Greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija: Praktinis vadovas be "vandeninių" patarimų

Sveiki, esmė paprasta – dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską. Nuo to, kaip klientai bando įsprausti visą biuro įrangą į "Fiat Doblo", iki tų sudėtingiausių situacijų, kai muitinėje Londono docks sulaiko krovinią dėl vienos trūkstančios deklaracijos eilutės. Jei jums reikalingas greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija, tai tuoj sužinosite, kad tai nėra tiesiog "užsukti ir pavogti" reikalas. Kadangi Brexit vis dar suka mūsų galvas, britų muitinės pareigūnai tapo dar labiau išrankūs. Štai kodėl reikia tiksliai žinoti, ką darote. Štai mano žinių, patirties ir kartais netgi šiek tiek cinizmo (kas šioje srityje padeda išgyventi) suvestuva, padėsianti suprasti, kas iš tikrųjų laukia pervežant verslą iš Anglijos.

Popieriaus maršrutas ir muitinės baisumas (arba kodėl reikia T1?)

Kokie dokumentai yra būtini greitam biuro perkraustymui iš UK?

Tiesiogiai sakant, be specifinių dokumentų joks greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija neįvyks. Jums reikės eksporto deklaracijos iš UK pusės ir importo deklaracijos Lietuvoje. Taip pat būtinas krovinių sąrašas (packing list), kuris turi būti detalus – ne tiesiog "stalai", bet "medinis stalas, 120x60cm, 2 vnt.". Be to, reikia komercinio sfaktūros kopijos arba vertinimo, jei tai turtas, kuris nebebus parduodamas. Jei trūksta bent vieno, muitinėje sustosite ilgam. Turiu omenyje, kad ir vairuotojas turi turėti savo rinkinį.

Ar turiu pačiam rūpintis T1 dokumentu?

Dažnai klientai galvoja, kad tai vairuotojo reikalas, bet ne visada taip yra. T1 yra tranzito deklaracija, leidžianti kroviniui keliauti per ES teritoriją be muitų mokėjimo kelio metu. Jei greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija vyksta per Europą, šis popieris kritiškas. Geriausia, kad šitą užduotį atliktų jūsų pervežėjo logistikos partneris arba brokeris, nes bandydamas užpildyti formą pats pirmą kartą, prarasite dieną ar dvi. Galiu pasakyti iš patirties – klaidos čia kainuoja brangiai.

Kas dėl EORI numerio?

Jei jūsų įmonės dar jo neturi, bėkite registruotis. EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris privalomas bet kuriam importui ar eksportui iš/į JK po Brexito. Be šio kodo, jokie greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija procesai neprasidės. Jums reikės JK EORI (jei registruota ten) ir ES EORI numerio. Vieną kartą mačiau situaciją, kai klientas laukė savo numerio tris savaites, o visi jo baldai stovėjo sandėliuje Birmingeme, surinkti mokesčiams.

Ką daryti, jei trūksta inventoriaus sąrašo?

Nebijokite, tai nutinka dažniau, nei galvojote. Jei pamiršote užpildyti pilną sąrašą, teks tai daryti iškart, kai vairuotojas atvyksta arba jau pakrovimo metu. Tačiau tai sukelia vėlavimą. Geriausias patarimas – fotografuokite viską. Tiesiog padarykite nuotraukas kiekvienos dėžės atidarytos ir uždarytos. Tai padės ir vairuotojui, ir muitinėje, jei kils klausimų apie turinį. Be to, taip išvengsite "dingusių" daiktų problemų vėliau.

Ar verta pasirūpinti draudimu prieš kelionę?

Absoliučiai taip. Standartinis "CMR" draudimas dengia tik apie 8-10 GBP kilogramui. Kas tai reiškia? Jei vežate brangius serverius ar dizainerio biurus, gausite penkis centus už tūkstantį eurų nuostolio. Reikalingas specialus krovininio draudimas. Pasirašiau kartą sutartį be to, ir klientas vos nepasprodo, kai vairuotojas užkabino karkasą įėjime.

Ar galima pervežti asmeninę įrangą kartu su biuro?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta dokumentuose. Negalima maišyti firmos turt su direktoriaus žmonos keptuvėmis. Muitinė tai mato kaip bandymą išvengti mokesčių. Jei greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija įtraukia ir darbuotojų asmeninius daiktus (pvz., nešiojamus kompiuterius), juos reikia deklaruoti atskirai, kaip "greitąją techniką" arba asmeninį bagažą, kad neįtartų prekyba.

