Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių: praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, gal net daugiau, ir sakysiu tiesiogai – biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tiesiog dėžių kraustymas. Tai kaip šachmatų partija, kurioj viena neteisinga žingsnis gali atsibrėžti brangiai, ypač dabar, kai "Brexit" viską sujaukė. Kas antras klientas mano, kad tai užtruks dvi dienas ir kainuos kaip paprastas perkėlimas Vilniuje, bet realybėje čia susiduria dokumentų, muitinės bei logistikos mišinys. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, turi būti numatyta kiekviena smulkmena, o ne tik pasakyta "vežkite viską". Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių įmanomas tik tada, kai aiškiai suprantate, kas jus laukia už kanalo, tad štai kas iš tikrųjų reikia žinoti, kad nereikėtų gydyti nervų.

Dokumentai ir Angliški "Sudėtingumai" (Brexit liudija)

Kokie dokumentai reikalingi biuro technikai išvežti iš JK?

Tikrai nebelengva kaip anksčiau. Dabar reikės pilno inventoriaus sąrašo, kuris nurodo tiek svorį, tiek tikslią kiekvieno daikto vertę (serijiniai numeriai serveriams yra privalomi). Jeigu važiuoja įmonės krovinys, būtinas TIR draudimas arba garantijas, o muitinėje turi būti pateiktas eksporto deklaracijos numeris. Be to, jei technika yra ne nauja (pvz., naudojami kompiuteriai), gali tekti įrodyti, kad ji nebus parduoda Europoje (t.y. atostogaujančios prekės procedūra), kitaip Muitinės departamentas gali uždėti PVM ir muito mokesčius. Geriau pasidaryti šią inventoriaus lentelę lietuviškai ir angliškai, kad anglų pareigūnai neprasitartytų.

Ar turiu mokėti MVM ar mokesčius už biuro baldus Anglijoje?

Jei perkeliate įmonės turtą, kuris buvo naudojamas JK ir toliau bus naudojamas Lietuvoje (t. y. keičiate būstinę), tai dažniausiai galioja atostogaujančių prekių procedūra. Tai reiškia, kad MVM JK ir mokesčiai Lietuvoje neturi būti mokami, jeigu pateikiate įrodymus, kad įmonė veikia ir toliau. Tačiau jei parduodate turtą kitam asmeniui ar perkeliate dalius, kur nėra galutinio vartotojo – čia jau įsijauna mokesčių mechanizmas. Geriausia pasikonsultuoti su buhalteriu prieš braižant ant dėžės "lūžis", o ne po to, kai muitininkas pareiškia sumą. Aš asmeniškai kartais nĽ nepastebiu, kiek pasikeitė taisyklės, tad tikras specialistas čia neabejingas.

Kas dėl EORI numerio – ar jis būtinas kiekvienam?

Be abejo. Jei jūsų įmonė prekiauja su Jungtine Karalyste (net ir t perkeliate savo turtą), Jums reikia EORI numerio, prasidedančio nuo šalies kodo (Lietuvai – LT). Be šio numerio neišeis užpildyti eksporto deklaracijos Anglijoje, nei importo Lietuvoje. Vieną kartą teko stovėti pasienie 12 valandų, nes klientas užmiršo šią smulkmeną – gyvenimas tapo šaltuoju prancūzišku keptu maistu (kokia aš esu). Užsiregistruoti galite internetu per 10 minučių, tai nemokama. Nedarykite tos klaidos, kuria daro pradedantieji, manydami, kad "paskui kažkaip išsivesime".

Ar reikia specialių leidimų, jei vežu aptikraus duomenų serverius?

Čia esama delicatstvė. Paprastai serveriai neturi specialių draudimų išvežti, jei jūs juos nuosavybės teise perkeliate, tačiau jei ten yra asmeninių duomenų, turite laikytis GDPR (duomenų apsaugos reglamento). Pats perkėlimas fiziškai leidimų nereikalauja, bet duomenų saugumas jūsų atsakomybė. Rekomenduoju išjungti tinklus prieš išjungiant serverius (aišku, pasidaryk atsarginę kopiją!). Niekada nežinai, kas nutinka kelyje – vairuotojas gali užstrikti, o technika gali nukristi. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių apima ir duomenų, ne tik metalo gabenimą.

Kaip elgtis su dulkėmis ir šiukšlėmis iš biuro Anglijoje?

