Mikroautobusų transportas archyvų perkraustymui į Angliją: kaip išvengti chaoso ant kelio

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir žinau, kad kiekviena kelionė turi savo nuotaiką. Dažniausiai žmonės galvoja, kad perkelti dokumentus iš biuro į biurą – tai tik pasiimti dėžes ir nuvažiuoti, tačiau tarptautiniai pervežimai yra kaip šachmatai. Ypač kai kalbame apie mikroautobusų transportas archyvų perkraustymui į Angliją, nes čia susiduriama ne tik su fizinės masės, bet ir svarbiausia – dokumentų verte bei muitinės niuansais. Anglija po Breksito pasikeitė, o kartu pasikeitė ir reikalavimai mums, vežėjams, todėl noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pradžiamokslis: ką reikia žinoti iškart

Ar tikrai mikroautobusas tinkamas variantas archyvams?

Dažnai klientai klausia, kodėl ne sunkvežimis, tačiau mikroautobusų transportas archyvų perkraustymui į Angliją turi savų privalumų, kuriuos suprantu tik išvęžęs šimtus tonų popieriaus. Mikroautobusas yra smalsesnis, jis lengviau įvažiuoja į ankštas gatves Londono ar Mančesterio centre, kur sunkvežimis tiesiog nepraslys. Be to, jei archyvų nėra pilnas sunkvežimio krovinių, mokėti už tuščią vietą būtų beprotiška. Taigi, turint 5–10 paletų dokumentų, mikroautobusas yra auksinis vidurkis tarp kainos ir patogumo.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Noriu pasakyti tiesiog – ne taip greitai kaip anksčiau. Anksčiau buvo galima įsivažiuoti, parodyti pasą ir važiuoti toliau, dabar čia viskas užtrunka ilgiau dėl formalumų. Įprastas maršrutas Lietuva–Anglija ir atgal su kroviniu trunka apie 5–7 dienas, tačiau tai yra labai sąlyginis skaičius. Visiškai tiksliai pasakyti negaliu, nes viskas priklauso nuo to, kaip greitai išsiversite su dokumentais, ar nelips vairuotojai į perkrovą, ir ar oras nebus.blogas (o Anglijoje jis dažnai būna).

Kaip turi būti supakuoti archyvai?

Tai viena svarbiausių dalykų, dėl kurių aš dažnai gaudau pykčio telefoną. Popierius labai drūgnas – vienas A4 lapas sveria mažai, bet dėžė pilna dokumentų sveria kaip akmuo. Negalite dėti tiesiog ant grindų ar kažką tai užmauti į plastikinius maišus. Būtina naudoti standartines dėžes, gerai užlipyjuotas juosta, kad drėgmė neprasiskverbtų. Pamenu, kaip kartą važiavome lietingą žiemos dieną, o klientas buvo padėjęs dėžes ant paletės be plastikinio apvalkalo – viršus buvo drėgnas, tai tikėkite, buvo baisu.

Ar reikia daryti inventorizaciją?

Būtinai. Nors tai atrodo paprasta, inventorizacija yra jūsų draugas ir mūsų, vairuotojų, ramybės garantas. Nurodykite, kas yra kurioje dėžėje (pavyzdžiui, "Finansinės ataskaitos 2010–2015" arba "Buhalterija"). Jei kils nenumatytų situacijų ar muitinė užklaus, turėsite konkretų sąrašą. Be to, tai padeda išvengti konfliktų, kai atvykstate į vietą ir kažko pritrūksta arba pasirodo per daug.

Kuo skiriasi perkraustymas į Angliją nuo kitų šalių?

Skiriasi tuo, kad Anglija yra sala, o muitinės procedūros po 2021-ųjų tapo griežtesnės. Mikroautobusų transportas archyvų perkraustymui į Angliją reikalauja EORI kodų, prekių deklaravimo ir tikslios kilmės nustatymo. Vokietijoje ar Prancūzijoje galima pravažiuoti "paprastai", čia to negalima daryti be rizikos. Dar vienas dalykas – kairiarankis eismas, bet tai mums jau įprasta, o jums tikrai nereikės rūpintis vairuotojo įgūdžiais, mes tik patikrinsime, ar jis nėra per daug pavargęs.

