Patikimas ir efektyvus biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę: tiesa be putojamos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvišimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nebuvo paprastas, o dabar, po visų tų "Breksito" dalykų, tapo dar sudėtingesnis. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik pakrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, bet realybėje tai kaip šachmatų partija, kur vienas neteisingas žingsnis gali sukelti didelių problemų pasienyje arba su vėlavimu. Jūs ieškote patikimo sprendimo, o ne tik mažiausios kainos, kas labai teisingai, nes čia svarbiausia laikas ir jūsų nervai. Per šiuos metus mačiau viską – nuo pačių idealiai organizuotų pervežimų iki tokių, kur vairuotojai prarasdami krovinius tris dienas prieš Londoną. Tad, jei planuojate verslo perkėlimą, turite žinoti, iš ko tai viskas susideda ir kurios sritys dažniausiai lūžta.

Kada startuoti ir kaip susitvarkyti su laiku

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro persikėlimą?

Nesitikėkite, kad viskas įvyks per savaitę. Paprastai biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja maždaug 3–4 savaičių planavimo, jei norite, kad tai būtų efektyvu. Reikia ne tik surasti autokrovinį, bet ir suderinti duomenis su muitinės agentu, kuris dabar yra tiesiog būtinas. Neskubėkite, jei neturite patikimo brokerio, nes tai pagrindinis raktas sėkmei. Geriau sugaišti tris dienas daugiau planuodamas, nei vėliau stovėti prie sienos su uždarytu sunkvežimiu.

Ar įmanoma atlikti viską per savaitę esant skubai?

Teoriškai įmanoma, bet tai kainuos brangiai ir daug streso. Buvo atvejis, kai vienas klientas skambino antradienį ir sakė, kad penktadienį jau turi būti Londono biure viska. Turėjome naudoti ekspresinius reisus, kurie kainuoja dvigubai daugiau nei įprastas biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę, be to, buvo rizika, kad ne visi dokumentai spės nueiti per sistemos. Verta investuoti laiką, o ne versti vairuotojų pažeisti poilsio laiko taisykles, kas didžiausia klaida tokiose situacijose.

Kas nutinka, jei suplanavote datą, bet dar neišsirinkte pervežėjo?

Tada jums bus dideli bėdai. Geriausios firmos užsakomos savaitės ar mėnesio į priekį, ypač jei kalbame apie pavasario-rudens laikotarpį. Jei paliksite tai paskutinei minutei, gali tekti kreiptis į "skrajutes" internete, kur dažnai dirba nelegialios ar patirties neturinčios komandos. Nemanau, kad norite patikėti savo brangiausia technika žmogui, kuris dar vakar važiavo su bulvėmis.

Ar galima kelti biurą savaitgaliais, kad neiškristų iš darbo režimo?

Taip, galima, bet tai viskas priklauso nuo galinio taško ar tas sandėlis ar biuras Jungtinėje Karalystėje dirba savaitgaliais. Dažniausiai reikia papildomo užmokesčio vairuotojui už darbą ne darbo laiku, be to, JK taisyklės apie vairuotojų poilsį griežtos. Viską galima susiderėti, jei apie tai pranešate iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų durų. Reikėtų patikrinti, ar galinis taškas gali priimti krovinią ne darbo dieną.

Kaip tiksliai suskaičiuoti, kiek autokrovinio vietos reikės?

Čia dažnai suklystame, nes žmonės sako "turime penkias dėžes", o tada atsiduria, kad dar yra penki sofos ir trys spintos. Geriau, jei padarysite neformalią inventorizaciją arba nufotografuotate daiktus. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę turi būti planuojamas pagal tūrį, o ne pagal numatomą kiekį dėžių. Mes dažnai siunčiame ekskursą, kad žmogus įvertintų tūrį akies.

Dokumentai, muitinė ir tas "Breksito" chaosas

Ar dabar reikia muitinės deklaracijos įvežant biuro įrangą?

