Kaip pasiruošti biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę? Patirtis be saldumo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nėra buvęs pasivaikščiojimas parke. Nuo tada, kai Britai išėjo iš ES, viskas pasidarė dar sudėtingiau – dokumentų daugiau, nervų neišskaitytu, o muitinės tarnybai dabar tikrina viską iki smulkmenų. Dažnai klientai klauso, kaip pasiruošti biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę, kad nenusiviltų paskutinei sekundei, o atsakymas paprastas: skykite daugiau laiko nei manote. Reikės ne tik dėžių, bet ir kantrybės, nes su muitine įvyksta visokios nesąmonės, kurios gali sustabdyti visą procestą (ai, turiu omenyje procesą) savaiteliui ar dviem.

Dokumentai ir biuro krizinis valdymas (arba kodėl Brexit mums kenkia?)

Ar tikrai reikia tokio gausaus dokumentų mišinio pervežiant į JK?

Žiūrėk, anksčiau buvo paprastiau, o dabar, jei norite sužinoti, kaip pasiruošti biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę, pradžioje turite susidoroti su popieriais. Jums tikrai reikės pilno inventoriaus sąrašo, ne tik „penkios dėžės“ užrašo. Muitininkai Londone ar Dover‘e reikalauja matavimo vienetų, serijinių numerių technikai ir tikslios apyvartos vertės. Be šių detalių, jūsų krovinys gali būti užstrigęs tarpinėje stotelėje be pabaigos.

Kas tas ToR01 numeris ir ar jis man būtinas?

Tai, turbūt, svarbiausias dalykas, kai kalbame apie mokesčių atleidimus. Transfer of Residence (ToR01) leidžia atvežti naudotą turtą be PVM ir importo mokesčio, jei jūsų įmonė keičia buvimo vietą į JK. Be to, jei tos firmos nėra, mokesčiai gali būti šokiruojantys – suskaičiuokite 20 proc. PVM nuo visos vertės. Geriau šį popierių užpildyti iš anksto internetu, nes gavimo laikas dabar trunka ilgiau nei buvo anksčiau.

Kiek laiko užtrunka muitinės išlaidžiavimas su biuro technika?

Čia labai svarbu suprasti, kad technika ypač domina muitinę. Vieną kartą teko vežti serverius, ir jie stovėjo pasienyje tris dienas, kol tikrinama, ar nėra sankcijų. Paprastai, jei dokumentai tvarkingi, tai užtrunka nuo kelių valandų iki poros dienų. Bet jei trūksta koks nors sertifikatų ar deklaracijų, gali tekti laukti ir savaitę.

Ar galiu vežti kompiuterius be jų dėžių?

Techniškai galima, bet labai nepatarauju. Kai klausiate, kaip pasiruošti biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę, supakuoti techniką į originalias dėžes yra puse sėkmės. Muitinės pareigūnai mėgta matyti, kad tai kas yra – nauja ar naudota. Be dėžių, gali kilti abejonių dėl prekybos tikslų, o tada prasideda dideli nesusipratimai.

Kas nutinka, jei pavadinimuose bus klaidų?

Nesąmonės. Tiesiog nesąmonės. Jei inventoriaus sąraše parašysite „kompiuterinė įranga“, o realiai ten bus buitinė technika, jums gali skirti baudą arba priversti grąžinti krovinį atgal. Geriau leiskite laiką ir patikrinkite viską tris kartus, nes vietinės muitinės nėra jokios humoro jausmo.

Ar reikia mokesčių agento pagalbos?

Jei jūsų įmonė didelė ir daug technikos, tai taip. Mokesčių agentas žino visus niuansus, apie kurius net ir aš kartais užmirštu (nors neprisipažinsiu). Jie gali padėti gauti ToR01 ir sutvarkyti EORI numerius, be kurių negalima vežti nieko į JK po „Brexit“.

