Kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos?

Jei klausiate, kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos, turbūt jau turite krūvą stalų, kėdžių, monitorių, archyvų, kavos aparatą ir bent vieną žmogų, kuris sako: „čia nesunku“. Nesunku nebūna, ypač kai reikia sutalpinti viską į sąmatą, terminus ir biuro darbo ritmą. Per 20+ metų mačiau visko – nuo tvarkingų IT biurų Londono rajonuose iki sandėliukų, kur dokumentai guli nuo 2014-ųjų. Normalus užsakymas prasideda ne nuo furgono, o nuo sąrašo ir ramaus pokalbio.

DUK

Pirmas žingsnis – kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos be panikos

1. Kada pradėti ieškoti, kai reikia kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos?

Gerai būtų pradėti bent prieš 4–6 savaites, o jei biuras didesnis arba yra serverinė, tai geriau prieš 8 savaites. Ne todėl, kad visi mėgsta vilkinti, o todėl, kad reikia apžiūros, sąmatos, pakavimo medžiagų, transporto vietos ir kartais muitinės pasiruošimo. Esu matęs, kaip žmonės skambina penktadienį ir nori perkraustyti biurą pirmadienį. Taip galima tik tada, kai turite tris dėžes ir daug sėkmės.

2. Kokius dokumentus reikia turėti prieš skambinant perkraustymo įmonei?

Prieš skambinant nereikia turėti kalno popierių, bet pravartu žinoti, kas esate, kur kraustotės, kiek daiktų turite ir ar vežate komercinę įrangą. Jei tai įmonė, gali prireikti registracijos duomenų, PVM mokėtojo informacijos, prekių sąrašo arba eksporto/importo dokumentų. Po „Brexit“ situacija nebe tokia paprasta kaip anksčiau, todėl bent preliminari inventarizacija labai padeda. Jei nežinote tikslių kodų, nieko baisaus, bet meluoti „tik asmeniniai daiktai“ irgi negerai.

3. Ar galima biurą perkraustyti dalimis, ne viską vienu reisu?

Galima, ir dažnai tai yra protingiausia. Pavyzdžiui, archyvą, retai naudojamus baldus ir sezoninius daiktus išvežate pirmiau, o kompiuterius, telefonus ir kasdienius dokumentus paliekate paskutinei dienai. Tik reikia aiškaus plano, kad vėliau niekas neieškotų „tos vienos dėžės su sutartimis“ trečią dieną. Dalinis perkraustymas kainuoja daugiau per vieną daiktą, bet kartais taupo nervus ir darbo valandas.

4. Kas turi būti biuro inventarizacijoje?

Inventarizacijoje turi būti ne tik „10 stalų, 12 kėdžių“, o kiek įmanoma konkrečiau: stalų tipas, ar išardomi, monitorių kiekis, spausdintuvai, serveriai, archyvo dėžės, virtuvės įranga. Reikia pažymėti, kas trapia, kas sunku, kas negali būti apverčiama. Gera inventarizacija leidžia įmonei pasiūlyti tinkamą furgoną, pakavimo medžiagas ir žmonių skaičių. Be jos kaina dažniausiai būna „nuo“, o paskui visi stebisi, kodėl galutinė suma kitokia.

5. Kodėl niekas normaliai kainos nepasakys pagal vieną žinutę?

Nes biuro perkraustymas nėra kaip picos užsakymas. Galite parašyti „turim mažą biurą“, o vienas žmogus vadina mažą 15 kvadratinių metrų kambarį, kitas – 180 kvadratinių metrų open space. Kainą keičia aukštai, liftas, atstumas iki krovininės zonos, pakavimo apimtis, ar reikia išardyti baldus, ar vežti dokumentus. Todėl normalus tiekėjas paprašys nuotraukų, vaizdo skambučio arba apžiūros. Jei kas nors iškart meta fiksuotą kainą be klausimų, aš būčiau atsargesnis.

6. Ar tikrai reikia žinoti, kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos, jei biurui tik 12 stalų?

Reikia, nes net mažas biuras gali turėti nelabai mažų problemų. Dvylika stalų, dvylika monitorių, spausdintuvas, kavos aparatas, dokumentų spintos, keli serveriai ir virtuvės krūva jau sudaro normalų krovinį. Be to, svarbu, ar darbuotojai patys išsineš asmeninius daiktus, ar viską paliks ant stalų. Mažiems biurams dažnai brangiausia dalis yra ne svoris, o laikas, laiptai, parkavimas ir montavimas atgal.