Logistika ir fizinis darbas (kur reikia rankų, o ne tik klaviatūros)

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Jeigu visi dokumentai tvarkingi, fizinis greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija gali užtrukti nuo 3 iki 5 dienų iki durims at durims. Tačiau jei reikia surinkti baldą viename Londone, nuvežti į sandėlį, laukti kito krovinio (grupinis), tai gali užtrukti ir dvi savaites. Turėkite omenyje, kad keltas (Dover-Calais arba Hull-Rotterdam) taip pat turi savo grafiką, o dabar eilės ten gali būti šiurkštus.

Ar reikia išmontuoti biuro baldus?

Beveik visada taip. Niekas neveš didelės stalinės sekcijos sujungtos per 3 metrus – ji tiesiog nepraeis pro duris arba netilps į furgoną taip, kad būtų užkrauta kita įranga. Mūsų komanda dažnai tai daro, bet jei taikote greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija paslaugą, paprašykite, ar į kainą įeina montavimas/demontavimas. Kartais klientai sako "mes patys", o paskui vaidenuojasi su varžtais dieną ir dvi naktis.

Kaip sužinoti, koks furgono dydis reikalingas?

Čia nėra tiksliai mokslo, bet yra patirties. Jei turite 5 standartinius biuro darbo vietas (stalai+kėdės+spintos), tinka 3.5 tonnės furgonas (Luton). Jei daugiau ar yra sandėlio tipo įranga – reikės 7.5t arba sunkvežimio su tentu. Vieną kartą klientas tikino, kad telpa į "vistą", o paskui teko išsiųsti antrą mašiną vienam kopijavimo aparatui. (Na, ok, buvo du, bet vienas buvo milžiniškas).

Ar galima užsakyti perkraustymą savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Britų vairuotojai dirba pagai "Driver's hours" taisykles, o savaitgaliai anglų kalboje vadinami "weekend premium". Be to, jei planuojate greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija atlikti penktadienį, o atvykti pirmadienį ryte, tai puiku – vairuotojai ilsėsis. Tačiau reikia užtikrinti, kad paskirties vietoje Lietuvoje kas nors atidarytų duris (arba turėtumėte kodų).

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelio užkardose?

Nedažnai, tačiau įvyksta. Ypač jei keliaujate pro Prancūziją ir ten vyksta streikai (kas nutinka kas antrą mėnesį). Tokiu atveju greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija tampa ne toks greitas. Tada padeda tik kantrybė ir galimybė sekti krovinią "live" sistemoje. Pasirašiau kartą sutartį be pristatymo garantijos, ir klientas buvo labai nustebęs, kad jo kėdės praleido savaitgalį prieš Paryžiumi.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., tušus, valiklius)?

Taip, bet ribotai. Negalima vežti degių skysčių dideliais kiekiais be specialios licencijos (ADR). Paprasti biuro tušai ar valikliai, jei jų nėra šimtai litrų, paprastai praeina, tačiau turi būti uždaryti tarpiniame sandėlyje arba atskirai nuo maisto prekių (jei tokias taip pat vežate). Geriau išmesti senus chemikalus Anglijoje, nei vydyti的解释 muitinėje.

Ką daryti su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Tai yra svarbiausia dalis. Prieš išjungiant, būtinai padarykite backup'ą. Fiziškai greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija apima ir šią įrangą, bet ji turi būti pakrauta į viršų, ne po sunkiais baldais. Viską reikia uždėti į originalią pakuotę, jei liko. Jei ne, naudokite "anti-static" burbulus. Nenoriu būti tas, kas pasakys "oj, aš negalėjau žinot", kai jūsų serveris nukris ant betono.

Pinigai ir kainos (ar kodėl niekas nemano, kad tai pigu?)

Kuo apskaičiuojama kaina?

Kaina paprastai priklauso nuo tūrio (kubo metrai) arba svorio. Taip pat imamas atstumas nuo paimimo vietos iki pristatymo. Jei jūsų biuras yra kažkur Škotijos kalnuose, tai kils. Taip pat įeina keltų kaina, kuri dabar po Brexito šoktelėjo. Taigi, užsisakydamas greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija, klauskite, ar kaina galutinė, ar bus "priedai" už degalą.

Ar gali būti paslėptų mokesčių?

Deja, taip. Kai kurios "pigios" firmos nurodo kainą be PVM (VAT), kuris JK yra 20%. Be to, gali būti mokesčiai už "waiting time" – jei vairuotojas turi laukti prie jūsų biuro valandą kol jūs ieškote raktų. Tas laikas kaista. Be to, yra "congestion charge" Londono centre, jei ten važiuosite. Užsakovai dažnai pamiršta apie šitą smulkmeną.