Žinoma, biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę be muitinės deklaracijos dabar tiesiog neįsivaizduojamas. Nuo 2021 metų JK tapo trečiąja šalimi, todėl viskas praeina per importo procedūras. Reikės EORI numerio, kurį gana lengva gauti elektroniniu būdu, bet be jo nei viena siena nepraeis. Nepamirškite, kad jei užmiršite šį žingsnį, sunkvežimis gali būti sulaikytas pasienyje neribotam laikui.

Kas tas EORI numeris ir kodėl jis svarbiausias?

Tai Europos Sąjungos registracijos ir identifikavimo numeris, be kurio negalite legaliai prekiauti ar gabenti daiktų. Jums reikia LIETUVOS EORI, įmonėms įprasta. Viena sykį buvo situacija, kai klientas pagalvojo, kad jo asmeninis EORIO tinka, bet ne, čia reikalingas įmonės. Užregistruoti trunka kelias minutes puslapyje, dažniausiai viskas gaunama automatiškai, jei duomenys teisingi.

Ar reikia mokėti PVM importuojant biuro techniką?

Tai rūpestingiausias klausimas, nes taisyklės gali keistis (nors, man atrodo, pastaruoju metu stabilesnės). Jei įsteigiate naują filialą ar perkeliate esamą įrangą, galite taikyti nulinę PVM importo tarifą, jei pateiksite tinkamus dokumentus, tai yra perdavimo akto. Kiekvienas atvejis individualus, verta konsultuotis su brokeriu, kad nebūtumėte mokėję 20 proc. angliško PVM, kurį vėliau būtų sunku gražinti.

Kas dėl serverių ir duomenų saugumo – ar muitinė patikrina juos?

Muitinės pareigūnų labiausiai domina tikslus turinys, o ne pačių serverių techninė įranga, tačiau jie gali paprašyti išpakavimo, jei įtaria, kad kažką slepiate. Geriau aiškiai užrašyti deklaracijoje "duomenų apdorojimo įranga" ir pateikti techninę specifikaciją. Nerekomenduoju siųsti technikos su senais duomenimis, kuriuos nebeužženkote, tai gali sukelti papildomų klausimų.

Kas nutinka, jei trūksta vieno dokumento, kai jau esat prie sienos?

Tada prasideda rimtas stresas ir uždelsta. Buvo atvejis, kai viena firma pamiršo sandėlyje pridėti pakuotės sąrašą (Packing List) į vairuotojo dokumentų rinkinį. Vairuotojas praleido visą dieną telefonuodamas, ieškodamas kažko, ko nebuvo. Dabar viską siunčiame el. paštu iš anksto, kad kopijos būtų pas vairuotoją telefone arba planšetėje.

Ar galima gabenti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Galima, bet tai gali sukelti bėdų, nes asmeniniai daiktai ir verslo inventorius yra skirtingos kategorijos muitinės akivaizdoje. Geriau juos atskirti, o jei tą darote, tai turi būti aiškiai pažymėta. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę neturėtų tapti pretekstu gabents važiuotę ar senus drabužius be deklaracijos, tai gali būti suvokta kaip mokesčių vengimas.

Pakavimas, technika ir kaip išvengti suirimo

Ar galima patys supakuoti kompiuterius ir tą užteks?

Galima, bet jei jūsų darbuotojai nebuvo pasiruošę, gausite nulūžusių monitorių ir suskilusių sistemų blokų. Profesionalus biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę visada apima specialias dėžes su oro burbuliukais. Verta investuoti į šias dėžes, nes vieno serverio keitimas kainuoja daugiau nei visas pervežimas. Nepaklauskite savo IT žmogaus, kuris dažnai sako "aš tai susitvarkysiu", paklauskite logistikos.

Kas dėl tos didelės spausdintuvų ir skenerių įrangos?

Tai sunkiausi daiktai, nes jie labai trapūs ir dažnai juos reikia išmontuoti. Nerekomenduoju juos vežti surinktus, jei jie yra dideli. Vieną kartą matėme, kaip didelis spausdintuvas "nuskrido" viduje stabstant sunkvežimiui, nes buvo pritvirtotas tik klijų juosta. Reikia specialių fiksatorių ir stogo atramų, kad jis nejudėtų.

