Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos su profesionalumu ir logistika be pjūvių

Dirbu šioje srityje jau beveik dviejų dešimtmetų, maždaug nuo tada, kai britai dar nebuvo iškėlę „Brexit“ kaukolės ant kalno. Ką galiu pasakyti? Biuro perkraustymas iš Anglijos niekada nebuvo paprastas, o pastaraisiais metais tapo dar sudėtingesnis dėl dokumentų chaoso ir muitinės procedūrų. Dauguma klientų mano, kad tai tiesiog „parvežiame dėžes“ ir viskas, tačiau realybėje tai sudėtingas mechanizmas, kur viena sugedusi pavarų charakteristika gali sustabdyti visą procesą savaitei. Čia ne tik apie tai, kaip įdėti kompiuterį į dėžę, bet ir apie tai, kaip apeiti Londono spūstis, kada geriau važiuoti pro Kenterberį ir kodėl Lenkijoje gali sustoti sąlyginai „greitas“ tranzitas. Jei ieškote profesionalumo, tai dažnai reiškia rasti žmones, kurie geba susitvarkyti su tualetų praskalimu perpildytuose sandėliuose, o ne tik tokį, kuris atneštų kavą. Žemiau išsamiai aptarsiu, kas tikiai vyksta užmarumose, kai sakote „pervežkite mus”.

Kainos ir paslėpti niuansai (kodėl ne visada pigu)

Kiek kainuoja paprastas biuro perkraustymas iš Anglijos?

Čia nėra vieno atsakymo, nes kainos šuolioja kaip aveliai ganykloje – vieną dieną brangsta degalys, kitą – piko mokestis Užsienio Kalėjime (Dartford Crossing). Paprastai, je turite mažą ofisą, kai reikia perkelti tik keletą stalų ir kompiuterių, gali skaityti nuo 1500 iki 2500 eurų, priklausomai nuo to, ar esate Londono centre, ar kažkur šiaurėje Anglijoje. Dideliems projektams, kai reikia „penkių tonų“ sunkvežimio su kelionėmis keliomis dienomis, skaičiai lipa į penkiaženklus. Pamatęs, kaip kurios firmos siūlo „neįtikėtinai pigiai“, kirkstant nuo 800 eurų, visada įsigeidžiu klausti – ką jie mirks iš to sąrašo? Paprastai tai būna arba prasta draudžiamoji, arba vairuotojas be apmokėtų atostogų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Žinoma, yra. Vienas dalykas, kuris visada išsipučia, yra fizinis darbas, jeigu biuras netuo pačiu aukšte, kur įleidžiamas keltuvas arba jeigu reikia nešti per laiptus. Angliški pastatai dažnai neturi didelių liftų arba jie užrakinti iki darbo pradžios. Taip pat, dažnai pamirštam apie „expect the unexpected“ mokestį už stovėjimą mieste – jei dalykas neįtelpa į automobilį ir reikia skubiai ieškoti papildomos transporto priemonės, tai kainuoja. Ir tavo vairuotojas nebus laimingas (tai jau nekalbant apie tavo finansus).

Kodėl kaina svyruoja priklausomai nuo savaitės dienos?

Angliški keliai nuo penktadienio vakaro iki sekmadienio vakaro yra siaubingi. Jeigu bandysite švęsti pabaigą vietoje to, kad pradėtumėte pakavimą, vairuotojui teks mokėti už šeštadienio ar sekmadienio darbą, kas Lietuvoje nėra taip brangu, bet Anglijoje – tikrai yra. Be to, jeigu reikia užfiksuoti krovininį automobilį (tiek pastate, tiek fone), tai darbo laiką prailgina. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos su kruopštumu reiškia planuoti išvykimą antradienį ar trečiadienį, taip sutaupant nemažai pinigų ir nervų.

Ar apdraudžiate turinį?