Pinigai, kainos ir biurokratija

Kiek apytiksliai kainuoja toks pervežimas?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip šuo ant pikto. Priklausomai nuo kuro kainos (o ji dabra aukšta), svorio ir vietos, į kur Anglijoje reikia vežti. Jei į Londoną – brangiau dėl ULEZ zonos ir mokesčių už įvažiavimą. Jei į šiaurę – mažiau, bet ilgiau. Skečiau tarkime, kad viena paleta gali kainuoti nuo 200 iki 400 eurų, bet tai tik labai grubus įvertinimas. Tikslią kainą pasakysiu tik sužinojęs detalius adresus ir svorius.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Svoris, tūris, kuro kainos rinka, ir dar vienas dalykas – ar reikia išrašyti Muitinės deklaraciją (EX1). Jei tai nėra laikoma nuolatine prekyba, o vienkartinis siuntimas, deklaravimas kainuoja. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia krauti su liftu, ar vairuotojas gali nuleisti dėžes rankomis (jei svoris leidžia). O dar – ar reikia dėžių surinkimo paslaugos Lietuvoje prieš išvykimą.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Anglijoje?

Tai sudėtinga klausimai, ir aš čia neadvokatas, tačiau stengiuosi sekti naujienas. Jei perkeliate įmonės turtą tarp savo padalinių (intra-community supply), tai dažniausiai PVM netaikomas, jei turite galiojančius PVM mokėtojo numerius abiejose šalyse. Bet jei tai dovana arba perleidimas kitai įmonei, gali tekti mokėti importo PVM. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu prieš skambinant man, kad nepyktumėte vėliau.

Ar galima atsiskaityti grynaisiais vairuotojui?

Galima, bet nepatariu. Vairuotojai ne visada turi mažų nominalų grąžą, o nešti sau didelius kiekius pinigų yra nesaugu. Be to, mums reikia išrašyti sąskaitas faktūras, todėl bankinis pavedimas yra standartas ir saugiausia išeitis. Kartais seni klientai mėgsta grynais, bet mes stengiamės nuo to atsitraukti dėl apskaitos tvarkos.

Kas atsitinka, jei pasikeičia kuro kaina kelionės metu?

Kuro priedas – tai mūsų blogasis sapnas. Jei kuro kaina staiga pakyla 20 proc. tarp to, kai mes sudarome sutartį, ir kai vairuotojas užpildo baką Anglijoje, gali tekti prašyti papildomo mokesties. Paprastai stengiamės tai įvertinti kainodaroje, bet kartais nutinka staigių šuolių. Tiek, kiek žinau, šiuo metu situacija gan stabilizuota, bet kas žino, kas bus rytoj.

Ar imamas avansas?

Įprastai taip. Imame maždaug 30–50 proc. avansą pradedant darbus, kad užtikrintume, kad klientas rimtai planuoja siųsti archyvus ir neatsisaks paskutinę minutę. Ypač jei reikia specialiai užsisakyti vietą arba rinkti krovinius iš keleto vietų Lietuvoje prieš išvykimą.

Muitinės ir dokumentai (Breksito pavojus)

Kas šiandėl svarbiausia dėl dokumentų?

Be abejo, EORI numeris. Be jo jūsų siunta nukeliaus tiesiai į muitinės sandėlį Anglijoje, kur laikymas kainuos brangiau už patį pervežimą. Taip pat būtina Commercial Invoice – prekių sandėra su nurodyta verte. Negalite rašyti "seni popieriai", turi būti konkreču: "Archyviniai dokumentai, naudoti, be komercinės vertės (jei taip yra)". Anglų muitininkai mėgsta tikslumą.