Anglijoje labai griežtaižiūri į šiukšlių atidavimą, ypač jei ten yra elektronikos ar biuro popieriaus. Negalima tiesiog mesti dėžės į konteinerį gatvėje. Reikia rasti vietinę kompaniją, kuri surinks " Waste transfer notes" dokumentą. Jei paliksite biurą su šiukšlėmis, savininkas gali pateikti sąskaitą, kuri bus didesnė nei pačios perkėlimo kaina. Tai vienas iš tų dalykų, kurį klientai visada pamiršta, o tada skambina ir keiktis. Pasirūpinkite šiukšlių išvežimu dar prieš tai, kai atvyks mūsų vairuotojas.

Dėl draudimo – jis apima ir Brxito rizikas?

Standartinis krovinio draudimas (CMR) apima ir rizikas, susijusias su muitinės delsimais (delays) ar techninėmis gedimais, bet ne visada apima "amortizaciją", jei technika sena. Svarbiausia užtikrinti, kad draudimo suma atitiktų tikrąją vertę, o ne kiek sumokėjote prieš 5 metus. Užsirašykite "visos rizikos" (All risks) polisą. Atsimenu vieną atveją, kai vairuotojas, važiuodamas pro Doverį, buvo priverstas staiga stabdyti, ir dėžė su serveriais nukrito ant grindų. Viską padengė draudimas, tik tiksliai įvertinus žalą ant vietos.

Logistika ir techninė pusė (Kaip viskas vežama)

Ar geriau važiuoti keltu arba per Eurotunelį?

Čia dažnai diskutuojama. Eurotunelis (Eurotunnel) yra greitesnis – 35 minutės po vandeniu, tačiau ten griežtesni apribojimai dėl kiekio (galima važiuoti tik su iki 1.8 metro aukščio sunkvežimiais, nors yra ir aukštų). Keltas (pvz., DFDS ar P&O) trunka ilgiau (valanda 20 minučių), bet turi daugiau laiko ir vietos dideliems sunkvežimiams, o vairuotojai gali pailsėti. Jei turite didelį biurą (daugiau nei 3-4 dėžės), tikriausiai reikės didelio sunkvežimio, tad tik keltas. Pas mane asmeniškai laimėja keltas, nes ten geresnis maistas, o vairuotojai mažiau stresuoja nei tunelyje.

Kaip įvertinti biuro tūrio kiekį (kubo metrai)?

Dažniausiai klientai sako: "o, turbūt 10 kubo metrų", o atvykus vairuotojui pasirodo, kad 25. Būtinai nufotografuokite savo biurą iš skirtingų kampų ir atsiųskite man. Pagal fotografijas galiu pradžiai pakalbėti, o tada, jei reikia, siunčiame vadybininką arba vairuotoją į apžiūrą. Anglijoje biurai dažnai būna "apūpė" baldais, kurie išsiskirsto tik išardžius. Tuomet viena didelė sofa užima 3 kubus. Negerai nuspėlioti – tada reikia skambinti po antrą mašiną, o tai brangu.

Ar galima pervesti personalo mašinas kartu su biuru?

Taip, tai labai dažna paslauga – vadinama "part load". Galime padaryti taip, kad vairuotojas atvežtų biuro dėžės, o tuomet grįžtant EMPTY (tuščia) atgabentų dar 3-4 darbuotojų mašinas. Aišku, reikės originalių techninių pasų ir sutikimų iš savininkų, kad mašina gali būti vairuojama. Tiesa, už tai papildomai reikia sumokėti už vietą ir dokumentus. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių čia sutaupo tūkstančius, nes mašinas vežti atskirai kainuoja 600-800 GBP vieną.

Kiek laiko trunka važiavimas iki Lietuvos?

Standartiškai, iš Londono ar Mančesterio iki Vilniaus yra apie 1800-2000 km. Teoriškai vairuotojas gali nuvažiuoti per 2 dienas (jei važiuoja 12 valandų per dieną), tai praktiškai dėl poilsio laikų (tachingometer) tai trunka apie 3-4 dienas. Jeigu įvyksta eismo įvykis arba sulaikymas muitinėje, gali užtrukti ir savaitę (buvo tokių atvejų, kai vairuotojas užstrigo Anglijoje dėl blogo oro). Geriau planuokite savaitę laiko rezervo tarp išsikraustymo ir įsikraustymo į naują biurą Lietuvoje.

Kaip saugiai supakuoti LCD monitorius ir serverius?

