Kaip užsisakyti biuro perkėlimą į Londoną ir neišprotėti: praktinis vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas niekada nevyksta taip lygiai, kaip brangiuose kataloguose įrašoma. Ypač kalbant apie maršrutą į Londoną. Po „Brexit“ visa sistema pasidarė dar sudėtingesnė, dokumentacija prigirdė, o olandų ar britų muitininkai tampa vis griežtesni. Jei klausiate, kaip užsisakyti biuro perkėlimą į Londoną be nereikalingo streso, turite žinoti, kad procesas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo popierių ir jūsų, kaip užsakovo, pasirengimo. Aš mačiau viską – nuo pasiklydusių serverių Beneliuxe iki to, kad klientams tekdavo mokėti brangius sandėliavimo mokesčius dėl vienos neįformintos deklaracijos. Čia nėra apie spalvingas dėžes, tai apie organizaciją. Siūlau nueiti trumpą, bet nuodingą kelią per mano patirtį, kad jūsų firma neliestų bankrotą dėl keleto biuro stalų.

Ką reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl tai vargina)

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą į Londoną?

Gerai, kad klaustum. Idealus laikas yra mažiausiai mėnuo, o geriau šešios savaitės. Žinau, girdite standartinę atsakymo formą, bet čia dažniausiai tiesa. Reikia laiko ne tam, kad surinkti dėžes (tai galima per naktį), o kad išspręsti muitinės klausimus. Jei jums reikia biuro perkėlimo į Londoną spėjant iki įsibrovimo į naujas patalpas, pradėkite dabar. Dėl dokumentų tvarkymo Lietuvoje ir Jungtinėje Karalystėje gali užtrukti ilgiau nei įsivaizduojate, ypač jei trunks švenčių laikotarpis.

Ar tikrai reikia perkėlimo firmos ar užtenka „Man with van“ iš skelbimų?

O čia atsidaro viena didžiausių painiavų. Jei jus tikrai domina kaip užsisakyti biuro perkėlimą į Londoną saugiai, nenaudokite atsitiktinių vairuotojų be sutarčių. Biuro inventorius vertas tūkstančių, o jei dingsta serveris – jūsų verslas stabtas. „Man with van“ tipo vyrai dažnai neturi tarptautinio draudimo, mokesčių (Mokesčių priemonių priemonės... kaip vėl? Ne, Mokesčių ir prievoles). Jie neįformins eksporto į UK. Pasirodo, orentuotis į profesionalią komandą, kuri pateikia CMR draudimą ir sutartį.

Ką daryti su technika: serveriais ir kompiuteriais?

Tai visada nervų valgymas. Serverius negalima tiesiog mesti į konteinerį jų ne išjungus, jei norite, kad jie veiktų vėliau. Turi būti atliktas saugus išjungimas (shutdown). Be to, jei keliama į JK, reikia deklaruoti techninę įrangą. Kai klausiate, kaip efektyviai užsisakyti biuro perkėlimą į Londoną, nepamirškite paklausti apie pakavimą ant vibracijos slopininimo pagalvių. Praėjusią savaitę matau, kaip viena firma neįpakavo monitorių ir atvyko su nulaužtais stiklais.

Ar reikia susitarti dėl lifto?

Būtina, net jei manote, kad „mes įveiksime peščiomis“. Londone biurai dažnai yra seniuose pastatuose, kur liftų nebėra arba jie talpina tik du žmones. Reikia pranešti vairuotojams iš anksto. Jei bus reikia nešti 4 aukštus peščiomis, kaina šoks į dangų, o laikas – tris kartus ilgesnis. Tarkime taip: užsakovas nuo to nenuojoja.

O jei turiu pavojingių medžiagų (pavyzdžiui, toneriai)?