Ką daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada vairuotojas gali būti sustabdytas sienoje. Vieną kartą nutiko taip, kad klientas nenurodė tikslios kilmės prekės, ir mes praleidome 12 valandų Kalėse laukiant patvirtinimo. Tai buvo baisiai, vairuotojas buvo išsigandęs. Geriau užduoti klausimą dešimt kartų iš anksto, nei tada spręsti problemas telefonu naktį.

Ar reikia drąsinti (fumiguoti) medines dėžes?

Jei archyvai laikomi medinėse dėžėse arba ant medinių paletų, taip, Anglijoje reikalavimai dėl medžiagos apdorojimo yra griežti (ISPM 15). Bet archyvus dažniausiai dedame į kartonines dėžes ant europaletų, kurios yra apdorotos. Jei turite savo senas medines dėžės – geriau jų nenaudoti, nes gali būti problema sienoje.

Kas yra "Customs Clearance"?

Tai tiesiog muitinės iššifravimas. Mes tai darome per savo partnerius Anglijoje. Jūs mums duodate duomenis, mes perduodame brokeriui, jis paduoda deklaraciją, ir siunta gauna "leidimą" įeinti į šalį. Tai standartinis procesas, bet jis reikalauja laiko, paprastai 1–2 darbo dienos iki išvykimo, kad viskas būtų pasiryšta.

Ar galima įvežti asmeninius dokumentus be problemų?

Taip, jei tai nekomercinis siuntimas (pvz., šeimos archyvas, paveldėti dokumentai). Tuo atveju reikia nurodyti, kad vertė yra "nil" arba labai maža, ir pateikti paaiškinimą. Tačiau jei tai įmonės dokumentai, net jei jie jums atrodo beverčiai, Anglijoje jie gali būti laikomi prekėmis.

Kas nutinka su konfidencialumu?

Mums tai nėra naujiena. Žinau, kad archyvuose daugybė paslapčių – duomenys apie darbuotojus, klientus, finansus. Vairuotojai yra instruktuoti neatsidaryti dėžių (išskyrus muitinės reikalavimus). Mes nežiūrime, kas viduje, mums svarbu, kad dėžės atvyktų saugios. (Nors kartais vairuotojai smalsuoliai, bet draudžiame tai daryti griežtai).

Kelionės eiga ir vairuotojai

Ar vairuotojas padeda pakrauti ir iškrauti?

Įprastai taip, jei kalbame apie "kraunamo" ir "ikraunamo" principą. Tačiau jei turite 500 dėžių be lifto 3-ame aukšte be lifto, ten jau reikės jūsų komandos pagalbos. Vairuotojas žmogus, ne kranas, jis gali nukelti 20–30 kg svorį, bet ne visą diena nešiotis žemyn ir aukštyn. Susitarkime dėl prieigos iš anksto.

Kaip vairuotojai susisiekia su klientu Anglijoje?

Dažniausiai telefonu arba "WhatsApp" (jei turi ryšį). Anglijoje mobilusis ryšys gali būti brangus mūsų SIM kortelėms, taigi dažnai jie bando prisijungti prie "Wi-Fi" pietų metu. Kartais nutinka, kad vairuotojas užmiega arba pamiršta pasakyti, kad jau artėja, taigi nediskutuokite, jei jis skambina paskutinę minutę – jis tiesiog dirba.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Turiu pasakyti tiesą – ne visada. Didelės kompanijos turi GPS sistemą, bet mažesnių pervežėjų (kaip mes kartais esame) mikroautobusuose gali būti tik senas telefonas su "Google Maps". Galima prašyti vairuotojo atsiųst "geolokaciją" (vietą), kai jis sustoja pietauti. Tai nėra tobulas "tracking", bet veikia.