Logistika: kai dalykai sugenda kelyje

Kokį transportą rinktis – furgoną ar sunkvežimį?

Viskas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik keli darbuotojų stalai, galima lengvai sutalpinti į 3.5 tonų furgoną. Bet jei kraustote visą padalį, reikės 40 pėdžių konteinerio arba didelio sunkvežimio. Atsimenu vieną atveją, kai klientas taupojo ir nusipirko per mažą furgoną... tekdama važiuoti tris kartus.

Ar reikia specialios leidimo vairuoti JK gatvėse?

Jei vairuotojas iš ES, dabar reikia „Kent Access Permit“ važiuojant per Kentą, be to, jis turi turėti tinkamą vairuotojo pažymėjimą (kodėl 95 kodas). Be to, jei sunkvežimis didesnis, gali tekti gauti leidimą važiuoti po Londonu (LEZ zona), kitaip baudos bus didelės.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Lietuvos?

Paprastai tai trunka apie 3–4 dienas, jei važiuojate be sustojimų ir be eismo įvykių. Bet realistiškai? Planuokite penkias dienas. Ferų laukimas, muitinės patikros, stabdymai poilsio zonose – visas tas biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę (JK) trunka ilgiau nei atrodo žemėlapyje.

Kaip apskaičiuoti kainą? Nėra fiksuotos kainos?

Negaliu pasakyti tikslios sumos, nes ji priklauso nuo kuro kainos, kurios šokinėja kaip nori. Taip pat įtakos turi ir tos pačios Britanijos mokesčiai už uostus. Paprastai svėrimas nuo 1 iki 3 tonų kainuos nuo tūkstančio eurų, bet tai tik labai grubus įvertinimas.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (toneriai, cheminės medžiagos)?

Tai sudėtinga klausimas. Biurai dažnai turi spausdintuvų kasetes ar valymo priemones. Jas reikia deklaruoti kaip pavojingus krovinius (ADR). Jei nesakysite, ir kas nutiks per kelionę, galite pamiršti apie draudžio išmoką.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai tikra bėda, ką žinau iš patirties. Turiu turėti kontaktus pagalbos tarnyboms visoje Europoje. Jei sugenda vokietijos autostradoje, reikia greitai rasti mechaniką, nes užkrovimo laikas turi savo limitus. Kiekviena valanda vėlavimo – tai papildomi pinigai.

Ar saugu palikti dalykus sunkvežimyje nakčiai?

Idealiame pasaulyje – taip, bet realiame pasaulyje... nebent tai yra saugoma stovėjimo aikštelė. Privažiavęs prie uosto, vairuotojas negali tiesiog užmigti su kroviniu, jei nėra specialios vietos. Geriau, kad krovinys būtų užrakintas ir galbūt net GPS stebimas.

Supakuojame biurą: kaip išvengti chaoso

Kokias dėžes naudoti?

Būtinai stiprias, dvigubos sienelės dėžes. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių – jos sugęsta ant kitų. Biuro baldai yra sunkūs, o jei dėžė atsivers, bus labai nemalonu rinkti dokumentus iš asfalto (nors asfaltas ten geras, bet ne dokumentams).

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spintas, sekcijas. Jei paliksite surinktas, jas bus sunku užsegti, o jų matmenys gali netilpti į liftą ar duris naujame biure Anglijoje. Vieną kartą teko išmontuoti stalą tiesiog koridoriuje, nes neįlindo biuro erdvėje.

Kaip pažymėti dėžes?

Nerašykite tiesiog „knygų“. Rašykite: „Vadybos skyrius – knygos – 1 iš 10“. Taip bus kur kas lengviau surasti dalykus, kai atvyksite į naująją vietą. Biuro kraustymas į Jungtinę Karalystę be žymėjimo tampa švente nusivylimo.

Ar reikia ištuštinti spintas?