Naudokite tik originalias dėžes, jeigu jas išsaugojote – jos geriausiai pritaikytos. Jei ne, tereikia įsigyti specialias "anti-static" (ne statinės) burbulių plastikines plėveles ir storas kartono dėžes. Stipriai nerekomenduoju spausti monitorius vienas ant kito be tarpinio storos faneros arba putos. Vieną kartą matęs, kaip klientas įdėjo 5 monitorius į vieną dėžę – po to niekas nebešvietė. Tiesiog stikrai sužlugo. Geriau veltui išleisti 50 eurų už dėžes, nei gauti neveikiančią techniką.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti biuro dėžes Lietuvoje?

Taip, bet tai priklauso nuo to, ką užsakote. Standartiškai "ex works" reiškia, kad jis tik pakrauna Anglijoje ir atvyksta Lietuvoje, o iškrovimą jūs turite sutvarkyti. Jei norite pilnos paslaugos (su įkrovimu/iškrovimu), tai kainuoja brangiau, bet verta. Vairuotojai dažnai pavargę po ilgos kelionės, tad jie gali būti ne tiek energingi, kad neštų 20 kg dėžes į 4 aukštą. Geriau pasirūpinti vietinėmis pagalbininkais Lietuvoje arba užsisakyti su vairuotoju pagalbininką.

Kainos ir "Kur pinigai dingo?"

Koks apytikslis biuro perkėlimo iš Anglijos kainos rėžis?

Noriu pabūti tiesus – nebus pigu. Mažas biuras (10-15 kubo metrų) kainuos nuo 1200 iki 1800 eurų (su visais mokesčiais). Vidutinis biuras (30-40 kubų) – jau nuo 2500 iki 3500 eurų. Didelį įmonės biurą (50+ kubų) skaičiuokite nuo 4000 eurų. Kaina priklauso nuo distancijos (Škotija brangesnė nei Londonas), degalų kainos (kurios dabar aukštos) ir Anglijos mokesčių. Nesitikėkite, kad už 400 eurų kažkas nuveš viską per 2 dienas. Tai taisyklė: jei atrodo per pigiai, tai tikrai kažkas negerai.

Ar į kainą įskaičiuotas PVM?

Jei esate Lietuvos PVM mokėtojas, kodas LT, galite taikyti 0% PVM tarifą tarptautiniams pervežimams (jei pateikite savo PVM kodą). Jei esate fizinis asmuo arbe ne PVM mokėtojas (pvz., maža įmonė), tada gali tekti mokėti Lietuvos PVM (21%). Anglijoje mums jums netaikomas JK PVM, nes mes užsienio pervežėjai. Bet visuomet patikrinkite sąskaitą-faktūrą – ten turi būti aiškiai parašyta "0% VAT intra-community supply" arba panašiai.

Kas dėl užstato (depozito) už pervežimą?

Dauguma kompanijų ima 10-20% užstatą pradžiai, kad užtikrintų, kad užsakymas nebus atšauktas paskutinę minutę. Anglijoje vairuotojai dažnai reikalauja gauti bent dalį pinigų grynaisiais prieš įsikraunant (angliškai "cash on hand"), kad uždengtų degalus ir keltų bilietus. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių reiškia aiškų mokeio užstatą. Jei paslaugos teikėjas nesikalba apie depozitą, gali būti, kad jis nėra tikras. Aš visada sakau - mokėkite dalį iš karto, o likutį – atvykus.

Ar taikomi papildomi mokesčiai už laukimą?

Taip, jeigu jūsų darbuotojai vėluoja atiduoti raktus ar iškrauti biurą Anglijoje, ir vairuotojas priverstas laukti virš 2 valandų. Tuomet taikoma "waiting time" mokestis – paprastai 50-60 GBP per valandą. Tas pats ir Lietuvoje – jeigu naujas biuras dar nepasiruošęs, ir vairuotojas turi laukti rytoj, šeimininkas turi padengti nakvynę ir maistą. Geriausia susitarti dėl laiko ir laikytis jo. Paskui nėra malonu skambinti aiškintis, kodėl sąskaita didesnė už planuotą.

Ar galima sumokėti Anglijoje svaromis?

Geriausia mokėti eurais į mūsų sąskaitą Lietuvoje (arba IBAN), kursą nustatant mūsų bankui. Jei mokate svaromis tiesiai vairuotojui (kai jis atvyksta), kursas gali būti nepalankus, o vairuotojas gali neturėti gražos. Be to, grynaisiais pavojinga nešti didelių sumų. Mums dažniau susitarta pervedimu. Kai kurios didelės kompanijos priima ir Angliškas sąskaitas, bet dauguma mažų – ne. Pasitikėkite tuo, kas aiškiai parašyta sutartyje dėl mokėjimo būdo.

Ką daryti, jei kainos per aukštos?