Ką daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Anglijoje dažnai būna spūstys, ypač aplink Londoną ar "M25" žiedą. Vieną kartą vairuotojas stovėjo 4 valandas dėl avarijos. Jei vėluojame, mes jums pranešame. Jei nepranešame – skambinkite patys. Būkite kantrūs, mes negalime valdyti eismo. Nors žinau, kad jums tai nepatogu, bet tai realybis.

Ar saugu palikti dėžes vairuotojui, jei jis turi sustoti pernakvoti?

Mikroautobusai dažniausiai turi uždarą krovos skyrių, tačiau aš visada patariu uždaryti raktus (jei vairuotojas juos duoda). Jei vairuotojas miega viešbutyje arba sankryžoje, mikroautobusas stovi aikštelėje. Nors vagysčių retos, geriau būti saugiam. Jei dėžėse yra labai svarbi informacija, galima galvoti apie apsaugos vairuotoją, bet tai kainuos daugiau.

Ar vairuotojas kalba angliškai?

Dažniausiai "kalba" pakankamai, kad suprastų kelio ženklus ir paklaustų kuro. Bet jis nebus jūsų vertėjas ar gidas. Jei reikia kalbėti su Anglijos saugotojais ar administracija, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės, kas moka angliškai, arba naudokite aplikacijas vertėjas.

Nenumatyta ir reali situacija

Kas nutinka, jei dėžės sužaloja kelionės metu?

Jei dėžės buvo blogai užlipyjuotos ir išsilaipėjo – mes neatsakome. Jei vairuotojas užvažiavo į duobę (o Anglijoje kelių būklė vietomis prasta) ir dėžė nukrito – mes atsakome. Visada rekomenduoju turėti draudimą "Cargo insurance". Jis nepadengs visko, bet padės išvengti didelių nuostolių, jei prarasite svarbius dokumentus dėl techninės avarijos.

O jei dėžės drėgsta?

Dėl lietaus arba drėgmės. Mikroautobusai nėra visada hermetiški laivai. Jei vairuotojas paliko langą atidarytą vasarą, o lietus užplūdo – tai jo kaltė. Bet jei dėžės stovėjo ant betono drėgname sandėlyje prieš pakrovimą – tai ne mūsų kaltė. Vėl kartosiu – dėžės turi būti ant paletės ir apvyniotos plastiku.

Ar galima su jais vežti kažką kito?

Kartai klientai bandydami sutaupyti klauso: "Gal galite padaryti kelias dėžes kompiuterių?" Galime, jei tai įrašyta į sutartį ir deklaraciją. Bet jei vairuotojas randa tai savo iniciatyva be žinios, jis gali atsisakyti vežti toliau arba reikalauti papildomo mokesčio. Negalima slėpti daiktų tarp archyvų, tai yra muitinės pažeidimas.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas išvykimo ar atvykimo?

Praneškite kuo greičiau. Jei keičiasi atvykimo adresas Anglijoje iš Londono į Birmingamą, tai gali pakeisti mūsų maršrutą ir kainą. Jei vairuotojas jau važiuoja į seną adresą, teks susimokėti už papildomus km. Planuokite iš anksto.

Ar įmanoma atiduoti dalykus saugumo kambarį?

Galima, bet tai papildoma paslauga. Saugumo kambariai Anglijoje nėra pigūs, ten mokama už kiekvieną kvadratinį metrą ir už laiką. Jei jūsų naujasis biuras dar nebaigtas, o archyvai jau atvyko, turime susiplanuoti tarpinį sandėliavimą.

Ką daryti su senais, nereikalingais dokumentais?

Jei juos vežate sunaikinti Anglijoje, turi būti specialus liudijimas (destrukcijos sertifikatas). Negalima tiesiog įmesti į konteinerį Anglijoje, jei ten yra asmens duomenys. Tai yra didelė atsakomybė. Geriau sunaikinti čia, Lietuvoje, jei įmanoma, o vežti tik tai, kas reikalinga.

Kokia yra jūsų atsakomybės riba?