Absoliučiai taip. Palikti dalykus spintose yra blogiausia idėja. Jos tampa per sunkios, o durys gali atsiskirti pervežimo metu. Visa turi būti supakuota į dėžes.

Kaip elgtis su banko rūsiais ar archyvais?

Tai jautrus klausimas. Jei turite senus dokumentus, galvojate apie jų saugojimą. Juos reikia supakuoti į specialias dėžes su indeksais. Jei jų per daug, galbūt verta pagalvoti apie dokumentų naikinimą prieš išvykstant, kad nevežtiet nereikalingų popierių per jūrą.

Ar dėžės turi būti uždarytos lipnia juosta?

Ne tik uždarytos, bet ir aprištos, jei jose yra kažkas labai vertingo. Kartais naudojame ir plastikinius rišamuosius diržus, kad dėžė neišsiskleistų, jei sunkvežimis staiga sustoja.

Ką daryti su augalais?

Negaliu nieko garantuoti dėl augalų. JK turi griežtas fitosanitarinių taisyklių. Jei turite biuro augalus, geriau juos palikti čia arba atiduoti darbuotojams, nes jie gali būti sunaikinti pasienyje.

Biuro technika ir duomenys – svarbiausia dalis

Ar reikia atsarginių kopijų (backup) prieš kraustymą?

Tai ne būtina, tai privaloma. Negalite pasikliauti, kad serveriai nenukris ar nebus pažeisti. Pasidarykite backupą debesį arba fiziškai paimkite diską su savimi į lėktuvą. Nėra nieko blogiau nei prarasti verslo duomenis dėl blogo kelio.

Kaip supakuoti serverius?

Serverius reikia išjungti tinkamai, ne ištraukti laidą iš lizdo kai jis veikia. Tada jį reikia įpakuoti į originalią dėžę su putomis. Jei dėžės nėra, reikia suformuoti specialią dėžę iš faneros, kad jis sušoktų.

Ar monitoriai gali važiuoti stovėdami?

Geriau ne. Juos reikia gulėti ant krašto, ekranu į ekraną, su tarpine medžiaga. Jei stovės, vibracijos gali sugadinti ekraną arba vidinius elementus.

Ką daryti su spausdintuvais?

Išpjaukite tonerius, jei įmanoma, nes jos gali išsilieti. Pats spausdintuvas turi būti fiksuotas, kad nejudėtų. Dideli spausdintuvai turi būti išmontuoti pagal instrukciją.

Ar draudimas apima duomenų praradimą?

Dauguma standartinių draudimų ne. Jis apima fizinę technikos žalą, bet ne duomenis. Todėl vėl sakau – pasidarykite atsarginę kopiją. Tai vienas iš svarbiausių dalykų, kai galvojate, kaip pasiruošti biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę.

Ar reikia išvalyti techniką prieš vežiant?

Taip, būtina. Ne tik dėl estetikos, bet ir dėl karantino taisyklių. Užteršta technika gali būti sustabdyta. Naudokite suspaustą orą, bet ne vandenį.

Ar galima vežti biuro techniką kaip asmeninį daiktą?

Jei vairuotojas veža didelį kiekį vienos rūšies technikos, muitinė gala manyti, kad tai prekyba. Reikia įrodymų, kad tai buvo naudojama jūsų biure, o ne parduotuvėje.

Finansai ir draudimas – kur pinigai dingsta?

Kiek kainuoja draudimas?

Draudimas paprastai svyruoja nuo 2 iki 5 procentų nuo krovinio vertės. Atrodo brangu? Palikite vieną brangų serverį ant grindų ferose, ir suprasite, kad tai pigu. Geriau pasidaryti „viskas rizika“ draudimą.

Ar imamas depozitas?

Dauguma įmonių ima nedidelį depozitą (10–20 proc.) užsakytiems paslaugas. Jis grąžinamas po darbo atlikimo, jei nėra papildomų išlaidų, pavyzdžiui, už liftą arba neplanuotą laiką.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Gali būti mokestis už sunkvežimio stovėjimą uoste, jei jūsų gavėjas vėluoja priimti prekes. Taip pat, jei reikia specialios leidimų važiuoti į miesto centrą. Viskas susikaupia.

