Patikimas partneris jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK: kaip išvengti chaoso perkraustant?

Perkraustymas visada yra stresu, o kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Anglijos atgal į Lietuvą ar kitą šalį, tas stresas padauginamas dvigubai. Nusipirkote naujas kėdes, turite serverius, kurie kainuoja fortune, o dar štai tas Brexit... Visa tai sukuria chaosą, kurį sunku suvaldyti be pagalbos. Todėl labai svarbu rasti patikimą partnerį jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK, kuris ne tik pasakys, kad „viskas bus gerai“, bet ir tikrai įvykdys darbą. Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir mačiau viską – nuo prarastų paletų iki to, kad vairuotojai tiesiog nusivisdavo dėl paprastų dokumentų klaidų. Todėl šiame straipsnyje (be jokių gražiųjų žodžių) papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus.

Kas, kaip ir kiek (bendrai apie procesą)

Kiek laiko užtrunka ofiso daiktų gabenimas iš UK į Lietuvą?

Viskas labai priklauso nuo to, kiek tos prekės yra ir kur tiksliai JK jos stovi. Jei turime omenyje standartinį krovininį automobilį, kuris važiuoja tiesiai, tai paprastai tai trunka maždaug 3–4 dienas. Tačiau turiu omenyje, kad tai yra idealus variantas be jokių „užstrigimų“. Realiai, jei reikia surinkti daiktus iš kelių vietų, pavyzdžiui, iš Londono apylinkių ir dar kažkur šiaurėje, tai gali užtrukti ir savaitę. Be to, Lamanšo sąsiaurio perkėlos kartais būna užstrigusios, o ten laukti valandas ar net dienas yra normalu. Taigi, jei jums skubu, geriau neskubėti su planavimu ir pradėti ankščiau, o ne tikėtis stebuklo per dvi dienas.

Ar brangu rasti patikimą partnerį jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK?

Brangumas sąvoka yra reliatyvi, tiesa? Žinoma, galima rasti ką tik atidarytą firmą, kurios kainos bus 50 proc. mažesnės nei rinkos vidurkis. Bet ar jums reikalinga ta problema? Patikimas partneris jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK negaluoti pigiai, nes jis moka savo darbuotojus, turi draudimą ir senus automobilius, kurie nebraška pusiaukelėje. Paprastai kaina formuojasi pagal kubinius metrus arba svorį. Biuro perkėlimai dažnai būna „mišrūs“ – tinka ir tiražinės prekės, ir baldai. Maždaugiai galima kalbėti apie 10–15 svarų už kubą JK pusėje, bet tai tik labai apytikslis skaičius, be jokių priedų.

Ką daryti, jei ofiso daiktų yra labai mažai?

Tuomet geriausia nekrauti viso sunkiojo sunkvežimio. Esu matęs situacijų, kai smulkus verslas užsisakydavo 3,5 tonų sunkvežimį vos keliems dėžėms su dokumentais. Tai tiesiog beprotiška kaina. Jums tiktų dalinis krovinys (part load). Tada mes paimame jūsų siuntą, pakeliame į automobilį, kuris jau važiuoja kitų klientų prekėmis, ir taip paskirstome išlaidas. Taip tikrai pigiau, bet reikia suprasti, kad terminas gali šiek tiek pasislinkti, nes reikia surinkti kitas siuntas vienam maršrutui.

Ar įeina į kainą pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne. Kai ieškote patikimo partnerio jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK, pasidomėkite, ar jis parduoda dėžes. Kartais firmos siūlo „viskas įskaičiuota“, bet tada paaiškėja, kad jie tiesiog padės jūsų daiktus ant grindų be jokios apsaugos. Biuro technika reikalauja stiprios plastikinės dėžės (plastikinis krepšys), o ne senos kartono parduotuvės. Geriausia pasidomėti iš anksto, ar galite nusipirkti tas dėžes iš vežėjo, ar geriau juos užsakyti atskirai vietinėje tiekėjo.

Ar galima vežti biuro techniką be originalių dėžių?

Galima, bet niekas negarantuoja, kad ji atvyks sveika. Aš asmeniškai visada primygtinai rekomenduoju rasti originalias dėžes, jei tai brangūs serveriai ar dideli monitoriai. Jei dėžių nebėra (kas dažnai nutinka senesnėse įmonėse), turiu būti labai kruopštus su apsauga. Vatos, putų plastikas, užklotai – viskas turi būti. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris ne taip pakavo projektoriaus, ir atvažiavome su tris dalis. Nors draudimas padengė žalą, laiko praradimas buvo didelis.

Ar reikia jums dalyvauti pakavime?

