Kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai: vadovas be nepriedamo vandens

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, o kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai visada buvo tas tikslas, kurį pasiekti sunkiau nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Anksčiau buvo paprasta – pakrauti, važiuoti, iškrauti. Dabar, po „Brexit“o, tai visiškas chaosas, jei nepasiruoši tinkamai. Turime sumanyti ne tik tai, kaip įstatyti serverius į liftą, bet ir kaip neišprotojant suformuoti muitinės dokumentus. Biuro įranga yra brangi ir jautri todėl detalumas čia nėra prabangos reikalas, o būtinybė. Jei nenuspręsite dėl ULEZ zonos ar krovinių priskyrimo iš anksto, gali tekti mokėti baudas, kurios viršys patį perkraustymą.

Dokumentai, muitinės ir „Brexit“ keliavimas

Ar reikia deklaruoti kiekvieną biuro stalą?

Tai priklauso nuo to, ar tai laikoma perkėlimu ar tik laikinu įvežimu. Paprastai, jei įmonė jau registruota Anglijoje, tai tiesiog perkeliate turtą, tačiau teisingas inventoriaus sąrašas privalomas. Jei registruojate filialą, gali būti kitaip. Kai kurie klientai bando įrašyti „biuro baldai“, bet muitininkai mėgsta detaliai matyti, kas ten yra. Geriau būti per daug preciziškam, nei gauti klausimų vėliau dėl kokių nors nelabeliuotų dėžių.

Ką daryti su Transfer of Residence (ToR) numeriu?

(Galvoju, ar šis formatas vis dar galioja beveik visiems...) Jei dar to nedarėte, gaukite šį numerį, jis išlaisvina nuo PVM importo mokesčio. Be jo, mokėsite 20 % PVM visiems daiktams, kurie buvo naudoti mažiau nei 6 mėnesius – nors čia turiu patikslinti, nes taisyklės keičiasi kiekvieną metą. Tai vienas svarbiausių dalykų, kad kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai išeitų pigiau ir be nemalonumų pas sieną.

Ar serveriai reikalauja specialių leidimų?

Serveriai yra jautri įranga, bet ne pavojingos medžiagos. Tačiau jei jose yra duomenų, kuriuos neleidžiama pervežti per sieną (pvz., asmeniniai duomenys be GDPR), turite būti atsargūs. Mums logistikos požiūriu, tai tik standartinis krovinius su „Handle with Care“ etiketėmis. Vienas kartas teko laukti 12 valandų, nes klientas pamiršo serijinius numerius įrašyti į deklaraciją, tai tikrai nebuvo smagu.

Kas dėl elektroninių ataskaitų ir krovinių deklaravimo?

Dabar viskas eina per „CHIEF“ sistemą arba naująją „CDS“. Jums, kaip klientui, nereikia jų mokėti, bet mums reikia teisingo HS kodo. Biuro baldams tai vienas kodas, kompiuteriams kitas. Jei sumaišome, gali būti problemų ir baudų. Būna, kad klientai sako „mes vežame stalus“, o paskui atsiranda ir safai, ir senos spausdintuvai – tai pakeičia visą deklaraciją ir užkasa laiką.

Ar galiu vežti degalinę kavos aparato?

Kavos aparatai su degiais yra laikomi pavojingais krovinais (ADR), jei kuro cilindre yra daugiau nei tam tikras kiekis. Tai komplikuoja kruopštų biuro perkraustymą į Londoną tiksliai, nes reikia specialios paskirties sunkvežimio. Geriau išsipilti kuro prieš išvežant arba pasirūpinti, kad technikas tai padarytų. Nenorime, kad uoste uždarytų furgoną dėl tos mažos buteliuko.

Logistika, laikas ir Londono chaosas

Kiek laiko užtruks kelionė iš Lietuvos?

Standartiškai iš Vilniaus iki Londono – apie 3 dienas, jei viskas būna sklandžiai. Tada taisytas Lietuvoje, paskuj estai, vokiškas keliu (nuo kurio visiems gerai) ir jūra. Bet jei užeiga rūgyslis ir „Eurotunnelas“ užsikimba, gali būti ir 5 dienos. Geriau planuoti savaitės atsarginį laiką, ypač jei turi biuro atidarymo datą kalendoriuje ir darbuotojus laukiančius.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į Londono centrą?

Londono centre yra daug ribojimų. Mums reikia žinoti, ar ten yra „Low Emission Zone“ (LEZ) ar „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ). Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų – mokėsime baudą, kurią pasakysime jums. Sunku numatyti visus ratus, jei prieš tai nebuvote tenėjęs. Todėl reikia planuoti maršrutą taip, išvengtumėm brangių zonų ir nenukryptume į kanalizacijos tunelius.

