Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums

Įvadas

Biuro perkraustymas į Angliją nėra tas pats, kas pervežti du kartonus į sandėlį. Čia susiduria datos, nuomos sutartys, IT įranga, muitinės popieriai, keltai per Lamanšą ir žmogus Anglijoje, kuris kartais nežino, kur dėti baldus. Todėl klausimas, kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo sąrašo: kas važiuoja, kas lieka, kas draudžiama, kas brangu, kas gali palaukti. Po 20 metų pervežimuose matau: ramiausiai viskas praeina tada, kai kas nors iš jūsų pusės tikrai žino detales.

DUK: Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums

Ar pirmiausia reikia žinoti datos, o ne vežėjo?

Taip, data dažnai diktuoja viską. Jeigu Londono, Birmingamo ar Mančesterio nuomos sutartis baigiasi penktadienį, sunkvežimis turi atvykti anksčiau, ne tą pačią minutę. Mes pirmiausia žiūrime į langą: kada galima iškrauti, ar liftas rezervuotas, ar Anglijoje kas nors bus vietoje. Tik tada skambiname vežėjui. Klaida būna tada, kai pirma randamas pigus pervežėjas, o paskui paaiškėja, kad jis negali atvykti reikiamą dieną.

Kiek laiko reikia rezervuoti tarptautinį biuro perkraustymą į JK?

Normaliam biurui aš sakyčiau 6–8 savaitės, bet realybėje dažnai būna 3–4. Kuo daugiau IT įrangos, dokumentų archyvų, serverių ar brangių kėdžių, tuo daugiau laiko reikia inventorizacijai, pakavimui ir muitinės duomenims. Jei perkraustymas į Jungtinę Karalystę vyksta vasarą arba prieš šventes, rezervacija anksčiau nėra kaprizas, o apsauga. Žinau, kad visi nori „rytoj“, bet tarptautinis pervežimas taip neveikia. Bent jau normaliai neveikia.

Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums, kai liko 3 savaitės

Trys savaitės – jau ne idealu, bet dar ne panika. Pirmiausia atskirkite, kas tikrai būtina: kompiuteriai, dokumentai, klientų duomenys, pagrindiniai baldai. Visa kita galima pirkti Anglijoje arba palikti Lietuvoje. Turėjau situaciją, kai klientas Londono ofise iki paskutinės dienos neatsisakydavo senų spintų, o tada paaiškėjo, kad vieta naujame biure per maža. Tas pats klausimas – kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums šiuo atveju būtų: sumažinti krovinį, sutvarkyti dokumentus ir nemeluoti sau dėl termino.

Ar galima perkraustyti biurą į Londoną po truputį?

Galima, ir dažnai tai yra protingiausias variantas. Pirmiausia išvežami archyvai, mažiau naudojami baldai, atsarginė įranga, tada ateina pagrindinis reisas su darbo vietomis. Tik reikia saugoti, kad Anglijoje kas nors priimtų pirmąją dalį ir žinotų, kur ją dėti. Kitaip gaunasi chaosas: viena paletė stovi koridoriuje, kita dingsta sandėlyje, trečią darbuotojai pamiršta. Po truputį vežti gerai, bet tik su numeracija, sąrašu ir žmogumi, kuris nepasimeta.

Kainos, pakavimas ir inventorizacija

Kiek realiai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Jei sakysiu vieną kainą, meluosiu. Mažam biurui, tarkime 8–12 darbo vietų, su keliais stalais ir kompiuteriais, galima matyti nuo 1 800 iki 3 500 eurų. Didesniam biurui, kur reikia demontuoti baldus, pakrauti 2–4 palečių eilutes ir sutvarkyti dokumentus, kaina lengvai šoka iki 5 000–9 000 eurų. Įtakos turi kilometrai, keltas, draudimas, pakavimas, laukimo laikas ir tai, ar reikia liftų rezervacijų. Pigiausias pasiūlymas dažnai būna be pusės darbų.

Kodėl kaina šoka, kai pridedami serveriai ir IT įranga?

Serveriai, NAS įranga, monitoriai ir kompiuteriai nėra „tik dar vieni dėžės“. Juos reikia išjungti tvarkingai, pažymėti kabelius, kartais išimti diskus, apsaugoti nuo drėgmės ir smūgių. Jei serverį reikia perkelti su techniku, atsiranda papildomas žmogus ir laikas. Dar vienas dalykas: kai kurie klientai mano, kad IT įrangą galima mesti į bendrą krovinį, bet taip nedarome. Gali būti, kad ne visiems reikia tokio lygio, bet brangi įranga visada keičia kainą.