Tai svarbu. Toneriai yra pavojingos kategorijos krovinių dėl ugnies pavojaus. Jie turi būti specialiai pažymėti ir (sutyrint) išskirti. Negalima jų mesti į bendrą krūvą su kėdėmis. Muitinėje gaišit laiką aiškindami, kas per juodus dėžutės ten guli. Geriausia juos palikti Lietuvoje ir nusipirkti naujus Londone, nes biuro perkėlimas į Londoną nestabdys jūsų verslo dėl trijų kasetų.

Kokia tikėtina kaina?

Sunku pasakyti be vaizdo. Bet mažai biurui (pavyzdžiui, 5-10 darbo vietų) su technika, tikėkitės sumos nuo 2500 iki 4000 eurų priklausomai nuo sezono. Dideliems biurams – skaičiuokite tūkstančiais. Nežiūrėkite į pigiausią pasiūlymą, ten dažniausiai paslėpti pridavinėjimai vėliau, pavyzdžiui, už ilgiau laiką trunkančią iškrovą.

Dokumentai ir muitinė: blogiausias košmaris po „Brexit“

Kas vyksta su muitinės deklaracijomis dabar?

Nuo 2021-ųjų sausio 1 d. viskas pasikeitė. Lietuva dabar (nebe ES vidus, o) trečioji šalis UK atžvilgiu. Jums reikės EORI kodas – vienas Lietuvoje, kitas Jungtinėje Karalystėje. Export declaration turi būti pateikta čia, o Import declaration ten. Dažniausiai perkėlimo firma tai (padeda) užtikrina, bet jūs privalote pateikti prekių sąrašą su numeriais, svoriais ir vertėmis. Be to, biuro perkėlimas į Londoną reikalauja tikslumo, kitką sulaikys.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus biuro siuntoje?

Nerekomenduoju. Jei vairuotoją sustabdys ir rasi jūsų švarką ar drabužių dėžę, gali būti manyta, kad tai komercinė siunta ar net neteisėtas migrantų pervežimas (keista, bet įvyksta). Geriau tuos dalykus susitarti su pačiam vairuotoju kaip asmeninį bagažą, jei jis sutiks. O jei ne – geriau ne. Taip pat, įstatymai apie Transfer of Residence (ToR) taikomi tik asmeninėms siuntoms, ne įmonėms.

Kas yra Transfer of Residence (ToR) forma ir ar ji man reikalinga?

Jei persikeliate į Londoną vienam asmeniui – taip, tai leidžia atvežti daiktus be PVM ir Muitų. Tačiau biuro perkėlimas į Londoną yra verslo veikla, tai ToR jums nepadės. Įmonė turi mokėti PVM (Import VAT) importuodama inventorius, nors dažnai galima taikyti atskaitomojo PVM mechanizmą, jei esate registruotas UK. Pasikalbėkite su buhaltere.

Ką daryti jei trūksta vienos deklaracijos?

Tuomet gera naktis. Vairuotojas gali likti užtarpasuose Dovere arba Folkstoną. Tau teks skubiai ieškoti brokerio, kuris gali tai elektroniniu būdu pataisyti. Dėl to kils papildomi mokestis (storage charges). Tai viena dažniausių problemų, kai klientai mano, kad „viskas aišku“ ir nededra jokių pastabų.

Ar turiu numesti visus numerius ant baldų?

Absoliučiai taip. Muitininkai mėgsta matyti, kad viskas yra sužymėta. Pakuotės numeris turi atitikti sąrašą (packing list). Jei sąrašas sako „biuro stalas“, o realiai ten yra trys stalai sukrauti vienoje dėžėje, kils nesusipratimų. Tikslumas – tai pusė sėkmės užsakyant biuro perkėlimą į Londoną.

Ar draudimas apima ir dokumentų praradimą?

Dauguma standartinių draudimų neapima dokumentų (duomenų) praradimo, tik fizinį turtą. Todėl pasidarykite atsarginę kopiją (backup) prieš išvykstant. Jei dingsta popieriai su sutartimis – draudimas jums nieko negrąžins. Tai ypač svarbu teisinėms firmoms ar medicinos centrms, kas juda į JK.

Kelias ir vairuotojai: kas laukia kelyje?