Ar reikia mokėti PVM importuojant į Lietuvą?

Taip, jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, importo PVM sumokėsite VMI (valstybinės mokesčių inspekcijos), bet galite jį atskaityti. Jei ne – reikės sumokėti iš karto. Importo deklaraciją atlieka brokeris. Svarbu suprasti, kad greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija neapsiriboja tik vairuotojo atlyginimu, mokesčiai yra atskira dalis.

Kaip mokėti? Ar galiu grynais?

Grynaisiais vairuotojams mokėti nebegalima (pinigų plovimo prevencija). Visi mokėjimai turi būti bankiniu pavedimu. Dažniausiai reikalaujama 50% avanso, likutį – prieš išvežimą arba gavus krovinį. Aš asmeniškai visada rekomenduoju mokėti pagal sutartį, o ne "į rankas", kad būtų kažkas įrodymo, jei kas nors nueis ne taip.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Brangiausios dažnai yra didelės korporacijos, kurioms sekms daryti "show", bet paslauga gali būti standartinė. Raskite vidutinį. Jei kaina per maža – vadinasi, kažką praleido (draudimą, dokumentus arba vairuotojo poilsį). Pas mane buvo atvejis, kai klientas pasirinko pigiausią, ir furgonas sugedo ant "M1" greitkelio. Ką jis daryjo? Jis neturėjo ko pasiskambinti.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežate didelį kiekį arba esate nuolatinis klientas, taip. Taip pat nuolaidos dažnai būna ne sezono metu (rugpjūtis- rugsėjis yra "peak", tada kainos aukštos). Jei galite laukti su greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija iki spalio, taupykite. Bet verslas dažnai nelaukia, taip kad čia kompromisas.

Problemų sprendimas ir "o jei" scenarijai

Kas nutinka, jei something breaks (nulūžta)?

Turi būti pranešta vairuotojui iš karto. Jis užpildo "Protest Note" (CMR pastaba). Be šio popieriaus draudikas neatsiskaitys. Nedarykite to vėliau, kai jis jau nuvažiavo į Ispaniją. Turiu omenyje, kad mažos įbrėžimos gali būti normalios (vad. "normal wear and tear"), bet sulūžęs kojos – ne.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, dauguma gerų firmų turi GPS stebėjimą. Jums duos nuorodą. Tačiau nereikėtų skambinti vairuotojui kas 20 minučių klausti "kur tu?". Jis vairuoja 7,5 tonną sunkvežimį, ne rašo SMS. Pasitikėkite track and trace sistema. Jei greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija vyksta stebimai, jūsų ramybė didesnė.

Kas daryti, jei biuras Lietuvoje dar neparengtas?

Tai tipiška problema. Vairuotojas atvyksta, o ten statybos darbai. Jis negali laukti nemokamai. Turite susitarti dėl "paketinio" laukimo arba galutinio išsiuntimo į sandėlį Lietuvoje (pvz., Vilniuje ar Kaune). Sandėliavimas papildomai kainuoja, bet tai geriau nei gaišti laiką.

Ar galima vežti maistą iš biuro virtuvės?

Galima, bet tai labai problematiška dėl sanitarijos taisyklių. Negalima vežti mėsos, pieno produktų (išskyrus ilgai laikomus). Kava ar arbata – prašom. Jei bandysite vežti šaldytuvo turinį, jums tiesiog uždarys duris prieš akis. Muitinė labai griežtai tikrina maisto produktus iš ne ES šalių.

Kas dėl pavojingų atliekų?

Senos baterijos, spausdintuvų kasetės – tai pavojingos atliekos. Jas reikia išvežti atskirai, remiantis atliekų tvarkymo taisyklėmis. Negalima tiesiog mesti į furgoną su baldais. Galiu pasakyti, kad britai labai griežti dėl aplinkos apsaugos, už tai gali gauti didelę baudą.

Jei aš nieko nežinau apie dokumentus, kas man daryti?

Visiškai nieko nedaryti ir pasiklausti specialisto. Mūsų brokeras gali padaryti viską už jus. Jums tik reikės pateikti duomenis. Būkite tikri, bandyti "išsivažiuoti" be greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija pagalbos yra kaip žaisti ruletę su vienu šoviniu cilindre.

Ar yra kažkokių apribojimų dėl elektronikos kiekio?

