Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos: kaip iš tiesų taupyti laiką ir nervus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir tikrai galiu pasakyti – lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos nėra joks pasivaikščiojas parke. Esu matęs viską: nuo krūvos serverių, kurias paliko lietaus Londone, iki direktorių, kurie neįsileidžia vairuotojų dėl „saugumo protokolo“, kurio iš tikrųjų nėra. Čia nebus apie tai, kaip gerai mes gyvename, o apie tai, kad perkraustant biurą svarbiausia yra laikas ir protas. Norite išvengti triukšmo? Tada skaitykite toliau, kaip tai veikia realiame gyvenime, kur dėžės nebegali ir vairuotojai kalba angliškai su akcentu. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos reikalauja kantrybės, bet rezultatas pasituo atperka.

Kaip tas visa Anglija vyksta praktiškai

Kiek laiko užtrunka tas lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos?

Viskas labai priklauso nuo to, kur tiksliai esat. Jei tik Londonas ar pietės, tai dažniausiai spėjame padaryti viską per 3-4 darbo dienas, jei tarpininkai nebedirba. Kartais užtrunka ilgiau, jei ten kimštas tas jūsų M25 žiedas – ten tikrai stovi po valandą. Geriausia tartis bent savaitei iki, o dar geriau dviem, kad vairuotojas galėtų suplanuoti maršrutą ramiai. Be to, reikia laiko ir muitinei praeiti, nors jos dažnai tik formaliai pasirašinėja.

Ar galite atvykti sekmadienį arba penktadienio vakare?

Žmonės visada klausia apie nestandartinius laikus. Taip, galime, bet tada tai kainuoja brangiau, nes vairuotojai taip pat turi poilsiauti. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos leidžia dirbti bet kuriuo paros laiku, jei tam esame pasiruošę ir sutvirtinome grafiką anksčiau. Tiesiog neįsivaizduoju situacijos, kai atvažiuojame sekmadienį, o jūsų biure nieko nesuplanuota – durys užrakintos. Geriau viską daryti darbo laiku, ypač kai reikia pakrauti sunkius daiktus.

Kas daryti, jei mūsų darbuotojai negali atvykti pakrauti?

Tai labai dažna situacija, ypač didelėse korporacijose. Jei nėra jūsų žmonių, galime dirbti su jūsų sandėlininku arba priimti sprendimą patys. Žinoma, geriau, kai kas nors yra, kuris gali parodyti, kas yra svarbu, o kas paprastas šiukšles. Vieną kartą taip mus palido vienoje firmoje Birmingham – mes pakrovėme viską su senais stalais, o jie norėjo išmesti tik pusę. Taip pat, jei reikia montuoti/ar demontuoti baldus, mums reikalingi įgalioti asmenys, kad nebūtų problemų vėliau.

Ar reikia daryti išsamų inventoriaus sąrašą ar bent ką nors?

Būtinas, tikrai. Be sąrašo neišeina nei išvežti iš JK, nei įvežti atgal. Galų gale, gali būti problemų su muitinės deklaracijomis, jei nesugebėsite įrodyti, kad tai yra jūsų nuosavybė, o ne pirkimas. Rašykite ant dėžių, kas viduje, „kompiuteriai“, „spausdintuvai“ ar tiesiog „biuro reikmenys“. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos be sąrašo tampa visišku chaosu, kai vairuotojas sėdi prie sienos ir laukia patvirtinimo. Nereikia rašyti kiekvieno pieštuko, bet grupuoti reikia.

Kaip elgiamasi su tais „pašarais“ – ar turite savo dėžių?

Turime, galiame atvežti. Bet paprastai pasakome klientams – nupirkite pats „Amazon“ arba bet kurioje statybinių prekių parduotuvėje Anglijoje, bus pigiau. Mes atvežame savo, jei reikia specialių, pavyzdžiui, drabužių ar knygų spintų. Taip pat galime uždėti ant dėžių etiketes su jūsų logotipu, jei reikalinga tam tikra tvarka. Bet tiesą sakant, stiklinės dėžės kur kas pranašesnės nei popierinės, kai kalbame apie tūris.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Žinoma, dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pažodžiui. Kai kas šiek tiek blogiau, kai kas geriau. Jei reikia kalbėti su tais anglų sandėlininkais ar apsauga, paprastai susitvarkome. Bet aš visada patariu turinti kontaktinį asmenį vietoje, kuris galėtų pagelbėti, jei iškiltų nesusipratimai dėl leidimų ar prieigos. Anglijoje saugos tarnabos gali būti griežtos.