Kiek laiko trunka kelionė iki Londonos?

Paprastai 2–3 dienos, jei viskas sutinka. Iškrovimas Lietuvoje dieną, važiavimas iki uosto (Klaipėda arba pervažiavimas per Lenkiją/Vokietiją į Hoek van Holland ar Kalais), keltas, pervažiavimas per Angliją. Bet jei įvyksta eismo įvykis arba uoste yra ilgos eilės (kaip buvo pandemijos metu), gali prailgėti iki savaitės. Nebijokit klausti vairuotojo kur jis yra, jei gailitės savo darbuotojų laiko.

Ar vairuotojas gali tiesiog užvažiuoti į Londono centrą?

Ne taip paprasta. Londone yra ULEZ (Ultra Low Emission Zone) ir Congestion Charge. Be to, daugelis gatvių skirtos tik lengviesiems automobiliams. Jei biuro perkėlimas į Londoną vyksta centre (pavyzdžiui, City ar Westminster), reikia gauti leidimą iš miesto tarybos (council permit) užsisakyti vietą gatvėje krovininiui. Be to, mašina turi atitikti Euro 6 standartą, arba mokėsite didžiulius baudos (didžiausias 100 GBP per dieną).

Ką daryti su stovėjimo leidimu?

Tai jūsų (ne vairuotojo) atsakomybė. Susisiekti su Borough (rajonas) taryba ir užsisakykite „Bay suspension“. Tai kainuoja maždaug 10–20 svarų, bet užtikrina, kad jums nenuvaryto mašinos. Vairuotojai iš Lietuvos dažnai nesupranta angliškų ženklų ir gali pastatyti ne ten, o tai baigiasi svarų bauda.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą?

Daugelis savaeigių turi GPS sekimą. Pabandykite paklausti ar jie turi tokia sistemą. Tai sumažina stresą, žinodamas kur tavo inventorius yra. Bet nespūskite vairuotojų kiekvieną valandą, jiems reikia poilsio (tacho grafikas). Kelias į biuro perkėlimą į Londoną ilgas, ir vairuotojas turi atsipūsti.

Kas vyksta, jei mašina susiduria su techine gedimu?

Tuomet turėtumėte turėti pagalbinę mašiną arba tą patį vairuotoją pakeisti. Gerai jei firma tai padaryti sugebės greit. Mačiau atvejų kai dėl padangos plyšimo vairuotojas pradžiavo skųstis ir praleido laiką. Profesionalios firmos turi techninę pagalbą visoje Europoje.

Ar reikia mokėti už keltą ir kelių mokesčius?

Dažniausiai įskaičiuota į sąskaitą, bet tikrinakite. Keltas (DFDS ar P&O) kainuoja brangiai, o kelių mokesčiai Prancūzijoje ar Vokietijoje sudaro nemažą sumą. Jei sutartyje parašyta „be mokesčių“, tai (jums) teks juos mokėti atskirai.

Unikalios situacijos kurios gali nutikti (ir nutinka)

Kas daryti su biuro augalais?

Geriau palikti juos čia. JK yra griežti fitosanitariniai reikalavimai. Augalai su žeme gali būti sulaikyti ir sunaikinti. Tiesiog atiduokite kaimynams ar darbuotojams. Nėra verta rizikuoti dėl kelių fikusų kai vykstate biuro perkėlimas į Londoną.

Ar galiu vežti alkoholio biuro siuntuje?

Tikrai ne jei tai ne be very special occasion. Muitinėje tai bus laikoma prekyba alkoholiu be leidimo. Reikės specialios licencijos. Geriau nusipirkti naujo prieškambario vakarėlui Londone.

Kaip elgtis su paslaptų dokumentais?

Paverskite juos į specialiuose užrakintuose dėžėse. Gali reikėti specialaus draudimo. Aš visada patariu klientams nevežti fizinę dokumentaciją, o skenuoti ir saugoti „Debesyse“. Fizinis biuro perkėlimas į Londoną visada turi riziką, kad dėžė gali nukristi arba drėgti.

