Lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK: kas iš tikrųjų vyksta kelyje

Dirbu šitoje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir jei kas mane išmokė, tai tai, kad teorija viena, o realus kelyje visada atneša kokį nors siurprizą. Matęs esu viską – nuo prarastų konteinerų Ispanijoje iki vairuotojų, kurie, atrodė, užmiršo, kur jiems važiuoti, net jei ir turėjo navigaciją. Tačiau kai kalba eina apie verslą, lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK gali būti tas dalykas, kuris išgelbėja nervus (o gal ir biudžetą). Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti stalus į sunkvežimį, bet ir kaip išvengti muitinės naktimis arba kaip susitvarkyti su tuo chaosu, kai vairuotojas negali rasti sandėlio Londono priemiestyje. Sakau tai ne iš vadovėlių, o iš patirties.

Pasiruošimas ir pačios pradžios (Kai dar viskas atrodo paprasta)

Ar tikrai reikia taip anksti pradėti planuoti biuro perkraustymą į JK?

Nebūtina tikrai iš anksto, jei norite, kad viskas būtų stresuota ir brangu. Pritaikyti lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK reikalauja laiko, bent jau dėl tų dokumentų, kurie dabar po „Brexit“ yra tiesiog siaubingi. Geriausia pradėti bent prieš mėnesį, o jei turite daug IT įrangos – dar anksčiau. Negalima palikti visko paskutinei dienai, nes tuomet kainos šoka į dangų, o pasirinkimas mažėja kaip saulėtą vakarą.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebeprivežti?

Parduokite, išmėtykite arba dovanokite darbuotojams. Sunkvežimio vieta moka pinigus, o nevežiant tuščių dėžių ar senų sofų, kurios jau seniai netinkamos biurui, yra tiesiog beprasmiška. Vieną kartą mačiau, kaip klientas norėjo vežti senus spintas, kurioms net durys nebeužsidarydavo, tik todėl, kad „gi čia antikvariatas“. Gal ir antikvariatas, bet jums už tai mokės kaip už bet kokį šiukšlį.

Ar reikia specialių dėžių ar galima su paprastomis?

Jeigu norite, kad jūsų kompiuteriai atvyktu sveiki, o ne puslapiais, naudokite specialias dėžes. Biuro perkraustymas nėra tas pats, kai veži bulves iš daržo. Paprastos dėžės gali nebeišlaikyti, ypač jei jose bus knygos ar technika. Geriau investuoti šiek tiek daugiau į pakavimą, nei vėliau gailėtis už sugadintus serverius (tai tikrai ne verta).

Kiek laiko užtrunka visa procedūra?

Priklauso nuo to, kur esate ir kur keliaujate. Jei iš Vilniaus į Londoną – tai standartiškai 3–4 dienos, jei viskas būna sklandžiai (kas nutinka retai). Bet jei reikia rinkti krovinius iš keleto vietų Lietuvoje, tai užtrunka ilgiau. Lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK leidžia derinti grafikus, tačiau nereikėtųtikėtis stebuklų – keliukai Europoje (ypač Vokietijoje) dažnai stovi.

Ar verta klausti kolegų ar draugų apie pervežėjus?

Klauskite, bet patikrinkite tuos, ką jie rekomenduoja. Draugas dirba statybose ir jam gali atrodyti, kad firma, kori užfiksavo krovinią per dieną, yra puiki. Jums į biurą reikės kitokio proceso – atidumo, dokumentų tvarkymo. Geriausia skaityti atsiliepimus internete, nors ir ten yra nerealių, bet bent jau matysite tendenciją.

Dokumentai ir biurokratija (Nepageidaujamas palydovas)

Kas tas EORI numeris ir ar jums tikrai jo reikia?

Taip, be jo jums niekur nepraeisite per JK sieną legaliai. Tai kaip asmens kodas, tik verslui prekybai su užsienio šalimis. Užpildyti paraišką paprasta, bet ji gali šiek tiek užtrukti, kol ją patvirtins britai. Negerai, jei sunkvežimis jau stovi prie sienos, o jūsų sistemoje vis dar „processing“. Vieną kartą tokia situacija kainavo klientui papildomų 400 svarų delspinigių.

Kas nutinka su inventoriaus sąrašu (Packing List)?

