Patikimas biuro perkėlimas į UK: kaip neišprotėti nuo dokumentų ir neišlysti tarp Kent miškų?

Dirbu čia jau beveik dvidešimt penkerius metus. Mačiau viską – nuo prarastų konteinerų Italijoje iki tokių biuro perkėlimų į UK, kurie baigdavosi teisme dėl sugadintų serverių. Sakyčiau, dabar, kai visi jau įpranto su Brexit, situacija pradėjusi stabilizuotis, bet vis tiek pasitaiko anomalijų. Jūs nežinote, kas vyksta pasienyje, kol ten nepaliksite savo vadybininko su traukiniu pilnu kompiuterių. Todėl, jei svarstote verslo perkėlimą, geriau susirinkite kantrybės ir pasiruoškite, nes patikimas biuro perkėlimas į UK nėra tikrai toks paprastas, kaip atrodo pigiame kataloge. Čia ne tik apie dėžės pakabinimą, čia apie tą jūsų nervų sistemą.

O tas procesas... ar kaip tai viskas prasideda?

Kiek laiko užtrunka tas biuro perkėlimas į UK?

Viskas priklauso nuo to, ką tu gabeni. Jei tai kelios dėžės dokumentų, tai gali užtrukti porą savaičių dėl biurokratijos, o jei visa gamykla – tai mėnesį. Paskutiniu metu traukinių maršrutai per Kopenhamą (Tilkas) keičiasi kaip oras. Vakar važiavo šiaurės kryptimi, šianden gali būti uždaryta. Įvertinkite savaitę dviems pristatymui į Londoną ar Mančesterį, jei viskas nueina sklandžiai.

Ar reikia dalyvauti pačiam vadovui?

Asmeniškai manau, kad geriau, jei jūs būsite čia, Lietuvoje, ir užtikrinsite, kad darbuotojai susirinko daiktus. Anglijoje jums tik reikės laukti ir atidaryti duris. Buvo atvejis, kai vienas direktoriukas nuvažiavo su vairuotoju ir pradėjo jo girtas klausinėti, kur yra jo auksinis rašiklis. Gera, kad vairuotojas buvo kantrios sielos. Geriau pasirūpinkite vizais ar dokumentais, o ne kelių stebėjimu.

Kaip suskaičiuoti tūrį, jei nieko nesuprantu?

Nesijaudinkite, dauguma klientų taip pat nebegali atskirti kubinio metro nuo kvadratinio. Mes dažnai naudojame tokį metodą: einame per biurą ir sakome „taip, tai apie 40 vietų“. Reikėtų tik apytiksliai parodyti, kas yra didelių baldų, o kas – smulkmenos. Patikimas biuro perkėlimas į UK prasideda ne nuo svorio, o nuo to, kad gerai įsivaizduojate, ką turite.

Ar jūs išmontuojates ir sumontuojate baldus?

Žinoma, darome. Bet turiu pasakyti, kad tą „Ikea“ tipo spintas mes sudėsime per valandą, o kai kurie seni, projektiniai baldai... ten reikia inžinieriaus. Vieną kartą turėjome biuro stalą, kuris buvo pritvirtintas pats prie sienos kaip mūras. Teko išsivertti su grąžtu. Taigi, taip, darome, bet pasirūpinkite, kad būtų prieinamos raktai ar instrukcijos, jei jos dar liko.

Ką daryti su visais tais popieriais?

Dokumentus ar archyvus reikia dėti į stiprias dėžes, jei nenorite, kad vėliau jas rinktumėte tarp Kelno autobano. Nerekomenduoju dėti tiesiai į plastikinius krepšius – tie dalykai plyšta. Jei turite konfidencialių duomenų, pasakykite iš karto. Mes galime uždaryti dėžes su plombu, o tą raktą ar numerį atiduoti jums. Saugumas šiais laikais – ne tuščias žodis.

Muitinė ir tas begalinis chaosas dokumentuose

Ar tikrai reikia tas muitinės deklaracijas?

Be jų niekur neisuksite po Brexito. Nors jūs gabenate savo daiktus, ne prekes, Anglijos muitinė to nežino. Ji mato tik krovinį, įrašą „biuro baldai“ ir nori mokesčių. Tam reikalingas pirkimo-sutarties kvitas (kai įsigijote tą stalą prieš 5 metus) arba vertinimo aktas. Patikimas biuro perkėlimas į UK be to susidurs su didžiuliais delsio mokesčiais.