Kas jei naujieji biuro patalpos dar nepasiruošę?

Tai problema. Reikės išsinuomoti sandėlį Londone. Tai brangu (pavyzdžiui, 50–100 svarų už kvadratinį metrą per mėnesį). Prieš išvykdami patikrinkite, ar jums duodamas įsėjimo (access) kodas. Buvo atvejis, kai darbuotojai negalėjo įeiti į pastatą, o vairuotojas laukė gatvėje.

Ar galima vežti maistą (pieną, kavą)?

Biuro virtuvės likučius – geriau išmesti, arba pasiduoti labdarai. Muitinė neleidžia vežti mėsos ir pieno produktų iš ES į JK (išskyrus labai mažus kiekius). Jei vairuotojas rasi dešros atgabenime, gali būti bauda.

O jei vairuotojas nemoka angliškai?

Tai realus problemą. Londone dažnai tenka kalbėti su apsauga arba tarybos darbuotojais. Jei jis nemoka, jis gali suklydėti vietą. Pabandykite rinkti firmas, kurios siunčia patyrusius vairuotojus, kurie geba bent prašyti pagalbos angliškai.

Ką daryti jei dingo dalis krovinio?

Skubiai susisiekite su vairuotoju ir patikrinkite (faktiškai) ar tai nebuvo palikta priešpaskutiniame iškrovimo taške. Jei tikrai dingsta – reikia rašyti pranešimą draudimo kompanijai per 24 valandas. Taip pat policijoje UK, jei įtariate vagystę.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Nebūtina, bet mandagu. Jei paliksite šiukšles, vairuotojas gali atmesti juos už papildomą mokestį arba tiesiog palikti gatvėj, kas sukelia problemą su savininku. Geriau susitarti dėl šiukšlių išvežimo atskirai.

Ką daryti su senais kompiuteriais?

Negalima tiesiog mesti į junk container, jie turi būti (šiek tiek) išdidėti elektroninės atliekos. Londone yra griežtos taisyklės apie (WEEE Waste). Jei juos vežate, turite deklaruoti kaip atliekas, o ne naudotą techniką.

O jei aš noriu tiekti savo darbuotojus pagalbą?

Skubėk. Jei darbuotojai padės nešti, tai pagreitins procesą, bet jie turi būti apdrausti (būtinai). Jei kas nors susižaloja – jūsų atsakomybė. Taip pat darbuotojai ne visada žino kaip nešti sunkius daiktus. Geriau palikti tai profesonalams.

Kas yra CMR draudimas ir kodėl jis svarbus?

CMR garantuoja, kad kroviniu yra atsakinga vežėjo firma. Jei sudegė mašina arba dingsta – jūs gaunate kompensaciją pagal sutartį. Nėra vienos (tokios) svarbios dokumento, kaip CMR. Patikrinkite ar jis yra pateiktas prieš išvykstant.

Pinigai ir atsiskaitymas: su kuo susidursi

Koks įprastas avanso dydis?

Dauguma firmų prašo 30-50% avanso. Tai norma. Būkite atidūs jei prašo 100% iš karto – tai signalas. Gerai kai biuro perkėlimas į Londoną apmokamas dalimis: avansas – likučio prieš iškrovą. Tai duoda jums kontrolę.

Ar galiu mokėti banko per pavedimu?

Taip, bet atsižvelkite į tai, kad tarptautiniai pavedimai gali užtrukti 1-3 dienas. Geresnis variantas yra SEPA arba paysera tipo sprendimai, kur skuba tą pačią dieną. Britanijos bankai gali būti lėti priimant lėšas iš užsienio.

Kas atsitinka jei aš noriu atšaukti?

�iūrėkite į panaikinimo politiką. Jei atšaukiate savaitę prieš, gali prarasti avansą. Jei atšaukiate dieną prieš, gali tekti mokėti pilną sumą, nes vairuotojas jau yra kelyje. Tokių dalykų reikia įrašyti į sutartį.

