Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų

Įvadas

Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų iš pirmo žvilgsnio skamba kaip graži reklaminė frazė, bet realybėje viskas dažniausiai būna šiek tiek kitaip. Yra dokumentai, parkavimo leidimai, liftų rezervacijos, IT įranga, darbuotojų stalai, dokumentų archyvai, kartais dar ir kavos aparatas, kuris niekaip netelpa į dėžę. Aš šitoje srityje dirbu daugiau nei 20 metų ir galiu pasakyti paprastai – problemų būna beveik visada, tik geras organizavimas jas sumažina iki tokio lygio, kad klientas jų net nejaučia. Šiame straipsnyje kalbu apie biuro perkėlimą iš UK į Lietuvą ar kitą šalį, ką reikia žinoti prieš pasirenkant pervežimo įmonę ir kaip nesudegti ant smulkmenų.

DUK

Biuro perkraustymo iš Anglijos pagrindai

Ką reiškia profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų praktiškai?

Tai reiškia ne tik sunkvežimį prie durų. Reikia susitvarkyti inventorių, supakuoti darbo vietas, pažymėti dėžes, numatyti IT demontavimą, serverius, spausdintuvus, dokumentus, baldus ir kartais net virtuvės techniką. Biure visada atsiranda daiktų, kurių niekas neprisimena iki paskutinės dienos. Geras pervežėjas ateina anksčiau, pažiūri erdves, paklausia apie liftą, rampą, parkavimo vietas ir ar leidžiama dirbti po darbo valandų. Be to, profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų nėra stebuklas – tai planas, žmonės ir aiški atsakomybė už kiekvieną dėžę.

Ar galima biurą perkraustyti iš Londono į Vilnių per vieną savaitę?

Galima, bet aš nepatarčiau daryti tokio pažado be apžiūros. Jei biuras nedidelis, dokumentų mažai, o IT įrangą galima greitai išjungti ir paruošti transportavimui, teoriškai savaitė užtenka. Bet Londonas turi savo „malonumų“ – sunku rasti parkavimą, reikia leidimų, liftas gali būti rezervuotas tik tam tikromis valandomis. Į Vilnių vežimas trunka kelias dienas, o iškrovimas priklauso nuo biuro pastato taisyklių Lietuvoje. Jei viskas paruošta iš anksto, darbuotojai supakuoja asmeninius daiktus, o baldai demontuojami laiku, tada taip, realu susitvarkyti gana greitai.

Kodėl biuro perkraustymui iš Anglijos reikia inventorizacijos sąrašo?

Be sąrašo prasideda chaosas, o tada visi klausia: kur dingo tas monitorius, kur archyvo dėžės, kas paėmė kėdę iš konferencijų salės? Inventorizacija leidžia matyti kiekvieną vienetą – stalus, kėdes, kompiuterius, dėžes su dokumentais, serverių spinteles, telefonus ir smulkią įrangą. Praktikoje mes dažniausiai numeruojame dėžes ir sudarome lentelę: numeris, turinys, kambarys arba nauja vieta biure. Tai atrodo nuobodu, kol nepradeda dingti daiktai. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų be tokio sąrašo yra daugiau sėkmės reikalas nei tvarkingas procesas.

Kiek laiko trunka nedidelio biuro perkraustymas iš UK į Lietuvą?

Nedideliam biurui – tarkim 5–8 darbo vietos – pakrovimas gali užtrukti pusę dienos arba visą dieną, jei yra daug baldų ir archyvų. Kelionė iki Lietuvos dažniausiai trunka 2–4 dienas, priklausomai nuo maršruto per Doverį/Kalė arba kitus keltų/uostus ir eismo. Iškrovimas Lietuvoje gali užtrukti nuo kelių valandų iki dienos. Jei reikia montuoti baldus arba sujungti kompiuterius, pridėkite dar laiko. Kartais klientai mano, kad „nedidelis biuras“ reiškia greitą darbą, bet tada randama trys spintos popierių ir senas skeneris be laidų.