Jis turi būti tikslus. Turiu omenyje, jeigu parašote „biuro baldai“, tai muitininkas gali atidaryti sunkvežimį ir domėtis, kas čia per baldai – ar ten nėra kažko draudžiamo. Reikia detaliai: 5 stalai, 10 kėdžių, 2 spintos. Kuo tiksliau, tuo greičiau praeisite. Negalima rašyti „vienas dėklas daiktų“ – tai iškart keliauja į raudoną zoną.

Ar mums reikia muitinės brokerio?

Manau, kad taip, nebent jūs pats esite brokeris. Dokumentai tarp EU ir JK dabar yra tokie sudėtingi, kad be specialisto galite nuskrieti nuo protol. Lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK paprastai įtraukia ir šią paslaugą, todėl nenuokite sau galvos. Brokeris žino visus tuos kodus (HS codes), kuriuos aš pats kartais dar turiu pasižiūrėti.

Kas dėl draudimo? Ar jis veikia ir JK?

Draudimas turi būti „krovinių pervežimo“ draudimas, galiojantis visame maršrute, t.y. ir Lietuvoje, ir jūsųkeliaujant pro Belgiją ar Prancūziją, ir pačioje Anglijoje. Patikrinkite, ar draudimo suma atitinka jūsų daiktų vertę. Būna daug atvejų, kai firmos rašo „standartinis draudimas“, kuris uždengia tik kelis tūkstančius eurų, o jūs vežiate technikos už 50 tūkstančių.

Ar galima vėluoti su dokumentais?

Galima, bet tada tikėkitės baudų. Britų muitinė (HMRC) dabar labai griežta. Jei paskutineMinute nenurodžote teisingo prekės kodo (tarkim, su complexais IT sprendimais), gali būti, kad kroviniui teks laukti patikrinimo. Tai laukimas būna jūsų sąskaita, tiek laiko, tiek pinigų. Geriau atsiųsti viską savaitei anksčiau.

Kaina ir mokėjimai (Pinigai visada kalba)

Kodėl kainos taip svyruoja?

Degalai, kelių mokesčiai (vinjetės), kursai. O dar tas biuro perkraustymas į JK turi savo niuansų – pavyzdžiui, Britanijos geležinkeliečiai dažnai streikuoja, tai turi įtakos ir krovinių srautams. Užsakyti pervežimą pusmečio iš anksto gali būti pigiau, nei šauktis pagalbos rytoj. Taip yra dėl to, kad transporto kompanijos taip pat kaupia užsakymus.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Atstumas ir kiek laiko vairuotojas praleis užkrovime/iškrovime. Jeigu jūsų biure nėra lifto, o reikia neštis kompiuterius 4 aukštų laiptais, tai laikas praeidamas, o laikas – pinigai. Taip pat, jei JK pusėje reikia specialios leidimo vietos parkavimui (taip, London centre tai būna reikalinga), tai tai taip pat kainuoja.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima pabandyti, jei vežate daug daiktų arba tai ne vienkartinis reikalas. Bet nepaisykite to, kad kaina susideda iš realių išlaidų – vairuotojo atlyginimo, degalų. Jei kaina atrodo per maža, greičiausiai kažką slepia (pvz., neturi draudimo arba vairuotojas važiuos be poilsio, kas yra nelegalu).

Kas būna, jei klientas negali sumokėti iš karto?

Tuomet sunkvežimis stovi. Ir jūs mokate už kiekvieną valandą, kai jis stovi be žinios. Mano patirtis tokia, kad geriausia viską apmokėti iš anksto arba pateikti galiojančią banko garantiją. Niekada nepykite ant vadybininko dėl to, jis tiesiog vykdo taisykles – be pinigų krovinius neišleidžia.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Kartais yra „administracinių mokesčių“ už dokumentų tvarkymą arba už laukimą tą brangiąją Londono pietų pusę. Visada klauskite, ar kaina yra „all in“ (viskas įskaičiuota) ar yra „additional costs“ (papildomi kaštai). Nuo šių dalykų labai dažnai priklauso, ar lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK pasirodo esą pigūs, ar brangiai.

Techninė pusė ir įranga (Kai subraižytas laidas reiškia problemą)

Kaip saugiai vežti serverius ir IT įrangą?