Kas vyksta, jei kelyje užstringa traleris ar būna avarija?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada skambiname jums ir sakome tiesiai – bus vėlavimas. Stengiamės rasti kitą automobilį, jei galime, bet tai ne visada pasidaro taip greitai. Kartais reikia laukti kol mes išspręsime problemą su draudiku. Tokiu atveju lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos tampa tikru išbandymu nervams. Geriausia turi draudimą, kuris dengia ir tokius atvejus, nors niekas nenori jo naudoti.

Ar gabenate labai didelius daiktus, pavyzdžiui, seifus?

Taip, gabename, bet turiu žinoti iš anksto svorį ir matmenis. Jei seifas sveria 500 kilogramų ir jis antrame aukšte be lifto, tai bus problema. Reikės pakelti su kranu per langą, o tai kainuoja. Vieną kartą teko gabenti tiesiai į grindis per sieną, nes neįėjo durimis. Bet paprastai spaudimo mašinas ar didelius serverius vežame be jokios problemos, jei yra prieiga.

Kaip tvarkomasi su parkavimu Londone ar miestuose?

Tai galima sunkiausia dalis. Angliški miestai yra pilni zonų, kur reikia leidimų (congestion charge, parking permits). Jums reikia pasirūpinti tuo iš anksto – gauti leidimą iš savivaldybės arba nuomotis vietą. Mes negalėsime tiesiog sustoti ant raudonosių linijų. Kartais pasitaiko, kad vairuotojas turi užlipti ant takelaipų, bet tai rizikuojant gauti baudą. Geriau legaliai.

Ar galima vežti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Kartais taip darome, jei tai nedideliai kiekiai. Jei kiekvienas darbuotojas nori parsivežti po dvi didelias dėžes su savo daiktais, tai tampa nebe biuro, o komerciniu pervežimu. Ypač jei tais dėžėse yra alkoholis ar kitos draudžiamos prekės. Geriau tai atskirai susitarti, nes muitinė gali nukrypti į asmeninį importą. Mes neesame šventieji, bet taisykles gerbiam.

Ar reikia išmontuoti baldus arba spaudti juos patys?

Geriau, kad jūsų meistrai tai padarytų iš anksto. Mūsų vairuotojai gali išsukti kojas nuo stalo, bet jei tai sudėtinga sistema su laidais, geriau neliesti. Jei reikia pilno išmontavimo, turime savo komandą Lietuvoje, kuri gali atvykti iki Anglijos ir viską padaryti. Bet tai papildomai kainuoja ir užtrunka daugiau laiko. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos dažniausiai reiškia, kad spaudimas jau paruoštas.

Dokumentai, muitinė ir tas „Brexit“ (na, kas ten dabar)

Kas dabar su tais dokumentais po „Brexit“? Ar sudėtinga?

Daugelis sako, kad dabar košmaras, bet tiesą sakant, tiesiog reikia daugiau popieriaus. Būtina T1 deklaracija arba eksporto dokumentai. Jei jums tai neaišku, mes padarysime per savo ekspeditorius. Svarbiausia – turi teisingai užpildytą prekių sąrašą (packing list). Be to, dabar tikriname VAT mokėjimą, jei tai nauji daiktai. Nesenai vienas klientas negalėjo išvežti kompiuterių, nes neturėjo pirkimo kvitų. Buvo komplikuota, bet išsprendžėm per dvi dienas.

Ar mūsų įmonė turi būti registruota JK?

Nebūtinai, jei tai tikpervežimas. Jei parduodate prekes tada taip, čia kita istoria. Biuro perkraustymas paprastai laikomas paslaugų perkėlimu ir turtu, bet reikėtų pasitikrinti su savo buhalteriu. Mums užtenka jūsų įgaliojimo ir duomenų apie įmonę. Vieną kartą teko laužti galą su viena firma, kuri buvo uždaryta prieš metus, bet daiktai likte. Tai buvo beprotingai ilgai vykę. (Gerai, kad turime gerų teisininkų).

