Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, o po Brexito viskas tapo kur kas sudėtingiau, ypač kai kalbame apie lankstų biuro perkraustymą iš Anglijos su visa įranga. Anksčiau užtekdavo įkrauti dėžes ir važiuoti, dabar reikia galvoti apie muitines, dokumentus ir logistikos niuansus. Dažnai klientai klauso, ar įmanoma viską suplanuoti taip, kad verslas nestovėtų. Žinoma, įmanoma, bet reikia žinoti, kur yra pavojingiausių vietų. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai padaryti be nereikalingo streso, išvengiant klaidų, kurias kainuoja brangiai.

Kaip pradėti ir kada reikia skambinti

Kada geriausia pradėti planuoti lankstų biuro perkraustymą iš Anglijos su visa įranga?

Nepalaukite iki paskutinės minutės, tai yra pagrindinė klaida. Idealus laikas yra maždaug mėnuo ar du prieš planuojamą datą, ypač jei reikia suderinti muitinės procedūras. Žinoma, mes sukomponuojame ir greitai, jei būna skubu, bet tada kaina gali šokti į viršų. Turime laiko pasirūpinti leidimais, jei vežate brangią techniką. Geriau susitarti dėl langų iš anksto, kad vairuotojas neektų laukti prie jūsų sandėlio Anglijoje ir kauptų stovėjimo mokestį.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo, tai būtina dalykas. Dažnai klientai sako: "o, ten kelios dėžės kėdžių ir kompiuterių", tačiau muitininkas to nepriims. Jums reikia detalaus sąrašo su serijiniais numeriais technikai, kitaip gali tekti mokėti didelius baudų mokestį už neteisingą deklaravimą. Geriau praleisti valandą parašant viską ant popieriaus, nei stovėti sienoje prie Doverio. Tą sąrašą reikia mums atsiųsti bent kelias dienas prieš važiavimą, kad spėtume patikrinti, ar viskas tvarkingai sužymėta.

Kaip vyksta vertinimas: atvykstate ar nuotolinai?

Dabar dažniau darome nuotolinai, jei turite nuotraukas ar vaizdo įrašus. Tačiau jei įranga yra labai brangi ar sudėtinga, pvz., dideli serveriai ar reta technika, geriau, kad atvyktų mūsų vadybininkas arba vietinis partneris Anglijoje. Tai padeda išvengti situacijų, kai atvažiuoja mažesnė mašina nei reikia, arba, atvirkščiai, per didelė, kuri negali užvažiuoti į kiemą. Vienas klientas Londoną neteisingai nurodė, ir vairuotojas pravažiavo pro centrą, kur uždaromas mokesčis už taršą.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Taip, tai yra vienas privalumas, kurį siūlome. Verslas nenustoja dirbti penktadienį, tad lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga dažnai vyksta būtent šeštadienį ar sekmadienį. Anglijoje reikia įsitikinti, ar išsiuntimo sandėlis dirba, bet dažniausiai tai galima suderinti už papildomą mokestį. Vairuotojai taip pat nėra patenkinti, kai tenka dirbti poilsio dienomis, bet už papildomą mokėjimą jie sutinka. Tai leidžia jums pradėti darbą naujame biure pirmadienį ryte be jokio trikdžio.

Biuro įrangos ir technikos gabenimo niuansai

Kaip supakuoti kompiuterius ir serverius?

Geriau juos palikti originaliose dėžėse, jei dar jas turite. Jei ne, reikia stiprių kartoninių dėžių ir putų plastiko. Aš visada sakau – geriau perdaug užpildyti tuščią vietą nei palikti daiktą judėti. Serveriai yra jautrūs vibracijai, tad juos reikia fiksuoti ypatingai atidžiai. Buvo atvejų, kai klientai patys supakuodavo ir atkeliaudavo suskilę monitoriai, tad geriau mums pasakyti, kad mes atsiųsime savo packer'ius, arba bent griežtai laikytis mūsų instrukcijų.