Pabandykite sumažinti krovinių kiekį. Galbūt nereikia vežti senų, susidėvėjusių biuro kėdžių, kurias pigiau nupirkti naujas Lietuvoje (ypač jei perkeliate iš Londono). Galbūt dalį popierių galite išsiųsti kurjeriu, o ne vežti sunkvežimiu. Kartais atvyksta klientai ir sako: "O, mes nė nenumanė, kad tiek daiktų turime, padarykime atranką". Tai gerai, kad suvokia prieš pat išvažiavimą, o ne po to, kai gauta sąskaita.

Rizikos, problemos ir (neprognozuojami) dalykai

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda Anglijoje?

Tokios situacijos retos, bet įvyksta. Jei vairuotojas sugenda prieš pasienį, mes turime išsiųsti kitą vairuotoją su kita mašina, kad paimtų krovinius. Tai gali atidėlioti pristatymą 1-2 dienas. Jei sugenda prieš pat Lietuvą, tuomet reikia išsiųsti pagalbą. Klientai dažnai klausia: "Ar už tai mokėsite?" Taip, tai mūsų rizika, kol krovinys mūsų atsakomybėje. Tiesa, jei sugenda dėl to, kad jis "spaudė" per daug, tai jau kitas reikalas, bet tai jau mūsų vidinis reikalas.

Ar galima išvežti biurą, jei įmonė JK nebeveikia?

Tai sudėtingiau. Jei įmonė bankrutuoja arba uždaroma, gali tekti mokėti PVM JK eksportui, nes nebegalioja atostogaujančių prekių taisyklės. Be to, reikia gauti leidimą iš likvidatoriaus arba vadovo, kad turtas gali būti išvežtas. Aš kartą teko vežti biurą, kuris buvo uždarytas prieš metus, ir vargiai gavome dokumentus. Be dokumentų, muitinė neleis išvežti nieko. Čia tikrai reikalingas teisininkas.

Kaip elgtis su paštomatų arba siuntų aptarnavimo įranga?

Jei turite pašto dėžutes arba didelius spausdintuvus, jas reikia išjungti ir atjungti nuo elektros tinklo prieš kelias dienas. Juos reikia fiksuoti krovimo metu, kad nenukristų. Pašto dėžės dažnai būna sunkios ir neturi gerų rankenų. Kartais reikia išardyti spausdintuvus (pašalinti tonerius). Toneriai – tai pavojingi (brangūs) daiktai, juos reikia uždėti į atskirą, sandarią dėžę. Vienas klientas išpylė tonerį ant kilimo – teko keisti visą biuro grindinį.

Ar reikia rūpintis draudimu Lietuvoje arba Anglijoje?

Krovinio draudimas turi galioti visą maršrutą – nuo išsiėmimo Anglijoje iki pristatymo Lietuvoje. Mes darysime CMR draudimą, bet jūs taip pat turėtumėte patikrinti savo turto draudimą (jei turi). Kai kurios draudimo kompanijos reikalauja pranešti apie didelius turtų perkelimus. Nepabandykite apgauti sistemą ir nenurodyti tikros vertės – tada esate apdrausti tik dalinai. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių prasideda nuo drąsos pasakyti tiesą apie vertę.

Dėl klientų duomenų konfidencialumo?

Jeigu vairuotojas turi uždaryti biurą, jis turi būti pasiryžęs nepažeisti privatumo. Geriausia, kad jūsų atstovas būtų ten paskutinę dieną ir užrakintų duris. Negalima leisti vairuotojai peržiūrėti dokumentų, nors jis ir nepirks. Rekomenduoju dėžes su dokumentais uždaryti antspaudais arba plastikinės juostos su jūsų antspaudu. Pasitikėjimas gerai, bet patikrinimas geriau.

Kas dėl to, jei naujas biuras Lietuvoje dar nepasiruošęs?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas atvyksta, o ten nėra nei Liftas, nei vietos. Tuomet jis turi laukti, o tai kainuoja. Jei laukimas tęsiasi ilgai, krovinys gali būti nuvežtas į sandėlį (terminalą) ir laukti ten. Sandėliavimas Lietuvoje kainuoja apie 10-15 eurų už kubą per dieną. Geriausia 2 dienas prieš suplanuoti su savo techniku arba administratoriumi, kad viskas būtų pasiruošta. Paskui verkite o aš nežinau, kur dėti šias dėžes.

Ar saugu keliauti per žiemą?