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jei tai jūsų biuro turtas, kuris buvo naudojamas ir dabar grįžta atgal (pavyzdžiui, uždarote filialą), dažniausiai mokesčių nėra. Tai laikoma grąžinimu arba perkėlimu. Bet jei vežate naujas įrangas, ką tik nupirktą Anglijoje, tai gali tekti sumokėti PVM arba muito, priklausomai nuo vertės. Žinoma, mes viską apskaičiuojame iš anksto, kad nenuostumėte.

Kas daryti, jei muitinė užklausia papildomų dokumentų?

Tiekiam, ką turime. Kartais reikia techninės technikos pilietybės (origin) pažymos. Jei jos nėra, tai būna ilgoka. Tebūnie pavyzdys – senos spausdintuvo modeliai, kurių jau nebegamina. Tada turime rašyti paaiškinimus. Tai užtrunka, bet nėra neįmanoma. Svarbu nebijoti komunikacioti su muitininkais, nors jie gali būti griežti.

Ar užtenka vieno kontakto asmens ar reikia daugiau?

Gerai, kai yra vienas atsakingas žmogus Lietuvoje ir vienas Anglijoje. Tada komunikacija vyksta greičiau. Jei ten kas nors nežino, kas vyksta, pradedami žaidimai „laukite, paskambinsim vadovui“. Tai laiko švaistymas. Geriausia, kad Anglijoje esantis asmuo turėtų visus raktus ir dokumentas rankose.

Ar patys rengiate EX1 ar T1 deklaracijas?

Mes naudojome patikimus ekspeditorius, kurie tai daro kasdien. Galime patys, bet paprastai patikimes specialistais, kad nebūtų klaidų. Klaida tokiuose dokumentuose gali kainuoti brangiai. Tiek lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos, tiek paprastas krovinių vežimas reikalauja tikslumo. Geriau mokėti ekspeditoriui 50 svarų už deklaraciją nei gauti baudą.

Ar galima sekti, kur yra mūsų krovinių?

Taip, duodame nuorodą arba GPS koordinates vairuotojui, jei jis sutinka. Kartais vairuotojai tiesiog nusileidžia telefoną arba važiuoja per vietoves, kur nėra signalo. Bet dažniausiai galime pasakyti, ar jau jūsų kroviniuose prieš Calais arba jau Lietuvoje. Nereikia skambinti kas valandą, pakanka pasitikrinti vakare.

Kas daryti su bankiniais duomenimis, ar saugu?

Nekreipkite mūsų į tą sritį. Mes nevežame dokumentų, kur tūkstančiai numerių, jei tai nėra uždarytose dėžėse su seifais. Geriau patys vežkite svarbiausius aktus rankiniame lagamine. Esu girdėjęs istorijų, kai dingdavo kompaktinės diskelius su duomenimis (senai dar tokius buvo). Atsakomybė per didelė. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos – tai daiktai, ne duomenys.

Ar reikia draudimo poliso?

Būtina. Net jei manote, kad nieko nenutiks. Vairuotojas gali staigiai stabdyti, o tų jūsų serverių stata ant grindų nepririšta. Draudimas padengia žalą kelyje ir kraunant. Standartinės ribos yra apie 10 ar 20 tūkstančių eurų, bet galima padidinti. Vienas kartą mums nukrito kėdė per kelio bangą, ir viskas buvo apmokėta.

Kaip greitai gaunate dokumentus iš muitinės?

Paprastai tai trunka dieną ar dvi, kai krovinybą patalpiname į terminalą. Jei viskas tvarkinga, išleidžiama be problemų. Kartais užstringa sistemoje – tada laukiam. Negaliu pasakyti tiksliai kiek, nes tas Anglijos sistemos kartai veikia lėtai. Tiesiog nustatykite sau lankstesnį grafiką.

Kainos ir biudžeto nuostatos (o ir be to ne kartą )

Kiek apytiksliai kainuoja toks reikalas?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 1000 iki 5000 eurų priklausomai nuo tūrio. Jei tūris mažas, panaudosime dalinį krovinį (part load) – tuos „share“ reismus. Jei pilnas traleris – brangiau. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos gali būti pigesnis, jei sutinkate laukti mūsų kitų krovinių. Geriau paskambinti ir pasakyti, kiek tų dėžių yra.