Ar saugu vežti baldus ar juos geriau išardyti?

Didelės sekcinės spintelės būtinai reikia išardyti, kitaip jos tiesiog nepraeis pro duris arba gali sulūžti nuo svorio. Stalus taip pat patartina išardyti, jei nuimami kojelės. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga apima ir išardymo bei surinkimo paslaugas, tad nereikia ieškoti meistrų atskirai. Vienas kartą vairuotojas bandė įvežti ne išardytą stalą pro liftą ir privertė mokėti už lifto gedimą. Nenusimėginkite, geriau išardyti viskas, kas galima.

Ką daryti su dokumentais?

Dokumentus reikia supakuoti į dėžes su dangčiais ir užklijuoti. Jei yra konfidencialių dokumentų, galime pasiūlyti užrakintą konteinerį arba specialų transportavimą. Nerekomenduoju juos krauti į tą pačią mašiną su švariais chemikalais ar valymo priemonėmis, jei tokių turi. Drėgnė Anglijoje gali pakenkti popieriams, tad dėžės turi būti pakeltos nuo grindinės palei. Žinoma, dauguma dabar viską turi elektroniniuose diskuose, bet seni įmonės archyvai vis dar svoriuoja tonomis.

Ar draudžiama vežti augalus?

Asmeniniai augalai gali būti problema dėl fitosanitarinių taisyklių. Jei tai tik kelios vazonytės ant stalų, dažniausiai praleidžia, bet jei turite didžiulį biuro "mišką", gali reikėti specialių sertifikatų. Geriau konsultuotis su mumis iš anksto. Esu matęs, kaip muitinėje išmetė visą augaliją, nes buvo žemės likučių, kas uždrausta. Nenorite, kad jūsų darbuotojų mėgstami fikusai pasibaigtų šiukšliadėžėje.

Kainos, terminai ir lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Priklauso nuo tūrio, svorio, atstumo (Londonas nėra tas pats kaip Mančesteris) ir to, kiek greitai reikia vežti. Taip pat įtakos turi kuro kainos, kurios šiuo metu... na, jūs žinote, kokios. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga gali būti brangesnis, jei reikalingas ypatingas įrenginimas krovimui. Jei galite laukti ir sutalpinti jus į bendrą krovinį (part load), tai bus pigiau. Bet jei skubate, reikės užsisakyti pilną mašiną.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums įprasta kalbėti atvirai, tačiau gali būti papildomų išlaidų, apie kurias nesužinojote. Pavyzdžiui, ULEZ zona Londone arba Vikingo keltas, jei keliu eisime per Skandinaviją (nors retai). Taip pat, jei vairuotojas turi laukti ilgiau nei valandą, nes jūsų darbuotojai vėluoja su raktais, tai laukimo mokestis taip pat skaičiuojamas. Geriau susitarti dėl "viso įskaičiuotos" kainos, kad nebūtų staigmenų galvoje.

Ar reikia mokėti užsakymui iš karto?

Įprastai imame nedidelį avansą (depozitą), kad užtikrintume, kad mašina yra rezervuota. Likusią dalį mokate, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba iš anksto, jei taip patogiau. Dirbame su sąskaitomis-faktūroms, tad viskas tvarkingai. Esu matęs atvejus, kai žmonės mokėdavo viską iš karto mažai pažįstamoms firmoms ir daugiau nieko negirdėdavo. Su mumis saugu, mes šioje rinkoje jau seniai.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Standartiškai nuo įkrovimo iki iškrovimo Lietuvoje užtrunka 3-4 dienas. Tačiau jei yra eismo įvykių ar problemų su keltu (pvz., blogas oras Doveriuje), gali užtrukti ilgiau. Negaliu garantuoti 100%, nes vairuotojas yra žmogus, jis turi miegoti. Vieną kartą mašina sugedo ant magistralės ir teko siųsti kitą, tai prailgino procesą savaitę. Bet tokios situacijos retos, dažniausiai viskas vyksta pagal grafiką.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima šiek tiek pasikalbėti, ypač jei krovinys yra didelis arba jei planuojate bendradarbiauti ilgiau. Jei atvežate ne tik biuro įrangą, bet ir darbuotojų asmeninius daiktus, gali padaryti nuolaidą. Tačiau neprašykite nuolaidos tada, kai jums reikia vežti jau rytoj – tada mums brangu užtikrinti resursus. Kainos formavėjas nėra "guminis", bet mes stengiamės būti konkurencingi.