Nėra fiksuoto limito, bet jei vežate 100 vienodų nešiojamų kompiuterių, tai atrodo kaip prekyba. Tada reikės importo licencijos arba įrodymo, kad tai ne parduodama iš karto. Jei tai tik įmonės inventorius, paprastai užtenka inventoriaus sąrašo.

Pabaigos ir galvos sukimas (kai viskas baigta)

Kaip sužinoti, ar viskas atvyko?

Gavę krovinį, turite patikrinti dėžes. Atidarykite ir pažiūrėkite, ar nėra pažeidimų. Vėlgi, jei kas negerai – rašykite į CMR. Neklauskite vairuotojo "ar viskas gerai", jis nori namo. Patikrinkite patys. Ypač jei tai brangūs projektoriai ar serveriai.

Ar galite padėti su išlikusiais daiktais Anglijoje?

Taip, mes dažnai turime partnerių, kurie gali nuvežti likutį į "charity" parduotuvę arba išmesti. Tai sutaupo pinigų, nes nereikia mokėti už tuščią važiavimą atgal. Greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija dažnai apima ir šią "užpakalinę" dalį.

Kokios dažniausios klaidos?

Pagrindinė – laiko trūkumas. Žmonės galvoja, kad viskas įvyks per dvi dienas. Planuokite bent savaitę. Antra – blogas dokumentų rengimas. Trečia – nepasiruošimas fiziniam išsikraustymi (nėra lifto, sunku privažiuoti). Pas mane buvo klientas, kuris užmiršo pasakyti, kad jo biuras yra 4 aukšte be lifto. Vairuotojas beveik atsisakė darbo.

Ar verta rūpintis draudimu Lietuvoje?

Jūsų turto draudimas veikia Lietuvoje, tačiau pervežimo metu jį apima pervežėjo draudimas (jei tokį įsigijote). Geriausia turėti "All risk" polisą. Mano nuomonė, geriau persimokėti už draudimą nei vėliau gaišti nervus dėl sulūžusio ryšiulo.

Ką daryti, jei liko daiktų, kurių nėra sąraše?

Tai problema. Muitinė gali manyti, kad juos įsigijote nelegaliai. Geriausia iš karto pridėti juos prie sąrašo arba pareikšti juos vėliau kaip "pamirštus". Nors geriau to išvengti. Tikslumas čia yra raktas.

Ar galite duoti kontaktą brokeriui?

Taip, jei naudojame patikimą brokerį, duodame jo kontaktus. Tačiau dažniausiai mes esame tarpininkai. Jums nereikia kalbėti su brokeriu anglų kalba, jei nesinorite. Tai mūsų darbas. (Beje, angliškai kalbėti su britais muitininkais yra sunku, jie turi savo dialektą).

Kas nutinka su baldų paketais?

Jei turite daug mažmeninių dalių, pabandykite susieti jas su didesniais daiktais. Pakuotės su varžtais dažnai dingsta. Geriau viską įdėti į vieną didelę "kiašymo" dėžę ir pažymėti "VARŽTAI". Pasitikėkite manimi, surinkti stalą be kojų varžtų yra beprasmiška.

Ar įmanoma atidėti pristatymą?

Taip, jei mokate už sandėliavimą. Mums nesvarbu, kai atvykstate, svarbu, kad mokėtumėte. Tačiau ilgas laukimas gali pakenktai jautriai įrangai (drėgmė). Geriau suplanuoti greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija taip, kad pristatymas būtų iš karto.

Kaip elgtis su dėžėmis, kurios nebetvirtos?

Jei dėžės sugedo kelyje, vairuotojas paprastai ją užklijuoja arba uždeda juostą. Patikrinkite turinį. Jei kažkas iškrito – tai nedarbo įvykis. Nedelskite pranešimo.

Ar galiu būti tikras, kad mano duomenys saugūs?

Fiziškai – taip, jei užrakinta. Juridiškai – įsitikinkite, kad sutartyje yra konfidencialumo punktai. Nors manau, kas nors naršys jūsų senas apskaitos knygas? Sunkiai. Bet geriau būti saugiam.

Apibendrinant: kas svarbiausia?

Galiausiai, viskas susumavė į tai, kad greitas biuro perkraustymas iš UK su visa dokumentacija yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tiek fizinės jėgos, kiek organizacinio gebėjimo. Nereikia būti genius, kad suprastum – dokumentai turi būti tvarkingi, o dėžės – uždarytos. Naudokitės patirties specialistų patarimais, nebandykite taupyti ant draudimo ir, svarbiausia, nedarykite prielaidų. Po štuko dažnai paslėptos didžiausios problemos, tad geriau viską užduoti iš anksto. Sėkmės naujame biure!