykstant?

Absoliučiai taip. Niekada negaliu pakartoti pakankamai – išjunkite viską. Biuro perkraustymas iš UK su veikiančiais serveriais yra kaip žaisti ruletę su revoliuotu. Net mažiausias smūgis per vėduoklių gali sugadinti kietuosius diskus. Turime specialias dėžes su amortizacija, bet net jos neapsaugo nuo vibracijos kelio metu. Atsarginės kopijos (backup) turi būti padarytos prieš mus atvykstant. Kartais įmonės sako, kad „jie turi UPS“, tačiau UPS neleis serveriui nukristi pervežimo metu jūsų furgono gale.

Kaip elgtis su labai sunkiais seifais?

Tai viena mėgstamiausių mano užduočių (ironiška). Seifai yra velniai sunkūs. Biuro perkraustymas iš UK reiškia, kad dažnai reikia juos nešti per siaurus angliškus koridorius su laiptais. Mes turime specialias platformas („stair climbers“), kurios gali nuleisti kelis šimtus kilogramų, tačiau tai turi būti suplanuota iš anksto. Negali atvykti ir tikėtis, kad keturi vyrai iškels seifą nešiodami rankomis – tai ne tik pavojinga, bet ir nelegalu pagal saugos normas.

Ar galite pakrauti įrangą, jei nėra lifto?

Galime, bet tai užtruks ilgiau ir kainuos brangiau. Labai dažnai Londono biurai yra senose pastatų be lifto. Biuro perkraustymas iš UK tokiu atveju tampa fizinio darbo išbandymu. Turime nešti visas kompiuterius, spausdintuvus ir dėžes žemyn laiptais. Reikia apsaugoti sienas nuo įbrėžimų, todėl naudojame apsauginius audinius. Užtikrinkite, kad laiptai yra laisvi ir gerai apšviesti, kitaip kas nors nukris, o tai bus skausminga visiems.

Ką daryti su pavojingais kroviniais (toneriai, chemija)?

Tonerius reikia supakuoti į hermetiškas maišus, nes jei jis plyšta – visa krovinių kabina bus juoda. Biuro perkraustymas iš UK turi savo niuansų, o chemija yra vienas jų. Negalima tiesiog mesti dažų statinės ant grindų. Reikia deklaruoti pavojingus krovinius (ADR), jei jų yra daug. Paprastai biurai turi nedaug tokių dalykų, tačiau kas nors visada pamiršta paslėpti tuos du butelius valymo priemonių, kurios pradeda plautis ant kitų dėžių.

Ar turite savo dėžių ir ar tai kainuoja?

Taip, turime ir didelių, ir mažų, ir su skyrielių. Tai paprastai įeina į paslaugos kainą (jei kalbame apie „full service“). Biuro perkraustymas iš UK be dėžių būtų chaosas. Kartais klientai sako, kad „jums nereikia dėžių, mes viską patys supakuosime į savas“, tačiau tų jų dėžių dažnai neturi rankenų arba jos yra suplyšusios. Naudojame standartinius 50l ir 70l kubus, kurie telpa vienas ant kito ant paletės. Tai žymiai pagreitina processą.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Gerai, kad paklausėte. Kompiuterius reikia supakuoti į originalias dėžes, jei jas išsaugojote. Biuro perkraustymas iš UK (ypač toli) su kompiuteriais be dėžių – tai „rus ruletė“. Jei originalių nėra, naudojame specialias putų dėžes. Monitoriai turi būti apvynioti burbuliukine plėvele. Stipriai nerekomenduoju kelti monitorius už ekraną – laikykite už stovo. Vieni klientai taip padarė ir ekranas tiesiog atsisuko nuo vibracijos (nors buvo „apsaugotas“).

Ar galite padėti su baldų surinkimu ir išrinkimu?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė. Didžiausios problemos kyla su senais „IKEA“ baldais, kurie buvo sukalami prieš 10 metų ir nuo tada nė kartos nebuvo išrakinti. Biuro perkraustymas iš UK dažnai baigiasi tuo, kad sprendžiame, kuris elementas eina į kuria pusę. Jei spėjote, tai puiku, jei ne – mūsų meistrui tai užtrunka valandą ar dvi. Rekomenduoju visus varžtus ir priedelius padėti į pažymėtas maišelių ir priklijuoti prie patį baldą.

Kelionės mechanika, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono į Vilnių?