Dokumentai, muitinė ir biurokratinės painos

Ar reikalingas EORI kodas?

Taip, būtinai. Be EORI kodo negalima oficialiai importuoti prekių iš JK į ES po Brexito. Jei jo neturite, reikia užregistruoti, tai nemokama, bet trunka kelias dienas. Nerekomenduoju važiuoti "vageliu" be dokumentų, jei sulaikys, baudos bus didesnės nei sutaupyta. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga visada reikalauja šio kodo, nes tai laikoma prekių judėjimu, net jei tai jūsų nuosavybė.

Kas dėl PVM ir muito?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė, turite PVM kodą, tai dažniausiai taikoma atvirkštinis PVM mokėjimas (0 proc. importas), jei pateikiate sąskaitą. Jei įranga naudota, dažniausiai mokėti muito nereikia, bet reikia įrodymų, kad ji nenaudota prekybai. Čia geriau pasikalbėti su buhalteriu. Muitinės deklaravimą atliekame mes, arba mūsų partneriai, jums tiesiog reikės pateikti sąskaitas ir inventoriaus sąrašą.

Kas vyksta, jei trūksta dokumentų?

Tada prasideda naktinės pamokos. Muitininkas gali uždaryti mašiną iki kol gausite trūkstamus popierius. Tai gali trukti dieną ar dvi. Kartais klientai pamiršta sudaryti eksporto sąskaitą Anglijoje, o tai būtina. Geriau patikrinti visus du kartus nei stovėti pasienyje. Esu matęs, kaip vienas vadybininkas dėl trūkstamo parašo praleido Visą savaitgalį šalia mašinos. Nekelkite save į tokias situacijas.

Ar jūs užtikrinote, kad viskas legalu?

Mes dirbame tik su legaliomis firmomis ir pilnai atsakingi už krovinį. Mūsų vairuotojai turi visas licencijas (CMR, tachografai ir t.t.). Negaliu užtikrinti tik to, kad jūsų dokumentai bus tvarkingi, jei jūs mums duosite neteisingą informaciją. Bet iš mūsų pusės viskas bus sukomentuota teisingai. Nenaudojame "pilkiųjų" schemų, nes po Brexito kontrolė padidėjo, ir rizikuoti neapsimoka.

Realios problemos ir kaip jas išspręsti

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Mes turime draudimą, kuris dengia žalą transportuojant. Tačiau reikia žinoti, kad draudimas neapima blogai supakuotų daiktų (jei supakavote patys). Jei sulūžta kažkas dėl mūsų kaltės, pvz., vairuotojas staigiai stabdė, mes atsilyginame. Reikia nedelsiant nufotografuoti žalą ir užpildyti protokolą (CMR pažymą). Vienas kartą klientas pranešė apie sulūžusį stalą tik po mėnesio, tąsyk mes padėti negalėjome.

Ar galiu pasitikėti vairuotoju?

Dauguma mūsų vairuotojai dirba su mumis jau metus, žino standartus. Tačiau tai yra žmonės, jie gali būti pavargę ar išsekę po ilgos kelionės. Jei matau, kad kažkas negerai, prašome nedelsiant skambinti mums, o ne ginčytis su vairuotoju vietoje. Mes galime išspręsti konfliktą. Kartais (nedažnai) gali atsitikti nesusipratimų dėl kalbos, jei vairuotojas ne lietuvis, bet mes visada turime kontaktinį asmenį, kuris gali versti.

