Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų: Vadovas tiems, kurie nori išlikti sveiki

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo padedantų biurų iki tokių chaoso scenų, kurias norėtumės pamiršti. Dažnai klientai sako, kad jiems reikia tiesiog perkelti stalus ir kompiuterius, tačiau realybė yra daug sudėtingesnė, ypač kalbant apie kelionę per jūrą ir po Brexito sukeltas painiavas. Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų nėra kažkoks stebuklas ar magija, tai tiesiog gera organizacija ir žinojimas, kur gali laukti pavojus. Štai jums mano nuoširdus, kartais šiek tiek „kieta“ bet naudingas vadovas, kaip tai padaryti taip, kad nereikėtų vartoti vaistų nuo galvos skausmo per kelias savaites.

Pasiruošimas ir biudžeto planavimas

Kiek realiai kainuoja lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų?

Nėra vienos kainos, tai kaip klausti kiek kainuoja automobilis – viskas priklauso nuo to, ką vežate ir kur būtent reikia nuvežti. Jei tai tik keli stalai ir kelios dėžės į Londoną, tai gali kainuoti ir nedaug, bet jei perkraustote visą IT skyrių į Mančesterį ar Birmingamą, skaičiai bus didesni. Degalų kainos šiuo metu tokios, kad akys išlenda (ypač Anglijoje), o be to, dar reikia sumokėti už keltą arba Eurotunelį. Geriausia yra pateikti tikslią daiktų sąrašą, tada aš galiu pasakyti rimtą skaičių, o ne spėlioti iš oro.

Ar verta rinktis brangesnes kompanijas?

Žinau, ką galvojate – kodėl mokėti daugiau, jei galima rasti kurį nors pigų vežėją „skelbimuose“? Pasakykime taip: jei jums svarbi tik kaina, tuomet rinkitės pigiausią, bet tada neskųskite, kai jūsų serveriai atkeliaus sulūžę arba vėluos tris dienas. Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų įmanomas tik su patikima komanda, kuri turi savo techniką ir nebegėdi savo vardo. Buvo atvejų, kai pigūs pervežėjai tiesiog dingo su kroviniais arba reikalavo papildomų pinigų pusiaukelėje. Mokėkite už ramybę, ne už nervus.

Kaip sumažinti išlaidas neprarandant kokybės?

Galite pabandyti patys supakuoti smulkius daiktus, taip sutaupysite vadybininko darbo laiko, bet nepamirškite, kad tada už draudimą atsakote jūs. Taip pat, jei neturite skubos, galite susitarti dėl lankstaus pristatymo – mes surinkime kelis klientus ir važiuosime tuo pačiu automobiliu. Taip, tai gali šiek tiek užtrukti ilgiau, bet piniginės liks storesnės. Dar vienas dalykas – jei galite patys išvežti daiktus į mūsų sandėlį, tai taip pat sumažina kainą, nes mums nereikia važiuoti gaudyti jūsų mieste centre.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau – idealu būtų mėnesį iki, ar bent du savaites. Žinau, žinau, visada viskas palikama paskutinę dieną, bet tada kainos šokauoja į viršų. Anglijoje vietų rezervavimas uoste ar prie jūrų perėjimų gali būti tikras košmaras, ypač šventėmis. Vieną kartą teko važiuoti tik todėl, kad klientas skambino pirmadienį ryte ir norėjo būti antradienį Londone – beveik neįmanoma. Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų reikalauja laiko, o ne streso.

Dokumentai, muitinė ir Brexit „smagučiai“

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Atrodo, kad taip, ir man tai patinka nėra. Nuo tada, kai Jungtinė Karalystė išėjo iš ES, pasidarė daug daugiau popierių, net trumpiausiam kelioniui. Jums reikės EORI numerio (jei jo neturite, reikia užregistruoti), eksporto deklaracijos Lietuvoje ir importo deklaracijos Anglijoje. Be to, jei vežate naujas prekes, reikės mokėti PVM ir muito, jei naudotas – tai gali būti lengviau, bet reikia įrodymų. Vieną kartą klientas bandė įvežti įrangą be jokių dokumentų – sėdėjome pasienyje penkias valandas.

Kas dėl EORI kodo – ar tai sudėtinga?

Techniškai ne, tai užtrunka apie 10 minučių internete, bet dažnai žmonės apie tai visai pamiršta. Be šio kodo jūsų siunta tiesiog nebus išleista iš Lietuvos arba neįleista į Angliją. Aš visada primenu, kad būtina patikrinti, ar kodas galioja, nes kartais jis gali būti užšaldytas dėl kokių nors nesumokėtų mokesčių. Jei nežinote, kaip tai padaryti, mūsų vadybininkai gali padėti, tai ne problema, tik reikia laiko.

Kaip elgtis su PVM mokesčiais?