Kas turi paruošti inventorizaciją ir packing list?

Jūsų pusė turi pateikti turinį, pervežimo įmonė – sutvarkyti jį transporto kalba. Tai reiškia ne tik „10 dėžių“, o kas viduje, kiek apytiksliai sveria, ar yra ekranai, dokumentai, baterijos, skysčiai. Packing list muitinei yra labai svarbus dokumentas, ypač po Brexit. Jei sąrašas bus netikslus, Anglijoje gali tekti aiškintis, kodėl važiuoja 17 monitorių, nors deklaruoti 10. Paprastai inventorizaciją pradedame nuo stalų, kėdžių, IT zonų ir archyvų.

Ar reikia demontuoti baldus prieš tarptautinį pervežimą?

Dažniausiai taip, nes vežti surinktus stalus per Lamanšą yra kaip pirkti sau galvos skausmą. Jie užima daugiau vietos, lengviau braižosi, o sunkvežimyje viskas juda, net kai atrodo, kad stovi. Demontuoti reikia stalus, spintas, aukštus baldus, priimamųjų zonas. Kartais paliekame kėdes, jei jos tinkamos, bet tik gerai apsaugotas. Čia dar turėtume paminėti biuro baldų demontavimą, nes tai ne dekoratyvinis darbas, o vietos taupymas.

Koks pakavimas tinka kėdėms, stalams ir dokumentams?

Kėdėms dažnai užtenka stiprių maišų, bet geresniam variantui reikia plėvelės ir apsaugos kampams. Stalai išskaidomi, stalviršiai saugomi atskirai, kojos susuktos ir sunumeruotos. Dokumentai – tik dėžės su dangčiais, ne maišai, nes maišas plyšta tada, kai mažiausiai nori. Monitoriai ir kompiuteriai turi savo dėžes arba specialią apsaugą, o ne laikraščius. Juokinga, bet žmonės vis dar bando taip taupyti, o paskui moka už sugadintą ekraną.

Dokumentai, muitinė ir Brexit realybė

Kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums dėl dokumentų

Čia prasideda ta nemaloni dalis, kurios daugelis nenori matyti, kol sunkvežimis jau stovi prie rampos. Reikia commercial invoice arba pro forma invoice, packing list, CMR, kartais EORI duomenų, HS kodų ir tikslios krovinio vertės. (tiksliau, muitinės deklaracija, ne paprasta sąskaita, bet žmonės dažnai painioja). Atsakant į klausimą, kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums yra paprasti: dokumentus ruošti prieš pakrovimą, ne po jo. Turėjau atvejį Tilbury uoste, kai trūko vienos eilutės sąraše, ir krovinys praleido dieną aiškinantis.

Ar po Brexit biuro įrangai reikia muitinės deklaracijos?

Taip, iš ES į Jungtinę Karalystę jau nebevažiuojama kaip anksčiau. Net jeigu tai „tik senas biuras“, muitinė mato prekes, įrangą, baldus, kompiuterius. Reikia deklaracijos, eksporto formalumų ir importinio tvarkymo JK pusėje, nebent kas nors dirba per specialią schemą. Kartais klientai klausia, ar sena įranga „neįeina“, bet įeina, tik vertė gali būti mažesnė. Jei kas nors sako, kad po Brexit nieko nereikia, aš imčiau telefoną ir tikrinčiau.

Kas yra EORI numeris ir ar jis visada reikalingas?

EORI numeris yra identifikatorius muitinėje, naudojamas prekėms kertant sieną. Įmonėms, kurios reguliariai eksportuoja ar importuoja, jis dažniausiai jau būna. Mažesniam biurui, kuris kartą perkelia savo įrangą, situacija gali būti skirtinga: kartais tvarko pervežėjas, kartais brokeris, kartais kliento įmonė. Ne visada žinau 100%, ar konkrečiu atveju jūsų EORI bus būtinas, nes tai priklauso nuo deklaravimo modelio. Todėl geriau klausti anksti, ne uoste.

Kodėl CMR neužtenka perkraustant biurą į Angliją?

CMR yra transporto dokumentas, jis rodo, kas ką veža ir kam. Tai nėra pakankamas dokumentas muitinei, kai krovinys iš Lietuvos važiuoja į Angliją. Reikia dar žinoti prekių aprašymą, vertę, kiekį, kodą, siuntėją, gavėją ir atsakomybes. (Pataisau: CMR kartais turi papildomų langelių, bet tai vis tiek nekeičia esmės.) Blogas scenarijus būna tada, kai vairuotojas turi CMR, o Anglijos brokeris sako: „Mes nematome importo duomenų.“ Tada visi stovi ir laukia.