7. Ką daryti, jei biuras Anglijoje dirba iki penktadienio, o kraustytis reikia savaitgalį?

Tada planas turi būti labai tikslus, nes savaitgalio darbas dažniausiai kainuoja daugiau. Reikia iš anksto nuspręsti, kas iš darbuotojų bus vietoje, kas perduos raktus, kas pažymės darbo vietas, kas patikrins kompiuterius po iškrovimo. Penktadienio vakarą biure dažnai atsiranda chaosas: visi dar kažką spausdina, vienas vadybininkas dingsta, o dokumentai guli ant grindų. Todėl savaitgalinis perkraustymas veikia tik tada, kai penktadienį viskas jau beveik paruošta.

8. Ar galima derinti perkraustymą su naujo biuro remontu?

Galima, bet tai viena tų vietų, kur reikia „atsarginio oro“. Jei naujame biure dar dažoma, klojama danga arba montuojama elektra, perkraustymo data gali pasislinkti. Esu matęs, kaip klientas mokėjo už saugojimą, nes biuras nebuvo paruoštas, nors perkraustymo komanda jau buvo suplanuota. Geriausia turėti rezervinę datą arba laikiną saugojimo vietą. Ir, pataisau – ne rezervinę datą, o realų planą B, nes datas kartais tiesiog būna sunku gauti.

Inventorizacija, pakavimas ir biuro įranga

9. Kodėl klausimas, kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos, visada baigiasi inventarizacija?

Nes be inventarizacijos perkraustymo įmonė spėlioja, o spėliojimas kainuoja. Galite manyti, kad turite tik biuro baldus, o iš tikrųjų dar yra 40 dėžių archyvo, du projektorius, baro kėdės ir senas fotelis, kurio „negalima palikti“. Inventarizacija padeda išvengti netikėtumų, pavyzdžiui, per mažo furgono arba papildomo darbo laiko. Ji taip pat padeda po perkraustymo patikrinti, ar viskas atvažiavo.

10. Kaip paruošti kompiuterius, serverius ir IT įrangą?

IT įrangą reikia išjungti, atjungti, pažymėti laidus ir, jei įmanoma, iš anksto pasidaryti duomenų kopijas. Serverius geriau perkraustyti atskirai, specialiai supakuotus, o ne „kaip Dievas davė“. Daugelis įmonių turi savo IT specialistą arba paslaugų tiekėją, kuris tai prižiūri. Perkraustymo komanda gali saugiai vežti, bet ji neturėtų būti atsakinga už konfigūraciją, nebent tai aiškiai sutarta. Laidų žymėjimas atrodo smulkmena, kol nepraleidžiate pusės dienos juos derindami.

11. Ar baldus iš IKEA galima vežti per ilgą maršrutą į Lietuvą ar kitur?

Daugelį galima, bet ne visus. Plokščių baldų problema ta, kad jie ne visada atlaiko pakartotiną išardymą ir surinkimą, ypač jei medžio plokštės jau pavargusios. Stalai su reguliuojamais kojų mechanizmais, kokybiškos kėdės ir metalinės spintos dažniausiai važiuoja normaliai. Pigios lentynos ar senos komodos gali neatlaikyti. Pervežėjai gali įpakavom kaip įmanoma geriau, bet fizikos apgauti nepavyks – jei baldas jau trapus, rizika lieka.

12. Kas atsakingas už baldų išardymą ir surinkimą atgal?

Tai turi būti parašyta pasiūlyme. Viena įmonė tik išardo ir krauna, kita išardo, pakuoja, veža, surenka ir pastato pagal planą. Jei nieko nesutariate, vėliau prasideda „mes manėme, kad jūs“. Biuro kėdes dažniausiai tik sutvirtina ir veža, stalus gali tekti išardyti, spintas – taip pat. Surenkimas naujame biure reikalauja laiko, todėl jį reikia planuoti kaip atskirą darbą, ne kaip „greitai prie iškrovimo pridėsime“.

13. Kaip pakuoti dokumentus, kad nebūtų chaoso?

Dokumentus reikia dėlioti pagal skyrius, lenteles arba bent spalvotas etiketes. Geriausia, kai kiekviena dėžė turi numerį, skyriaus pavadinimą ir trumpą turinį. Jei vežate konfidencialius dokumentus, reikia aptarti, kas juos perduoda, kas pasirašo priėmimą ir ar dėžės važiuos atskirai. Archyvas dažnai būna sunkesnis, nei žmonės galvoja, todėl mažesnės dėžės yra geriau. Didelė dėžė popieriaus gali tapti problema nugarai ir iškrovimo laikui.

