Lankstus biuro perkėlimas iš Anglijos: praktiniai patarimai ir tiesa be pūslų

Biuro perkėlimas visada yra galvos skausmas, o kai kalbame apie lankstų biuro perkėlimą iš Anglijos, tai tampa tikru iššūkiu net patirtioms verslo įmonėms. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – muilinės operacijos iš Londono ar Mančesterio nebebevyksta taip paprastai kaip anksčiau. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską: nuo prarastų konteinerių iki tokių muitinės patikrų, kurios trukdavo savaitę. Svarbiausia suprasti, kad čia ne tik apie fizinį daiktų pernešimą, bet ir apie dokumentus, laiko planavimą ir gebėjimą reaguoti į neprognozuojamas situacijas. Jei ieškote patikimo partnerio, turite žinoti realią situaciją iš vidaus, o ne reklamos brošiūras.

Kas gi tas lankstumas ir kaip tai veikia?

Ką gi tas lankstumas reiškia praktiškai?

Lankstumas čia ne tai, kad mes atėjume ir šoktume kai norim. Lankstus biuro perkėlimas iš Anglijos reiškia galimybę pritaikyti grafiką prie jūsų poreikių, o ne atvirkščiai. Kartais klientai sako, kad turi išsikraustyti penktadienį po pietų, o antradienį jau turi dirbti Vilniuje. Mes stengiamės tai sudaryti, nors kartais tenka improvizuoti su krovininių automobilių grafiku. Galime padaryti dalinį išsiuntimą – šiandien išvežame dokumentus ir kompiuterius, o rytoj sunkius seifus. Tai padeda išvengti streso, kai viskas turi būti padaryta vienoje dienoje.

Ar galite atvykti tą savaitę, kai aš noriu?

Dažnai gaunu tokius klausimus vėlai vakare. Žinoma, mes stengiamės, tačiau reikia prisiminti, kad pervežimas iš UK nėra taksi. Reikia užsisakyti vietą keltuose (Dover-Calais arba Hull-Roterdamas), o ten būna pilna. Jei sakote „reikia tą savaitę“, mes tikrinim, kas laisva. Kartais tenka brauti pro ašaras. Geriausia pranešti bent savaitę-dvi iki planų. Tačiau jei situacija kritinė, pvz., išsinuomojote patalpas ir reikia išvaizuoti, mes darome viską, net jei tenka siųsti tuščią fura atgal (tai jums atsieis brangiau).

Kiek laiko užtruks Kelio–Londonas maršrutas?

Standartiškai, jei niekas neblogai, tai apie 3-4 dienas iki galo. Vairuotojas turi laikomasis poilsio laikus, negali važiuoti kaip vaiduoklis. Taip pat, jei važiuojame per Doverį, ten visada eilės. Galbūt girdėjote apie tas gigantiškas eiles, kai sustoja ir angliška ir prancūziška pusė? Tai siaubas. Kartais lankstus biuro perkėlimas iš Anglijos leidžia mums pasirinkti kitą maršrutą, pvz., per Harwichą, nors tai ir šiek tiek brangiau. Taigi, nenusiminkite, jei sakau „galbūt penkios dienos“, geriau taip, nei vairuotojas užmigantis prie vairo.

Ar galite sujungti mano siuntą su kitu klientu?

Tai vienas iš būdų, kaip padaryti kainą mažesnę. Jei turite tik keletą dėžių arba mažų biuro baldų, gabenimas pilnos furos vertės neapsimoka. Mes naudojame „part load“ metodą. Sujungiame jūsų daiktus su kito kliento, kuris važiuoja į tą patį regioną, siunta. Taip jums mokate tik už užimtą vietą. Bet čia reikia kantrybės, nes tada reikia laukti, kol mes surinksime visus kitus krovinius. Nepatogu, jei skubate, bet ekonomiška.

Kas dėl to, kad aš nežinau tikslaus dėžių skaičiaus?