Standartiškai – apie 30-40 valandų vairavimo (ne vieno vairuotojo). Tačiau biuro perkraustymas iš UK neapsieina be uždelgimų. Prieštunelinės zonos, remontai M25 žiede, pasienio kontrolės – visas tai suvalgo laiką. Nereikia tikėtis, kad furgonas atvažiuos antradienį ryte, jei išvyko pirmadienį. Geriau planuoti su atsarga. Vieną kartą mus uždelė 4 valandas ties Kalais, nes vienas vairuotojas prarado pasą (kaip tai įmanoma, aš nesuprantu).

Ar vairuotojai miega furgone ar viešbučiuose?

Tai priklauso nuo jūsų biudžeto ir paslaugos rūšies. Pigesniuose variantuose vairuotojai gali miegoti furgono kabinoje (ten yra gultai), tačiau tai nėra gerai, nes jie tada pavargsta. Profesionalus biuro perkraustymas iš UK reiškia, kad mes užsakome viešbučius, kad vairuotojai pailsėtų. Pavargęs vairuotojas – pavojus kelyje. Be to, Anglijoj ir Prancūzijoje viešbučiai nėra pigūs, tai taip pat įeina į kainą (ką klientai dažnai stebisi).

Ar mokate už tunelius ir keltus?

Taip, viskas įskaičiuota. Žinoma, jei jūsūs nustatote, kad važiuojame per Ostendą (keltais), o ne per Eurotunelį, tai gali šiek tiek pakeisti kainą, bet ne žymiai. Biuro perkraustymas iš UK visada reiškia kirsti kanalą. Eurotunelis greitesnis (35 min), bet brangesnis, o keltas ilgiau, bet leidžia vairuotojams išlįsti ir pavalgyti. Mes pasirenkame, kas geriau tam tikru metu, atsižvelgdami į eilių situaciją. (Nors aš asmeniškai labiau mėgstu tunelį, ten mažiau jūros ligos).

Kas nutinka, jei furgonas sugenda kelyje?

Tuomet skambina meistrui arba siunčiame pagalbą. Turime draudimą, kuris apima ir techninę pagalbą „Roadside assistance“. Biuro perkraustymas iš UK su sugeduotu furgonu yra košmaras, bet tai nutinka retai. Esu matęs, kaip sprogo padanga su 20 tonų krovinio furgono – tai baisu. Jei dėl to atsiranda vėlavimas, pranešame iš karto. Kartais galime perkrauti dalį krovinių į kitą furgoną, jei tai būtina, tačiau tai brangu.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar angliškai?

Dauguma kalba abiems kalboms, o bent jau angliškai tikrai, nes ten reikia bendrauti su muitininkais ir policija. Biuro perkraustymas iš UK reikalauja komunikacijos. Jei atvykstate į terminalą ir negalite suprasti instrukcijų, galite gauti baudą. Mūsų vairuotojai yra patyrę ir žino visus „slaptus“ kelių nuorodas, kuriais apeiti eiles, nors kartais ir jie pasiklysta (pripažinsiu). Bet visada turi GPS navigaciją.

Ar galima sekti kur yra mano krovinius šiandien?

Taip, turime GPS sekimo sistemas furgonuose. Galite pamatyti, kur jis stovi ar važiuoja. Biuro perkraustymas iš UK suteikia tokį privalumą. Jums nereikia nervintis, kada jie atvažiuos. Sistema rodo ir greitį, ir stabdymus. Kartą klientas paklausė, kodėl furgonas stovi vietoje 3 valandas – pasirodo, vairuotojas laukė angliško pusryčių („Full English“), ką jis užkibo kelyje. Na, kiekvienas turi pavalgyti.

Ar gaunate taškus už greičio viršijimą Anglijoje?

Jei mūsų furgonas užfiksuojamas foto radaru, taip. Tada sąskaita ateina adresu mums, o mes nustatome, kas vairavo toje dienoje. Biuro perkraustymas iš UK reiškia griežtus greičio limitus, ypač M4 ir M1 keliuose. Vairuotojai žino, kad jei gauna baudą, ją tenka mokėti (arba išskaičiuojama iš atlyginimo). Anglijos foto radarai be gailesčio. Todėl mūsų vairuotojai važiuoja saugiau, negu kai kurie „skraidantys“ lenkti.