Ar reikia išmontuoti visus baldus prieš išvežimą?

Priklauso nuo to, kokiame jie būklėje yra. Stalus ir lentynas reikia išmontuoti, o metalines spinteles galima palikti jei jos per kelias dalis. Jei spintelė yra stiklinė, tada būtinai išimkite stalą. Dažnai klientai bando sutaupyti laiko ir neišmontuoja, tada vairuotojas gali atsisakyti pakrauti, kadangi yra rizika, kad tai suges per važiavimą.

Ar atsiimate ir įpakuoodate atliekas (paketus, popierių)?

Tai įtraukiama į paslaugą, jei apie tai sutariama iš anksto. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą JK ir pradėti valyti seną šiukšlinę. Mes visada siūlome rūsius, bet jei ten yra kažkokių pavojingų medžiagų tai turi būti atskirta. Nepamirškite, kad Didžiojoje Britanijoje yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės.

Kaip apsaugoti slaptus dokumentus kelionės metu?

Geriausia juos neleisti kroviniui vairuotojui, o paimti su savimi (jei keliaujate lėktuvu ar traukiniu). Jei tenka siųsti sunkvežimiui, tuomet reikalinga užrakinta metalinė dėžė su sąrašu viduje. Niekada neleiskite, kad svarbi sutartys gulėtų vienoje dėžėje su biuro kėdėmis, tai per daug rizikinga.

Ką daryti su paletėmis – jas reikia grąžinti?

Jei naudojamos "keitimo" paletės, tai jas reikia grąžinti į Lietuvą, jei tai "naujos" (Euro), tai jas galima palikti gavėjui. Visada reikia to aiškiai pasirašyti dokumentuose, kad nebūtų ginčų dėl prarastos turtos. Paletės kaštai dabar ne tokie maži, taip kad verta jų neprarasti.

Kainos, mokesčiai ir kodėl pigiau nereiškia geriau

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas į Angliją?

Kainos svyruoja labai stipriai priklausomai nuo degalų ir to, kiek vietos iš tiesų užims krovinys. Paprastai už pilną sunkvežimį (90 kubinių) reikia skaičiuoti nuo 2500 iki 4000 eurų, o biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę mažesnėmis partijomis gali kainuoti ir daugiau vienetinei kainai. Nereikėtų tikėtis, kad už tris šimtus eurų ką nors pervešite per jūrą be jokių priemokų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Dažnai nekalbama apie galimas uždelstimo mokesčius sandėliuose JK, jei krovinys atvyks anksčiau negu gavėjas jį gali priimti. Dar yra "ferinės" mokesčiai už laivų ir traukinių perkėlimą per Lamanšą. Būtinai klauskite apie tai, ar šie mokesčiai įskaičiuoti, kad nesistebėtumėte gavę papildomą sąskaitą iš brokerio.

Ar verta rinktis mažesnes, pigesnes firmas?

Kodėl gi ne, jei norite rizikuoti? Žinau keletą atvejų, kai pigios firmos tiesiog dingdavo su kroviniu, o telefono numeriai nebeveikė. Patikimas biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja apdrausto transporto, normalios sutarties ir aiškaus įmonės kodų patikrinimo. Netaupykite ant draudimo ir patikimumo, nes tai bus brangiausia jūsų klaida.

Kaip sudaroma kaina – ar žiūrima į svorį ar tūrį?

Daugumoje atvejų žiūrima į tūrį (kubinius metrus), tačiau jei daiktai yra labai sunkūs (pvz., saugos seifai), tai skaičiuojamas svoris. Pavyzdžiui, viena didelė spausdintuvo mašina gali užimti nedaug vietos, bet sverti kaip mažas automobilis, todėl kaina bus kitokia. Visada geriau pateikti abu duomenis.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei krovinių daug?