Kas tas ToR01 numeris ir ar jis būtinas?

Tai kažkas panašaus į leidimą nepamokęs PVM, jei perkeliate savo nuosavybę. Be jo, galite mokėti 20 % PVM nuo viso krovinio vertės, o tai tūkstančiai svarų. Registracija internete trunka 10 minučių, bet... (čia turiu omenyje, jei esate užsiregistravęs Anglijos mokesčių sistemoje). Jei ne – teks šokti apie aukščiausias.

Ar galima įvežti techniką be sertifikatų?

Kompiuterius, nešiojamusjų ir telefonus įprasta vežti, bet jei turite didelį serverį ar specifinę medicininę įrangą – tai gali būti problema. Turiu omenyje, kad ant jų turi būti CE ženklai (dabar kažkoks UKCA dar). Vieną kartą laikėme sienoje dvi dienas dėl senjo spausdintuvo, kuris neturi atitikties sertifikato. Geriau tikrinti iš anksto.

Kas nutinka, jei užmiršiu padaryti sąrašą?

Tada vairuotojas sėds prie sienos ir gers kavą. Muitininkai mėgsta tikslus sąrašus, ne „2 dėžės daiktų“. Reikia surašyti: 2 stalai, 5 kėdžių, 10 dėžių su knygomis. Kiekviena detalė turi savo kodą (HS kodas). Pasitikėkite manim, geriau praleisti naktį rašydamas Excel lentelę nei mokėti baudą už neteisingą deklaravimą.

Ar mokesčiai įskaičiuoti į kainą?

Niekada nesakysiu, kad įskaičiuota 100 %. Muitinės mokesčiai priklauso nuo jūsų vertinimo. Mes padėsime suskaičiuoti ir parengti dokumentus, bet jei Anglijos pusė nuspręs, kad jūsų biuro kėdė kainuoja ne 50, o 500 svarų – mokėsite skirtumą. Visada pasilikite pinigų atsargą.

Ar gali būti, kad krovinį patikrina fiziškai?

Kartais taip nutinka, ypač jei deklaracija atrodo įtartai. Paskutiniu metu tikrinimai tapo dažnesni. Jei įvykia tikrinimas, mums reikės atvykti į sandėlį, atidaryti konteinerį ir parodyti, kas viduje. Tai užtruks ir kainuos, bet to išvengti sunku, jei sistemai pasirodo, kad kažką nesutapate.

Kaina ir kiti nemalonūs dalykai

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas į UK?

Kainos šokinėja kaip šuolis su lazdele. Vakar degalai buvo brangesni, šiandn pigesni. Mažam biurui (2-3 kambariai) galite dairytis nuo 1-2 tūkstančių eurų. Dideliems projektams – skaičiuokite tūkstančiais. Bet žinote, pigiausios paslaugos dažniausiai baigiasi tais, apie kuriuos aš čia rašau – sugadintais baldais.

Kas yra tas „fuel surcharge“?

Degalų priedas. Kai nafta pasaulyje brangsta, mums nebegaliame vežti už tą pačią kainą. Tai paprastai procentas nuo krovinio. Kartais jis būna 5 %, kartais 20 %. Nebijokit klausti, koks jis šią dieną, nes užsidaryti nuo realybės negalima.

Ar imama užstatas?

Daugelis imasi. Ką daryti, jei mes atvežame daiktus, o jūsų įmonės bankas bankrutuoja tą naktį? Mes liekame su daiktais be mokėjimo. Užstatas – tai jūsų ir mūsų apsauga. Paprastai tai grąžinama iš karto po paslaugos atlikimo.

Ką daryti, jei pasiūlymai skiriasi dvigubai?

Tai klasika. Vienas siūlo 500 eurų, kitas 1500. Pirmasis tikriausiai vežs atvira sunkvežimiu lietaus metu arba nebus apdraustas. Antrasis suteiks pilną draudimą, dės dėžes, padės su muitine. Patikimas biuro perkėlimas į UK negali kainuoti kaip dviračio pervežimas. Nereikėtų save apgauti.

Ar galima sumokėti atidavus daiktus?