Ką daryti, jei vėluojame su iškrovimu Lietuvoje?

Jei jūsų biuras dar ne paruoštas, mes galime laikinai padėti dėžes mūsų sandėlyje. Tai kainuoja, bet pigiau nei neigiamas vairuotojo laiko mokestis. Geriau apie tai pranešti iš anksto. Vienas klientas "užstrigo" su remonto darbais, ir mes laikėme jo įrangą savo sandėlyje penkias dienas. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga reiškia, kad mes stengiamės pritaikyti prie jūsų grafiko, bet tam reikalingas bendradarbiavimas.

Ar verta rinktis pigesnes firmas?

Žinau, kiekvienas nori sutaupyti, bet logistikoje "pigiau" dažnai reiškia "problema". Yra firmų, kurios imasi už mažiausią kainą, bet tada vairuotojas dingsta arba reikalauja papildomų pinigų už "keltą" (kuris jau turėtų būti įskaičiuotas). Dirbu šioje srityje 20 metų ir mačiau viską. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę ir už tai, kad telefonas bus atsilieptas. Pasitikėjimas šioje srityje brangiau kainuoja nei kuras.

Kaip elgtis su brangia įranga, pvz., serveriais?

Jei vežate serverius ar duomenų centrus, rekomenduoju ne tik supakuoti, bet ir pasirūpinti temperatūros režimu, jei labai jautrūs. Taip pat reikia nustatyti, kas atsakingas už duomenų ištrynimo (jei tai reikalinga) prieš išvežimą. Mes neesame IT specialistai, tad už techninę pusę atsakinga jūsų komanda. Mes tik fizinius dalykus pervežame. Buvo atveju, kai klientas nebuvo išjungęs serverių, ir jais pasibaigė baterija, tai sukėlė nemažą paniką.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Taip, mes suteikiame sekimo nuorodą, kur galite matyti, kur yra mašina. Tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur tu?". Jis važiuoja kuo gali greičiau. GPS sistema kartais gali parodyti netiksliai (pvz., prieš valandą buvo čia), bet tai normalu. Jei matote, kad mašina stovi vietoje per ilgai, tada skambinkite mums, mes patikrinsime, ar viskas gerai.

Kas dėl atliekų išvežimo (pakuojimo)?

Jei mes supakavome jūsų įrangą, tai mes išvežame ir pakuojimo atliekas (kartoną, plastiką). Jei supakavote patys, tuomet turite patys susitvarkyti. Nenorime, kad jūsų naujame biure stovėtų kalnas dėžių. Tai įeina į mūsų paslaugų paketą, kadangi lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga turėtų būti "raktas į rankas" sprendimas. Palikite mus su šiukšlėmis, mes su jomis išsivažiuosime.

Ką daryti, jei dėžės atkeliauja apgadintos?

Tai retas atvejis, jei naudojame geras dėžes. Bet jei taip atsitinka, tuomet reikia patikrinti turinį. Jei viduje kas nors sulūžo, rašome pranešimą. Kartais dėžė gali būti sutrūkinėjusi dėl to, kad buvo per daug apkrauta svorio. Geriau naudoti daugiau mažesnių dėžių nei vieną gigantišką, kuri neišlaiko. Mums nėra įdomu jums pakenkti, mes norime, kad viskas būtų gerai, kad galėtume dirbti toliau.

Išvada

Apibendrinant, lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos su visa įranga nėra paprasta užduotis, ypač šiandieninėje situacijoje, bet su geru planavimu viskas įmanoma. Raktas į sėkmę yra detalus planas, tvarkingi dokumentai ir pasitikėjimas logistika. Nereikia bijoti klausti klausimų, net jei jie atrodo kvaili, geriau klausti nei daryti klaidų. Mes čia tam, kad padėtume jums susitvarkyti su šiuo procesu, kad jūsų verslas galėtų tęsti darbą be pertraukų. Sėkmės perkraustyme!