Ne būtinai, jei pasirinksite pilną paslaugą. Mūsų komanda gali atvykti, išardyti stalus, sudėti viską į dėžes ir užklijuoti etiketes. Tačiau rekomenduoju, kad bent kas nors iš jūsų komandos būtų šalia, kuris žino, kas yra kas. Ypač jei turite slaptų dokumentų ar specialios įrangos, kurios negalima tiesiog „mesti į krūvą“. Patikimas partneris jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK visada klaus, ar yra kokių nors ypatingų nurodymų dėl trapios įrangos.

Dokumentai, muitinė ir „poperastiški“ dalykai

Kokius dokumentus reikia paruošti ofiso daiktų gabenimui iš UK?

Nuo tada, kai įvyko Brexit, viskas tapo sudėtingiau. Jums reikės prekių sandėliavimo ataskaitos (packing list) ir komercinės sąskaitos (jei tai ne jūsų nuosavybė, o, tarkime, nuomojami baldai). Be to, būtina pateikti transporto dokumentą (CMR). Jei daiktai keliauja kaip perkraustymo turtas (t. y. jums priklausantis ir naudojamas), gali būti taikoma lengvata, bet čia tikrai reikia konsultuotis su brokeriu, nes aš kartais pats susipainioju su tais kodais.

Ar reikia mokėti PVM ir muito perkraustant biurą?

Čia yra viena tokių vietų, kurioje aš visada pasitariu su profesionaliais muitinės brokeriais. Jei perkraustote savo įmonės turtą, kuris buvo naudojamas JK ir bus toliau naudojamas Lietuvoje (ES), dažnai galima taikyti nulinį PVM importo tarifą. Tačiau tai nėra automatinika. Reikia užpildyti specifias formas, pateikti įrodymus, kad turtas nėra naujas ir nebus parduotas. Jei padarysite klaidą, muitinė gali priskaičiuoti 21 proc. PVM nuo visos vertės, o tai gali būti skamba.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų vienam iš daiktų?

Būna, kad senos spausdintuvai ar buitinė technika biure stovi jau dešimt metų ir niekas nebesimena, kur ji nupirkta. Tokiu atveju rašome paprastą aprašymą – deklaraciją, nurodant apytikslę vertę. Muitinė dažniausiai priima tokį „žodinį“ (raštišką) paaiškinimą, jei vertė nėra milžiniška. Bet jei tai brangiausia įranga, be dokumentų gali būti bėdų. Geriau iš anksto susirasti senas sąskaitas arba įvertinimus.

Ar jūsų įmonė pasirūpina muitinės deklaravimu?

Dauguma didelių vežėjų turi partnerius brokerius. Kai ieškote patikimo partnerio jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK, klauskite, ar kaina įskaito brokerio paslaugas Lietuvos pusėje. Dažnai klientai mano, kad „muitinė“ yra kažkoks automatinis procesas, bet jis nėra. Reikia, kas nors užpildytu tuos laukus sistema. Jei tai neįskaičiuota, turėsite patys rasti brokerį, o tai papildomi galvos skausmai.

Kas nutinka, jei muitinė pasirinks patikrinimą?

Tuomet gaila. O juokingiausia, kad dažniausiai patikrinimą pasirenka atsitiktinai kompiuterinė sistema, o ne žmogus. Vairuotojas turi važiuoti į sandėlį, atidaryti sunkvežimį ir leisti pareigūnams pamatyti, kas viduje. Tai uždelgia pristatymą bent dienai, o kartais ir dviem. Paprastai tokius atvejus draudimas nedengia (nes tai nėra avarija), taigi laiko nuostoliai lieka jūsų sąskaitoje.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – galima, bet nerekomenduoju. Muitinė labai nemėgsta, kai vienoje siunto (vienoje paletėje) sumaišomi komerciniai ir asmeniniai daiktai. Jei vairuotojas atsitiks ir rasi jūsų drabužių ar vaiko žaislų tarp biuro stalų, gali prasidėti papildomi klausimynai. Geriau tuos asmeninius daiktus vežti atskirai, bent jau atskirai pažymėtose dėžėse, kad nebūtų painiavos deklaracijoje.

Ar reikia vertimo į anglų kalbą ar atvirkščiai?

Jei visi jūsų dokumentai yra lietuviškai, Lietuvos muitinė juos priims be problemų. Bet jei reikės kažką rodyti JK pareigūnams (jei, tarkime, išvykstate iš šalies galutinai), tai anglų kalba praverčia. Paprastai packing list darome dvikalbį – tai geriausias ir saugiausias variantas, kad nė viena pusė negalėtų pasakyti „nesuprantu, kas čia parašyta“.

Problemos, pavojai ir realus gyvenimas

Ar dažnai nutinka, kad something dingsta?