Ar imate mokestį už užkalnėjimą?

Taip, jei įrenginių nėra. Jei jūsų biure antrame aukšte ir nėra lifto, arba reikia nešti pro siaurus koridorius, mokama už kiekvieną laiptą arba kilogramą. Mūsų vairuotojai nėra olimpiečiai su svarmenimis. Kartais klientai mano, kad tai įeina į kainą, bet fizinis darbas turi savo kainą. Ypač jei reikia nešti 50 kilogramų kasečius.

Kas daryti, jei mums reikia talpinti daiktus laikinai?

Turime sandėlius Lietuvoje. Galime palikti jūsų biuro inventorius mūsų patalpose, kol surasite naujas patalpas. Kaina paprastai už kubinį metrą per mėnesį. Anglijoje tai būtų daug brangiau. Susitarkime iš anksto, kad nebūtų nustatybos, kai atvažiuojame su pilnu traleriu.

Ar galima atsiskaityti kortele ar turi būti pavedimu?

Dirbame su įmone, tad pavedimas yra standartas. Gali būti avansas 50%, likusi dalį atiduodame atiduodant dokumentus. Deklaruojame sąskaitas faktūras su PVM. Pinigai grynaisiais labai nepatogūs tokiose sumose. Išskyrus atvejus, jei ten esantis asmuo turi sumokėti vairuotojui už papildomas paslaugas vietoje (už pietus, pavyzdžiui).

Ar atsiskaitome už kuro pabrangimą?

Paprastai ne, jei tai fiksuota kaina. Bet jei kuro kaina šoka į dangų (kaip buvo praėjusių metų rugsėjį), gali tekti šiek tiek koreguoti. Susitariame iš anksto, kad nekiltų nesusipratimų. Nors stengiamės laikytis susitarimo kiek įmanoma. Kliento lojalumas mums svarbiau už vieną kiekį degalų.

Ar taupyti laiką reiškia taupyti pinigus?

Daugeliu atvejų taip. Jei mes suplanuojame maršrutą efektyviai, sutaupom degalų ir vairuotojo valandų. Tačiau jei jūs būsite skubėję ir priversim vairuotoją dirbti naktį, tai brangiau. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos optimaliai tada, kai planuojame logistiką prieš savaitę ar dvi. Skubas brangiai kainuoja.

Ar galėtumėte padaryti nuolaidą didesniam klientui?

Žinoma, jei tai ne vienintelis kartas arba kiekis didelis. Esame įmonė ir mums norima ilgalaikio bendradarbiavimo. Jei kas mėnesį vežate detales ar įrangą, susitarsime dėl kontrakto. Bet vienam kartui 10 proc. nuolaida jau įrašyta į kainą.

Kas dar gali brangiai kainuoti?

Papildomos paslaugos – pakavimas, išmontavimas, speciali technika. Taip pat, jei ten esantis sandėlis darbo laiku neužsidaro o mes atvyksta vėlai, mums gali tekti mokėti baudą už vėlavimą. Tokios smulkmenos reikia aptarti telefonu.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet renkames „share“ variantą – laukiame, kol surinksime kitų krovinių. Tai pigiausia, bet ilgiausia. Taip pat galima patys supakuoti ir padėti prie pat vartų, kad vairuotojas tik pakrautų. Taip sutaupote viršvalandžius. Žinoma, prarandate tą „lankstumą“, bet pinigai lieka jūsų kišenėje.

Praktiniai dalykai: kai vairuotojas jau važiuoja

Ar reikia, kad kas nors būtų tame sandėlyje išleidžiant?

Būtina. Vairuotojas nebegali pats pasirašyti dokumentus už kitos įmonės. Ten turi būti atsakingas asmuo, kuris patikrina, ar viskas atvyko. Kartais būna, kad dėžė paslydo per kelią, ją plyšo – tai reikia užfiksuoti vietoje. Geriau, kad kas nors matytų tą procesą.

Kaip elgtis su sugedusia technika, jei pastebime tik Lietuvoje?