Ką daryti su stovėjimo vieta prie pastato?

Londono centre vieta brangesnė už auksą. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay) arba rasti privažiavimą. Vienas klientas man sakė, kad „viskas bus užtikrinta“, o pasirodo, jis tik gatvėje padarė užkirtą. Vairuotojas negalėjo išlipti, teko skambinti policijai. Tai reikia darbo dienų iki pat pristatymo, ne tada, kai sunkvežimis jau stovi.

Ar reikia keltėjo krano stambiai įrangai?

Jei biure nėra lifto arba jis per mažas biuro stalams, taip. Bet Londono gatvėse ne visur gali atvažiuoti kranas su iltais strėlėmis. Turiu tokį atvejį, kai teko daiktus nešti per šališką pusę, nes kranas negalėjo pastatyti ant šaligatvio. Kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai reikalauja iš anksto pasitikrinti, ar kranas įmanomas fiziškai ar reikia nešti rankomis.

Ar galima planuoti pristatymą penktadienį?

Galima, bet pristatymas paskutinę darbo dieną rizikingas. Jei įvyks spūstis M25 žiediniame kelyje (kas yra įprasta), vairuotojui teks likti savaitei prie stotelės. Angliškai jie labai griežti apie vairuotojų poilsį. Rekomenduočiau planuoti atvykti antradienį arba trečiadienį, kad būtų laiko rezervas ir nereikėtų skubėti.

Kas dėl dviračių, jei jūsų įmonė juos naudoja?

Jei įmonė turi dviračius darbuotojams, tai nėra biuro inventorius pagal standartus, bet mes juos vežame. Tereikia juos tinkamai užfiksuoti sąraše kaip transporto priemones. Kartais jas reikia išimti iš dėžių, kad uosto pareigūnai patikrintų rėmų numerius. Smulkmenos, bet gali uždelsti visą eilę jei kas nors bus ne taip.

Pakavimas, įranga ir technika

Ar reikia išpakuoti viską iš dėžių atvykus?

(Čia aš tikrai nežinau 100%, bet...) Įprasta praktika yra ta, kad mes atvežame, iškrauname dėžes į patalpas, o išpakavimas jūsų reikalas, jei nenupirksite pilnos paslaugos. Kai kurios firmos tai padaro, bet tai daugiau kainuoja. Reikia pasakyti iš anksto, kad paruoštume komandą, ne tik vairuotoją. Kadangi dažnai klientai mano, kad vairuotojas ir mozytojas tas pats.

Kaip susitvarkyti su senų dokumentų archyvu?

Seni popieriai labai sunkūs. Jei turite šimtus dėžių su archyvu, kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai gali tapti labai brangus dėl svorio ir vietos. Maksimalus svoris vienai dėžei apie 20 kg, o jei supilsite popierius, dėžė plyšta tiesiog nešant. Geriau naudoti mažesnes dėžes arba specialius archyvų konteinerius.

Ar saugu vežti LCD ekranus be originalių dėžių?

Turiu specialias dėžes su putomis. Bet vienas kartas dėl blogo pritvirtinimo viduje ekranas nukojo. Nuo tol daugiau nebesirizikuoju be specialių rėmų. Ekranai brangūs, o garantija neapima transportavimo pažeidimų, jei nėra originalios pakuotės. Geriau investuoti į pakavimą, nei į naujus monitorius vėliau.

Ką daryti su „vitrinėmis“ kabeliais ir laidais?

Niekada neįsivaizdavau, kiek yra interneto kabelių biure. Jei tiesiog juos suspirsite ir metėsite į maišą, vėliau praleisite dieną juos įrišant. Rekomenduoju juos susieti rumbais ir pažymėti, iš kurios vietos jis eina. Maža dalykėlis, bet taupo daug nervų pristačius ir montuojant kompiuterius.

Ar reikia išmontuoti didelius biuro baldus?

Dideli stelžai ir konferencijos stalai beveik visada turi būti išmontuoti. Vienas kartas klientas įsakė vežti surinktą didelį stalo viršų per laiptus – nepajėgėme. Teko išmontuoti gatvėje su grąžtu. Tai užtruko valandą ir blokavo gatvė. Išmontavimas turi būti numatytas brėžiniuose ir laike.

Kaip uždaryti seifus, jei rakto praradome?

Seifai turi būti tušti. Jei juos užrakinsite su pinigais ar dokumentais viduje, draudimas negalios, o muitinė gali atidaryti jėga. Turi būti kodas arba raktas. Jei prarandate raktą, kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai baigsis tuo, kad mes skambinsime sargams su grąžtu, o tai kainuoja.