Ar galima mokėti PVM?

Jei esate registruota Lietuvos įmonė ir turite PVM mokėtojo kodą, galite mokėti be PVM, jei pervežėjas taip pat dirba su PVM. Svarbu tai aptarti iš anksto, kad nenuostumyt.

Kas nutinka, jei gavėjas atsisako priimti kroviniį?

Tai blogiausias scenarijus. Tada krovinys važiuoja į sandėlį JK, ir jums tenka mokėti už saugojimą ir grąžinimą. Būtinai patikrinkite, ar naujieji biuro patalpos pasiruošusios.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia vežti į antrą aukštą be lifto?

Taip, tai vadinami „manual handling“ mokesčiai. Kiekvienas laiptas ar aukštas kainuoja, nes vairuotojai neša dėžes rankomis. Planuokite tai biuro išlaidų biudžete.

Ar galima susitarėti dėl mokėjimo atidėlio?

Kartais galima, jei dirbame su didelėmis korporacijomis. Bet mažoms įmonėms paprastai reikia sumokėti iš anksto arba grynaisiais pristatymo metu (kas dabar retai pasitaiko).

Darbuotojai ir asmeniniai daiktai

Ar darbuotojai gali vežti savo asmeninius daiktus biuro krovinyje?

Techniškai gali, bet tai nerekomenduojama. Jei dingsta jūsų darbuotojo nešiojamasis kompiuteris ar piniginė, draudimas to nedengia. Geriau, kad kiekvienas veža savo brangius daiktus su savimi.

Kaip suorganizuoti darbuotojų išvykimą?

Tai jūsų reikalas, ne logistikos. Mes atvežame baldus, o žmones turi susirūpinti kelionės bilietais ar vizais. Tik patariu nesiųsti visų vienu metu, kas gali sukelti chaosą naujame biure.

Ar reikia deklaruoti maistą ar gėrimus, jei juos vežame biure?

Nebent tai yra atidarytos butelės ar suirgęs maistas (ką turėtumėt išmesti). Muitinė gali klausti dėl prekių, skirtos prekybai, jei matys daug kavos ar arbatos dėžių.

Kas su asmens duomenimis (GDPR)?

Jūs turite užtikrinti, kad dokumentuose su asmens duomenimis būtų saugūs. Negalima tiesiog mesti jų į prožektorines dėžes, kurias gali pamatyti kiti. Naudokite užrakstamas dėžes.

Ar reikia informuoti apie kraustymą nuomininką?

Būtinai. Jei statinė nuomojamas, reikia gauti leidimą įvežti baldus ir naudoti liftą. Kartą teko laukti valandą lauke, kol atvyko valdytojas su raktais.

Ar galima vežti vaistus?

Tik su receptais ir originalioje pakuotėse. Dideli kiekiai gali būti įtariami prekyba narkotikais, nors tai būtų kvaila taip manyti, bet taisyklės griežtos.

Kas daryti su biuro raktų pakolėčiais?

Geriau jas išsiųsti kurjeriu arba pasiduoti vairuotojui atskirai, ne supakuotą gilyn į sunkvežimį, kad nereikėtų ieškoti jų tukstančių dėžių.

Išvada

Taigi, jei klausiate, kaip pasiruošti biuro kraustymui į Jungtinę Karalystę, atsakymas yra toks: nenusiminkite, kad tai paprasta. Turite susidėlioti dokumentus, pasirūpinti technika ir pasirūpinti savo nervais. Nėra tobulų pervežimų – visada kažkas ne taip, bet su gerais planais ir patikimu partneriu viską įveiksite. Sėkmės Londone ar Mančesteryje, ten tikrai tikrai bus įdomu.