Kas dėl vinjetės Vokietijoje ir Prancūzijoje?

Viskas tvarkoma. Furgonai turi specialius įrenginius arba vinietes langams. Biuro perkraustymas iš UK neapsieina be šių biurokratinių detalių. Vokietijoje mokesčiai priklauso nuo emisijų klasės ir svorio („Toll Collect“), tai automatizuota. Prancūzijoje reikia vinietės. Jei nėra – bauda didelė. Mes visada patikriname, ar viskas galioja, prieš išvykdami. Nereikia jums dėl to galvoti.

Ar galite atvežti tiesiai į sandėlį, jei biuras dar nebaigtas?

Galime ir į sandėlį laikinai. Dažnai biuro perkraustymas iš UK vyksta anksčiau nei patalpos baigiamos remontuoti. Turime ryšių su sandėliais Lietuvoje, kur galime laikyti daiktus savaitę-dvi. Tai papildoma paslauga, bet kartais būtina. Sandėliavimas Anglijoje brangus, todėl geriau juos atvežti čia ir laikyti, kol bus galima įvežti į naujas patalpas. Tik įsitikinkite, ar sandėlis yra saugus ir su apsauga.

Kas daro, jei klientas nėra vietos, kai atvažiuoja?

Laukia. Vairuotojai turi laiko limitus (tachografas), bet trumpas laukimas ne problema. Tačiau jei jūs praleidžiate 3 valandas, tai gali sumaišyti poilsio laiko grafikus. Biuro perkraustymas iš UK reikalauja, kad vienas žmogus būtų vietje su raktais. Buvo atvejis, kai klientas išvyko į konferenciją ir pamiršo, kad furgonas turi atvykti būtent tada. Teko laukti prieš duris valandą. Geriau duokite mums bent kokį kontaktinį numerį, kurį galima paskambinti.

Ar atvežate į miestus, toli nuo magistralių (pvz. Ukmergė, Zarasai)?

Taip, važiuojame visur. Tačiau kuo toliau nuo pagrindinio kelio, tuo brangiau. Biuro perkraustymas iš UK į Kauną ar Vilnių – viena kaina, o į kažkurį kaimą prie Latvijos sienos – kita. Kelio atkarpą grįžti tuščiu furgonu reikia užmokėti. Be to, siauros gatvelės Lietuvos kaimuose gali būti didelė problema dideliems furgonams – reikia tikrinti, ar galės pravažiuoti, kitaip teks krauti į mažesnį furgoną.

Kas nutinka su pakavimo medžiagomis, kai viskas nuvežta?

Jūs jas pasilaikote. Arba galime atsiimti, jei jūsų biuras turi daug šiukšlių. Biuro perkraustymas iš UK palieka daug tų pačių dėžių. Kai kurios firmos siūlo „ekologinių dėžių“ nuomą – jas tada tik surenkame ir gražiname. Tai puiku, jei nenorite galvoti apie atliekų utilizavimą. Bet dažniausiai klientai tiesiog palieka tas dėžes ir po to jas panaudoja kaip sandėliukus arba išmeta (nors labai nerščiau juos mesti, jos geros).

Ar tikrai biuro perkraustymas iš UK taip sudėtingas?

Atrodo, kad aš čia išgarsinu. Iš tikrųjų, jei turite patikimą partnerį, viskas vyksta lygiai. Problemos kyla tada, kai bandoma tai padaryti „pigiai“ ir „greitai“ be planavimo. Biuro perkraustymas iš UK yra tik logistika. Gera logistika – kai nieko nematai, viskas tiesiog atsiranda ten, kur reikia. Bloga logistika – kai visada kažką trūksta, kas nors vėluoja ir visi pyksta. Dirbame su ta pirmąja.

Išvada

Taigi, jei jums reikalingas profesionalus biuro perkraustymas iš UK, svarbiausia yra ne rasti pigiausią pasiūlymą „Facebook“ grupėje, o rasti žmones, kurie supranta, kas yra T2, CMR ir ką daryti, jei serveris nukrenta. Planuokite iš anksto, sudarykite tikslų inventorių ir nedarykite spėjimų. Mano patirtis rodo, kad geriausiai pasileidžia tie, kurie pasitiki profesionalams ir nedaro spaudimo paskutinę minutę. Perkraustymas gali būti net nemalonus procesas, bet su tinkama komanda jis tiktai darbo diena, o ne košmaras.