Lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai: vadovas, kurio nerasite vadovėliuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai nėra niekas panašu į tai, ką matote filmuose. Čia nėra gražių dėžių, kurios vienodos spalvos, ir vyrų sušokančių į sunkvežimį per penkias minutes. Tai yra chaosas, daug popierių, kartais užstrigęs sunkvežimis prie Londono žiedo ir visada nervai. Dažniausiai klientai atvyksta pas mane sakydami, kad viskas suplanuota, bet paaiškėja, kad jie nė nenumatė, ką darys su serveriais arba kaip įveikti Brexit barjerus. Tad, jei planuojate kelionę iš Britanijos, nusiskinkite ir pasiruoškite realybėms, nes kitaip tiesiog prarasite pinigus ir laiką.

Pradinis planavimas (arba kaip bandyti suvaldyti chaosą)

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Niekada nėra per anksti. Idealus variantas – mėnesis, du prieš. Bet žinoma, dažniausiai viskas sprendžiama paskutinę savaitę. Jei norite lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai įgyvendinti, pradėkite nuo inventoriaus sudarymo jau dabar. Kiekviena diena atidėliojimo reiškia, kad bus brangiau. Vieną kartą matęs klientą, kuris skambino trečiadienį norėdamas išvežti viską penktadienį. Tai buvo siaubas, tačiau mes tai padarėm, bet kaina buvo dvigubai didesnė. Taip kad, nebegailėkite laiko planavimui.

Ar tikrai reikia tokios detalios inventorizacijos?

Atrodo, kad ne, tačiau taip. Be inventoriaus negalima padaryti nei teisingos kainos, nei muitinės deklaracijos. Turiu omenyje ne tik "stalai ir kėdės", o konkretų kiekį, svorį, būklę. Jei sakyti "maždaug 50 dėžių", tai neveikia. Muitininkai mėgsta tikslumą. Be to, kai atvykstate į naująją vietą, reikia žinoti, ar viskas atvyko. Tą kartą, kai pradingo vienas brangus serveris, buvo labai sunku įrodyti, kad jis buvo pakrautas, nes sąrašas buvo "maždaug tikslus". Rašykite viską.

Ar galima sutaupyti darydamas visus pasiruošimo darbus patys?

Žinoma, galite, bet ar verta? Jūsų darbuotojai yra apmokėti dirbti, o ne nešti dėžes su popieriumi. Jei jie praleis dieną ar dvi supakuodami biurą, kiek tai kainuos verslui? Lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai reiškia suprasti savo laiko vertę. Geriau pasamdyti pakavimo komandą, kuri atvyks, viską padarys per dieną ir išnyks. O jūsų komanda galės dirbti toliau. Ir vėlgi, mažiau sulužtų nugarų.

Kas daryti su seniais, nereikalingais daiktais?

Nevežkite šiukšlių per jūrą, tai paprasčiausiai beprotiška brangu. Prieš išvežant, padarykite "švaros dieną". Išmeskite senius spausdintuvus, sugedusius kėdes, tą tąšką, kuris gulėjo sandėlyje penkerius metus. Jei ne, mokėsite už juos pervežimą, o tada dar ir už atliekų išvežimą Lietuvoje. Vienas klientas norėjo pervežti senus archyvus, kurie buvo pilni dulkės. Po skaičiavimų paaiškėjo, kad pigiau juos nuscanuoti (jei reikia) ir išmesti negu vežti.

Ar galima perkraustyti nustojant veikti tik vienai dienai?

Galima, jei turite magijos lazdelę. Realiai reikia bent savaitės ar dviejų, jei biuras didelis. Bet jei stumiate, reikia "pakrašyti" procesą. Pradėkite nuo to, ko nenaudojate (archyvai, rezervinės kopijos), paskui eikite prie pagrindinio. Idealus variantas – dirbti penktadienį, supakuoti, šeštadienį vežti, pirmadienį dirbti naujoje vietoje. Bet kaip sakau, tai idealus variantas. Gyvenime dažniau būna taip, kad viena dalis sėdi ant grindų dvi savaites.

Pinigai, biudžetas ir nemalonios staigmenos

Ar galima gauti fiksuotą kainą iš karto?