Čia yra daugelio painiavos šaltinis. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, dažnai galite taikyti 0% tarifą eksportui, bet Anglijoje jums gali tekti mokėti importo PVM, o vėliau jį grąžinti. Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai vežate ir ar tai yra prekės ar įrangos perkėlimas nuolatiniam naudojimui. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu prieš kelionę, nes muitinės pareigūnai nemėgsta, kai niekas nebeprisimena taisyklių vietovėje. Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų ir be mokesčių rūpesčių (tai, be mokesčių rūpesčių) įmanomas tik su tvarkinga apskaita.

Kas nutinka, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tuomet mes sustojame pasienyje arba uoste ir laukiame, kol viską ištaisysite. Tai gali kainuoti brangiai, nes vairuotojo laikas – tai pinigai, taip pat ir saugykla Anglijoje nėra nemokama. Esu matęs situaciją, kai trūko vieno parašo ant konosamento, ir krovinys buvo užstrigęs tris dienas. Negerai, ypatingai kai tų dokumentų reikalauja labai griežti britų pareigūnai, su kuriais diskutuoti beveik neįmanoma.

Keliavimas, vairuotojai ir realybė

Kiek laiko trunka kelionė į JK?

Paprastai sakyčiau 3-4 dienos, kai viskas vyksta idealiai, tačiau idealiai būna retai (kažkaip taip išeina). Jei važiuojame į Londoną ar pietus, gali užtrukti ilgiau dėl spūčių M25 kelias aplink Londoną, kuris yra tikras chaosas. Be to, reikia laiko išlipti iš keltų arba pervažiuoti tuneliu, o čia kartos gali būti didelės. Planuokite bent savaitę, kad viskas užbaigtume ramiai, ne skubėdami paskutinę minutę.

Ar vairuotojai gerai išmano anglų kalbą?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pažodžiui, bet tikrai ne visi yra filologai. Jie supranta pagrindinius terminus, susijusius su kroviniu, adresais ir dokumentais, bet su sudėtingomis pokalbėmis gali būti sunkiau. Jei jums reikia, kad vairuotojas kažką sudėtingai paaiškintų jūsų Anglijos partneriui, geriau tai susitarti iš anksto. Aš asmeniškai visada stengiuosi siųsti tuos, kurie bent jau gali paprašyti kur gerti kavą.

Kas dėl maisto ir poilsio vairuotojams?

Mes tai viską kontroliuojame, vairuotojai turi tachografus, todėl negali važiuoti be poilsio valandų. Jie žino, kur sustoti, pavalgyti ir prasivėdinti, tačiau kartais Anglijoje sunku rasti gerą stovėjimą sunkvežimiams. Yra vietų, kur reikia mokėti už stovėjimą, tai taip pat gali įtakoti laiką. Vieną kartą vairuotojas prarado valandą ieškodas legalios vietos pietums, nes visur buvo uždrausta.

Ar galima sekti kur yra mano krovinys?

Taip, duodame nuorodą į GPS sekimą, tačiau nereikėtų panikuoti, jei mašina stovi vietoje valandą ar dvi – gali būti, kad vairuotojas tiesiog miega arba laukia iškrovimo. Kartais signalas dingsta kalnuotoje vietovėje Velse ar Škotijoje, tai yra normalu. Geriausia tiesiog pasitarti su vairuotoju telefonu, jei jaučiatės neramu.

Ar saugu duoti raktus vairuotojui?

Tai yra pasitikėjimo klausimas, bet mes dirbame su žmonėmis, kurie pas mus dirba ne pirmą dieną. Vairuotojai yra atsakingi už krovinį visą kelionę. Tačiau jei jums labai rūpi brangūs daiktai, galite susitarti, kad atiduodate raktus tik atvykus į vietą arba nusiunčiate kasą, kuri gali priimti prekes. Aš asmeniškai niekada negirdėjau, kad mūsų vairuotojas kažką pavogtų, pasitikėjimas čia pagrindas.

Ar vežiate į tolimas vietas, pvz., Škotiją?

Vežame visur, kur yra kelias, bet reikia suprasti, kad į Škotiją (ypač į Highlands) keliauja ilgiau ir brangiau. Ten keliai gali būti siauresni, o vietų apsisukti sunkvežimiui mažiau. Jei jūsų biuras yra kažkur kalnuose, reikės tikrinti, ar ten išvis galima privažiuoti 18 tonų sunkvežimiui. Kartais teka perkrauti į mažesnę mašiną, o tai papildomai kainuoja.

Technika, baldai ir „smulkmės“

Kaip supakuoti IT įrangą, kad neišsilygtų?

IT įranga yra jautriausia, čia nėra diskusijų. Geriausia naudoti originalią pakuotę, jei jos dar liko, jei ne – reikia specialių putų dėžių. Monitoriai turi būti apvynioti putomis, o ne tiesiog įmesti į dėžę su stalčiais. Buvo atvejis, kai klientas pats supakavo serverius į paprastas dėžes su laikraščiais – nuvažiavome į vietą ir... viskas buvo sulūžę. Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų prasideda nuo to, kaip jūs pasirūpinote savo kompiuteriais.