Serveriai turi būti išjungti (aišku), užfiksuoti krovinių tvirtinimo diržais ir, idealiai, pakavti ant putų. Negerai, kai juos uždaro į paprastas dėžes ir tada stumia sunkvežimio viduje. Nuo vibracijos diska gali nukristi. Geriau leisti specialistams tai padaryti, nei bandyti pačiam su „scoline“ juosta.

Ar galima vežti cheminius medžiagas (pvz., valymo priemones)?

Tai sudėtinga klausimas. Yra tam tikrų apribojimų dėl ADR krovinių (pavojingų krovinių). Paprastos valymo priemonės gali būti neproblemos, jei jose nėra daug degiųjų medžiagų, bet viską reikia deklaruoti. Jei nesakote, o susprogs arba nutekės – baudos bus didelės. (Tikrai geriau atsikratyti senų chemikų čia, Lietuvoje).

Kaip elgtis su dideliais vitrininėmis stalais?

Jie yra pačios blogiausios būtybės pervežimui. Jų negalima sukalti, jų negalima sulenkti. Reikia specialių dėžių arba apsauginių kampų. Kartais netikęs vairuotojas gali pabandyti juos statyti vienas ant kito – tada jūsų stalo viršus galite pamatyti atsidūrusius trys dalys. Būtinai pasakykite apie tai anksčiau.

Ar reikia išpakuoti viską pačiam?

Priklauso nuo paslaugos rūšies. Yra „door to door“ paslaugų, kur vairuotojas tik paduoda į patalpas, o jūs turite išnešti dėžes. Yra pilno iškrovimo paslaugų. Bet UK darbuotojai (jei ten samdote) gali neleisti vairuotojams liesti jų įrangos dėl draudimo. Geriau tai išsiaiškinti iš anksto.

Kas daryti, jei sugenda technika pervežimo metu?

Skambinti į draudimą. Bet svarbiausia – užfiksuoti pažeidimą tądien, kai atvyksta krovinius. Negalita parašyti vėliau po savaitės, kad „ai, ten buvo įbrėžimas“. Tada niekas nepades. Turite padaryti nuotraukas iš karto, kol sunkvežimis dar stovi prie jūsų biuro.

Vairuotojai ir jų darbas (Žmonės už vairo)

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma taip, ypač tie, kurie reguliariai važiuoja į Angliją. Bet nebūkite šokiruoti, jei atvažiuoja lietuvis ar lenkas, kuris moka tik „hello“ ir „truck here“. Tas nekelią problemų įkrovimui, bet jei reikia kalbėtis su apsauga ar sandėlininku UK, gali būti keistas dialogas. Geriau tikėtis, kad kalba bus ribota.

Kas jei vairuotojas užstringa kelio ruože?

Tai nutinka. Užstrigęs priešais Tunelą arba ferą dėl miglos. Tada tuos prarastus valandas taip pat moka klientas, dažniausiai pagal valandinį tarifą. Mes negalime valdyti oro, todėl lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK visada turi numatyti šią „buferinę“ zoną laike.

Ar jie gali dirbti naktį?

Juridiškai ne, turi poilsio laikus. Bet jeigu jūsų biuras leidžia įvažiuoti tik naktį (pavyzdžiui, centro gatvėje), tai tenka derinti su vairuotojo poilsio grafiku. Kartais reikia brangiai sumokėti už specialų leidimą įvažiuoti dieną, nei bandyti versti vairuotoją laužyti įstatymus.

Kaip vairuotojai randa adresą Anglijoje?

Navigacijomis, bet Anglijoje adresai yra keisti – viename name gali būti 5 įmonės, o numeris ne matytis. Būtinai palikite telefono numerį ir koordinates. Nėra nieko blogiau, nei kai vairuotojas randa „Oak Street“ bet yra jų dešimt mieste.

Ar gali vairuotojas padėti su iškrovimu?

Gali, jei tai sutarta ir jei jis fiziškai gali. Jis nėra krovikas (moveris), jis vairuotojas. Jei jums reikia nešti 50 kg spintas į 5 aukštą be lifto, vairuotojas gali atsisakyti ir teisingai. Jis atsakingas už krovinių pristatymą, ne už jūsų nugaros sveikatą.

Rizikos ir nenuostabumos (Kur kas ne taip, kaip planavote)

Kas dėl Brexit? Ar viskas dar su juo susiję?