Skambinam ir pasakome. Pildome draudimo aktą (protokolą). Reikia nuotraukų. Be nuotraukų draudikas nemokės. Vieną kartą atvežėme sugadintą serverį – klientas įniršo, bet mes viską taip užrašėme, kad gavo pinigus po savaitės. Svarbiausia nedelsiant pranešti, ne iškračius viską ir išsibarstant.

Ar palikate įrangą ant grindų ar užvežate į ofisą?

Priimkite, kad krauname ant grindų, jei kitaip nesutarta. Jei reikia užvežti į trečią aukštą lifto, ir ten vėl reikia susidėlioti, tai jau įeina į kainą tik tada, jei tai numatėme. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos gali baigtis ties durų slenksčiu, o jūsų darbuotojai toliau nešioja. Nors dažniausia pagalbiame.

Ar imate tuos „įklotus“ (palletus) ar grąžinate juos?

Jeigu kraunate ant europaletų, jas paliekame. Jei turite savo, tuomet grąžiname. Kartais įdomu stebėti, kaip klientai mėgina įsprausti daiktą ant paletės, kuri jau ir taip keičiasi. Vairuotojai paprastai turi keletą savo, bet geriausia susitarti dėl pakuojimo.

Kas daryti su šiukšlėmis – ar įvežate atgal?

Nes, nevežame šiukšlių. Tai ne mūsų darbas. Išmetame tą pakavimo popierių tik vietoje, jei tai leidžiama arba nusipirkome. Anglijoje dar labai griežta su atliekomis – ten už kiekvieną maišą reikia mokėti. Taigi geriau patys išmeskite. Nemanau, kad jums nori vežti tuščias dėžės atgal.

Ar galite uždėti spaudimo antspaudą ant dėžių?

Žinoma, jei tokia reikalavimas dėl konfidencialumo. Turime plastikinių sąvaržų su numeriais. Galima padaryti sąrašą, kurioje sąvarža kuriai dėžei atitinka. Tai užtikrina, kad niekas neatsidarė kelyje. Paprastai tai daroma, jei vežame svarbius dokumentus ar brangią įrangą.

Ar vairuotojai dirba tiesiogiai su mumis ar tai samdytos rankos?

Mes turime savų vairuotojų, kurie dirba jau metus. Kartais, kai darbas per daug, samdome subrangovus, bet tuomet tikriname juos ypatingai. Nenoriu, kad su jūsų kroviniu važiuotų kas nors, kurio nežinau. Atsakomybė per didelė mūsų įmonei.

Kaip susisiekti, jei reikia skubiai pakeisti adresą?

Skambinkite man tiesiogiai (aš duosiu savo numerį). Nereikia rašyti el. paštą, jei vairuotojas jau važiuoja. Mobilusis ryšys dabar veikia gerai. Bet nesilikite iki paskutinės minutės – keisti adresą, kai vairuotojas jau prie Londono, tai prasta idėja.

Ar būna situacijų, kai tiesiog negalima įvežti?

Taip, jei vartai peržemoje, arba gatvė uždaryta dėl statybų. Tada reikia perkrauti į mažesnį auto (vadinamąjį „pupą“). Tai papildomai kainuoja ir užtrunka. Nesenai vienoje gatvėje pastatė statybų aptvarą ir mes negalėjome net pribarti. Reikėjo nešti per 300 metų. Tokios situacijos įvyksta.

Kas nutinka su tuščiu traleriu, ar jūs jį kažkur priveršiate?

Jei važiuojame tuščiu atgal (pusrūsis), galime pasiimti kitą krovinių. Tai leidžia mums sumažinti kainą jums. Jei jums reikalingas tik viena kryptis, galime pasiūlyti labai pigų variantą, jei sutinkate laukti mūsų kito užsakymo Anglijoje. Taip veikiame logiškai.

Viskas susumavė prie vieno – nesusitvarkęs dokumentai arba pavėlavęs traleris gali smarkiai paversti nugarą. Lankstus biuro perkraustymas iš Anglijos tampa keblu tik tada, kai bandote viską daryti per paskutinę sekundę. Jei pasiruošiate iš anksto, tai tiesiog darbas, o ne katastrofa. Skambinkite, rašykite, tik nedarykite to vieno klaidingo pasirinkimo – pasitikėkite tik tiems, kurie nebijoti paaiškinti ir blogiausio scenarijaus.