Ar kaina gali pasikeisti kelio metu?

Gali, jei jūsų pateiktas kiekis (kubatura) bus mažesnis už realų. Pavyzdžiui, sakote 20 kubinių, o gauname 30. Tuomet koreguojama kaina. Geriau tikslingai išmatuot biurą iš anksto. Nenusileiskite akiai.

Ar yra paslėpti mokesčiai?

Žiūrėkite į PVM. Lietuvoje 21%, UK 20%. Jei firma atiduoda sąskaitą iš Lietuvos, mokate Lietuvos PVM (jei esate verslo subjektas ES galite atskaityti). Jei iš UK – jų PVM. Tai svarbu buhalterinėje apskaitoje. Gerai kalbant apie tai, kada užsisakote biuro perkėlimą į Londoną, pasikalbkite su savo apskaitininku.

Ką daryti jei vairuotojas prašo papildomo pinigų „užeidimą“?

Nesuteikite pinigų be jūsų vadovo patvirtinimo. Viskas turi būti įrašyta į sutartį arba priedą. Jei jis reikalauja pinigų gatvėje – tai (šiek tiek) įtartinai. Skambinkite į savo perkėlimo agentūrą patvirtinti.

O jei aš esu nepatenkintas paslauga?

Turite teisę reikalauti nuolaidos, jei buvo pažeista sutartis. Bet įrodyti bus sunku be nuotraukų. Fiksuokite visas pažeidimas (sugedęs stalas, dėmė ant sienos). Gerai kai turite šią nuotrauką iš karto.

Pabaigos bruožai ir praktiniai patarimai

Kas daryti iš karto po iškrovimo?

Suskaičiuokite dėžes pagal sąrašą. Neklauskite vairuotojo „viskas čia?“. Patikrinkite patys. Jei trūksta dėžės – praneškite nedelsiant. Vėliau bus sunku įrodyti, kad ji nebuvo pristatyta.

Ar reikia padėti vairuotojui su iškrovimu?

Jūs nenumatyt. Jūsų darbas – prižiūrėti. Vairuotojai turi savo techniką ir žino kaip nešti. Jei jums kliudina – palikite juos ramiai. Netrupkite per daug.

Kas su pakuotės medžiagomis?

Daugelis firmų jas išveža atgal. Aptarkite tai iš anksto. Jei paliksite biure, teks jus išmesti, o tai kainuoja Londono biuruose brangiai. Geriau, kad jie paima tuos popierius su savimi.

Kaip pasidaryti išvadas?

Geriausia pasirūpinti visais smulkmenis prieš išvyką. Ruošiantis biuro perkėlimą į Londoną reikia kantrybės. Iš tikrųjų, viskas susideda iš smulkių detalių: nuo to, ar vairuotojas turi tinkamą kartą, iki to, ar parduotuvėje gausite kavę kitą rytą. Nenusileiskite nuo savo reikalavimų, ypač dėl draudimo ir dokumentų.

Galutinis patarimas

Nepanikuokite. Kai kas nors nors suklups arba užvėluos valanda – viskas bus tvarkoje. Svarbiausia yra susisiekti su patikima firma, kuri neslysta ir atsako į telefonus. Sėkmės Londone! (Ir gerkite kanapę, jums reikės).

Išvada

Viskas susideda iš to, kad biuro perkėlimas yra sudėtingas procesas, kurio negalima suprasti per vieną dieną. Aš tikiuosi, kad šie tekstai padės jums suprasti realų vaizdą, o ne reklaminę gaidą. Pasiruoškite dokumentus, pasirūpinkite leidimais Londono gatvėse ir būkite kantrūs su vairuotojais. Jei viską padarysite teisingai, jūsų verslas naujame mieste prasidės be didelių smūgių. O jei kils klausimų kaip užsisakyti biuro perkėlimą į Londoną – tiesiog skambinkite ekspertams, o ne ieškokite pigiausios pasiūlymo skelbimų lentose. Sėkmės!