Visada galima kalbėtis, ypač jei turite nuolatinių reisų. Jei perkeliate ne tik biurą, bet ir darbuotojų daiktus iš namų, gautumėte nuolaidą. Tačiau nereikia manyti, kad kainą galima nukristi per pusę, nes degalai ir mokestis už tiltą (Doverio) nėra mūsš kontroliuojami.

Ar reikia mokėti už iškrovą galinėje taške?

Jeigu tai įtraukta į paslaugą (pvz., "iki durų"), tai ne. Bet jeigu ten reikalinga speciali technika (keliamas sunkvežimis su "uodega") arba įėjimas yra antrame aukšte be lifto, tai galimas papildomas mokestis už rankinį darbą arba užlaipymą. Niekada nenuleiskite rankų, tą reikia aptarti iš anksto.

Rizikos, draudimas ir ką daryti, kai kas nors ne taip

Kas atsitiks, jei kelyje sugeds sunkvežimis?

Tai baisiausia scenarija, bet ji įvyksta. Mes turime partnerių tinklą visoje Europoje, todėl galime išsiųsti kitą automobilį perkrauti. Jūsų krovinys bus apdraustas, tačiau laiko neteksite. Tiek kartų matydau sugedusius sunkvežimus, kad tai net nebeprebėju. Svarbu, kad vairuotojas iš karto praneštų диспетчeriui.

Ar jūsų draudimas dengia biuro techniką visą kelionės metu?

Taip, mūsų atsakomybės draudimas galioja nuo to momento, kai pasirašome dokumentus Lietuvoje, iki jų pasirašymo JK. Tačiau jis nedengia to, kas nebuvo užfiksuota pradiniame sąraše. Jei deklaracijoje nėra jūsų brangaus projektoriaus, mes už jo vagystę ar suirimą neatsakome.

Kas daryti, jei atvykęs į JK pastebėjome, kad kažkas nulūžo?

Iš karto reikia susisiekti su dispečeriumi ir užpildyti "žalos aktą". Neišmeskite sugedusio daikto ir neparinkite likučių, nes draudimo įmonė pageidaus matyti nuotraukas. Buvo atvejis, kai klientas išmetė sugedusį kompiuterį manydamas, kad jo niekas nepritars be dėžių, ir prarado galimybę gauti kompensaciją.

Ar dažnai įvyksta vagysčių tiesiogiai iš sunkvežimio?

Sėdint prie "Sniegos" (naktinių stovėjimo vietų) tikrai yra toks rizikas, todėl mes visada nustatome vairuotojams saugias vietas ir raginame nebus stovėti nežinomoje vietje be apsaugos. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę nėra toks pavojingas kaip brangių drabužių gabenimas, bet elektronika visada patraukli. Vairuotojas turi užrakinti ratus ir kabinoje būti budintis, jei reikia.

Ką daryti, jei JK muitinė nusprendžia atidaryti krovinių patikrai?

Tą tada paliekame jiems. Tai trunka kelias valandas ir gali kainuoti tam tikrą mokestį už patikrą (ISPS mokesčiai). Negalima įsikišti į muitininkų darbą arba pyktis, tai tik pablogs situaciją. Tiesiog reikia laukti, kol jie patikrins, ar viskas atitinka deklaraciją.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimų turi GPS sekimą, tačiau signalas kartais dingsta tuneliuose arba kai vairuotojas ilsisi. Galime suteikti nuorodą, kuri rodo maždauginę vietą, bet tikslų adresą iki pat minutės pažadėti negalime, nes vairuotojas gali sustoti pietų.

Išvados ir galutiniai patarimai

Visa tai atrodo sudėtinga, bet dirbant su patyrusia komanda, biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę gali būti net lygus. Svarbiausia yra neišsigalvoti, kad viskas pasidarys savaime, ir būti atviram su tiekėju apie tikrus kiekius bei lūkesčius. Naudokitės profesionalų patirtimi, o ne kaimyno patarimais, kurie mačiau tik kaip šokinėja su dėžėmis, jei apie tai kalbant trumpai. Sėkmės persikeldami – Anglija laukia, tik suimkite visus dokumentus.