Skaityti apie tai internete – viena, o dirbti čia – kita. Esu matęs, kaip dingsta viena dėžė iš dešimties. Dažniausiai tai nutinka ne dėl vagystės, o dėl nekantrumo. Vairuotojas iškrauna paskubomis, palieka dėžę pašonėje, o tada kitas vairuotojas užkrauna savo krovinią ir nuveža ją į kitą miestą. Tada prasideda detektyvas. Todėl labai svarbu užklijuoti etiketes ant kiekvienos dėžės iš visų pusių.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa Anglijoje?

Anglijoje dabra didelės problemos su vairuotojų trūkumu. Kartais jie tiesiog atsisako važiuoti toliau, kai pamato, kad krovinys sunkiai pakrautas arba adresas blogai pasiekiamas siaurame gatvėlėje. Jei pasirinksite patikimą partnerį jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK, jis turės atsarginius planus – kitą vairuotoją arba vietinį subrangovą, kuris gali padėti. Jei pasirinksite „kišenį“ firmą, gali tekti patiems važiuoti gauti savo stalų.

Ar saugu palikti daiktus lauke prieš įkrovimą?

Niekuomet negalima tikėtis, kad vairuotojas atvyks lygiai tada, kai jūs išnešite daiktus. Anglijoje, ypač Londone, parkavimas yra košmaras. Jei išnešite biuro įrangą į gatvę ir paliksite be priežiūros valandai, didelė tikimybė, kad ryte nieko neliks. Reikia koordinuoti laiką taip, kad vairuotojas būtų jau ten, arba užsisakyti patalpą laikinam sandėliavimui.

Kokios yra dažniausios problemos su baldų išardymu?

Biuro baldai, ypač seni „ Ikea “ tipo staliniai skydeliai, dažnai būna subręstantys per 20 metų. Kai juos bandome išardyti, varžtai tiesiog lūžta. Tada reikia galvoti, kaip sujungti atgal. Kartais klientas sako „išardykit“, bet nepamena, kaip tai susideda. Geriau užsirašyti foto ar video procesą, arba palikti vieną žmogų, kuris „žino tą sistemą“, padėti mums.

Ar įmanoma vežti labai ilgas arba neįprastas formas?

Tarkime, turite didelę reklamą ar ilgas lentynas. Tai įmanoma, bet reikia specialių leidimų, jei ilgis viršija 6 metrus. Be to, tokius daiktus sunku užfiksuoti standartiniame konteineryje arba furgone. Teks įrengti specialias konstrukcijas viršuje. Tai kainuoja brangiau ir reikalauja labai gero pranešimo iš anksto, nes vairuotojas tiesiog nepriims toks krovinio be paruošimo.

Kas dėl draudimo? Ar jis tikrai apmoka?

Draudimas yra būtinas, bet skaitykite smulkmenas. Dauguma standartinių draudimų nedengia „netinkamo pakavimo“. Jei jūsų serveris nukrito, nes dėžė buvo per didelė ir jis judėjo viduje, draudikas atsisakys mokėti. Taip pat nepamirškite, kad jūs turite įrodyti daikto vertę. Seno kompiuterio, kurį nusipirkote už 2000 svarų prieš 5 metus, vertė dabar gali būti tik 200. Draudimas sumokės rinkos vertę, ne to, ką jums norėtų gauti.

Ar gabenimas iš UK dabra brangiau nei buvo?

Taip, degalai kainuoja daugiau, o Britanijos darbo jėgos rinka yra sudėtinga. Be to, muitinės procedūros užtrunkia ilgiau, kas reiškia, kad vairuotojas praleidžia daugiau laiko laukdamas. Laikas – pinigai. Taigi, palyginti su 2016 metais, kainos šoktelėjo gerokai. Bet jei randate patikimą partnerį, jis gali pasiūlyti fiksuotą kainą, kuri nebus tokia bauginanti.

Ar verta rizikuoti su neįregistruotais vežėjais „Facebook“ grupėse?

Absoliučiai ne. Matęs esu, kaip žmonės moka depozitą, o tai numeris nebeatsiliepia. Ofiso daiktai – tai didelė vertė. Nereikia švaistyti pinigų ir nervų. Jei įmonė neturi tinklapio, reikalauja mokėti tik grynaisiais į rankas arba sako „mes neleidžiam sąskaitų“, bėkite tolyn. Tik legali veikla ir draudimas duoda bent kokius nors garantijos.

Pristatymas ir galutiniai žingsniai

Ar galite pristatyti daiktus į aukštą be lifto?