14. Ar galima vežti kavos aparatus, mikrobanges ir virtuvės įrangą?

Galima, bet ją reikia išvalyti, atjungti ir saugiai supakuoti. Kavos aparatuose dažnai lieka vandens, o mikrobangėse – nešvarumų, todėl prieš pakavimą verta pasitikrinti. Jei įranga brangi ar komercinė, geriau turėti originalias dėžes arba specialią apsaugą. Kartais virtuvės daiktai lieka paskutinę akimirką, nes žmonės ryte dar geria kavą, o po pietų jau nori, kad viskas būtų furgone. Toks tempas retai būna geras.

15. Kaip pažymėti darbo vietas, kad viskas atsidurtų ten, kur reikia?

Paprasčiausias būdas – kiekvienam stalui suteikti kodą, pavyzdžiui, A01, A02, B01, o naujame biure pažymėti tas pačias zonas. Dėžės, monitoriai, kėdės ir asmeniniai daiktai turėtų turėti tą patį kodą. Tai atrodo vaikiškai, kol atvažiuojate į naują biurą ir 30 dėžių stovi koridoriuje. Jei turite planą su patalpomis, jį reikia duoti perkraustymo vadovui dar prieš iškrovimą. Be plano visi pradeda nešti „čia, čia bus gerai“.

16. Ar galima palikti daiktus stalčiuose?

Nerekomenduoju. Stalčiuose dažnai būna dokumentai, aštrūs daiktai, elektronika, asmeniniai daiktai arba tiesiog šiukšlės. Jei stalčius pilnas, jis sunkesnis, sunkiau išardomas ir labiau rizikuoja būti pažeistas. Geriausia viską išimti, sudėti į dėžes ir stalčių palikti tuščią. Jei labai skubate, bent lengvus ir nebrangius daiktus galima palikti, bet tai reikia suderinti. Aš pats to vengčiau, nes po perkraustymo visi ieško būtent tų „smulkmenų“.

17. Ką daryti su augalais, maistu ir asmeniniais darbuotojų daiktais?

Augalus, maistą ir asmeninius daiktus geriau išvežti atskirai arba palikti darbuotojams. Maistas gali sugesti, augalai – nuvysti, o asmeniniai daiktai gali sukelti painiavą. Biuro perkraustyme dažniausiai vežami darbo daiktai, baldai, įranga ir dokumentai. Jei darbuotojas palieka asmeninį kuprinę ant kėdės, ji gali būti įdėta į bendrą dėžę ir atsidurti ne ten. Todėl verta prieš dieną visiems išsiųsti trumpą instrukciją.

18. Ar pakavimo medžiagas turi parūpinti perkraustymo įmonė?

Paprastai taip, jei tai įeina į paslaugą. Profesionalus tiekėjas atveža dėžes, plėvelę, kampuočius, žymeklius, etiketes, apsaugines medžiagas. Bet reikia aiškiai pasakyti, ar norite pilno pakavimo, ar tik transportavimo. Pilnas pakavimas kainuoja daugiau, tačiau taupo laiką ir mažina pažeidimų riziką. Jei biuras pats pakuoja dokumentus, o pervežėjai pakuos baldus, tai turi būti suderinta. Pusiau supakuotas biuras dažnai reiškia pusiau suplanuotą chaosą.

Dokumentai, muitinė ir terminai

19. Ar po „Brexit“ reikia muitinės deklaracijų vežant biuro įrangą?

Dažniausiai taip, jei vežate komercinius daiktus, įrangą ar dokumentuotiną turtą tarp Jungtinės Karalystės ir ES. Net jei tai jūsų nuosavas biuro turtas, muitinė gali klausti, kas tai yra, kodėl vežama, kokia vertė ir kur bus naudojama. Smulkesni asmeniniai daiktai kartais praeina paprasčiau, bet biuro įranga jau kitas lygis. Tikslaus atsakymo į klausimą, kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos, negalima atskirti nuo dokumentų. Čia verta turėti sąrašą su vertėmis.

20. Koks realus terminas perkraustant biurą iš Anglijos į Lietuvą?

Jei viskas paruošta, dažnai kalbame apie kelias darbo dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo, bet realybėje terminai priklauso nuo maršruto, keltų, muitinės, eismo ir disponuojamo transporto. Londonas–Lietuva nėra tas pats, kas Mančesteris–Klaipėda. Kartais krovinys važiuoja tiesiai, kartais su konsolidacija. Žiemą oro sąlygos taip pat gali sulėtinti procesą. Gera įmonė nesakys „bus rytoj“, jei tai nėra realu; ji pasakys rėžius ir paaiškins rizikas.