Žiema Europoje gali būti pavojinga, ypač Vokietijoje ir Lenkijoje. Mūsų vairuotojai turi "winter tires" (žieminės padangos), bet keliais gali būti slidūs. Mes stebiame orus ir, jei būtina, stabdome kelionę. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių taip pat reiškia ir saugumo prioritetą, ne greitį. Geriau atvykti diena vėliau, nei su sulūžusiu sunkvežimiu. Paskutinį kartą teko laukti 4 valandas ties Berlynu dėl sniego.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dažniausiai taip, ypač jei užsakote iš lietuviškos kompanijos. Bet anglų kalba mums privaloma, nes ten susitariame su anglų muitininkais, uostų darbuotojais irais. Jeigu jūsų biure Anglijoje dirba tik anglai kalbantys žmonės, mūsų vairuotojas sugebės susikalbėti. Kartais būna, kad vairuotojas iš Ukrainos arba Baltarusijos, bet mums tai ne problema – jie patirties turi pilną.

Ar galima atidėti perkėlimą paskutinę minutę?

Galima, bet brangu. Jeigu jau turime užrezervuotą vietą keltuose ir paskutinę dieną atšaukiate, mums reikia sumokėt baudą uostui (papildomai 50-100 GBP). Geriausia pranešti bent savaitę prieš. Jeigu esate tikrai svarbu užlaikyti, galima susitarti dėl papildomo mokestio, bet geriau to nedaryti. Mes stengiamės būti lankstūs, bet ir mūsų išlaidos realios.

Ar turiu būti vietoje išsiuntimo metu?

Nebūtina, bet rekomenduojama. Jei negalite būti, pasirūpinkite, kad kas nors (pvz., ofisininkas ar administratorius) turėtų raktus, gynėtų vairuotoją ir pasirašytų perdavimo aktą. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių gali būti atliktas ir be jūsų, tais atvejais kai esate atostogose arba Lietuvoje. Pasirašykite įgaliojimą (galbūt elektroniniu paštu) asmeniui, kuris bus ten.

Kas dėl specifinės įrangos (pvz., laboratorijos arba medicininės)?

Tokios įrangos negalima pakrauti į paprastą sunkvežimį, jei ji turi reikalauti specialios temperatūros arba saugumo. Reikia ieškoti specializuotų pervežėjų (pvz., "pharma logistics"). Mūsų standartinės paslaugos nėra pritaikytos vaistams arba cheminėms medžiagoms. Jei turite tokių dalykų, praneškite iš karto – mes surasime partnerį. Nesiriskuokite tų dalykų vežti įprastu būdu – muitinė gali uždaryti visą biurą.

Ar reikia nupirkti naujas biuro kėdes Lietuvoje?

Kartais taip. Jei jūsų kėdės senos, suplėšytos, jas vežti nėra prasmės – jų vertė mažesnė nei pervežimo kaina. Anglijoje biuro baldai dažnai būna pigios "flat-pack" (plokštės), kurias nėra verta išardyti. Geriau juos palikti arba atiduoti labdarai ir nusipirkti naujas Lietuvoje. Tai padeda sumažinti tūrį ir taupyti pinigus.

Kaip susisiekti su vairuotoju kelionės metu?

Mes duodame vairuotojo telefono numerį jums (ir jūsų atstovui Anglijoje). Be to, vairuotojai turi "tracker" (sekimo) įrenginį, kurį matome ir mes, ir jūs, jei nusprendžiate. Taip galite stebėti, kur jis yra realiu laiku. Rekomenduoju nepykinti vairuotojų skambinimas kas valandą – jie vairuoja ir turi atsakyti į telefonu tik sustoję. Palikkite juos ramiai, jie žino savo darbą.

Galų gale, kodėl rinktis jus o ne "pigesnį" variantą?

Nes pigesnis variantas dažnai baigiasi tuo, kad prarandate brangiausią – laiką ir nervus. Uždirbame ant patirties, ne ant kaltės. Esame matę viską – nuo išsilydžiusių serverių iki dingusių dėžių. Pasirinkdami mus, jūs pasirenkate ramybę. Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių – tai mūsų kasdienybė, o ne bandymas. Turite klausimų? Skambinkite, pasikalbėsim, suorganizuosime. Geriau iš anksto, nei paskutinę minutę.

Profesionalus biuro perkėlimas iš Anglijos be nuostolių – sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinio jėgos, bet ir žinių. Jei viska suplanuosite teisingai, išvengsite nereikalingų rūpesčių ir išlaidų. Geriausia pasitarti su specialistais iš anksto, kad visa technika bei dokumentai pasiektų kryptį saugiai. Sėkmės perkėlime!