Krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas: kas pasikeitė po Brexito ir kaip neišprotėti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – niekada nebuvo taip paprasta kaip anksčiau, bet taip pat niekada nebuvo taip sudėtinga kaip dabar. Anksčiau krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas buvo tiesiog: paskambinai, atvežė, iškrauvė. Dabar? Dabar tai yra visiška dokumentų ir nervų giraitė. Dažnai klientai mane klauso, kodėl taip ilgai trunka arba kodėl kaina pakilo, o aš turiu paaiškinti, kad pasienio kontrolė Dovere arba Falstouno uoste nėra tiesiog "perėjimas". Čia reikia tikslumo, supratimo ir daug kantrybės, nes viena blogai parašyta eilutė sąskaitoje faktūroje gali sustabdyti visą furgoną savaitgaliui. Štai trumpas vadovas, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražiųjų tekstų.

Krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas: dokumentai ir celnijos (be čia nėra ką daryti)

Kokie dokumentai yra privalomi siuntimui į Angliją?

Baziniai dalykai yra komercinė sąskaita faktūra ir pakavimo sąrašas, be jų nepraeisite nė metro. Taip pat būtinas eksporto deklaracijos numeris (arba MRN), kurį turi pateikti jūsų brokeris arba mūsų partneris. Be to, kiekvienas krovinys turi turėti CMR konosamentą (tai toks važtaraštis). Jei siunčiate maisto arba chemijos reikmenų, būtinai reikalingi sertifikatai, kitaip muitinės pareigūnai tiesiog nenusisvers nuo jūsų krovinio.

Ar tikrai reikia EORI numerio, ar tai tik pasigirti?

Tikrai reikalingas, be jo niekas nebeveikia. Jūsų įmonė turi turėti Lietuvos EORI numerį eksportui, o jei esate registruotas JK, taip pat ir JK EORI numerį importui. Be šio kodo sistema neleidžia pateikti deklaracijų, o tai reiškia, kad furgonas stovi sienoje. Vieną kartą teko laukti tris dienas, kol klientas sugebavo gauti šį numerį, nes maniau, kad "jis turbūt nereikalingas, tai mažas siuntinys". Nereikalingas... tiesiog pinigai deginami laukiant.

Kas yra HS kodas ir kodėl jis svarbus?

HS kodas (arba Tarifinio skirstymo kodas) nusako, kas tai yra už prekę. Jei jūsų krovinio pervežimas į UK – užsakymo valdymas bus atliktas su neteisingu kodu, gausite baudą arba krovinys bus sugrąžintas. Pavyzdžiui, jei metalinės kėdės kodą parašysite kaip "medinio baldų", muitinės sistema arba inspektorius tai pastebės. Tiksli nustatymo procedūra (tarifikavimas) yra pagrindas, kadangi nuo to priklauso mokesčiai.

Ar galiu parašyti sąskaitos vertę mažesnę, kad nereikėtų mokėti PVM?

Negerai, labai negerai. Tai vadinama "customs valuation" problema. Muitinė turi savo metodus, kaip patikrinti rinkos kainą, ir jei ji pamatys, kad parduodate už 100 eurų, kai rinkoje kainuoja 1000, į jus kreips dėmesį. Galite gauti didelę baudą ir patekti į "raudonąjį sąrašą". Geriau rašyti tiesą ir mokėti PVM, kurį vėliau galite susigrąžinti (jei esate PVM mokėtojas).

Ką daryti, jei sąskaitoje faktūroje padariau klaidą?

Greičiausiai teks daryti pataisą, o tai kainuoja laiką ir pinigus. Jei klaida pastebima prieš pat išvežimą, galime susitarti dėl naujos sąskaitos išrašymo. Bet jei furgonas jau yra prie sienos, ten reikalinga speciali procedūra. Vieną kartą klientas parašė blogą svorį – 500 kg vietoj 5000 kg. Sistemoje užstrigo, teko viską iš naujo registruoti. Nusipratęs.

Ar turiu būti PVM mokėtojas, kad siųčiau į UK?

Ne visada. Jei siunčiate dovaną arba asmeninį daiktą, galima siųsti ir be PVM, bet yra ribojimai (pvz., 45 svarų vertės dovanos). Tačiau jei tai prekybinis siuntimas, geriau turėti PVM kodą, nes importo PVM JK turi būti sumokėtas. Krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas verslo klientams be PVM kodų tiesiog tampa per brangus dėl biurokratinių kliūčių.