Ar galima pervežti biuro dokumentus iš Anglijos į Lietuvą saugiai?

Taip, tik reikia elgtis ne kaip su knygomis ar indais. Dokumentai turi būti dėžėse su uždarančiais dangčiais, geriausia sunumeruoti ir užklijuoti lipnia juosta. Konfidencialūs dokumentai turėtų būti vežami atskirai, o jei jų daug – galima naudoti užrakto konteinerius arba papildomai plombuoti dėžes. Svarbu nenaudoti didelių sunkių dėžių, nes jos plyšta ir sunkiai nešiojamos. Dar vienas dalykas – archyvas dažnai būna sunkesnis negu atrodo. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų visada turi planą dokumentams, nes jų pametimas gali kainuoti brangiau už visus baldus kartu sudėjus.

Koks skirtumas tarp biuro kraustymo ir paprasto namų kraustymo iš Anglijos?

Biuro kraustymas yra griežtesnis dėl laiko ir atsakomybės. Namuose galima kažką palikti vėliau, stalčių išpakuoti rytoj, o kompiuterį sujungti kada nors savaitgalį. Biure dažniausiai yra terminas: pirmadienį jau reikia dirbti naujose patalpose arba bent jau atidaryti duris klientams. Be to, biure yra komercinė įranga, dokumentai, darbuotojų darbo vietos ir kartais serveriai su specifiniais reikalavimais. Čia reikia planuoti maršrutą, liftus, apsaugą pastate ir darbo laiką. Tai ne tas pats kas pervežti sofą iš Londono į Kauną – nors sofa irgi gali būti problema.

Planavimas prieš kraustant biurą iš Anglijos

Kada pradėti planuoti profesionalų biuro perkraustymą iš Anglijos?

Mano patarimas paprastas – pradėkite bent prieš 4–6 savaites iki pageidaujamos datos. Jei biuras didesnis arba reikia perkelti serverius, dokumentų archyvus ir daug baldų – geriau prieš 8 savaites. Per anksti žmonės pamiršta detales, per vėlai prasideda panika ir naktiniai pakavimai su arbata bei pykčiu. Reikia laiko apžiūrai, sąmatai, leidimams Anglijoje ir priimančiame pastate Lietuvoje ar kitoje šalyje. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų prasideda ne sunkvežimyje, o pokalbyje prieš kelias savaites. Ir taip, visada atsiras kažkas paskutinę minutę – toks jau tas darbas.

Ar reikia apžiūros prieš perkraunant biurą iš UK?

Be apžiūros sąmata dažniausiai būna „iš lubų“, o tada realybė ją sudaužo kaip pigią lėkštę. Apžiūros metu matome kiek darbo vietų, kokio dydžio stalai, ar yra vitrinos ar seifai, kiek archyvo dėžių, ar liftas tinka kroviniams. Londono biurui reikia žinoti Congestion Charge zoną, parkavimo ribojimus ir ar leidžiama sustoti prie įėjimo. Kaimo vietovėje gali būti siauras privažiavimas arba žema sankryža – taip pat problema. Todėl profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų be apžiūros arba bent vaizdo apžiūros yra rizikingas sprendimas klientui ir pervežėjui.

Kokia informacija reikalinga sąmatai biuro perkraustymui iš Anglijos?

Reikia žinoti adresus abiejose pusėse – pilną pašto kodą Anglijoje ir tikslią vietą Lietuvoje ar Europoje. Tada – biuro plotas arba darbo vietų skaičius, baldų kiekis, dokumentų kiekis dėžėmis, IT įranga, serveriai, spausdintuvai ir ar reikia pakavimo paslaugų. Svarbu pasakyti, ar yra liftas, rampa, ar galima naudoti rampą gatvėje, ar reikia leidimo parkuoti sunkvežimį. Jei pastate dirba apsauga arba kroviniai keliauja tik naktį – tai taip pat turi būti žinoma iš anksto. Kuo mažiau pasakote prieš sąmatą, tuo daugiau staigmenų bus po ja (ne ta prasme gera).

