Lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos: efektyvus planavimas

Dirbu šitoje srityje beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir galiu pasakyti – vienodų persikraustymų nebūna. Anglija yra specifinis rinkas, ypač kai kalbame apie verslą. Kas antras klientas svajoja apie lankstų biuro persikraustymą iš Anglijos, nes niekas nenori sustabdyti procesų dviem savaitėms ir prarasti klientų. Čia nebe tik apie dėžių nešimą laiptais, tai apie sudėtingą logistiką, muitinę ir tai, kaip išvengti chaoso Londono pietuose. Susitarkime, viskas įmanoma, jeigu žinai, kur gudrauti ir kada reikia pasakyti "stop". Toliau pasakysiu taip, kaip kalbėčiau prie kavos puodelio, be jokių gražių apgaudinėjimų.

Bendri klausimai ir planavimas

Kiek laiko trunka toks persikraustymas?

Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau turi tos technikos ir baldų, bei kur Anglijoje esate. Jei būnat šiaurėje, prie Škotijos, tai kelias bus ilgesnis. Įprastai lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos į Lietuvą trunka apie 3-4 darbo dienas, jei nėra didelių nesklandumų su keliu arba ferija. Kartais užtrunka ilgiau, jei vairuotojas turi laikomąjį poilsį, o mums viskas skubu. Geriau planuoti savaitę galvai, kad nereikėtų nervintis.

Ar galima atvykti savaitgalį ir ne stabdyti darbo?

Taip, tai būtent tas dalykas, dėl ko visi renkasi lankstumą. Mes dažnai vykstame penktadienį, krauname, o sekmadienį jau iškrauname Lietuvoje. Tačiau lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos savaitgaliais reikalauja, kad prieš tai viskas būtų tvarkingai supakuota, o vairuotojai būtų atsargūs. Anglijoje sekmadieniais sunkiau rasti atidarytų degalinių, o kai kurie biurai Lietuvoje neužleidžia laiptinės. Reikia viską iš anksto suderinti su apsauga.

Kaip tiksliai apskaičiuojate tūrį ir kiek reikia mašinų?

Esu matęs daug, kai klientas sako "turim keletą dėžių", o paskui tai užima visą 3,5 tonų furgoną. Geriausia, jei atsiunčiate nuotraukas arba vaizdo įrašą. Tada aš galiu pasakyti, ar mums reikia vieno didelio sunkvežimio, ar galima susitvarkyti su dviem mažesniais lankstaus biuro persikraustymo iš Anglijos maršrutais. Neskubėkite čia spėlioti, klaida su tūriu kainuoja brangiai – reikės vykti antrą kartą.

Ar reikia išmontuoti visus baldus arba sprendžiate patys?

Paprastai klientai patys išmontuoja sudėtingus stalus, kad sutaupyti laiko, o mums palieka lentynas. Bet jei reikia, mes turime savo meistrus, kurie gali viską išardyti Anglijoje ir surinkti čia. Tiesa, dažnai pasitaiko, kad varžtai pasimetąs arba laikikliai sulūžę (seni baldai yra seni baldai), tai reikia turėti atsarginę komplektaciją.

Kas dėl pakavimo medžiagų – ar tiekiate jas?

Žinoma, galime atvežti dėžes, burbulus, lipdukas. Viską apskaičiuojame į kainą. Bet jei norite sutaupyti, galite patys rasti dėžių Anglijoje, vietos "self storage" aikštelėse dažnai jų išmeta nemokamai. Tiesa, kokybė tada gali būti įvairi – ne kiekviena dėžė išsilaiko svorio. Geriau pasirūpinti kietomis dėžėmis, ypač jei vežate serverius ar brangų įrangą.

Muitinė, dokumentai ir "Breksito" dalykai

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti išvykstant iš JK?

Nereikia jokių stebuklų, bet reikia gero sąrašo. Turi būti EX1 deklaracija (eksporto), kurias dažniausiai darome per muitinės tarpininkus. Be to, reikia sandorio arba perkėlimo dokumento, jei tai ne nauja įranga. Dabar po Brexito lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos tapo daug daugiau popieriaus darbo. Jei dokumentų nėra, sulaikymas pasienyje garantuotas, o tai laiko ir pinigų švaistymas.