Turėtume, bet tik patikrinkite sutartį. Kai kurie „broliukai“, kurie vežia krovinius „šalčia šonai“, apdraudžia tik jų pačių rūbės ar neturi jokio CMR draudimo. Mūsų firmoje visadas yra standartinis Transporto draudimas, bet turiu prisipažinti – vieną kartą, prieš dešimt metų, buvau atsitikęs, kad dėžė su serveriais nukrito vairuotojuista sustabdžius (kaltas buvo kažkoks pakeliui slydęs bananas... tiesiog klydo), ir kompensacija užtruko. Dabar tikriname viską iki smulkmenų.

Pakavimas ir paruošimas (kaip nesugadinti brangų daiktų)

Ar jūs pakuodate ar mes turime tai daryti patys?

Galime daryti abu, bet rekomenduoju mums patikėti tai bent jau su pačiais pažeidžiamais daiktais. Kompų monitoriai, serveriai – ten reikia specialios putos, o ne senų laikraščių. Jūsų darbuotojai gali surinkti asmeninius daiktus, bet bet kokia buitinė technika (spausdintuvai, dideli skaneriai) turi būti padėta ant specialios plokštės. Vieną kartą klientas padėjo visas failines į dėžę neįtvinęs jas – tai buvo siaubingas vaizdas, atėjus į sandėlį Lietuvoje.

Ką daryti su itin brandžiais ar jautriais daiktais?

Jei kalbame apie serverius ar laboratorijos įrangą, tai reikia ne tik putos, bet ir „vibriš“ užkrovos. Angliški keliai, ypač šiauriniai (M1 ar A1), yra labai grubūs. Be to, jeigu tai jautri optika, ją reikia pakuoti į dėžę, kuri turi metalinį karkasą (tokia „flight case“). Ir, žinoma, niekada negalima padėti viršuje sunkių dėžių – tai pagrindinė taisyklė, kurią kartais pamiršta esant skubėjimui.

Reikės ar išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Angliškos stalai dažnai būna surinkti iš daug detalių, o jų varžtai laikosi ne taip stipriai kaip mūsų, vietinių gamintojų. Jeigu bandysite perkelti surinktą stalą, jis gali lūžti perpus atsitraukdamas nuo sienos. Mūsų komanda turi su savim įrankius, tačiau, jei baldas yra senas (pvz., „Victorian“ stiliaus spinta), geriau palikti jam specialų pažymėjimą. Ir nepamirškite atskirti varžtų į mažas maišelius su etiketėmis – paskui nelabai smagu ieškoti tos 5mm galvutės tarp stalo kojų.

Kaip užtikrinti, kad niekas nedingtų?

Etiketės, etiketės ir dar kartą etiketės. Ant kiekvienos dėžės turi būti ne tik numeris, bet ir skyrius (pvz., „Pardavimai“, „HR“, „Techninė dalis“). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja detalaus inventoriaus. Vieną kartą (vėl tas pats senas klientas prieš daug metų...) dingo visa dėžė su svarbiaisiaisiaisiaisia sutartimis, nes ji buvo padėta tarp „šiukšlių“ ir atvežta tiesiai į šiukšliadėžę Lietuvoje. Nenorite tokio scenarijaus.

Dokumentai, Muitinė ir „Brexit“ chaosas

Kokie dokumentai dabar reikalingi išvykstant iš UK?

O ten dabar... nereikia net su mumis kalbėti be EORI numerio. Įmonė turi turėti EORI (nors jį pakeitė į GB numerys, bet vis tiek reikia užregistruoti). Taip pat reikia komercinės sandėris (nors šiukšlės, bet reikia), jei turite brangų technikos – tai gali būti problematiška. Be to, kiekvienas krovinys turi būti aprašytas „intrastate“ (ne, dabar jau ne intrastate, o eksporto deklaracija). Tai padaro tarpininkės firmos, kurios (turiu pripažinti) kartais užkanda daugiau nei pašildytas pyragas.

Kaip su muitinės patikrinimu Kalėje?

Dauguma laiko jei tai „perkelimas“, tai turi būti atleisti nuo mokesčių. Bet jeigu įmonė nepaduos „Transfer of Residence“ dokumentų (o jei tai ne asmuo, o įmonė – tai kita istorija, tai „T2L“ forma), gali tekti mokėti PVM. Ginkluoto muitinė pareigūno (gal ne ginkluoto, bet su šunimi) lankydamas kabiną yra labai nervinga. Kartais gali užtrukti valandą, o kartais – visą dieną, jei viena dėžė atrodo įtartinai.