Galima, jei turite tikslų inventorių ir adresus. Jei sakyti "reikia pervežti biurą iš Londono į Vilnių", tai neįmanoma pasakyti kainos. Kas yra "biuras"? Trys stalai ar trys šimtai? Kiek aukštų? Ar reikia liftingo? (Čia dažnai užmirštama klausyti apie liftus). Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo ir papildomų paslaugų. Beje, degalų kaina keičiasi kasdien, taigi ir mūsų kainos gali šiek tiek judėti, jei sutartis pasirašoma ne iš karto.

Kas tas "fuel surcharge" ir kodėl jis manojamas?

Tai papildomas mokestis, kuris dengia degalų kainos svyravimus. Anksčiau jo nebuvo, o dabara jis yra standartinis dalykas. Kai degalai brangsta, mums brangiau vežti, ir negalime tiesiog prarasti pinigų. Tai ne mūsų išgalvojimas, tokia rinkos realybė. Žiūrėkite į pasiūlymą ne kaip į galutinę sumą, o kaip į bazinę kainą. Kartą vienas klientas labai nustebo, kai gavo sąskaitą su papildomu rinkliava, nors mes apie tai kalbėjome dar pradžioje. Geriau klausti.

Ar PVM (VAT) taikomas pervežimui iš UK?

Čia viskas pasidaro įdomesnė po Brexito. Jei jūsų įmonė yra registruota Lietuvoje (ir turi PVM kodą), tarptautinis pervežimas dažniausiai yra be PVM (0 proc. tarifas). Tačiau jei esate privatus asmuo ar neturite PVM kodo, gali tekti mokėti Lietuvos PVM. O jei paslaugą teikia JK firma, tai gali būti ir JK PVM (nors dažniau dirbame su "reverse charge"). Geriausia pasikalbėti su buhalteriu, aš tik vairuotoju (ne, ne vairuotoju, bet logistiku), o ne mokesčių ekspertu. Manau, kad dabar taisyklės šiek tiek pasikeitė, bet geriau tikrinti.

Kiek laiko užtrunka gauti tikslų pasiūlymą?

Jeigu viską duodate iš karto – galime per dieną. Jei reikia važiuoti į objektą apžiūrėti, tai ilgiau. Kartais klientai siunčia nuotraukas, bet ant jų nematyti, kad ten yra antras aukštas be lifto. Tada reikia grįžti ir perskaičiuoti. Neskubėkite. Geriau praleisti dieną planuojant ir gauti tikslią kainą, nei gauti greitą kainą, kuri vėliau padvigubės. Patirtis rodo, kad skubos dėl kainos visada baigiasi brangiau.

Ar verta drausti turtą?

Be abejo. Kompaktiškas lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai negali įvykti be draudimo. Kas nutinka, jei sunkvežimis užsidegia? Ar jei vairuotojas užkerta į lanką? Ar jei dėžė nukrenta nuo krovininio? Standartinis draudimas apima 10 EUR už kg, o tai dažnai neužtenka kompiuteriams ar serveriams. Reikia žiūrėti į konkretų turtą. Vieną kartą buvo taip, kad klientas nemokėjo už papildomą draudimą, ir jam nukrito brangus taisymo įrenginys. Buvo liūdna.

Dokumentai, muitinė ir Brexit (Nemylomi dalykai)

Ar mums tikrai reikia muitinės brokerio?

Jei jūsų įmonė turi PVM kodą ir tai yra perkėlimas tarp jūsų padalinių (intra-Community supply), tai formaliai galima ir be jo, bet... reikia labai gerai užpildyti EX1 dokumentą. Jei padarysite klaidą, baudos didelės. Jei netikit savo žiniomis, imkite brokerį. Dvidešimt metų dirbu ir vis dar matau, kaip patyrusios kompanijas užstrigia sienoje dėl blogai užpildytos deklaracijos. Tai pigiau sumokėti brokeriui už valandą nei gaudyti sunkvežimį stovintį kelias dienas.

Kas daryti su serveriais ir duomenų saugyklomis?

Tai ypač jautrus klausimas. Jūs negalite tiesiog išjungti serverio, įmesti į dėžę ir tikėtis, kad jis veiks. Jis turi būti tinkamai išjungtas (shutdown), o ne tik ištrauktas kištukas. Be to, jei serveryje yra duomenys, jie turi būti užšifruoti arba atsarginės kopijos padarytos. Muitinė taip pat gali domėtis, kas tai per įranga, todėl reikia serijinių numerių. Vienas klientas buvo praradęs visus duomenis, nes pervežimo metu diskai buvo pažeisti dėl vibracijos. Nenusimanyk.