Ar galima derinti biuro perkraustymą su darbuotojų grafiku?

Taip, ir dažniausiai taip reikia daryti. Daugelis biurų nenori stabdyti veiklos visai dienai ar savaitei, todėl kraustymas planuojamas penktadienio vakare arba savaitgalį. Bet čia atsiranda kitas klausimas – ar pastatas leidžia dirbti savaitgalį? Ar apsauga atidarys duris? Ar liftas veiks naktį? Darbuotojams reikia aiškiai pasakyti iki kada supakuoti asmeninius daiktus ir kaip pažymėti dėžes. Jei vienas skyrius kraustomas pirmadienį, kitas trečiadienį – reikia tvarkaraščio su spalvomis ar numeriais. Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų yra ne tik logistika, bet ir žmonių koordinavimas.

Kokie dokumentai reikalingi kraunant biurą iš Anglijos po Brexit?

Po Brexit biuro įrangos vežimas į ES gali reikalauti daugiau tvarkos nei anksčiau. Daiktams reikia inventoriaus sąrašo su aprašymais, kiekiu ir verte – ypač jei tai komercinė įranga ar nuosavybė priklauso įmonei. Kartais gali būti prašoma PVM registracijos duomenų, įmonės kodų ar paaiškinimų dėl prekių pobūdžio. Jei vežami tik naudoti baldai ir darbuotojų daiktai – vis tiek geriau turėti sąrašą muitinei ar transporto kontrolei pakeliui. Aš ne esu muitinės brokeris iki kaulo smegenų (taip sakant), bet žinau tiek: popieriai turi būti tvarkingi prieš krovinį paliekant UK.

Kaip paruošti darbuotojus profesionaliam biuro perkraustymui iš Anglijos?

Darbuotojams reikia labai paprastos instrukcijos: kada pakuojasi asmeninius daiktus, kokias dėžes gauna, kaip jas numeruoja ir kur palieka kompiuterio laidus bei monitorius. Daugelis žmonių palieka viską paskutinę akimirką – puodelius stalčiuose, dokumentus po klaviatūra ir asmeninius daiktus spintelėse be žymėjimo. Geriausia duoti kiekvienam darbuotojui spalvotą lipduką arba numerį naujai darbo vietai priskirti. Tada dėžės važiuoja tiesiai į vietą: „Petras – stalas 12“, „Rūta – kambarys 4“. Taip mažiau klausimų iškrovimo dieną ir mažiau nervų visiems aplinkui.

Pakavimas ir apsauga pervežant biurą

Kaip saugiai supakuoti kompiuterius prieš vežant biurą iš UK?

Monitoriai turi būti dėvimi antgaliai arba apsauginiai kampai, ekranas dengiamas minkštu popieriumi ar specialia plėvele, o tada dedamas į tinkamo dydžio dėžę arba krovimo laikiklį. Sisteminius blokus geriau vežti stovint taip, kaip jie paprastai stovi biure – jei guldomi kitaip, kartais atsipalaiduoja komponentai arba atsiranda triukšmas transportavimo metu. Laidus reikia surišti ir pažymėti etiketėmis; kitaip IT žmogus keiks viską sekmadienio vakarą naujame biure. Jei turite brangių monitorių ar darbo stočių su specifine konfigūracija, geriau jas įvardyti sąraše kaip vertingą įrangą ir pervežti atskirai nuo bendro balasto.

Ar baldus reikia demontuoti prieš biuro perkraustymą iš Anglijos?