Ar reikia mokėti už muitinės procedūras atskirai?

Taip, tai dažnai nemėgstamas siurprizas. Daugelis mano kolegų (ir ir pats aš kartais) pamiršta pasakyti, kad „customs clearance“ yra papildoma paslauga. Ji paprastai kainuoja nuo 150 iki 300 eurų priklausomai nuo vietos (Kalė, Roterdamas ar jūsų darbo vieta Lietuvoje). Taip pat, jei krovinys atkeliauja šeštadienį, muitinės mokestis už tai, kad kasininkas turi dirbti per poilsį, gali būti auksinis.

Ar galima vežti naudotus vaistus ar maisto produktus?

Nerekomenduoju be specialų leidimų. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl mėsos ir pieno produktų, o Lietuvoje – dėl vaistų. Vieną kartą vairuotojas paėmė kelis mėsos kumpius į užkandžiams, ir mes juos suvalgėme prieš pat pervažąjant Lamanšą (nes per jo net netyčia viršyti draudimą). Su vaistais (būtina šaltojo grandinėje) būna dar blogiau – reikia įrodymų, kad jie skirti asmeniškam naudojimui.

Transportas ir logistikos pavojai

Kiek laiko trunka važiuoti iki Lietuvos?

Teoriškai tai 20-24 valandos (vairuojant be sustojimų ir be „greičio kameros“). Paskaičiuok: du ar trečios paras kelionės praleidžiamas lauke (po 4,5 valandos), vairuotojo poilsis (45 minučių kas 4,5 valandos). Tai prideda dar 9 valandos. Bet jei yra avarija A14 automagistralėje (kas ten dažnai nutinka), gali būti papildomai 4-5 valandos. Vieną kartą Mes užstrigome priešais traukinio avariją (tiksliau ne traukinio, o krovinių automagistralės) – pavyko pravažiuoti tik po 6 valandų.

Kokius maršrutus dažniausiai naudojate? (Kalė – Roterdamas – Klaipėda – Vilnius)

Dauguma įmonių eina per Eurotunelį (uk), nes jis patogesnis negu keltas. Tada vairuotojai važiuoja, pavyzdžiui, per A26 Prancūzijoje (ten lengviau vairuoti), pro Liuksemburgą ar Belgiją. Vokiškų kelių (Autobahn) vengiame, jei galima, dėl „Maut“ (mokestis už kelią) ir sunkaus eismo. Jei galima, į Lietuvą pateikiame pro Lenkiją (A1), nors ten keliai „skamba“ kaip mūsų rajonų – trys, geriausiu atveju, dvi juostos.

Ką daryti, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai mano blogiausias košmaras. Sunku surasti pagalbą šeštadienį vakare Anglijoje (ir ir aš to patirčiau kai vairuotojo pavyko sugedo „piston“ po Mančesterio). Mes turime draudimą, kuris apima „towing“ (tempimą) ir „replacement truck“ (pakeitimą). Bet gali įvykti, kad krovinys laisvai stovi priešais „McDonald’s“ visą naktį (o vairuotojas valgo „fries“ ir laukia techninio komisijos). Tuo atveju reikia nedelsiant pranešti klientui – gali atidėti pabaigą.

Ką reiškia toks „skubus“ važiavimas?

Skubus važiavimas su sunkvežimiu – tai ne tavo „Formula 1“. Tai, pavyzdžiui, kai vairuotojas važiuoja 85 km/h vietoje 80 km/h (tai didžiausias leistinas greitis sunkvežimų daugelyje šalių). Jei bando vairuoti greičiau, gali pamatyti „speed camera“ (greičio kamuolys) ir gaut baudą, kuri ateina į įmonę. Skubus pasirodo tada, kai mūsų logistas sugeba išvengti 4-7 valandų stovėjimo prie muitinės, paruošiant dokumentus iš anksto.

Rizikos ir reali situacija

Kas nutinka, jei klientas paruoštas blogai (ne visus daiktus surinktas)?