Taip, vis dar. Formų, deklaravimos, patikrinimų. Nors skamba, kad sistema jau „veikia“, bet kas antrą kartą kažkas pasikeičia, arba sistema užstringa. Negalima manyti, kad dabar tai tas pats, ką važiuoti į Lenkiją. JK – tai trečioji šalis dabar, su visomis pasekmėmis.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Retai, jei dirbate su normalia firma. Bet buvo atvejų, kai pavogta degalines stotelėje (o ne patalpose). Vieną kartą klientas pasakė, kad dingso „auksinis“ parkeris. (Gal jis ir buvo auksinis, bet kam jį laikyti neuzrakintoje dėžėje?). Correction: (Gal jis ir buvo brangus, bet kodėl jis buvo neuzrakintoje dėžėje?).

Kas daryti, jei įmonė, kuriai pavedėte, atrojo įtariama?

Pasidomėkite jų numeriais, ar turi teisinį statusą. Yra daug „pienų“ rinkos firmų, kuriose dirba po vieną vadybininką ir tada samdo atsitiktinius vairuotojus. Tai rizikuota. Pasidomėkite, ar turi savo techniką, ar ne.

Ar galima kasmet keisti pervežimo datas?

Galima, bet brangu. Sunkvežimio grafikas – tai kaip dantieji. Jei jūs atšaukiate dieną prieš važiavimą, jūs turbūt turėsite sumokėti baudą arba bent jau nebegrąžinsite avanso. Firmoms reikia užtikrinti, kad sunkvežimis nevažiuoja tuščias.

Ką daryti, jei atvykęs sandėlis UK uždarytas?

Tai klasika. Nenurodėte, kad jie dirba iki 16:00, o vairuotojas atvyko 17:30. Tuomet jis turi laukti iki ryto. Ir jūs mokate už stovėjimą. Anglai yra labai griežti dėl darbo laiko. Jei grafikas sako „uždaryta“, tai reiškia uždaryta, net jei jūs mokėtum tūkstantį.

Pabaigos ir išvados (Kai viskas baigta)

Ar verta rūpintis dėžių išvežimu?

Taip, nes niekas nenori įsirašyti į naujus biurus tūkstančio tuščių dėžių. Paprastai tai galima susitarti, kad vairuotojas pasiima dėžes atgal (jei jos dar tinkamos) arba jas nuveža į perdirbimą. Bet tai užima vietą sunkvežimyje, tai klauskite iš anksto.

Kaip tikrinti, ar viskas atvyko?

Tikrinti pagal sąrašą (Packing List). Kiekvieną dėžę, kiekvieną stalą. Negalima manyti, kad „kažką pamiršo“. Jei trūksta dėžės, rašykite pastabą tą pačią minutę. Vėliau niekas nepasakys „ai, va, ji pasiliko mūsų sandėlyje Vilniuje“.

Ar gera idėja sekti krovinius internetu?

Žinoma, jei sistema veikia. Tai leidžia jums suplanuoti, kai turi būti darbuotojai vietoje. Bet nepykite, jei GPS signalas dingsta Tunelyje arba kai vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Tai yra technologijos, o ne magija.

Kokios pagrindinės problemos su dideliais miestais?

Londonas, Mančesteris, Birmingemas – ten yra „Low Emission Zones“ (LEZ). Jei jūsų sunkvežimis neįsirašytas į sąrašą arba neatitinka standartų, bauda 100 svarų (arba daugiau) nuleidžiasi į jūsų sąskaitą. Tai reiškia, kad lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK turi apimti ir šiuos mokesčius.

Ar dažnai klientai patys susiranda pervežėjus?

Taip, ir dažnai apgaudinėjami. Pasirodo, kad „pigiausiais“ variantais dirba tie patys subcontractoriai, kuriuos galėjote ir patys rasti. Tiesa ta, kad didelės firmos turi savą atsakomybę, o „pienų“ tiekėjai gali tiesiog išsijungti telefonus.

Apibendrinant, viskas galima suorganizuoti, jei nepasikliaujate vien tik sėkme. Verslo kelionė per Lamanšą yra sudėtinga, bet su tinkama komanda ir supratingu požiūriu, lankstūs biuro perkraustymo sprendimai Jūsų verslui į UK gali būti net sklandesnis nei įprasta diena biure. Svarbiausia – nedarykite prielaidų, klauskite ir viskas užrašykite. O aš visada sakau – geriau vėluoti su dokumentais, nei neišvežti viso turto.