21. Kas nutinka, jei Anglijos biuras neužsidaro laiku?

Tada pradedama mokėti už laukimo laiką arba keičiasi grafikas. Tai nėra bauda iš piktumo, o realus kaštas: vairuotojai turi darbo valandas, keltas turi laiką, kita užduotis gali būti suplanuota. Esu matęs situaciją, kai biuras vis dar derino sutartį, kai furgonas jau stovėjo apačioje. Todėl prieš perkraustymo dieną reikia paskirti atsakingą asmenį, kuris turi teisę priimti sprendimus. Be tokio žmogaus viskas stringa.

22. Ar galima keisti perkraustymo datą paskutinę savaitę?

Galima bandyti, bet tai gali kainuoti. Jei transportas jau rezervuotas, komanda suplanuota, o keltas užsakytas, data nėra tik eilutė kalendoriuje. Kartais pakeitimas įmanomas be didelių problemų, ypač jei įmonė turi lankstų grafiką. Kitais atvejais gali tekti mokėti už persiderinimą arba prarasti dalį užstato. Todėl prieš pasirašant reikia žinoti pakeitimų sąlygas. Geriausia datą keisti kuo anksčiau, ne penktadienio vakarą.

23. Ar perkraustymo įmonė gali padėti su saugojimu?

Daugelis gali, ypač jei naujas biuras dar nėra paruoštas arba kraustotės dalimis. Svarbu, ar saugojimas yra saugomas sandėlis, ar tiesiog laisvas kampas garaže. Klausykite ne tik kainos, bet ir sąlygų: prieiga, draudimas, temperatūra, apsauga, dokumentacija. Biuro dokumentams ir IT įrangai saugojimas turi būti tvarkingesnis nei senoms kėdėms. Jei siūloma „kažkur padėsime“, klauskite kur, kas turi raktus ir kaip atsiimsite daiktus.

Kainos, sutartis ir realios rizikos

24. Kodėl kaina gali skirtis nuo £900 iki £3500 už panašų biurą?

Nes „panašus biuras“ ne visada reiškia panašų darbą. Vienur yra liftas ir krovininė zona, kitur – trečias aukštas be lifto. Vienur viskas supakuota, kitur darbuotojai paliko stalčius pilnus. Vienur reikia tik nugabenti baldus, kitur – išardyti, supakuoti, vežti, surenkti ir pastatyti pagal planą. Kainą keičia ir sezonas, transporto tipas, draudimas, muitinės formalumai bei papildomos paslaugos. Todėl pigiausias pasiūlymas kartais yra brangiausias galutinis variantas.

25. Ką tikrinti sutartyje prieš pasirašant?

Tikrinkite, kas įeina į kainą: pakavimas, išardymas, surinkimas, saugojimas, draudimas, muitinės dokumentai, laukimo laikas, papildomi reisai. Svarbu, kas atsakingas už pažeidimus ir per kiek laiko reikia pranešti. Jei sutartyje rašoma labai miglotai, paskui bus sunku ginčytis. Gera sutartis nėra stora ir baisi, ji tiesiog aiški. Jei nematote punkto apie reklamacijas, atsakomybę ar terminus, klauskite prieš mokėdami.

26. Ar reikia mokėti viską iš anksto?

Ne visada, ir aš būčiau atsargus, jei kas nors reikalauja 100% iš anksto be aiškios priežasties. Dažnai būna užstatas rezervacijai, o likusi dalis prieš pakrovimą arba po paslaugos. Sąlygos priklauso nuo įmonės, užsakymo dydžio ir pasitikėjimo. Smulkiems užsakymams gali prašyti daugiau iš anksto, dideliems biurams dažniausiai daromas grafikas. Svarbiausia turėti sąskaitą, sutartį arba bent aiškų pasiūlymą su sąlygomis.

27. Kokios blogos praktikos pasitaiko perkraustymuose?

Pasitaiko visko: per vėlai atvyksta, atsiunčia per mažą komandą, nepakuoja kaip pažadėta, „pamiršta“ paminėti papildomus mokesčius. Blogiausia, kai pasiūlymas gražus telefonu, o realybėje viskas kitokia. Todėl verta turėti viską raštu. Jei įmonė vengia rašyti, keičia sąlygas paskutinę minutę arba spaudžia sumokėti grynais be dokumentų, tai raudona vėliava. Ne visada reikia bijoti, bet būti naivu irgi nereikėtų.