Įprastai sandorio sąlygos nustato atsakomybės ribą, dažniausiai pagal CMR konvenciją (apie 8.33 SDR už kg). Tai nėra milijonai. Jei jūsų archyvai verti tūkstančius (pavyzdžiui, brangūs originalūs sutartys), turite tai paminėti ir galbūt pasirinkti aukštesnę draudimo sumą. Nedarykite prielaidų, kad viskas bus padengta automatiškai.

Ar galima pervežti labai didelius kiekius?

Mikroautobuso talpa yra ribota – apie 4–5 tonas (priklausomai nuo modelio). Jei jums reikia perkraustyti visą banką, reiks kelios kelionės arba didesnio sunkvežimio. Nespūskite mikroautobuso virš ribų, nes sunkvežimio svorio kontrolė Anglijoje yra labai griežta, baudos didelės.

Kas jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Galima, jei yra vietos (keleivių vieta). Tačiau tada jūs tapsite keleiviu, ir jums reikės paso, o jei ES pilietis – galbūt vizo (dabar, kai Anglija nebe ES. Nors, tiesą sakant, vizas trumpam vizitui nereikalingas, bet taisyklės keičiasi, patikrinkite). Kelionė ilgai trunka, bus nuobodu.

Kaip susitarti dėl vietos išsikrovimui?

Anglijoje vietos apsiribojimo zona (Controlled Parking Zone) yra baisi dalykas. Reikia gauti leidimą statyti arba rasti vietą, kur nebus baudos. Vairuotojai žino, kur sustoti, bet jei jūsų biuras centre, reikės padėti iš anksto. Niekas nenori mokėti 120 svarų baudos už sustojimą.

Ar atsiunčiate paskutinę dieną?

Mes stengiamės būti lankstūs, jei reikia, galiu atsiųti vairuotoją vakare. Tačiau atminkite, kad vairuotojai turi poilsio laiko apribojimus. Jei jis atvyks 22 val. vakaro, jis negali iškrauti 3 valandas, turi eiti ilsėtis. Planuokite atvykimą ankstyva ryta arba dienos metu.

Ką daryti, jei dėžės pasirodo per sunkios?

Vairuotojas turi teisę atsisakyti pakrauti, jei dėžės viršija technines galimybes arba saugos normas. Vieną kartą buvo taip, kad klientas įdėjo metalo detalių į dėžę su popierium, ir viena dėžė svėrė 100 kg. Vairuotojas nenusileido, teko iškrauti. Geriau svėrį tiksliai.

Ar turite atsiliepimų iš kitų klientų?

Turime, ir dauguma geri. Bet yra ir tų, kurie pyksta dėl vėlavimų. Tiesą sakant, pervežimo verslas – tai ne rožių sodas. Mes stengiamės dirbti geriausiai, bet Anglija toli, ir kelių sąlygos ne visada leidžia būti "punktualiam".

Galutinis patarimas iš mano pusės?

Nesistenkite sutaupyti ant pakavimo. Gerai užlipyjuota dėžė ir tikslus inventoriaus sąrašas padarys mikroautobusų transportas archyvų perkraustymui į Angliją kur kas mažiau stresingu. Pasidomėkite draudimu ir turkite ryšį su buhalteriu dėl dokumentų. O mes pasirūpinsime, kad tais ratais pasuktų.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda į pasitikėjimą ir pasiruošimą. Mikroautobusų transportas archyvų perkraustymui į Angliją nėra paprasta užduotis, ypač dabar, kai pasaulis pasikeitęs, bet su gerais partneriais viskas įmanoma. Aš matęs būtent viską – nuo sėkmingų, be jokių problemų kelionių iki tų, kuriose teko spręsti muitinėse naktį. Svarbiausia – nebijokite klausti ir nebijokite pasakyti, kai kas netinka. Tiksli informacija iš jūsų pusės yra pusė sėkmės, o o antrą pusę priduos mūsų vairuotojų patirtis. Tikiuosi, jūsų archyvai atkeliaus saugiai ir laiku.