Nesibjaukite, 90 proc. klientų taip ir sako: „maždaug dešimt dėžių“. O važiuojame – jau penkiasdešimt. Tai nėra problema, tiesiog praneškite mums, kai tik suprasite, kad daugiau. Mūsų furos turi tam tikrą talpą, bet jei staiga išlenda du dideli spintos, kurias neįtraukėte į sąrašą, gali tekti ieškoti papildomos vietos. Geriau šiek tiek pervertinti ir likti su laisva vieta, nei gąsdinti vairuotoją, kad nebetilps.

Dokumentai ir muitinė – Brexit liudininkai

Kas dėl Brexit dokumentų, ar labai sudėtinga?

O jei, tai dabar didžiausias galvos skausmas. Anksčiau tiesiog įvažiuodavai ir važiuodavai. Dabar reikia Ex Works sąskaitos, transporto dokumento (CMR), ir svarbiausia – eksporto deklaracijos. Be to, kroviniui atvykus į Lietuvą, reikės importo deklaracijos. Jei neturite patikimo muitinės tarpininko, gali užstrigti sienoje. Mes, žinoma, padeduame su išsiregistravimu, bet klientas turi pateikti tinkamą prekių sąrašą (Packing List). Be jo neišjudinsime nė metro.

Ar mums reikia savo EORI kodo?

Taip, būtinai. Jei jūsų įmonė dar nebuvo prekiaujusi su Anglija ar ES po „Brexit“, turbūt neturite EORI numerio. Jis reikalingas muitinės deklaracijoms. Lietuvoje jį išduoda Muitinės departamentas nemokamai (arba už mažą mokestį, nebesimenu dabar tikslios kainos, gal pasikeitė). Užtrunka kelios dienos, kol jį gausite. Vieną kartą klientas buvo pamiršęs kodą, ir teko laukti prie sienos iki vėlyvo vakaro, kol gavome laikiną leidimą. Nenusiminkite, mes priminsime, kad jį užsiregistruotumėte.

Kas dėl PVM (VAT) mokesčio?

Čia visada painu. Jei pervežate savo nuosavybę (t. y. perkėlinėte biurą), tai dažniausiai taikoma 0 % PVM importo tarifas, tačiau turite įrodyti, kad tai nėra prekyba. Reikia pateikti dokumentus, kad šie daiktai buvo naudojami Jūsų veikloje Anglijoje ir bus naudojami Lietuvoje. Jei bandysite įvežti prekes, kurias parduosite, tai jau kita istorija – tada mokėsite importo PVM (arba naudosites atsiskaitymo mechanizmu, jei esate PVM mokėtojas). Geriausia pasikalbėti su buhalteriu prieš pradedant.

Ar galima vežti elektroniką be jokių problemų?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai jautrus daiktas. Ne tik dėl jautrumo sukrėtimams, bet ir dėl muitinės. Anglijoje išvežant brangią elektroniką, gali būti papildomos patikros, ar tai ne pavogta prekė. Taip pat reikia tiksliai nurodyti serijinius numerius sąraše (Packing List). Vieną kartą turėjome klientą, kuris parašė tiesiog „3 kompiuteriai“, o muitininkas norėjo matyti markes ir modelius. Gaila, bet teko praleisti dieną aiškinant. Taip pat, nešiojami kompiuteriai neįeina į bendrąjį krovinių sąrašą, juos reikia deklaruoti atskirai kaip asmeninį daiktą (jei juos veža keleivis).

Kas dėl archyvų ir popieriaus?

Dauguma įmonių turi tūkstančius popierių. Juos supakuoti sunkiau nei atrodo. Popierius labai sunkus – viena dėžė pilna dokumentų gali sverti kaip maža spinta. Lankstus biuro perkėlimas iš Anglijos tam reikalui gali pasiūlyti specialias dėžes su dangteliais. svarbu, kad popierius nebūtų drėgnas. Jei archyvai stovi drėgname sandėliuke prieš pakrovimą, gali susiformuoti pelėsis, o tada jūsų vadybininkai nedirbs. Pasirūpinkite, kad dėžės būtų pakeltos nuo grindinės ant paletų.