Esu šiek tiek senos mokyklos, todėl mėgstu, kai bent dalis sumokėta iš karto. Tačiau suprantu verslo apyvartas – galima derėtis dėl atidėjimo, bet tik su kontraktu ir garantiniais raštais. Be to, be užmokesčio muitinė neišleidžia prekių (tas procesas vadinamas „release“).

Draudimas ir rizikos, kuriomis niekas nesigirdi

Ar mano daiktai apdrausti?

Jei jums pasakė „taip, viskas apdrausta“ be jokių detalių – bėkite. Turi būti nurodyta konkreti suma, pvz., 10 000 eurų, ir rūšis – „viskas arba tik baldai“. Patikrinkite, ar draudimas galioja ir Anglijoje, ne tik Lietuvoje. Kai reikalai sueina, draudimo bendrovės mėgsta smulkmenas.

Kas nutinka, jei sulūžo kompiuteris?

Jei tai mūsų kaltė, susimokame pagal vertę. Bet jei jūs patys supakavote jį į minkštą dėžę be putų... tai tada teks kalbėtis apie bendrą atsakomybę. Technika yra jautriausia. Geriau ją įdėti į originalią pakuotę, jei dar liko. O jei ne – duokite mums sužinoti, kad imtume specialias dėžes.

Ar galima apdrausti duomenis?

Ne, draudimas apima fizinę įrangą, o ne jūsų duomenis bazę. Jei dingsta serveris su visa klientų informacija – draudimas jums neatsipins. Todėl dėkite duomenis į debesį (cloud) prieš kelionę. Tai svarbiausia patirtis, kurią galiu duoti.

Kas daryti, jei vairuotojas užkerta šaltkalvį?

Tai tikra bėda. Geriau, kad tai nutiktų Lietuvoje ar Vokietijoje, nei Anglijos tiltuose, kur negali sustoti. Jei nutiko gedimas, mes siunčiame kitą automobilį arba techniką. Tai gali atidėti pristatymą dienai-dviems. Tokios yra logistikos ypatybės.

Ar apdraudžiate ir atsakomybę prieš trečius asmenis?

Žinote, jei vairuotojui nukryps įžambiai ir užgriaus svetimą stogą Anglijos kaime... O jei rimčiau – jei sugadinate laiptą nešdami stalą, turėtume turėti civilinės atsakomybės draudimą. Patikrinkite, ar jis yra, nes kainos gali būti astronominės.

Specifiniai dalykai, apie kuriuos niekas nepagalvoja

Ar galima vežti maistą iš virtuvės?

Asmeniškai nerekomenduočiau. Muitinė labai griežtai žiūri į mėsos ir pieno produktus iš ES. Dėl vieno kumpio gali būti uždelstas visas krovinys ir paskirtas specialistas, kuris viską sunaikins. Geriau suvalgykite čia arba nusipirkite naują ten.

Kaip su augalais?

Tai tikrai ne. Anglija labai saugo savo florą. Net mazga paprastą kaktusą reikia specialios fitosanitarinės licenzijos. Geriau padovanokite kaimynui arba kolegai, kuris lieka Lietuvoje. Nenorite, kad jūsų patikimas biuro perkėlimas į UK baigtųsi karantinu dėl uodų.

O gėrimai? Alus ar vynas?

Jei tai įmonės atsargos (pvz., baras), tai vėlgi – mokesčiai. Jei asmeniniai keliautojo daiktai – galima šiek tiek, bet ribojimai yra griežti. Geriau nedaryti eksperimentų, nes alkoholio mokesčiai Anglijoj yra labai aukšti, o deklaravimas – sudėtingas.

Ar reikia tuštinti seifus?

Būtinai. Net jei seifas tuščias, reikia parodyti, kad jis tuščias. Užrakinta metalinė dėžė keliantis sukuria įtarimą. Be to, jei seifas labai sunkus, mums reikės žinoti, ką daryti su jo svoriu – ar jis fiksuotas prie grindų?

Kaip su atliekų utilizacija?

Jei turite senus monitorius ar spausdintuvus, kuriuos norite išmesti Anglijoje – pasakykite iš karto. Negalime tiesiog juos padėti prie sandėlio durų. Ten turi būti specialios kompanijos, tai kainuoja. Galbūt pigiau jais atsikratyti čia, Lietuvoje, pagal tinkamą procedūrą.

Ar galima veži saugumo spintas?