Kas tas "Pre-Notification" ir kada jis reikalingas?

Tai pranešimas JK saugumo ir saugumo tarnyboms (IPAFFS maistui, GVMS kitiems kroviniams) prieš krovinį atvykstant. Be šio kodo furgonas nebus įleistas į uostą (pvz., Dovere). Tai reiškia, kad dokumentai turi būti tvarkingi ne tik Lietuvoje, bet ir registruoti JK sistemoje dar prieš furgoną važiuojant į keltą.

Ar reikia muitinės brokerio Lietuvoje ir JK?

Idealiausiai turėti abiejuose šaliuose. Lietuvos brokeris padarys eksportą, o JK brokeris – importą. Kai kuriemsems firmoms pavyksta su "vienos stotelės" sprendimu, bet dažniausiai tai sukelia problemų, nes JK sistema yra kita. Manau, daug saugiau turėti vietinį žmogų ten, kur vyksta fizinis patikrinimas.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas?

Jei viskas tvarkoje – valanda ar dvi. Jei trūksta duomenų arba reikia papildomų sertifikatų – gali užtrukti ir kelias dienas. Nepamirškite, kad JK muitinė dirba jų laiku, o ne mūsų, tad jei atsiųsite dokumentus penktadienio vakare, niekas nebus įvykdyta iki pirmadienio.

Krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas: terminai ir vairuotojai (arba kodėl vairuotojas neatsiliepo)

Kiek trunka standartinis siuntimas į Londoną ar Mančesterį?

Paprastai tai trunka 3-4 dienas nuo krovinio įkėlimo Lietuvoje. Tai priklauso nuo to, kada uoste yra "slotas" (laikas kelto išvykimui). Kartais atsitinka, kad krovinys paruoštas antradienį, o laisvas kelto laikas tik penktadienį. Tada laukimas neišvengiamas.

Kodėl vairuotojas neatsiliepo į telefono skambutį?

Gali būti milijon priežasčių – jis važiuoja, miega (poilsio laikas!), arba jo telefonas neveikia užsienyje (roamingas). Taip pat jis gali būti tiesiog užsiėmęs dokumentais prie sienos. Nereikėtų panikuoti, jei jis neatsiliepo per 10 minučių. Vienas mano vairuotojas išjungė telefoną, kad nenusivargtų nuo klientų skambučių, kai buvo įsijungęs į eilę prie Doverio.

Ar galima pristatyti krovinį į konkretų adresą sekmadienį?

Jungtinėje Karalystėje yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams. Taip pat dauguma sandėlių ir parduotuvių nedirba sekmadieniais. Galima, bet tai kainuos papildomai (brangesnis "off-peak" laikas). Geriau derėtis iš anksto, kad vairuotojas nepristatytų į uždaras vartus.

Kas daryti, jei furgonas užstrigo eilėje prie uosto?

Tai, deja, dabar yra norma. Krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas reiškia ir tokias situacijas. Mūsų dispečeriai stebi GPS, bet jei eilė stovi 5 valandų, niekas nepadės. Tokiu atveju pristatymas gali atidėti dieną. Geriau tiesiog kantriai laukti.

Ar galiu sekti savo krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dauguma didelių kompanijų siūlo "tracking" nuorodą. Tačiau mažesnėse firmose tai gali būti tik atnaujinamas du kartus per dieną. Nereikia tikėtis, kad matysite vairuotojo, ką jis valgo kaže. Bet bent jau žinosite, ar jis jau perplaukė kanalą.

Kas yra "transit time" ir kodėl jis skiriasi nuo pristatymo laiko?

"Transit time" yra laikas nuo išvežimo iki pristatymo į terminalą, o pristatymo laikas į adresą gali būti ilgesnis dėl vietinių taisyklių. Kartais klientai painioja šiuos dalykus ir skundžiasi, kad "paskambino, kad furgonas mieste, o dar neatvyko". Ten dar reikia nuvažiuoti iki sandėlio.