Ar reikia mokėti PVM ar muito mokestį?

Jei tai naudojama biuro įranga, ne nauja (nėra pirma prekyba), tai PVM mokėti Lietuvoje reikės pagal standartines procedūras (importo PVM), bet muito nėra. Čia yra smulkmena, bet svarbi. Lankstaus biuro persikraustymo iš Anglijos metu turi būti aišku, ar tai jūsų nuosavybė jau ilgiau kaip 6 mėnesius. Jei taip, tai galima kreiptis dėl atleidimo nuo mokesčių (Transfer of Residence), bet tai giliau į dokumentus.

Ar dirbate su muitinės tarpininkais ar reikia rasti savo?

Mes turime patikimus partnerius tiek Anglijoje, tiek Lietuvoje. Geriau, kad juos pasirūpiname mes, nes jie žino mūsų vairuotojų grafikus. Jei bandysite rasti pigų tarpininką iš "skelbimų", gali baigtis taip, kad jis neatsakys į telefoną 3 ryto, kai vairuotojas stovi pasienyje. Nereikia rizikuoti dėl 50 svarų taupymo.

Kas nutinka jei pamiršiu įrašyti kokį daiktą į sąrašą?

Tai blogiausia scenarijų. Muitinės pareigūnai mėgsta tikslumą. Jei sąraše rašo "kompiuteriai", o odyje randa 5 butelius viskio – bus didelė problema. Galima gauti baudą arba konfiskavimą. Todėl lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos prasideda ne nuo krovinio, o nuo sąrašo tikrinimo. Būkite sąžiningi, geriau parašyti viską, kad nereikėtų aiškintis vietoje.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro įranga?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama maišyti. Muitinėje tai gali būti traktuojama kaip prekyba, jei daugiau asmeninių nei biuro. Geriausia padaryti atskiras siuntas arba aiškiai atskirti dėžėse. Vieną kartą taip bandė vežti viryklę biuro reikmenų viduryje... nusivylome laiku. (Nors vairuotojas viską sutvarkė, bet nervų praradome daug).

Kokios dažniausios problemos su Anglijos muitine?

Dažniausiai problema yra blogai užpildyti HS kodai – tai tie kodai, kur nurodo, kas tai per daiktas. Jei parašysi "baldai" per visą lentelę, sustabdys. Reikia konkretumo: "medinės kėdės", "monitoriai". Be to, kartais būna problemų dėl to, kad įranga yra "naudojama", bet atrodo kaip nauja (dėl dėžių). Tada reikia įrodymų, kad nupirkta prieš metus.

Kainos ir mokesčiai: realybė be reklamų

Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina nėra pastovi. Ji priklauso nuo distancijos (Ar esate London centre ar kažkur šiaurės kaimelyje?), tūrio, svorio ir to, kaip greitai reikia vežti. Lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos kainuoja brangiau nei įprastas siuntos vežimas, nes čia reikalingas "crew" (komanda) abiejuose galuose. Taip pat įeina kuro mokesčiai, kurių Anglijoje nemažai, ir mokesčiai už užterštą zoną Londoną (ULEZ).

Ar reikia mokėti už parkingą Anglijoje?

Taip, tai būtinai. Jei reikia stovėti prie biuro centro London'e, vietos gali kainuoti ir po 10-15 svarų valandai. Kartais galima susitarti su savininku, kad leistų stovėti kieme, bet tai ne visada įmanoma. Kiekvienas lankstaus biuro persikraustymo iš Anglijos etapas turi savo niuansų – Londonas yra ypatingas pragaras dėl vietos. Įtraukiame tai į sąmatą, kad nenuviltume.

Kokia įmoka užsakymui ir kaip galima mokėti?

Standartiškai imame maždaug 30-40 proc. avansą, kad užtikrintume, kad neatsisakysite paskutinę minutę. Likusią dalį mokate, kai krovinys išvyksta arba atvyksta į Lietuvą. Galima mokėti banku, bet svarbu, kad mokėjimas būtų gautas be delsos, nes Anglijoje mums reikia mokėti vairuotojams iš karto.