Kas yra HS kodai ir kodėl jie svarbūs?

HS kodas (Harmonized System) yra skaičius, kuris nusako, kas tas daiktas yra. Kompiuteris turi savo kodą, stalas savo, kėdė savo. Be tų kodų muitinė neleidžia išvežti (ar įvežti). Jums reikia susirasti tuos kodus. Tai gali būti painu, nes vienas kodas gali skirtis nuo kito viena skaitmeniu. Geriausia pasitarti su brokeriu arba paieškoti tinklalapyje "Eurostat" (ar kaip ten jis vadinasi). Neatsitiktinai sakau, kad lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai prasideda nuo tų popierių.

Ar dokumentai reikia ruošti anglų ar lietuvių kalba?

Paprastai, kai išvykstate iš JK, JK muitinė (HMRC) nori matyti dokumentus angliškai. O kai atvykstate į Lietuvą, Lietuvos muitinė nori lietuviškai (arba anglų, jei ten dirba angliškai kalbantys pareigūnai, bet ne visada). Geriausia turėti abiejų kalbų variantus arba pasirūpinti vertimu. Esu matęs, kaip dokumetai buvo atmesti tik todėl, kad vienas žodis buvo neišverstas. Biurokratija yra biurokratija.

Kas nutinka, jei pamiršome CMR sąskaitą?

CMR (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road) tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina sandorį tarp jūsų ir pervežėjo. Be jo, sunkvežimis gali neprivažiuoti prie sienos. Vairuotojas turi turėti originalą su savimi. Jei pamiršote, reikės siųsti skanele elektroniniu būdu, bet tai užtrunka ir gali sukelti įtarimų. Geriau užtikrinti, kad vadybininkas paduoda vairuotojui viską prieš išvažiavimą. Tai paprasta, bet dažnai daroma klaida.

Fizinis darbas, logistika ir technika

Kokio dydžio sunkvežimis užteks?

Jei turite tik tris stalus, tai nereikia 40 pėdų tentinuko. Mažam biurui užtenka "Luton" tipo sunkvežimio (su liftu gale). Dideliam biurui gali tekti keletas sunkvežimių. Reikia ne tik apskaičiuoti tūrį, bet ir pagalvoti apie svorį. Serveriai gali būti labai sunki, bet maži. Jei pasakysite "maždaug 10 kubinių", mes atsiųsime mažą mašiną, o tada paaiškės, kad ten telpa tik pusė. Tikslumas čia raktas.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Priklauso nuo to, kaip jie susideda. Stalus dažniausiai reikia išardyti, jei netelpa pro duris ar liftą. Sekcijas reikia atskirti. Kėdes galima sukrauti viena ant kitos (jei jos nestabdos). Bet jei turite stumdomas duris arba didelę nišą, jas reikia išimti. Vienas kartą bandėme nešti didelę stumdomą sistemą surinktą... pro laiptus. Baigėsi taip, kad turėjome išardyti jau laiptų aikštelėje. Išardykite iš anksto.

Kaip sužinoti, ar reikia liftingo?

Jei nėra lifto ir biuras yra antrame, trečiame aukšte – taip, reikia. Net jei yra lifto, bet jis per mažas (pvz., telpa tik 2 žmones), taip pat reikia liftingo. Užlipimas su sofa pro laiptus yra pavojingas ir lėtas. Liftingas (kranas arba hidraulinės platformos) kainuoja, bet tai sutaupo laiko ir nugarų. Pasakykite apie tai iš karto, kai prašote pasiūlymo. Neleiskite mums nustebti, kai atvyksime su dėžėmis.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija, toneriai)?

Galima, bet turi būti paskelbta. Toneriai nėra pavojingi, jei jų nedaug, bet jei turite sandėlį su valymo priemonėmis, tai jau kita. Reikia MSDS (Material Safety Data Sheet) dokumentų. Be to, jei vežate daug dažų ar skysčių, gali reikėti specialios paskirties sunkvežimio (ADR). Paprastai biuro chemijos nėra taip daug, bet geriau pasakyti, kad turite "kažkokio skysčio", kad mes žinotume, kaip tai supakuoti saugiai.

Kas dėl biuro augalų – ar juos galima vežti?