Dažniausiai taip, ypač jei tai stalai su reguliuojamomis kojomis, kampiniai stalai, spintos ar konferencijų stalai dideliame gabarite. Demontavimas leidžia geriau sutalpinti krovinius sunkvežimyje ir sumažina įbrėžimų riziką transportuojant per Doverį ar kitus maršrutus į ES. Bet ne visada verta išardyti viską – kai kurie stalai tvirti ir vežami kaip vientisas vienetas greičiau nei surenkami iš naujo. Čia svarbi patirtis: blogai išardyta spinta po to surenkama dar blogiau (yra tekę matyti). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų turi aiškų planą – ką ardome, ką vežame sveiką ir kas už tai atsako po iškrovimo.

Kaip apsaugoti stiklines pertvaras ar vitrinas kraunant biurą?

Stiklas yra tas daiktas, kuris „atrodė saugiai“, kol sunkvežimis pajudėjo per pirmąją duobę prie sandėlio kiemo. Vitrinas ir stiklines pertvaras reikia apsaugoti kampais, plėvele ir atskirti nuo kitų krovinių minkštais kilimėliais ar kartonu. Jei stiklas didelis – geriausia jį vežti vertikaliai specialiu stovu arba labai atsargiai pritvirtintą šonuose. Būtina pažymėti „stiklas“ ne vienam šonui, o visiems matomiems šonams – nes visada atsiras žmogus kuris matys tik vieną pusę (ir taip). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų nereiškia rizikos nebuvimo; jis reiškia rizikos valdymą ten, kur ji realiai egzistuoja.

Ar verta pirkti pakavimo paslaugą biuro perkraustymui iš UK?

Jei turite daug dokumentų, indų virtuvėje, smulkių priedų prie kompiuterių ar trapūs daiktai konferencijų salėje – verta bent dalį palikti profesionalams. Pakavimo paslauga kainuoja papildomai, bet taupo laiką ir mažina chaosą paskutinę dieną. Darbuotojai tada gali pasirūpinti darbu ir klientais vietoj to kad pusę dienos ieškotų dėžių internete po vidurnakčio kainomis (tikrai būna). Tačiau patys asmeniniai daiktai darbuotojams dažniausiai patogiau supakuoti patiems – jie žino kas kam priklauso. Geriausias variantas: komanda pakuojasi asmenines dėžes, o pervežėjai tvarko bendrus daiktus ir trapumą reikalaujančią įrangą (be dramatiško tono).

Kokios dėžės geriausios biuro dokumentams vežti iš Anglijos?

Dokumentams geriausios nedidelės arba vidutinės dėžės su tvirtu dugnu ir uždengiamu dangčiu. Didelės dėžės atrodo patogios tol kol jos sveria 25 kg ir plyšta prie lifto durų – tada linksmybės baigiasi greitai. Archyvui tinka dėžės su rankenomis šonuose arba specialios archyvo dėžės su aukštais kraštais; svarbu užrašyti numerį ir turinį ant dviejų pusių bei viršaus. Konfidencialiems dokumentams naudokite užklijuotas dėžes arba plombuojamus konteinerius jei yra poreikis dėl duomenų apsaugos taisyklių kliento įmonėje (ne visada reikia perdėtai komplikuoti). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų remiasi mažomis detalėmis kaip šios – niekas jų nemato kol viskas gerai (ir niekas jų nepamiršta kai blogai).

Kaip pažymėti dėžes kraunant biurą iš Londono į Vilnių?

Žymėjimas turi būti labai paprastas: numeris / skyrius / nauja vieta / trumpas turinys / svarbumas iškraunant (pvz., „IT“, „Archyvas“, „Recepcija“, „Konferencijų salė“). Spalvoti lipdukai padeda greičiau orientuotis negu ilgos lentelės Excel formatu kuriomis niekas nepasinaudos iškrovimo karštyje (gerai gerai Excel kartais padeda bet tik jei kažkas jį prižiūri). Londono biure dėžes reikia žymėti dar prieš pakrovimą nes vėliau rankos purvinos nuo kartono dulkių o visi skuba į keltą (arba bent jau atrodo taip). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų be aiškaus žymėjimo tampa loterija su brangiu bilietu – ne juokinga forma kalbant čia tiesiog faktas kad detalės lemia rezultatą galiausiai dažniausiai labiau negu reklaminiai pažadai internete apie „lengvą kraustymąsi per vieną dieną“ (nors kartais taip būna tikrai retais atvejais kai viskas sutampa puikiai).