Praktiniai dalykai: kaip viskas vyksta vietoje

Ar turite savo žmonių Anglijoje?

Mes turime partnerių tinklą, bet dažniausiai siunčiame savo vairuotojus tiesiai iš Lietuvos. Vairuotojas atvažiuoja į jūsų biurą Anglijoje (arba sandėlį), padeda įkrauti. Tačiau jei reikia išmontuoti sudėtingus baldus, geriau, kad jūsų komanda arba vietiniai montuotojai tai padarytų iš anksto. Mūsų vairuotojas – stiprus vyras, bet jis ne meistras, kuris moka išsukti visus įmantrius Ikea rėmus be instrukcijos (nors daugelis jau išmoko per šiuos metus).

Kas dėl liftų ir prieigos?

Tai klasikinis nusivylimų šaltinis. Klientas sako: „viskas tvarkoje, yra liftas“. O atvažiuojame – liftas per mažas, arba jis neveikia tą dieną, arba reikia specialios leidimo iš savivaldybės pastatyti kėbulą ant gatvės. Londone yra labai griežtos taisyklės dėl stovėjimo. Reikia gauti leidimą (suspension) parkavimui perkėlimo dienai. Be to, jei trečias aukštas ir be lifto – kaina kils, nes reikės nešti rankomis. Pasakykite mums tiesą apie sąlygas iš karto.

Ar reikia iš anksto mokėti?

Standartiškai prašome 30-50 % avanso. Tai užtikrina, kad jūsų užsakymas yra rimtas, ir mes galime užsakyti bilietus keltui. Likusią dalį mokate, kai krovinys atvyksta į Lietuvą arba yra paruoštas išsiuntimui. Esu matęs atvejų, kai klientas atsisakė siuntos paskutinę minutę, o mes jau buvome sumokėję už pralaidą. Tada nuostolis būna didelis. Avansas apsaugo abejas puses.

Kokia avanso suma ir ar ji grąžinama?

Avansas paprastai svyruoja nuo 300 iki 1000 eurų priklausomai nuo tūrio. Jei atšaukiate užsakymą savaitę iki važiavimo, avansas negrąžinamas, nes mes turime užsakymus, kurie nebegali būti atšaukti. Jei atšaukiate mėnesį anksčiau, grąžiname, išskyrus administracinius išlaidas. Geriau būti tikriems su datomis. Kartos situacijos keičiasi, verslo reikalai, bet mes turime planuoti.

Ar galite padėti supakuoti?

Taip, mes galime atsiųsti dėžių ir juos užpildyti. Tai papildoma paslauga, kuri mokama pagal valandas arba dėžių kiekį. Dauguma klientų nori taupyti ir pakuoja patys, tai normalu. Tačiau jei pasirinksite „padaryk pat“ (DIY) variantą, atsakingumas už dėžių turinį (lūžimą) lieka ant jūsų, nebent pasirinksite mūsų „viskas įskaičiuota“ paketą su draudimu.

Kas dėl draudimo, ką jis apima?

Standartinis draudimas apima apie 10 eurų už kilogramą (arba fiksuota suma, pvz., 20 000 eurų). Jei transportuojate labai brangią įrangą, reikia ją specialiai apdrausti. Svarbu perskaityti sąlygas – draudimas nedenga „netinkamo pakavimo“. Jei įdėsite vitriną į dėžę be putų ir ji sulūžta, draudikas nemokės. Taip pat nedengame duomenų praradimo iš kompiuterių – tik fizinį įrenginio pažeidimą. Pasidarykite atsarginęs kopijas (backup) prieš perkėlimą!

Kas vyksta, jei fura užstringa kelyje?

Techniniai gedimai, eismas, avarijos – tai mūsų darbo dalis. Jei fura sustoja, mes pranešame jums nedelsdami. Jūsų krovinys nebus paliktas kelyje. Mes turiam pagalbininkų tinklą visoje Europoje. Kartais vairuotojas gali pakeisti fura, jei gedimas rimtas. Tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dviem. Tokiu atveju, stengiamės pristatyti dalį krovinių greičiau, jei įmanoma, nors su biuro perkėlimu tai sudėtinga.