Galima, bet tai sudėtinga. Augalai yra gyva medžiaga. Jūs negalite tiesiog uždaryti juos dėžėje be šviesos ir oro keleto dienų. Be to, muitinė labai griežtai tikrina augalus dėl kenkėjų ir ligų. Gali reikėti fitosanitarinio sertifikato. Dažniausiai klientams patariu palikti augalus senoje vietoje arba duoti darbuotojams. Pervežti juos per tą patį lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai nėra verta streso – dažnai jie tiesiog nugysta kelyje.

IT technika ir brangūs daiktai

Ar reikia specialių dėžių monitoriams?

Stipriai rekomenduoju. Paprastos dėžės neapsaugos ekrano nuo smūgių, jei viršuje uždės sunkią dėžę su knygomis. Yra specialios "anti-static" ir apsauginės dėžės su putomis. Monitoriai yra jautrūs. Vienas klientas taip padarė – supako visus monitorius į vieną didelę dėžę, tarp jų įkišo senų laikraščių. Rezultatas – pusė monitorių su įbrėžimais arba sulūžusių. Netaupykite ant dėžių, tai pigiau nei pirkti naujus.

Kas atsitinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Jei turite draudimą, prašome kompensacijos. Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (vairuotojas turi tai padaryti vietoje). Jei nėra draudimo... tai tada jūsų problema. Mes visada stengiamės važiuoti atsargiai, bet keliai UK (ypač M25 arba A1) gali būti labai blogi. Gili duobė ar staigus stabdymas gali subombarduoti krovinią. Todėl kokybiškas pakavimas yra svarbiausia apsauga.

Ar reikia ištrinti duomenis iš senių kompiuterių?

Būtina. Net jei tuos kompiuterius planuojate išmesti arba atiduoti labdarai. Jūs neabejotinai turite klientų duomenų, darbuotojų asmeninių duomenų. Prieš išvežant reikia padaryti "wipe" (ištrynimo) procesą. Yra įmonių, kurios tai daro profesionaliai. Nekelkite rizikos. Pasirodo, seni standžieji diskai dažnai parduodami internete su visais duomenimis, jei jie nepanaikinti. Saugumas pirmiausia.

Ar vairuotojas gali padėti sujungti kompiuterius naujoje vietoje?

Paprastai ne. Vairuotojo darbas yra pristatyti ir iškrauti. Jis nėra IT specialistas. Jei reikia, galima užsakyti papildomą montuotoją, kuris moka sujungti everything. Vairuotojas gali padėti nustumti dėžę į kabinetą, bet neįjungs jūsų "Wi-Fi" arba neprijungs spausdintuvo prie tinklo. Užsakykite IT žmogų, jei norite, kad viskas veiktų pirmadienį ryte.

Pabaiga ir išvados

Kas daryti su pakuoju medžiaga (dėžės, popierius) po to?

Galite jas palinkti mums (jei tai vienkartinės) arba išsirūpinti, kad jas išvežtume atgal. Kartos klientai nori, kad mes paliktume tuščias dėžes, kad galėtų naudotis jas toliau. Tai galima. Bet jei dėžės suskilinėjo ar purvinos, jas reikia išmesti. Galima sutarti apie medžiagos išvežimą į perdirbimo centrą. Nenešikite šiukšlių į naują biurą.

Ar reikia tikrinti dėžes prieš vairuotojo išvažiavimą?

Absoliučiai taip. Kai vairuotojas iškrauna, jis eina toliau. Jei jau išvažiavo, o jūs radote sulūžusį stalą, bus sunku įrodyti, kad tai ne jūs padarėte vėliau. Tikrinte dėžes vienu metu su vairuotoju. Jei kažkas trūksta arba yra sužeista, užrašykite tai į CMR sąskaitą vietoje. Tai jūsų draudimas. Nėra nieko svarbiau už tą momentą, kai vairuotojas pasirašo ir atiduoda raktus.

Taigi, lankstus biuro perkraustymo organizavimas iš UK efektyviai nėra tiesiulis kelias nuo A taško iki B taško. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir tikslumo dokumentų tvarkymo. Niekas nesako, kad bus lengva, bet jei išvengsite pagrindinių klaidų – blogos inventorizacijos, netinkamo pakavimo ir ignoravimo muitinės taisyklių – viskas gerai pasibaigs. Sėkmės susitvarkant naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad jūsų kava visada bus karšta, o internetas greitas.