Ar galima sutaupyti jei aš pats padėsiu krauti?

Galima, tačiau netaupyti tiek, kaip norėtumėte. Vairuotojų darbas yra vairuoti ir saugiai įvežti, o ne nešioti 20 kg dėžes 4 aukštų be lifto. Jei padėsite, sutrumpinsime laiką, o tai reiškia mažiau valandinių. Bet lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos turi būti saugus – jei nusitrenkiate koją arba sulaužote monitorių, draudimas to nedengia, nes neįmonės darbuotojas dirbo.

Kiek kainuoja draudimas ir ar jis privalomas?

Draudimas yra labai rekomenduojamas. Paprastai tai kainuoja apie 2-3 proc. nuo krovinio vertės. Galima ir be jo, bet jei vairuotojas užkabins kokią lenktąją trasą (Anglijoj jų daug) ir viskas nukris, prarasite viską. Nemanau, kad verta rizikuoti biuro įranga, dėl kurios dirbate. Geriau permokėti šiek tiek už ramybę.

Ar yra paslėptų mokesčių apie ką niekas nesako?

Būna. Pavyzdžiui, jei įmonės rekvizitai ne sutampant su dokumentais, gali būti bauda. Arba jei reikia specialios leidimo transportavimui (nors retai biurui). Taip pat, jei krovinys yra sunkesnis nei deklaruotas, mums reikia papildomai mokėti už svorį. Stengiamės kalbėti atvirai, bet klientai dažnai klausinėja tik "nuo iki", o ne kas viduryje.

Technika, įranga ir jautrūs daiktai

Ar saugu vežti serverius ir duomenų laikmenas?

Serverius reikia pakavoti į specialias dėžes su putomis (anti-static foam). Negalima jų mesti ant grindų. Mes turime patirties su IT įranga, bet svarbiausia – išjungti viską teisingai. Vienas klientas palijo serverių maitinimo bloką, nes nepažymėjo laidų (o buvo chaosas). Teko keisti. Lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos su IT reikalauja labai gero komunikacijos su jūsų administratoriumi.

Kaip vežiate didelius ir neįprastus daiktus (pvz. safus)?

Safus yra blogiausias dalykas. Jie sveria toną. Reikia specialių keltuvų. Jei jis neįeina į liftą ar duris, tada prasideda tiesioginis siaubas – reikia išmontuoti grindis arba iškelti pro langą (jei yra kranas). Tokiu atveju lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos tampa brangiu statybų projektu. Geriau iš anksto pamatuoti duris.

Ar reikia rūpintis kabeliais ir laidų tvarkymu?

Prašome, nerašykite visų laidų į vieną didelį mazgą. Vėliau jums tai prireiks paskirstyti. Naudokite spalvotus lipdukus arba maišelius. Mes nežinome, kuris laidas eina į spausdintuvą, o kuris į kompiuterį. Tvarka čia padeda sutaupyti valandų įrengiant biurą vėl Lietuvoje.

Ką daryti su skysčiais (toneriai, kava)?

Toneriai dažnai išsilieja jei yra ne uždaryti. Geriausia juos išimti arba uždaryti į maišelius. Kava ir kitos skysčiai taip pat gali būti problema, jei atšals žiemoje kelyje (o Anglijoje-Lietuvoje kelyvas būna šaltas). Geriau išgerti arba išmesti prieš važiuojant.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet augalai turi specialių reikalavimų (fitosanitarinių certifikatų), jei juos vežate komerciniu būdu. Asmeniniam persikraustymui lengviau, bet biurui tai gali būti problema. Be to, augalams žiemoje furgone gali būti per šalta. Geriau juos palikti kolegoms dovanai.

Problemos, nesklandumai ir kas daro šią sritį "žmogišką"

Kas daryti jei vairuotojas užstringa įspūžime?

Tai Anglija, ten orai keičiasi per valandą. Jei kelyje įvyksta avarija arba sniego audra, mes kviečiame kitą vairuotoją, jei įmanoma. Bet kartais tiesiog tenka laukti. Lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos tobulas yra tik teorijoje, praktikoje mes visi priklausome nuo oro ir kitų vairuotojų. Mes visada informuojame, jei bus vėlavimas.