Transportavimas iš UK į Lietuvą ar ES

Kokiu maršrutu vyksta biuro perkraustymas iš Anglijos į Lietuvą?

Dažniausiai maršrutas eina per Doverį arba Folkstoną į Kalė / Diunkerko pusę priklausomai nuo kelto operatoriaus kainos bei vietos tuo metu (o kartais nuo oro sąlygų kurioms niekas nesuderina grafiko). Tada tranzitu per Prancūziją Belgiją Vokietiją Lenkiją iki Lietuvos sienos; konkrečiai Vilnius Kaunas Klaipėda Šiauliai Panevėžys – visi realūs adresai kur esame dirbę daug kartų skirtingomis sąlygomis su skirtingais klientais kurie kartais norėjo „kuo greičiau“ nors kelias vis tiek turi savo ritmą (ir vairuotojo poilsio laiko taisykles). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų reikalauja realaus laiko plano ne gražių eilučių sutartyje vien todėl kad klientas žinotų kada laukti komandos iškrovimui bei kas nutiks jei keltas vėluoja dėl audros pavyzdžiui (nors tai ne kasdienybė).

Ar galima stebėti krovinį vežant biurą iš UK?

Šiuolaikiniai pervežėjai dažnai turi GPS sekimą telefonu arba bent jau suteikia vairuotojo kontaktą bei preliminarų atvykimo laiką (ETA) atnaujinamą pagal situaciją kelyje bei pasienyje/ferry terminaluose (nors pasienio nebėra taip kaip anksčiau bet popieriai vis tiek gali sukelti klausimų). Klientui svarbu ne stebėti kiekvieno posūkio kas penkias minutes o suprasti kada krovinys pajudėjo kada kirto kanalą kada atvyks iškrovimui ryte ar vakare pagal planą (nes kartais planas keičiasi dėl eismo Vokietijoje kur vilkstinės stovi kaip mokyklinėje ekskursijoje). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų turi komunikaciją kuri nėra teatras – trumpai aiškiai be pasiteisinimų kas dvi tris valandas jei maršrutas ilgas o ypač kai klientas laukia su naujomis patalpomis bei montuotojais (nes jie nelaukia amžinai).

Kokie pavojai gali atsirasti transportuojant biurą per Europos kelius?

Pirmas pavojus – vėlavimas dėl oro sąlygų prie La Manšo sąsiaurio kai vėjas sustabdo keltus o visi sako kad „tikrai greitai atstatys reisus“ nors niekas nežino kada tiksliai (aš esu matęs tokias situacijas ne vieną kartą). Antras – eismas Vokietijoje bei Lenkijoje kur remontuojami ruožai sugadina grafiką; trečias – neteisingas pakrovimas kai sunkios dėžės važiuoja ant trapumo reikalaujančių daiktų nes kažkam atrodė jog „tikrai tilps“ (ne visada tilps saugiai); ketvirtas – neteisingi dokumentai muitinei ar transporto kontrolei kurie sustabdo procesą pakeliui (blogiausia kai tai vyksta penktadienio vakare). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų reiškia pasiruošimą tokiems scenarijams prieš jiems nutinkant o ne herojiškumą po fakto kai visi nervuojasi prie telefono (nors kartais herojiškumo reikia bet tai nėra geras verslo modelis).

Ar draudimas dengia viską pervežant biurą iš UK?