Taip, bet reikia išimti ginklus ar pavojingus daiktus, jei jų yra. O jei ten tik slaptažodžiai ir pinigai (kaip tikimybė), turi būti sukurta sąlyga, kad mums neduodate jų atidaryti priverstinai. Mes tiesiog pervežame.

Finaliniai nurodymai ir paaiškinimai

Kuo skiriasi biuro perkėlimas nuo gyvenamojo?

Biure daugiau technikos, mažiau „šlamšto“, bet daugiau atsakomybės. Gyvenamajame galite padėti indus į dėžę su laikraščiu, biure – reikia tvarkos, kad niekas nesudužtų. Darbuotojai dažnai bando paslėpti asmeninius daiktus, tai reikia kontroliuoti, kad neišsižiūrėtume kas nors (tarkime, brangų žiūrinį arba papuošalą).

Ar reikia išvalyti baldus prieš išvežimą?

Būtų labai malonu, jei taip ir padarytumėte. Viena kartą vežėme sofą, kurioje buvo likę pusė obuolio... uodai. Muitinė beveik nepraleido. Nereikia jų poliruoti, bet tiesiog nuplaukite dulkes ir išimkite šiukšles.

Kaip elgtis su automobiliais, jei juos taip pat vežiame?

Automobilius reikia deklaruoti atskirai. Jie turi savo VIN kodus. Negalima tiesiog įmesti juos į konteinerį su biuro kėdėmis (bent jau legaliai). Reikia atskiro proceso, dažniausiai vairuotojas juos veža spec. rėme.

Ar pasirašome kokį sutartį?

Be abejo. Rašome sutartį, kurioje aprašome: ką vežame, kiek, kada, kiek kainuoja ir kas darys, kas kas nors suges. Nerašykite ant kelių. Jei kas negerai – turi turėti kurį kreiptis. Patikimas biuro perkėlimas į UK be raštiško sutikimo yra loterija.

Galiu keisti planą jau processe metu?

Galima, bet tai kainuos. Jei jau pakrovėme pusę krovinio, o jūs nusprendėte nevežti 5 stalus – turime juos iškrauti. Tai laikas ir darbas. Geriau pasilikti prie pradinio sąrašo, nebent tai būtų gyvybiška būtinybė.

Kas daryti, jei Anglijoje nėra lifto?

O tai, vadinasi, mūsų vairuotojai turės nešti rankomis. Jei tai 5-asis aukštas... tai mums reikės papildomai sumokėti už fizinius darbus arba iškviesti kėlimo platformą. Informuokite apie tai iš anksto.

Ar reikia iš anksto užsirezervuoti vietą sandėlyje?

Jūsų biure Anglijoje dar nėra? Tada reikės mūsų pagalbos su laikinu sandėliavimu. Mes galime padėti rasti vietą. Bet vietos Londono centre yra brangios kaip auksas. Geriau susitarti dviem savaitėm anksčiau.

Pabaigos ir išvados

Kodėl verta rinktis patirtį, o ne pigiausią variantą?

Nes kai stuff (daiktai) jau plaukia per kanalą, pigiausio pasiūlymo vadybininkas nebeatsilieps į telefoną. Esu matęs, kaip įmonės praranddavo savo inventorių savaitėms. Patikimas biuro perkėlimas į UK reikalauja žinojimo, kur yra kiekvienas laivelis. Pasiduokite į rankas tiems, kas nieko nesinervina.

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite vieną vadybininką su lagaminu – gal. Jei 50 darbuotojų – ne. Logistika yra pilnas darbas. Jūsų verslas turi uždirbti pinigus, o ne stovėti ties dėžėmis. Pasiduokite profesonalams.

Kas yra svarbiausia?

Kommunikacija. Jei matote, kad brokeris neatsako į laiškus – keiskite jį. Geresnis blogai atsakantis brokeris, nei tobulas, kurio nepasieksite.

Ar rekomenduojate vežti šiandien?

Jeigu verslo augimas to reikalauja – taip. Anglija vis dar yra didelė rinka. Nenorėčiau, kad jūsų baimės sustabdytų investicijas. Tiesiog būkite pasiruošę.

Galutinė patarimas?

Naudokite protą, ne emocijas. Pasirinkite tiekėją, kuris tyliai, bet užtikrintai atliks darbą. O dabar, kai jau turite informacijos, laikas eiti prie to patikimo biuro perkėlimo į UK plano rengimo. Sėkmės jums ir jūsų komandai.