Ar patyrėte vagystes arba praradimus?

Per 20 metų buvo vienas ar du incidentai, kai paliktą mašiną pietų Londone bandė išlaužti. Dabar nieko nepaliekame be priežiūros. Taip pat, kartais klientai patys praranda daiktus ne dėl mūsų kaltės – tiesiog palieka ant grindų prieš išsikraunant ir kažkas pasiima. Būkite budrūs.

Kas jei naujasis biuras Lietuvoje dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstame, o darbininkai dar tepa grindis. Tuomet mes turime laikyti krovinius furgone, kas kainuoja laukimo mokestį. Lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos leidžia mums padėti daiktus į sandėlį laikinai, jei biuras nebaigtas. Nereikia spausti statybininkų, geriau susiplanuoti sandėliavimą.

Ar dirbate su blogomis įmonėmis Anglijoje?

Yra tokių, kurie pasako "padarysim", o paskau išsikrauna viską į vieną krūvą ir važiuoja. Mes dirbame tik su patikimais partneriais, kurie turi licencijas. Nemažai girdėjau istorijų, kai pasitaikė "pavogtų" krovinių iš parkingų. Todėl saugumas mums prioritetas.

Kas jei aš pats nenuostatau kažko iki galo?

Tuomet mes sprendžiame vietoje. Kartais reikia išmesti seną sofą, jei ji netilpina pro duris (jūsų prašymu). Kartais reikia palikti dėžę sandėlyje. Mes mokame improvizuoti. Manau, kad geriausia pasakyti mums "darykite kaip geriausiai žinote", kai jau esate vietoje.

Kaip elgiate su skundais?

Jei kas nors sulūžta – tirbame. Jei mūsų kaltė – atsilyginame arba taisome. Jei kliento kaltė (blogai supakuota) – paaiškiname. Niekada nesakome "tai ne mūsų problema" iš karto. Stengiamės rasti kompromisą, nors kartais tai būna įtempta. Nėra nieko blogiau nei nepasitenkinamas vadybininkas.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų vairuotojų turi GPS seklius. Galime atsiųsti nuorodą, kur jis yra. Tačiau nereikia skambinti kas valandą ir klausti "kur jūs". Vairuotojas gali vairuoti ir negali atsiliepti. Duodame informaciją kartą per dieną arba esant svarbiems pasikeitimams.

Ar reikia gerti arba maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet labai vertinama. Anglijoje tai nėra paprotys, bet Lietuvoje, jei pasiūlate kavos ar sumuštinio, vairuotojas dirba greičiau ir su šypsena. Tai smulkmena, bet sukuria gerą atmosferą. Lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos yra ne tik verslas, bet ir žmonių santykiai.

Kas dėl atliekų – ar išvešiate pakuotes?

Taip, galime susitvarkyti su šiukšlėmis. Jei reikia, išvežame senas dėžes į perdirbimo centrą. Paprastai tai darome tą patį dieną, kad biuras būtų švarus. Nereikia, kad jūsų naujame biure stovėtų kalnas iš kartono.

Pabaigai – ką svarbiausia išsivežti iš Anglijos?

Ne tik baldus. Svarbiausia išsivežti patirtį ir gerą nuotaiką. Persikraustymas stresuoja, bet jei pasiruošiate gerai, viskas pavyks. Mes padarysim viską, kad lankstus biuro persikraustymas iš Anglijos būtų mažiausiai jums įniršantis įvykis šiemet. Susisieksime.

Išvada

Viskas apie lankstų biuro persikraustymą iš Anglijos atrodo sudėtinga tik tol, kol pradedi piešti planus ant popieriaus. Kai jau furgonai važiuoja, lieka tik laukti ir tikėtis, kad orai neblogės. Svarbiausia nebijoti klausti klausimų ir būti sąžiningu apie tai, ką turi. Nėra idealųjų persikraustymų, yra tik tie, kurie baigiasi sėkmingai ir be didelių nuostolių. Pasitikėkite profesionalais, bet ir pats nepamirškite prižiūrėti proceso. Gerai susitarę, viską įveiksime.