Ar galiu užsakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos kaip sparnas. Reikės "dedicated" (išskirto) furgono, kuris važiuos tiesiai be sustojimų. Įprastas krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas yra grupinis (grupeižas), kur surinkiami keli kroviniai, o ekspresas – tik jūsų.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Degus, keltų bilietų kainos, muitinės mokesčiai – viskas auga. Be to, jei JK svaras smarkiai nukrito prieš eurą, mums brangiau pirkti paslaugas ten. Kartą kaina pakilo 20 proc. per savaitę dėl to, kad viena didelė kelto kompanija sustabdė reisus.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Paprastai ne, jei tai nenumatyta sąlygose. Vairuotojo darbas yra vairuoti, ne kelti dėžes. Jei reikia "tailift" (keliamos galinės durys) arba vairuotojo pagalbos, tai turi būti užsakyta iš anksto, kitaip jis tiesiog stovės ir žiūrės.

Kainos ir nepageidaujami siurprizai (visada skauda tema)

Kiek kainuoja viena paletės vieta į Angliją?

Kainos svyruoja, bet galima sakyti, kad nuo 120 iki 250 eurų priklauso nuo to, kur į Londoną ar Škotiją. Taip pat svarbu, ar tai "curbside" (pristatymas prie šaligatvio) ar į sandėlį su įranga. Kainos tame krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas procese yra labai dinamiškos.

Kas yra "fuel surcharge" ir kodėl jis taip didelis?

Tai degalų priedėlis. Degalų kaina neapsiriboja mūsų liūdesiu, ji pasaulinė. Jei benzinas brangsta, šis priedėlis didėja. Jis nėra fiksuotas, keičiasi kas mėnesį. Nenoriu girdėti skundų, kai naftos kainos šoka į viršų – mes tiesiog perkainojame.

Ar reikia mokėti už priešlaikinį išsiuntimą?

Jei atvykstate į sandėlį be rezervacijos, taip. Sandėliai moka pinigus už "slot" – planuotą laiką. Jei atvykstate be jų žinios, jie gali nusiprašyti didelės baudos arba atsisakyti priimti. Geriau derėtis apie laiką savaitę-dvi iki išvykimo.

Kas atsitinka, jei negaliu apmokėti sąskaitos laiku?

Tuomet jūsų krovinys gali būti "arestuotas" – uždarytas sandėlyje, kol nesumokėsite. Kasdien bus taikoma kaupiamoji bauda (storage fee). Tai labai brangu. Vieną kartą teko išpirkti kliento prekes po mėnesio, nes jis "užmiršo" mokėti.

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai yra bazinis draudimas (pvz., 10 eurų už 100 kg prekių vertės), bet jis labai mažas. Jei vežate brangius daiktus (elektroniką, brangų tekstilę), būtinai reikia pasirašyti papildomą draudimo polisą. Nemanau, kad norite rizikuoti, jei furgonas užsidegs.

Kodėl gavau papildomą sąskaitą po pristatymo?

Gali būti daug priežasčių: ilgas laukimas prie gavėjo (waiting time), papildomi km, jei adresas buvo nurodytas neteisingai, arba papildoma muitinės procedūra. Visada patikrinkite CMR, ar vairuotojas nepažymėjo laukimo laiko.

Ar taikoma PVM kaina?

Taip, Lietuvoje PVM 21 proc. (arba dabar 9 proc. kai kurioms paslaugoms, bet pervežimai dažniausiai 21). JK bus taikomas importo PVM, kurį galite susigrąžinti per deklaracijas. Svarbu suprasti, kad mokėsite PVM dukart – vieną kartą pas mus už paslaugą, antrą kartą JK už prekę.

Kaip sumažinti išlaidas?

Derėkitės. Jei turite reguliarių siuntimų, galite gauti fiksuotas kainas. Taip pat stenkitės būti lankstūs su pristatymo terminais – jei leidžiate laukti, kaina gali būti mažesnė. Krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas tampa pigesnis, kai logistika yra planuojama ilgam.

Įvairūs klausimai ir realus gyvenimas (kai kažkas ne taip)

Ar galiu siųsti alkoholį arba tabaką?

Galima, bet tai yra labai strikta. Reikia specialių licencijų (AWWL ir t.t.) ir aukštų akcizų mokesčių. Jei bandysite paslėpti butelį tarp drabužių, bus didelė bėda. Muitinės šunys (taip, jie yra) tai uodžia per 100 metrų.