Vidaus procesas užtrunka. Jeigu būsime laukti 2 valandas, kol jūsų „IT specialistas“ suras ir suguls į dėžes duomenų diskus, mes turime mokėti šias 2 valandas vairuotojui (ir jo pavalgyti). Be to, toks „nepastovumas“ sulygina su „laikas pinigai“. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos dažnai pradedamas nuo to, kad paruošti visus daiktus (nepadaryta etiketės, nenuimtos „sticky notes“ iš kompiuterių).

Ar yra rizika, kad krovinys gali būti vogtas?

Retas, bet egzistuoja. Sunkvežimiai dažnai yra „GPS“ sekimo ir turi „immobilizer“. Bet jei vairuotojas palieja automobilį apšilti be įrenginio esant „London“ parduotuvės aikštelėje – gali būti pavogtas (arba dalis krovinio). Vieną kartą buvo atvejis, kai iš vairuotojo užgrobta „lorry“ dėžė su batų siunta (buvo 2005-aisiais, dar ir „tracker“ nebuvo toks geras). Nuo to laiko aš visuomet įsitikinu, kad vairuotojai naudoja „parking“ su apsauga.

Kaip elgtis su tokiu „nestabiliu“ biuro įranga? (pvz., skysčiai ar pažeidžiami elementai)

Geriausia juos pakuoti į „leak-proof“ dėžes. Skyrių (pavyzdžiui, „Coffee Machine“ ar „Printer Ink“ galva) turi būti atskirai uždarytos. Jei įdėtas į įprastą dėžę ir užtikintas keliai gali išlieti kitus daiktus (labai blogai serveriams).

Kaip sužinoti, ar įmonė yra „legit“?

Nepakanka interneto svetainės su gražiais nuotraukomis. Reikia patikrinti, ar turi GV Nr. (Tarptautinių vežimų leidimas), įsitikinti, kad įmonė registruota Lietuvoje (ar ES šalyje). Be to, patikrinkite atsiliepimus per „Google Maps“ (čia tikrai patikima, o ne „Facebook reviews“, kurie gali būti pirkti). Jūsų geriausias draugas yra telefonas – skambinkite ir paklauskite griežtai: „Ką darysite, jei sugens sunkvežimis?“

Ar galima susitarti, kad „atiduosite“ daiktus įvairiais laikais (pavyzdžiui, dalį antradienį, dalį trečiadienį)?

Taip, tačiau tai kainuoja brangiau, nes tai laiko (ir vietos Lietuvoje) naudojimas. Reikės atiduoti daiktus (pavyzdžiui, į Lietuvos sandėlį) tada, kai juos įsimylėsit. Be to, jei dalį daiktų atiduodate vėlai (pvz., po 19:00), sandėlio darbuotojas gali reikalauti didesnio užmokesčio už "off-hours" darbą.

O dėl tokių dalykų kaip „Wi-Fi“ ir „Internet“?

Mes nepervežiame ryšio. Jūsų internetas Anglijoje lieka Anglijoje. Jei turite „dedicated line“ (pvz., „Virgin Media Business“), jūs turite iš anksto susitarti dėl išjungimo (arba pervedimo). Kai atvykstate į Lietuvą, turite susitarti su naujuoju tiekėju. Mūsų vairuotojas neatves „rout“ su „fiber cable“ tarp šalių.

Kas nutinka, jei „pamestate“ raktą nuo sandėlio Lietuvoje?

Tai jūsų problema (tiek mūsų, tiek jūsų). Mes paprastai perduodame raktus atsakingam žmogui. Jei jo nėra – laukiate. Galima skambinti „locksmith“ (sargybinis), bet tai kainuos brangiau nei galvoji. Geriausia turėti du raktus – vieną mums (jei sutarta), kitą jums.

Galite patikėti tokį „girną“ kaip „senų dokumentų archyvą“?