Ką daryti, jei Anglijos įmonė dar neturi registracijos?

Tai reikia spręsti prieš perkraustymą, nes gavėjas muitinėje negali būti „kažkada bus“. Jei JK įmonė tik kuriama, reikės aiškumo: kas oficialiai priims krovinius, kas mokės mokesčius, kas pasirašys dokumentus. Kartais laikinai naudojamasi partnerio, buhalterio arba logistikos tarpininko duomenimis, bet tai jau rizikingiau ir brangiau. Neslėpsiu, buvau matęs, kaip dėl tokio chaoso baldai atsidurdavo sandėlyje, o žmonės sėdėdavo be stalų. Geriau turėti popierių nei gražų pažadą.

IT, baldai, darbuotojai ir Anglijos pusė

Kaip apsaugoti kompiuterius, monitorius ir serverius kelyje?

IT įrangą pakuojame atskirai nuo baldų ir dokumentų. Monitoriai į originalias dėžes arba į tvirtas dėžes su putplasčiu, kompiuteriai pažymėti, kabeliai susukti ir etiketėmis sujungti su įrenginiu. Serveriams reikia ypatingo plano: išjungimas, aušimas, transportavimas, galbūt draudimo vertės patvirtinimas. Jei duomenys svarbūs, diskus kartais veža atsakingas žmogus atskirai. Aš visada sakau: technika gali atsipirkti, bet prarastas darbo laikas kainuoja daugiau.

Ar verta vežti senus baldus iš Lietuvos į Mančesterį?

Kartais taip, kartais tikrai ne. Jei baldai kokybiški, brangūs, ergonomiški ir tikrai tinka naujam biurui, vežimas gali būti logiškas. Bet jei tai seni, sunkūs, subraižyti stalai, kuriuos Anglijoje galima nusipirkti už prieinamą kainą, matematika greitai pasikeičia. Reikia skaičiuoti ne tik pervežimą, bet ir vietą sunkvežimyje, pakavimą, riziką. Mančesteris, Lidsas ar Birmingamas nėra „už kampo“, kai krovinys iš Lietuvos važiuoja per kelto liniją.

Kas turi sutikti priėmimą Anglijoje – landlordas ar administratorius?

Anglijos pusėje turi būti konkretus žmogus, ne „administracija žino“. Reikia žinoti, ar yra loading bay, ar reikia rezervuoti liftą, ar leidžiama įvažiuoti sunkvežiui, ar yra laikas iškrovimui. Kartais landlordas reikalauja apsaugos grindims, kartais pastato apsauga prašo dokumentų, kartais durys per siauros. Va, čia nukrypstau, bet durys sugadino daugiau planų negu muitinė. Jei priėmimas nesuderintas, vairuotojas gali laukti, o laukimas tarptautiniuose pervežimuose greitai virsta papildomu čekiu.

Kaip suderinti darbuotojų darbo vietas po biuro perkraustymo į Angliją?

Čia svarbiausia nepadaryti klaidos, kad visi daiktai atvažiuoja į vieną krūvą. Darbuotojai turi turėti etiketes: vardas, skyrius, nauja zona arba stalo numeris. Jei biuras Anglijoje jau turi planą, jį reikia duoti pervežėjui prieš pakrovimą. Kitaip žmonės pusę dienos ieško savo monitoriaus, o kita pusė sėdi ant dėžių. Mes galime padėti su numeracija, bet jūsų pusė turi žinoti, kas kur sėdi. Čia nėra stebuklų, tik sąrašas.

Ar galima vežti asmeninius daiktus iš biurų darbuotojų?

Galima, bet tik kontroliuojamai. Darbuotojų puodeliai, striukės, asmeninės knygos ir smulkmenos gali keliauti, jei jos yra sąraše ir nepažeidžia taisyklių. Problema prasideda tada, kai žmonės įdeda daiktus kurie nėra biuro krovinys: alkoholį, maistą, brangius asmeninius pirkinius, baterijas. Tada muitinė gali klausti rimtesnių klausimų. Aš visada prašau atskirti asmeninius daiktus nuo įmonės turto, nes paskui visi sako, kad „čia tik vienas maišas“.

Rizikos, blogi scenarijai ir praktiški patarimai

Ką daryti, jei krovinys užstringa Doverio uoste?