Ar atvykstate į Anglijos gilumą (pvz., Velso kaimą)?

Taip, važiuojame visur, kur yra keliai. Esu buvęs Škotijos kalnuose, kur vienas keliai bekelės. Tačiau ten, kur nebeina 18 metrų fura (pvz., labai siauri Londono senamiesčio ar kaimo keliai), tenka naudoti mažesnį sunkvežimį (7.5 t) arba net perkrauti į „vilką“ (prikabintąją mašiną) paskutinę mylią. Tai vadinu „last mile“ paslauga ir ji kainuoja papildomai. Pasakykite adreso iš anksto, nustatysim techninę galimybę.

Kas daryti su atliekomis?

Perkėlimą metu dažnai lieka nereikalingų dalykų: seni baldai, pasenusių dokumentų (kur reikia sunaikinti). Mes galime juos išvežti, bet ne į Lietuvą. Organizuojame atliekų išvežimą vietinėms Anglijos šiukšlių pervežimo kompanijoms. Tai kainuoja, tačiau taip jūsų naujas biuras Lietuvoje bus švarus ir be senų spintų. Negalima tiesiog mesti visko į fura, jei neplanuojate tai išmesti.

Ar vežiate asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai trapi tema. Mūsų licencija skirta prekėms (biuro turtui). Jei darbuotojai turi asmeninių daiktų (drabužių, indų), tai techninė prasme nebiuro krovinys. Galime juos vežti kaip „personal effects“, bet tai reikalauja papildomų deklaracijų, ir jei daugiau nei keletas dėžių vienam žmogui, gali kilti klausimų dėl mokesčių. Geriau, kad darbuotojai vežtų save savo automobiliais arba atskirai.

Kainos ir pinigai – kas veikia kainą?

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Anglijos?

Klausimas, į kurį negaliu atsakyti vienu sakiniu. Kaina priklauso nuo tūrio (kubiniais metrais), atstumo (Londonas vs. Birmingemas), ir krovinių tipo. Mažam biurui (1-2 kabinetes) gali tekėti apie 1000-1500 eurų. Dideliam biurui – keletas tūkstančių. Taip pat įtakos turi kuro kaina, kuri šiuo metu, tiesa sakant, šokinėja. Geriausia pateikti sąrašą (inventorių), ir mes paskaičiuojame tiksliai.

Ar kaina priklauso nuo to, kiek svorio?

Ne tik. Svarbiau tūris, nes krovinius reikia sudėti į fura. Tačiau jei turite labai sunkių daiktų (pvz., didelis serveris ar seifas), tai taip pat įskaičiuojama. Vairuotojas turi žinoti, ar gali pakelti kiekvieną dėžę su keltuvu. Jei reikės kelti rankomis, už tai taip pat imamas mokestis. Taigi, svoris svarbus, bet tūris ir kėlimo sudėtingumas – dar svarbiau.

Ar galima sumokėti atvykus?

Avansą būtina mokėti iš anksto, kaip jau minėjau. Likusią dalį galima apmokėti pavedimu prieš išsiuntimą iš Lietuvos arba grynaisiais vairuotojui atvykus (tačiau grynaisiais mokėti nerekomenduoju dėl saugumo ir didelių sumų). Dažniausiai dirbame su įsiskolinimais (sąskaita-faktūra), kuri turi būti apmokėta per nustatytą dienų skaičių (paprastai 7-30 dienų nuo pristatymo).

Kokia padidėjimo tikimybė artimiausiu metu?

Deja, didelė. Anglijoje didėja kelių mokesčiai (už „Clean Air Zones“ Londono centre), darbo jėgos trūkumas verčia mokėti daugiau vairuotojams. Taip pat, jei bus nauji muitinės reikalavimai (kas visada galima su politika), tai padidins administracines išlaidas. Tačiau stengiamės išlaikyti kainas stablias, kad lankstus biuro perkėlimas iš Anglijos būtų prieinamas.