Kas nutinka, jei gavėjo atsisako priimti prekę?

Tai košmara. Krovinys grįžta atgal (return shipment), ir jums turi sumokėti už abiejų krypčių pervežimą bei sandėliavimą. Būtinai patikrinkite, ar jūsų partneris tikrai laukia siuntos, prieš mums užsakydami furgoną.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai ne, nes tai yra komercinis transportas, o ne autobusas. Draudimas nedengia keleivių furgonuose (išskyrus tam tikrus atvejus). Negalima tiesiog "užlipti" ir nuvažiuoti į Londoną.

Kas daryti, jei prekė atvyko su defektu?

Skubiai darykite nuotraukas prie vairuotojo, kol jis nesužiūrėjo (ir pasirašytas CMR). Be nuotraukų draudimo kompanija nieko neatsakys. Vienas klientas gavo sulaužytą stalą ir nenufotografavo, tik pasirašė, kad viskas gerai. Vėliau ieškojo mūsų, bet negalėjome padėti.

Ar galima siųsti pavojingas krovinius (ADR)?

Taip, bet tik specialiais ADR furgonais ir su pažymėjimais. Negalima įdėti dažų aerozolio į paprastą siuntą. Jei sulaips, gausite baudą už pavojingos aplinkos sukūrimą.

Kaip elgtis su grąžinama pakuote (pallets)?

Jei pirkėjas turi "pool" paletes (pvz., CHEP ar LPR), jos turi būti grąžintos. Jei tai jūsų "white wood" paletės, galima susitarti, kad jas palieka, arba grąžina kitą kartą. Kartais paletės kainuoja brangiau nei prekės jose.

Ar tikrai reikia tikrinti dėžės vidų?

Geriau taip ir padaryti. Vieną kartą siuntėme "kilimus", o viduje buvo akumuliatoriai, kuriems buvo draudžiama skraidyti. Muitinė visą furgoną iškrautė. Klientas sakė, kad "nežinojo". Na, dabar žino.

Kodėl kai kurios firmos siūlo neįtikėtinai pigias kainas?

Jei kaina atrodo per gera būti tiesa, ji tikriausiai tokia ir yra. Tai gali būti "piktaužiai" (grey hauliers), kurie važiuoja be draudimo arba su blogais dokumentais. Jei jiems pasitaiko problema, jūsų krovinys dingsta be pėdsakų. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimumą.

Ar reikia gerti arbatą su vairuotoju?

Nebūtina, bet vairuotojai vertina gerą požiūrį. Jei laukiate sandėlyje ir pasiūlate kavės, jis gali būti kantresnis iškraunant. Tai toks nedidelis psichologinis triukas krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas procese.

Kas bus, jei Brexit bus atšauktas (kaip kai kas svajoja)?

Nemanau, kad ką nors pasikeis dokumentų srityje, jau per vėlu. Sistemos jau įdiegtos. Tiesiog tiesiogiai skambinkite mums, o ne astrologams.

Ar galiu siųsti maistą naminiams gyvūnams?

Taip, bet tai yra labai sunku. Reikia veterinarijos pažymos, ir kiekvienas ingredientas turi būti deklaruotas. Paprastas šunų maistas gali būti laikamas gyvūnų produkto šaknimi ir reikalauti inspekcijos.

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Žiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į atsiliepimus, ar jie turi fizinį biurą, ar atsiskaito. Jei telefonas atsiliepia po penkių skambučių arba rašo tik per "WhatsApp" be sutarčių – bėkite.

Ar verta rūpintis ekologija?

Jei jums svarbu, galima rinktis "green" logistiką, bet tai brangiau. Dauguma klientų vis tiek renkasi pigiausią variantą, nepaisant CO2. Bet mes stengiamės kombinuoti krovinius, kad mažiau važiuotų tuščiai.

Galiausiai, viskas susikerta viename taške – planavime ir komunikacijoje. Nėra būdo viską padaryti 100% sklandžiai, nes yra per daug veiksnių: orai, muitinės, kelių darbai, žmonių faktorius. Bet jei pasiruošiate dokumentus iš anksto ir nebandote apgauti sistemos, krovinių pervežimas į UK – užsakymo valdymas gali būti net malonus procesas (arba bent jau ne toks skausmingas). Sėkmės kelyje!