Taip, galime, bet tai reikalauja specialios dėžės („archive box“) ir žymėjimo „CONFIDENTIAL“. Tokių dalykų negalima tiesiog padėti ant grindų. Be to, tokios dėžės turi būti padėtos toliau nuo kitų sunkių dėžių. Pastaruoju metu pastebiu, kad dėl „GDPR“ (duomenų apsauga) reikalavimų daugeliui klientų svarbu žinoti, kur yra tų dokumentų dėžės per visą kelią.

Ką daryti, jei biure yra toks dalykas kaip „sodas“ (noriame vežti augalus)?

Augalų gabenimas („plants transportation“) yra sunkus ir dažnai draudžiamas, jei turi drėgmę ar dirvožemį. Geriausia juos palikti Anglijoje, jei jie nėra labai brangūs ar sentimentalūs. Jei jūsų „Money Tree“ labai svarbi, galime jį pakuoti į specialų dėžę, bet ne dėl „phytosanitary“ kontrolės (gali būti reikalaujamas sertifikatas). O tai laika kainuoja įspūdingai.

O jei reikia atvežti ne tik biuro, bet ir asmeninius daiktų vadovų?

Galime, bet tai turi būti pažymėta „personal effects„. Tokių dalykų negalima sumaišyti su biuro įranga (pvz., vadovo „golf club „ su komercine siunta). Muitinėje tai gali būti įtartina. Geriausia sukurti atskirą sąrašą („separate inventory“).

Ką daryti su tokiu „smulkiu“? (pvz., knygos, žurnalai)

Geri knygų rinkiniai yra tikrai sunkūs, todėl verta jų kiekį gerai įvertinti. Priešingu atveju, dėžė gali plyšti. Gera taisyklė: nenaudoti per didelių dėžių knygoms, geriau mažesnės ir lengvesnės („book carton“). Taip pat, jei turi daug „hardcover“ knygų (tvirti viršeliai), geriau padėti juos į vidų, kad nepažeidžtų kitų dalykų.

O galima taip, kad mūsų darbuotojai padėtų? (kaip „help“)

Taip, galite padėti pačiam vairuotojui (padėti dėžę ant „tail lift“, bet tik jeigu jūs esate pasiruošęs). Jei jūsų „team“ padės pakelti sunkų stalą, mes padėsime laiku. Tačiau, jei toks „help“ sukelia daugiau problemų (daugelis kartų buvo, kad įdėjo dėžę į netinkamą vietą), tai tik prailgins procesą.

Kaip nurodyti „adresas“? (gavėjo)

Turi būti tikslus: ne tik „Vilnius“, bet ir gatvės numeris, namo numeris (arba pastato pavadinimas) ir kontaktinis telefono numeris. Angliškų adresų sistema („Postcodes“) yra tobula, bet Lietuvoje kartais kaimo vietovėse gali būti painu (pvz., „Joneikiai“ yra keli). Geriausia atsiųsti „Google Maps“ nuorodą.

Galite atspausdinti „shipping mark“? (užrašą ant dėžės)

Taip, gali, kiekvieną dėžę pasižymime numeriu ir tada („sticker“). Tai padeda išvengti painiavos. Be to, jei ant dėžės nurodoma „FRAGILE“, vairuotojas gali ją padėti viršuje arba užtikrinti.

Ar „labai“ svarbu nurodyti „vairuotojo“ reikalavimus? (pvz., praleisti į lauką)

Taip, jei jūsų pastate yra specialus „reception“ (priėmimas) su „access control“, reikia įsitikinti, kad vairuotojas turi kodą ar raktą. Vieną kartą laukėme 30 minučių, kol kas nors (darbuotojas su „bad mood“) atvyko surasti „key fob“.

O dėl tokių dalykų kaip „coffee machine“? (reikia vandens)

Negalima palikti vandenį viduje! Jis sušals ir sužaloja vidų. Turi būti išleistas („drain“) tiek vandens, kiek įmanoma. Be to, dėl to „plumbing“ (vandentiekio) reikalavimų, geriau pažymėti dėžę „DRAIN“, kadangi vairuotojas gali suprasti, kad yra skysčio ir gali būti įtaręs.