Ar taikoma nuolaida grįžtantį klientui?

Žinoma, mums patinka nuolankūs klientai. Jei perkėlėte biurą, o po metų reikia perkelti darbavietes į kitą miestą, arba padėti kolegai, mes galime pasiūlyti nuolaidą 5-10 %. Taip pat, jei rekomenduojate mus kitiems, gausite „draugo“ kainą. Verslas – žmonės, ir geri santykiai svarbiau nei vienkartinis pelnas.

Ar kainuoja brangiau nei įprastas krovinių pervežimas?

Biuro perkėlimas brangesnis nei tiesiog dėžės su knygomis, nes čia reikalinga didesnė priežiūra. Daiktai dažniau brangesni, reikia įtraukti draudimą, dažnai reikalingas iškrovimas ir įkrovimas su kėlimu. Tiesioginis krovinių pervežimas (pallets) yra pigesnis, nes ten tiesiog padeda ant paletės ir nuvažiuoja. Čia mes dirbame su jumis kaip partneriai, todėl kaina atitinka kokybę.

Neprognozuojamos situacijos ir realybė

Kas vyksta, jei klientas užmiršta atiduoti raktus?

Buvo atvejis, kai vairuotojas atvažiavo į Londoną į sandėlį prieš pat uždarymą (penktadienį 17:00), o paskambinus telefonu neatsiliepė niekas. Raktų nebuvo kur padėti. Teko laukti iki ryto, o tai reiškė vairuotojo poilsio laiko pažeidimą ir baudą. Dabar visada prašome dviejų kontaktų ir raktų kodų iš anksto. Jei užsidarysite, mokėsite už laukimą.

Ar buvote atvejų, kai dingo daiktai?

Per 20 metų buvo vienas ar du epizodai, kai dingo maža dėžutė (nebiuro). Tai nutiko dėl nepakankamo užrakto furoje, kai ji stovėjo neapsaugotoje aikštelėje prieš keltą. Dabar visos furos turi GPS ir užraktus. Tačiau visada rekomenduoju nevežti pinigų ir labai brangių asmeninių daiktų (juvelyrinių) kartu su biuro turtu. Mums draudimas padengia nuostolius, bet nervų jūs neatsigręžsite.

Kas dėl blogų pervežėjų rinkoje?

Rinkoje yra ir „kietai riešutai“, kurie dirba be sutarčių, be draudimo, su senomis furgonais. Jie pasiūlo neįtikėtinai low kainas. Pasakykite taip: jei atrodo per gera, kad būtų tiesa – tai tikriausiai yra. Jie gali paimti jūsų daiktus ir prašyti daugiau pinigų pusiaukelėje (hostage situation). Mes su tuo niekada nedirbame. Pasitikėkite patikima kompanija, kuri turi svetainę (naują), atsiliepimus ir fizinį adresą.

Ar pasitaisote, jei padarote klaidą?

Žmonės darome klaidas. Jei sulaužome stalą – atsilyginame arba jį taisome. Jei atvykame pavėluotą dėl mūsų kaltės – duodame nuolaidą arba grąžiname avansą. Esu už tai, kad būtų sąžininga. Vieną kartą vairuotojas užmiršo įkrauti vieną dėžę su dokumentais sandėlyje Anglijoje. Teko siųsti tą pačią fura atgal (beveik tuščią) po savaitės. Mums tai kainavo, bet klientui dokumentus pristatėme nemokamai.

Ar galite vežti biurą Škotiją ar Šiaurės Airiją?

Taip, Škotija nėra problema. Šiaurės Airija (Belfastas) – tai jau sudėtingiau. Ten reikia važiuoti per Airiją (Dublinas arba Liverpulis). Ten taip pat yra jūros perėjimas ir kita muitinės zona (tarp JK ir Airijos). Tai brangiau ir ilgiau. Jei ten perkėlinėte biurą, reikia labai gerai pasiruošti dokumentams, nes Airijos muitinė labai griežta.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvažiavimą?