28. Ar draudimas dengia viską?

Ne, draudimas nėra burtažodis. Reikia žinoti, kas draudžiama, iki kokios sumos, kokios yra išimtys ir kaip fiksuojami pažeidimai. Pavyzdžiui, jei baldas buvo senas ir jau pažeistas, bus sunkiau įrodyti naują žalą. Jei daiktas nepaklotas taip, kaip reikėjo, gali kilti ginčas. Todėl prieš pakrovimą verta fotografuoti vertingus daiktus. Draudimas padeda, bet jis neveikia taip, kaip žmonės kartais įsivaizduoja – „viskas apdrausta, vadinasi, nieko nebus“.

29. Kaip elgtis, jei pažeidžiamas stalas, monitorius ar kėdė?

Pirma, nefotografuoti tik iš tolo ir nerašyti emocijų kupino laiško. Reikia nuotraukų, dėžės ar pakuotės, pažeidimo aprašymo, užsakymo numerio ir datos. Pranešti reikia kuo greičiau, nes daugelyje sąlygų yra terminas. Jei pažeidimas pastebimas po mėnesio, bus sunkiau. Tada įmonė vertina, ar tai transportavimo žala, ar gamyklinė problema, ar nusidėvėjimas. Kartais viskas išsprendžiama paprastai, kartais tenka derėtis.

30. Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima, bet protingai. Jei turite tikslią inventarizaciją, lankstesnę datą arba galite patys išimti asmeninius daiktus, kaina gali sumažėti. Derėtis dėl to, kad „kaimynui buvo pigiau“, dažniausiai nepadeda, nes nežinote, ką tas kaimynas iš tikrųjų užsakė. Geriau klausti, kuri dalis kainą didina ir ką galima optimizuoti. Kartais pakanka pakeisti pakavimo apimtį arba perkelti datą į darbo dieną.

31. Ką daryti, jei perkraustymo dieną viskas vyksta per greitai arba per lėtai?

Jei per greitai, stebėkite, ar niekas neša daiktų be žymėjimo ir ar viskas keliauja į teisingą zoną. Jei per lėtai, klauskite, kas stringa: pakavimas, išardymas, dokumentai, liftas, parkavimas? Kartais problema būna ne komandoje, o tame, kad biuras nebuvo paruoštas. Todėl prieš dieną reikia patikrinti, ar visi stalčiai tušti, ar raktai yra, ar naujas biuras atidarytas. Perkraustymas atrodo paprastas tik tada, kai niekas neklausinėja.

32. Kaip organizuoti iškrovimą naujame biure?

Prieš iškrovimą naujame biure turi būti planas: kurios dėžės kur eina, kur statomi stalai, kur montuojami serveriai, kur dedamas archyvas. Geriausia, kad vienas žmogus iš kliento pusės stovėtų prie įėjimo arba pagrindinėje zonoje ir koordinuotų. Jei visi rodo skirtingomis kryptimis, komanda pradės daryti kaip lengviau, ne kaip geriau. Planas gali būti paprastas, net ant popieriaus, bet jis turi būti.

33. Kada žinoti, kad viskas praėjo gerai?

Ne tada, kai furgonas išvažiavo, o tada, kai suskaičiuotos dėžės, patikrinta IT įranga, surinkti baldai ir niekas nelaukia „dar vienos dėžės“. Gerai praėjęs perkraustymas dažnai būna nuobodus: viskas atvažiavo, viskas stovi savo vietose, dokumentai sutvarkyti. Jei pirmą dieną dar reikia ieškoti spausdintuvo kabelio arba archyvo, kažkur planas šlubavo. Tiksli pabaiga – tai ne tik iškrovimas, bet ir perduotas sąrašas.

Išvada

Taigi, kai planuojate, kaip užsakyti biuro perkraustymą iš Anglijos, pradėkite nuo sąrašo, terminų ir aiškaus pasiūlymo raštu. Neleiskite, kad viskas laikytųsi vien telefonu, nes biuro perkraustyme smulkmenos greitai virsta didelėmis problemomis. Geras tiekėjas klausinėja, tikslina, įspėja apie rizikas ir nesiūlo magiškų sprendimų per vieną dieną. Jei viskas suplanuota ramiai, perkraustymas gali praeiti be dramų – o tai, patikėkite, jau yra labai gerai.