Ar turite savo dėžių?

Žinoma, mes galime pristatyti dėžes anksčiau, kad būtų ką supakuoti. Jos tvirtos, europinio standarto, turi specialias angas nešimui. Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių, jos tinka tik savaitgaliui piknikui, ne pervežimui per jūrą. Vieną kartą teko surinkti dėžę, kuri tiesiog išsisklaidė rankose, nes buvo per sena ir drėgna. Geriau pasiimkite mūsų.

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, mūsų komanda gali tai padaryti, bet reikia apie tai pasakyti iš anksto. Jei turite sudėtingų sistemų arba labai senų baldų, kurie jau ne kartą buvo montuojami, gali užeiti daugiau laiko, nei planavote. Patariu turėti brėžinius, jei dar turite, arba daryti nuotraukas prieš išmontuojant. Kartais po to lieka „nereikalingų“ detalių, kurios niekas nežino kur dedamos.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, valymo priemonės)?

Biure dažnai būna visokių cheminių skysčių, o jų vežti negalima be specialios leidimų. Jei turite tik keletą valymo priemonių, tai paprastai praeina, bet jei daugiau – reikia deklaruoti. Geriausia jas palikti čia arba išmesti pagal taisykles, nei bandyti įvežti ir gauti baudą. Muitinė labai griežtai žiūri į bet kokius skysčius, ypač degius.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, tai vadinama „part removal“, bet juridiskai tai gali būti painu, jei maišysite su komercinės įmonės siunta. Jei darbuotojas nori nuvežti savo dviratį arbu kėdę, reikia tai atskirai užrašyti inventoriaus sąraše ir pateikti dokumentus, kad tai ne prekė parduodimui. Kitaip muitinė gali manyti, kad jūs prekiaujate naudotais daiktais ir reikalaus mokesčių.

Rizikos, draudimas ir nepageidaujami netikėtumai

Ar mano daiktai apdrausti?

Taip, mes turime standartinį krovinių draudimą (CMR), bet jis dengia tik 8.33 SDR vieną kilogramą, tai yra nedaug. Jei vežate brangią įrangą, rekomenduoju sudaryti papildomą draudimo sutartį už visą vertę. Vieną kartą klientas nebuvo to padaręs ir, kai vairuotojas sukėlė mašiną į šal�lenį (snigo), visa įranga nukrito, ir gauti pinigų buvo labai sunku. Geriau saugoti kiaušinį...

Kas nutinka, jei įvyksta avarija ar gaisras?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes apie tai galvojame. Mes turime procedūrų, kaip veikti tokiais atvejais – skambinti greitosios pagalbai, daryti nuotraukas, pranešti draudimo kompanijai. Jums nereikės nieko daryti, tiesiog laukite pranešimo. Žinoma, jei tai gaisras, daiktų greičiausiai nebebus, bet bent jau gausite finansinę kompensaciją (jei viskas tvarkingai uždrausta).

Ar galima atšaukti arba keisti planą?

Galima, bet ne nemokamai. Jei mes jau paruošėme mašiną ir dokumentus, o jūs nusprendžiate nevykti, turėsite sumokėti už prarastą laiką. Taip pat, jei keičiate adresą kelionės metu, tai gali būti brangu, nes reikia naujai planuoti maršrutą. Lankstumas yra geras dalykas, bet jis turi savo kainą, apie kurią reikia kalbėti iš anksto.

Kas jei vairuotojas susirgs arba sugenda mašina?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Mes tada randame pakeitimą arba techninę pagalbą, tačiau tai gali prailginti kelionę. Kartais gali tekti perkrauti į kitą automobilį, kas užtrunka. Esu matęs, kaip senas sunkvežimis užgeso viduryje Anglijos, ir teko laukti parą kol atvyko mechanikas. Tokiu atveju mes visada informuojame klientą ir stengiamės ištaisyti situaciją.

Kodėl kai kurios kompanijos atsisako vežti mažus siuntinius?

Nes jiems tai nėra pelninga. Jei turite tik vieną spintelę į Londoną, didelės transporto kompanijos tiesiog nebus suinteresuotos. Mes stengiamės būti lankstesni, net ir su mažais kroviniais, galime sujungti su kitais siuntimais (groupage). Bet tada reikia kantrybės dėl laiko, nes reikia surinkti visą mašiną.

Išvados ir galutiniai patarimai

Na, štai ir viskas, ką galiau jums papasakoti iš savo ilgos patirties. Lankstus biuro perkraustymas į UK be jokių problemų yra visiškai įmanomas dalykas, jei tik neskubite ir nebandote išsisukti be dokumentų. Svarbiausia – bendraukite su mumis iki pat pabaigos, pasakykite, jei ką nors pamiršote, arba jei atsiranda naujų idėjų. Geriau paprašyti patarimo dešimt kartų, nei vėliau gailėtis. Sėkmės jūsų verslui Anglijoje, tikiuosi, viskas atvyks sausai ir laiku.