Anglijoje dažnai nuomos sutartyse parašyta, kad reikia palikti „broom clean“ (švariu valymu). Mes ne valymo kompanija, bet galime atvežti dėžes ir padėti surinkti šiukšles. Išvalygrindus ir langus turės specialistai. Tačiau pasidarykite nuotraukas prieš išvažiavimą, kad būtų įrodymai, kad nieko nesugadinote. Angliški nuomotojai gali būti labai griežti dėl smulkių įbrėžimų grindyse.

Kodėl reikalingas tikslus adresas iš anksto?

Kadangi Anglijoje daug vietų yra Užmokesčio už važiavimą zonose (Congestion Charge, ULEZ Londono centre), mes turime planuoti maršrutą. Jei nurodysite neteisingą indeksą (Postcode), fura gali važiuoti į zoną, už kurią reikia mokėti 100-200 svarų per dieną. Tą mokestį sumokės klientas. Todėl patikrinkite adresą du kartus prieš mums nusiunčiant.

Ar dirbate švenčių metu?

Mes stengiamės nevežti didelių krovinių per Kalėdas ir Naujuosius metus, tačiau sunkvežimiai vaziuoja beveik visada, tik brangiau. Jei jums būtina perkelti biurą tarp švenčių, tai įmanoma, bet tikrai kainuos brangiau dėl vairuotojų viršvalandžių. Geriau planuoti įprastomis darbo dienomis.

Kas dėl to, jei aš ne esu Lietuvoje, kai atvyksta krovinys?

Nėra problemų. Mūsų vairuotojas susisieks su jūsų atstovu (pvz., sandėlininku ar buhalteriu). Galime palikti krovinį saugumo aikštelėje, jei sutinkate, arba pristatyti tiesiai į patalpas. Svarbiausia, kad kas nors būtų pasiruošęs priimti. Vieną kartą palikome dėžes koridoriuje, nes nieko nebuvo namie, o vairuotojas skubėjo į kitą užsakymą. (Aš čia turiu omenyje, kad palikime ne lauke, o viduje, raktus davė kaimynas).

Ką daryti, jei biure yra augalai?

Gyvi augalai yra ribojami pervežimo objektai. Turi muitinės reikalavimus dėl kenkėjų. Nedarykite to, kas vairuotojui pasakė: „tik pavogk tą palmę, niekas nepastebės“. Jei sulaus augalus su žeme sienoje, gali būti didelė bauda arba sunaikinimas. Geriau augalus palikti kolegoms arba vežti juos asmeniniu automobiliu (jei nedidelis kiekis).

Ar verta rinktis lankstų biuro perkėlimą iš Anglijos ar daryti patys?

Jei turite mažą biurą ir laisvą laiką, galit bandyti patys su nuoma mašinos. Bet kai kalbame apie visą įmonę, tai nėra verta. Rizikuojate susigrąžinti, o nervų išlaidos bus didesnės nei mūsų paslauga. Mūsų patirtis leidžia išvengti klaidų, kurių jūs net nesužinosite, kol nebus per vėlu.

Ar esate tikras, kad viskas vyks tvarkingai?

Nieko negaliu garantuoti 100 %. Yra orai, yra kelių eismas, yra žmonių faktorius. Bet galiu garantuoti, kad padarysiu viską, kas priklauso nuo manęs, kad jūsų daiktai atvyktų saugiai. Mano reputacija šioje rinkoje svarbiau nei viena siunta. Taigi, jei nuspręsite, kvieskite, aptarsime detalę.

Išvada

Viskas sužinojote apie tai, kas vyksta užkulisiuose. Lankstus biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tiesiog kelionė, tai sudėtingas logistinis procesas, reikalaujantis kantrybės ir tikslumo. Nereikia bijoti Klausti nedviprasmiškų klausimų apie kainas ar terminus, nes geriau išsiaiškinti iš karto, nei vėliau stebėti, kaip fura stovi sienoje. Rinkitės patikimus partnerius, turinčius ilgametę patirtį, ir tada jūsų verslo perkėlimas nueis lygiai ir be nereikalingo streso.