Galime, jei turime žinoti iš anksto. Mūsų vairuotojai yra stiprūs vyrai, bet jie ne stebukladariai. Nešti 50 kilogramų spintą į ketvirtą aukštą laiptais yra pavojinga ir lėta. Jei pastate nėra lifto, turime planuoti papildomą darbuotoją arba nešiklių (porter) paslaugą. Už tai papildomai reikės sumokėti, bet tai geriau nei sulūžus nugarai.

Kaip sužinoti, kur dabar yra mano krovinys?

Normaliu atveju, mes jums atsiunčiame vairuotojo kontaktą arba GPS nuorodą. Tačiau turiu pripažinti, kad kartais vairuotojai tiesiog neatsiliepia į telefonus, kai važiuoja arba ilsisi. Jei jums niekas neatsiliepia 4 valandas, nedžiuginkite, skambinkite mums dispečeriui. Mes sužinosime daugiau. Kartais tiesiog blogas ryšis tunelyje arba jie miegoja poilsio aikštelėje.

Ar atvežiate ir įrenkate baldus atgal?

Tai papildoma paslauga, vadinama „montavimas“. Kai ieškote patikimo partnerio jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK, galite susitarti dėl to iš karto. Mūsų komanda gali atvykti, išnešti dėžes, surinkti stalus, padėti kompiuterius ant vietų. Tai labai palengvina jūsų gyvenimą pirmąją darbo dieną naujame biure. Be to, mes turime savo įrankius, tad nereikia jums jų ieškoti.

Kas daryti su pakavimo atliekomis?

Didelė problema – tūkstančiai dėžių ir putų po perkėlimo. Mes paprastai padedame susirinkti visą šiukšlių krūvą vienoje vietoje, bet jų išvežimas turi būti aptartas atskirai. Kai kurios savivaldybės Lietuvoje reikalauja specialių bilietų statybinių atliekų išvežimui. Geriausia, jei naujame biure jau turite planą, kur dėsime tas dėžes, kad netrukdytų darbuotojams.

Ar galima užsakyti pristatymą tam tikru laiku?

Galima bandyti, bet garantijų nėra. Sakome „iki 14 valandos“, o vairuotojas užstrigs spūstyje ties Birmingham. Mes visada stengiamės pranešti, jei vėluojame. Jei jums būtina, kad daiktai atvyktų lygiai 9:00 ryto, kad nepristotų darbas, geriau planuoti atvykti diena anksčiau arba įsileisti vairuotojus vakare (jei sauga leidžia).

Kas nutinka, jei naujame biure netilps visas krovinys?

Tai gana dažna situacija. Žmonės pamiršta, kad biuras vizualiai atrodo didesnis, negu yra iš tikrųjų. Jei atvyksta pilnas furgonas, o jums kur padėti nebera, mes turime problemą. Tokiu atveju reikia greitai ieškoti sandėlio arba palikti dalį dėžių sunkvežimyje (jei jis gali stovėti vietoje) iki rytojaus. Tai papildomai kainuoja.

Ar priimate mokėjimą kortele ar tik pavedimu?

Dirbant su B2B klientais, mes visada pageidaujame bankinio pavedimo. Kortelių mokėjimai mums sukelia didelius komisinius mokesčius, o be to, su didelėmis sumomis (virš 2000 eur) gali būti apribojimų. Be to, pavedimas yra geresnis įrodymas apmokėjimui buhalterijoje. Galime gauti ir avansą, o likutį – po pristatymo.

Kodėl verta rinktis būtent mus (arba panašias firmas)?

Nes mes žinome tas užkampes, apie kurias jūs net nesužinojote. Mūsų patirtis leidžia išvengti klaidų, kurios kainuoja tūkstančius. Žinoma, aš galiu ir suklysti (kaip ir visi), bet turiu draugų tarp brokerių ir vairuotojų, kuriais galiu pasinaudoti kritinėje situacijoje. Patikimas partneris jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK – tai ne tik vairuotojas, tai visa pagalbinė komanda.

Išvada

Viso šio proceso metu svarbiausia yra ne rasti pigiausią variantą, o rasti tą, kuris nedings viduryje Anglijos autostrados. Ofiso perkraustymas iš UK yra sudėtingas logistinis mazgas, kuriam suvaldyti reikia žinojimo, kantrybės ir gero ryšio. Jei pasiruošite tinkamai, raskite patikimą partnerį jūsų ofiso daiktų gabenimui iš UK ir iš anksto suprasite dokumentacijos subtilybes, visa operacija gali praeiti net sklandžiai. Nors, tiesą sakant, visada kažkas ne taip – arba dėžė trūksta, arba vairuotojas užstringa, bet su profesionalais šias problemas išspręsti kur kas lengviau. Sėkmės perkraustyme!