Ne viską automatiškai; čia labai svarbu perskaityti sąlygas nes standartinis krovinio draudimas dažnai dengia konkrečius rizikos atvejus transportavimo metu o ne kiekvieną smulkmeną kuri atsirado dėl blogo pakavimo prieš krovinį paliekant biurą (pavyzdžiui monitorius buvo jau įskilęs prieš pakrovimą). Vertingi daiktai dokumentai pinigai brangi įranga serveriai meno kūriniai vitrinose stikliniai elementai turi būti deklaruojami iš anksto nes kitaip ginčas po įvykio bus ilgas nemalonus ir varginantis visiems (ypač klientui kuris laukia kompensacijos). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų apima aiškią draudimo informaciją prieš pasirašant sutartį o ne paaiškinimą po incidento kai tonas tampa gerokai griežtesnis nei rinkodariniame puslapyje (ten visi šypsosi).

Kiek kainuoja profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos?

Kaina priklauso nuo tūrio svorio atstumo pakavimo paslaugų demontavimo montavimo dokumentų kiekio IT poreikių bei termino (pavyzdžiui savaitgalio darbai dažniausiai kainuoja daugiau negu darbo dienos rytas kai niekam nereikia skubėti po pamainos). Nedideliam biurui Londono centre su keliomis darbo vietomis kaina gali būti nuo maždaug £900–£1800 jei reikia tik pakrauti pristatyti iškrauti; didesniam biurui su pakavimu dokumentais baldais IT koordinacija suma gali siekti £3000–£7000 ar daugiau priklausomai nuo masto (tai labai apytiksliai nes be apžiūros skaičiai yra spekuliacija). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų kainuoja daugiau negu „vienas vyras su furgonu“ bet skirtumas yra tame kad jis baigiasi tvarkingiau nei prasideda dažnai (ne visada gražu bet bent jau kontroliuojama).

Kaip pasirinkti patikimą pervežimo įmonę biurui kraustyti iš UK?

Pirmiausia ieškokite ne gražiausių reklaminių žodžių o konkrečių detalių: ar jie mato objektą prieš kainą ar bent prašo vaizdo apžiūros; ar duoda sutartį; ar paaiškina draudimą; ar turi patirties su biurais ne tik namais; ar gali parodyti panašių maršrutų pavyzdžių London–Vilnius Manchester–Kaunas Birmingham–Klaipėda; ar kalba aiškiai apie terminus bei apribojimus (ne tik sako „viskas bus gerai“ kaip hipnotizuotojas). Per 20 metų mačiau įmonių kurios atrodo tvarkingai internete o realybėje neatvažiuoja laiku su tinkamu automobiliu; mačiau ir mažesnių komandų kurios dirba puikiai nes žino kiekvieną detalę iki varžto dėžutės (taip taip varžtai svarbu). Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų prasideda nuo tiekėjo kuris nemeluoja dėl paprastumo nes kraustymasis retai būna paprastas net kai atrodo labai aiškiai planuojamas nuo pirmo skambučio telefonu elektroniniu paštu ar net per žinutę vakare po darbo kai visi jau pavargę nuo sprendimų priėmimo apie naujas patalpas kurios kažkodėl visada atrodo mažesnės nei pirminėje nuotraukoje internete (nors gal tai tik mano senatvė kalba).

Išvada

Profesionalus biuro perkraustymas iš Anglijos be problemų nėra magija – tai ankstyvas planavimas tvarkingi dokumentai geras pakavimas aiški komunikacija ir žmonės kurie mato rizikas prieš joms tampant katastrofa. Biurui kraustyti reikia galvoti ne tik apie baldus bet ir apie IT įrangą dokumentus leidimus liftus darbuotojų grafikus bei draudimą; tada kelionė iš Londono Birmingham Manchester Leeds Bristol ar kitur iki Vilniaus Kauno Klaipėdos Šiaulių Panevėžio tampa valdoma proceso dalimi o ne košmaru penktadienio vakare kai visi laukia sunkvežimio prie naujojo ofiso durų nors jis dar stovi Vokietijos kamštyje prie remonto zonos (taip būna retkarčiais).