Pirmiausia reikia turėti brokerio kontaktą ir dokumentus po ranka, ne fotografijas telefone. Doveris, Folkestone’as ar Calais maršrutas gali užstrigti dėl oro, eismo, patikrinimų ar popierių klaidos. Jei krovinys sustoja, vairuotojas paprastai laukia eilėje, o jūsų kontaktinis asmuo aiškinasi su brokeriu. Todėl perkraustymo dieną reikia žmogaus, kuris neina į pietus dviem valandom. Turėjau situaciją, kai trūko vieno HS kodo, ir visi nervinosi, nors problema buvo pataisoma per pusvalandį.

Kaip atskirti gerą pervežimo įmonę nuo tos, kuri tik gražiai kalba?

Gera įmonė klausinėja daug, net per daug. Ji nori žinoti, kiek palečių, ar yra lifto, ar baldai demontuojami, kokia įranga, kas pasirašo dokumentus. Blogos įmonės dažniausiai sako: „Nėra problemų, viską sutvarkysim“, ir net nežiūri į sąrašą. Tai gražu, bet pavojinga. Reikia klausti apie draudimą, laukimo laiką, muitinės tvarkymą, atsakomybę už iškrovimą. Jei atsakymai migloti, geriau neiti į tą pusę.

Ar draudimas tikrai padengs viską, jei baldai subraižomi?

Ne visada, ir tai nepatogu pasakyti, bet geriau žinoti. Draudimas dažniausiai dengia transportavimo įvykį, ne blogą pakavimą, ne seną baldą, kuris jau buvo subraižytas, ir ne daiktą be vertės patvirtinimo. Prieš perkraustymą reikia fiksuoti brangią įrangą, turėti sąrašą, nuotraukas, vertes. Jei monitorius buvo be originalios dėžės, ginčas gali būti nemalonus. Aš matau, kad klientai per vėlai skaito sąlygas, o tada tikisi, kad draudimas yra stebuklinga dėžutė.

Kodėl kartais pigesnis pasiūlymas baigiasi dviguba kaina?

Nes pigus pasiūlymas dažnai apima tik važiavimą nuo durų iki durų, o realybėje reikia daugiau. Pakavimas, demontavimas, dokumentai, laukimas, kėlimas aukšte, saugojimas, draudimo formalumai – visa tai kainuoja. Jei tarptautinius pervežimus žiūrėtume kaip į kelionę autobusu, viskas paprasta, bet biuro perkraustymas yra operacija. Blogiausia, kai įmonė paima užstatą, o po savaitės pradeda aiškinti, kad „to mes neskaičiavome“. Todėl reikia raštiško pasiūlymo, ne žinutės „bus gerai“.

Kuriuos daiktus geriau pirkti vietoje Anglijoje?

Vietoje Anglijoje pirkti verta tuos daiktus, kurie dideli, sunkūs, pigūs arba lengvai pakeičiami. Pavyzdžiui, paprastas spinteles, kai kurias kėdes, virtuvės indus, lentynas, dekoracijas. Vežti iš Lietuvos verta tai, kas brangu, specifiska, su kompanijos standartu arba sunkiai perkama. Londonas ir Mančesteris turi daug biurų įrangos tiekėjų, bet pristatymo laikas ne visada toks greitas, kaip norėtųsi. Kartais geriau atvežti 50 gerų kėdžių nei 500 smulkmenų.

Galutinis kontrolinis sąrašas prieš išsiunčiant biurą į Angliją

Prieš išsiunčiant biurą į Angliją patikrinkite datą, naują adresą, kontaktą iškrovimui, dokumentus, inventorizaciją ir draudimo vertes. Tada atskirkite IT, baldus, dokumentus, asmeninius daiktus ir tai, ką pirksite vietoje. Pažymėkite dėžes, nufotografuokite brangią įrangą, patikrinkite, ar Anglijoje kas nors tikrai bus. Paskutinį vakarą nieko naujo nesugalvokite, nebent norite chaoso. Geriausias sąrašas yra nuobodus: punktas, atsakingas, statusas. Nuobodus sąrašas gelbsti daugiau nei herojiškas skambinėjimas.

Išvada

Jeigu viską susumuočiau, kaip suplanuoti biuro perkraustymą į Angliją? Patarimai jums būtų tokie: pradėkite anksti, sumažinkite krovinį, dokumentus ruoškite prieš pakrovimą ir neveskite į Angliją to, ko ten nereikia. Svarbiausias žmogus yra ne vairuotojas, o tas, kuris žino detales abiejose pusėse. Pervežimas į Londoną, Birmingamą, Mančesterį ar Lidsą gali praeiti ramiai, bet tik tada, kai chaosas sutvarkytas prieš sunkvežiui atvykstant.