Ką daryti, jei klientas nori „pakuoti“ paties? (ir nenori mokėti už mūsų) (arba „pakuoti“ savo kompiuterius)

Galite, bet tada mes neatsakome už sugadintus daiktus. Kompai turi būti išjungti („shutdown“) ir atjungti nuo elektros tinklo („unplugged“). Jeigu paliksite įjungtą „server“, tai ne tik pavojinga („overheat“), bet ir gali sukelti gaisrą. Ir aš asmeniškai nenoriu būti tas, kuris vėliau aiškinasi su draudimu.

Ar „svarbu“ nurodyti „biuro“ numerį (paskirties)?

Labai svarbu. Jei atvykstate į didelį verslo centrą (pvz., „Europos Business Centre“), kur yra daug biurų, vairuotojas nežinos, kur nuleisti dėžes. Geriausia pasitikėti juos prie durų su „guide“ (pvz., jūsų administratoriumi).

O dėl „monitorių“? („curved“ arba „ultrawide“)

Jie ypač jautrūs. Geriau pakuoti į originalią dėžę (jeigu išlikę). Jei ne – į „large bubble wrap“ ir dėžę su „foam corners“ („foam“ kampai). Negalima dėti viršuje jokių kitų dėžių.

Kas yra „prieštaraujantis“ daiktų sąrašas? („prohibited items“)

Sprogmenys, pavojingos medžiagos (pvz., aerozoliai dideliais kiekiais), alkoholio dideliais kiekiais (be licencijos), narkotikai, gyvūnai („live animals“, be leidimo). Jei aptarsime tai sunkvežimyje (pavyzdžiui, „cylinder“ dujų), gali būti bauda („penalty“) ir sustabdymas („stop“).

Galite pakuoti į „plastics“? („crates“)

Taip, galime išsinuomoti „plastic crates“ su dangteliais. Tai yra ekologiškiau („eco-friendly“) ir saugiau („secure“), bet kainuoja brangiau. Be to, reikia susitarti dėl „return“ (grąžinimo) – ar reikia juos vėl grąžinti į Angliją („backload“), ar galima palikti Lietuvoje (tai papildomai kainuoja).

Ar „būtinai“ reikia „insurance“?

Taip, tai būtinai, nors dauguma klientų tai „ignoruoja“. „Hope for the best“ yra bloga strategija tarkim, kai vėjas pajuostas („gale“) ant „M25“ sukelia avariją. Tada „compensation“ (kompensacija) išdraudžia nuo didelių nuostolių. Be to, kai įmonė užmuša „serveriai“, tai gali sužlugdyti visą verslą („business continuity“).

O dėl „specialių“ dalykų kaip „projector“? (vaizdo projektorius)

Jis turi būti išimtas „lamp“ (lemputė), jeigu ji yra (dauguma „projector“ turi lemputes, kuriuos labai lengva sulaužyti). Geriausia pakuoti į „hard case“. Be to, reikia patikrinti „lens“ (objektyvas) – jis yra labai jautrus.

Ką daryti, jei viskas „negrįžta“ (išvyksta)

Kai sutrinka planai (pvz., biuras „London“ nelenda į „lift“), reikia greito sprendimo. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos daugiausiai priklauso nuo to, kaip griežtai laikomės taisyklių. Jei nusprendžiate, kad norite taip pat kiek įmanoma papildomų paslaugų (pripildyti „snacks“ vairuotojui, padovanoti „souvenir“), geriau sužinoti šventus poreikius iš anksto („in advance“). Galiausiai, kai gaunate įspūdingą biurą Lietuvoje, paskutinė dalykas, kuri norite yra rasti nusisklaidžiusią dėžę su svarbiaisiaisiaisia dalykais.

======Išvada====== Kadangi profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos nėra paprasta užduotis, svarbiausia yra pasiruošti gerai. Gerai padarytas „inventory list“ (inventoriaus sąrašas), iš anksto susitarti dėl „customs clearance“ ir pasitikėjimas patikima įmone leis išvengti daugumos bėdų. Pasitikėkite patirtimi („experience“), o ne pigiu „quote“. Taip pat nebijokite klausti griežtų klausimų apie draudimą bei maršrutus – tai jūsų verslo apsauga, o ne mūsų niuansas. Sėkmės ir saugių kelionių.