Kainos, nuostoliai ir biudžeto planavimas

Kiek kainuoja vienas kubinis metras šiuo metu?

Kainos svyruoja labai stipriai. Šiuo metu (tikrina užsienio rinkas) galima sakyti, kad maždaug 80-120 svarų už kubą, priklausomai nuo to, ar tai pilnas konteineris, ar dalinis krovinius. Kuro kainos Lietuvoje ir Anglijoje skiriasi, tad taip pat įtakoja. Be to, kainos keičiasi kas mėnesį, tai tiesiog dabartinė orientacija, o ne galutinis žodis.

Ar mokamas užlaikymas uoste (Demurrage)?

Taip, tai didžiausias siaubas. „Demurrage“ mokestis. Jei jūsų brokeris pavėluoja pateikti dokumentus, uostas pradeda skaičiuoti po 100-200 svarų per dieną už kiekvieną konteinerį. Pažvelgęs į sąskaitas už 5 dienas pradedate jaustis blogai. Būtinai tikrinkite, ar jūsų muitinės brokeris yra patikimas ir greitas, nes mes už tai neatsakome.

Ar kainuoja papildomai vairuotojo nakvynė?

Standartiškai įtraukta į kainą, jei tai numatyta maršrute. Bet jei dėl jūsų kaltės (pvz., nebuvo leidimo stovėti) vairuotojas laukia, tada tas laikas mokamas atskirai. Anglijoje nakvynė sunkvežimiui brangi, ir ji tenka mums. Todėl laiko planavimas yra tiesiog pinigai, neskubėkite su pristatymo data.

Ką apima draudimas pervežiant įrangą?

Draudimas apima 3 % nuo krovinių vertės standartiškai. Bet jis nedengia „netikėtų“ dalykų, jei pakavate blogai. Pavyzdžiui, jei į dėžę įdedate neapsaugotą vazą ir ji sudūžta, draudikas nemokės. Turime sąrašą išimčių, kurios tiesiog stebina savo absurdiškumu, bet tai yra praktika, su kuria susiduriame kasdien.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam perkraustymui?

Jei vežate daug (pvz., 5 konteinerius), taip. Bet jei tai vienas nedidelis biuras, kainos yra fiksuotos. Degalų kainos nepadeda nuolaidoms daryti. Kartais galime nenuimti pakavimo mokestį, jei jūs pasipakuosite patys, bet tada neatsakome už tai, kas viduje susidėvės ar sulūžo.

Kokia mokėjimo tvarka už tarptautinį pervežimą?

Paprastai 50 % iš anksto, likę 50 % atvežus į vietą arba gavus dokumentus. Negalime vežti „vėliau sumokėsiu“, nes mes mokame kurjeriui ir uostui iš anksto. Buvo atvejų, kai gavome dėžes su atidarytomis buteliukom, tai mums nebe įdomu, pinigai turi būti sąskaitoje.

Smulkmenos ir pabaigos niuansai

Ar galima vežti augalus į naują biurą?

Anglija labai griežta dėl augalų dėl kenkėlių. Reikia fitosanitarinių pasų. Jei turite paprastą kaktusą, galima praeiti, bet jei didelę palmę be dokumentų – ją sudegins uoste. Geriau palikti senas gėles ir nusipirkti naujas Londono „garden centre“. Tai pigiau nei rizikuoti likti be viso krovinius.

Ką daryti su virtuvėle ir maisto likučiais?

Turiu omenyje tą mažą stalą su telefonais ir kuponais. Jis turi būti išmontuotas. (Tai buvo klaida, turiu omenyje „reception“). Beje, dirbtuvės (kitchen) reikalauja ypatingo dėmesio – šaldytuvas turi būti išjungtas ir atšildytas prieš dvi dienas, kad nebūtų pelėsio kvapo. Niekas nenori atvežti kvepiančio biuro prieš klientus.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgs kelyje?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada turime skubiai rasti pakeitimą, o tai gali uždelsti dieną. Turime draudimą, kuris padengia šias išlaidas, bet laiko negrąžina. Kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai numato ir šią riziką, todėl niekada nesakykite savo viršininkui, kad daiktai bus rytą ryto, jei tikrai neesi tikras.

Galiausiai, viskas susikerta viename taške – paruošime. Nors dirbu čia amžinai ir matau viską, kruopštus biuro perkraustymas į Londoną tiksliai visada iššūkis. Nerašiau čia jokių gražių sakinių apie „be rūpesčių“, tiesiog sakau kaip yra – pasiruoškite dokumentams, pasirūpinkite vieta ir nesperkite pigiausio pakavimo. O jei bus klausimų, tiesiog skambinkite, pažiūrėsim, ką galim padaryt.