Greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais

Įvadas

Greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais nėra tas dalykas, kur galima „kaip nors“ užmesti dėžes į furgoną ir tikėtis geriausio. Biure visada yra kompiuteriai, serveriai, kėdės, spintos, dokumentai, kartais dar kavos aparatas, kuris staiga tampa svarbiausias daiktas pasaulyje. Per 20+ metų mačiau, kad greitis veikia tik tada, kai prieš pakrovimą yra planas, žymėjimas, atsakingas žmogus iš kliento pusės ir šiek tiek kantrybės. Be to, reikia suprasti, kas vyksta kelyje iki Lietuvos.

DUK

Greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais: kaip pradėti be chaoso

Tiksliai todėl greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais visada prasideda ne nuo sunkvežimio, o nuo paprasto pokalbio: kiek stalų, kiek kompiuterių, ar reikia išmontuoti, ar dirbate iki paskutinės minutės. Jei žiūrite ir į perkraustymo kainą į Angliją, matysite, kad skubus darbas dažnai kainuoja daugiau, bet chaosas kainuoja dar daugiau.

Ar greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais įmanomas per savaitgalį?

Taip, įmanomas, bet tik jei savaitgalis neatsiranda kaip paskutinė mintis penktadienį 14 val. Mes esame darę biurus nuo penktadienio vakaro iki sekmadienio vakaro, ypač Londono centre, kur pirmadienį darbuotojai jau turi sėdėti prie stalų. Reikia žinoti, ar pastatas leidžia krauti savaitgalį, ar yra liftas, ar galima sustoti prie įėjimo. Kartais leidimai kainuoja papildomai. Ir ne, raktų palikimas „kažkam pažįstamam“ nėra geras planas.

Kiek laiko reikia pasakyti, kad komanda atvažiuotų?

Idealiai – bent 2–3 savaites, ypač jei biurą reikia perkelti iš Mančesterio, Birmingamo ar Londono į Vilnių, Kauną ar Klaipėdą. Jei kalbame apie mažą biurą, 5–10 dienų kartais užtenka, bet čia jau prasideda rizika. Reikia suderinti komandą, transportą, keltą, galbūt saugyklą. Niekada nežinau 100%, ar paroma turės vietos, ypač vasarą ar prieš šventes. (Tiksliau – tiksliai tai matyti galima tik rezervavus.)

Ar galima perkraustyti biurą Londono centre be leidimų?

Geriau net nebandyti, jei pastatas rimtas. Londono centre vieta prie durų gali būti brangesnė už patį pakrovimą, nes reikia leidimo, konuso, kartais apsaugos, o kartais net konkrečios valandos. Mes esame stovėję su mašina ir laukę, kol baigsis statybininkų „penkiolika minučių“, kurios truko pusantros valandos. Tai nepatogu, bet realu. Jei leidimų nėra, krovinys gali važiuoti iš toliau, o tai reiškia papildomą laiką ir pinigus.

Ką daryti, jei nuomotojas reikalauja viską išvežti iki penktadienio 17 val.?

Tada planas daromas atbulai nuo tos valandos. Pirmiausia žiūrime, kiek laiko reikia iškrauti, kiek – pakrauti, kiek – nuvažiuoti iki kelto. Kartais biurą krauname ketvirtadienį vakare, penktadienį ryte dar įdedame paskutines dėžes, o dokumentus vežame atskirai. Buvo atvejis, kai nuomotojas užrakino liftą 16:40, nes „jau nebegalima“. Tokios situacijos erzina, bet jos nutinka. Todėl raštu reikia turėti viską: laiką, liftą, leidimus, kontaktą.

Ar komanda pati išmontuoja stalus?

Dažniausiai taip, jei baldai standartiniai ir nėra kažkokių keistų dizainerinių konstrukcijų su paslėptais varžtais. Mes išmontuojame stalus, posėdžių stalus, spinteles, kai kurias lentynas. Bet jei biure yra brangi italų sistema, kurią reikia surinkti pagal schemą, geriau perspėti iš anksto. Kartais geriau pasiimti fotografinę instrukciją, nes varžtai atrodo vienodi, o po trijų mėnesių visi sako, kad „kažkas ne taip“. Tai gali būti smulkmena, bet smulkmenos gadina dieną.

Kiek žmonių būna vietoje?

Mažam biurui dažniausiai užtenka 3–4 žmonių, didesniam – 5–7. Jei yra daug kompiuterių, serverių, archyvų ir baldų, vienam vairuotojui su vežimėliu tai bus ne perkraustymas, o cirkas. Mes stengiamės atvykti taip, kad vieni žymėtų, kiti pakuotų, kiti neštų. Biure visada atsiranda žmogus, kuris staiga prisimena, kad „dar tos dėžės sandėliuke“. Todėl vienam atsakingam asmeniui iš kliento pusės reikia būti vietoje ir priimti sprendimus.

Pakavimas, žymėjimas ir dokumentai

Biuro perkraustyme pakavimas nėra tik „įdėti į dėžes“. Reikia žinoti, kur keliauja IT įranga, kur finansų dokumentai, kur asmeniniai daiktai, kur archyvas. Be inventorizacijos sunku vėliau ieškoti daiktų, ypač kai viskas atkeliauja į Kauną ar Šiaulius naktį. Paprastas sąrašas sutaupo nervų, o kartais ir pinigų.

Kaip žymite dėžes, kad niekas nesimaišytų?

Naudojame numerių sistemą: kambarys, skyrius, prioritetas. Pavyzdžiui, „BUH-03“, „IT-01“, „ARCHYVAS-02“. Ant kiekvienos dėžės rašome turinį trumpai, bet ne per daug detaliai, kad nebūtų saugumo rizikos. Jei dėžė eina į saugyklą, ji gauna atskirą statusą. Esu matęs dėžių su užrašu „viskas“, ir niekada niekas nežinojo, kas ten buvo. Tai nėra profesionalu. Geras žymėjimas atrodo nuobodus, kol viskas atkeliauja tvarkingai.

Kas atsako už kompiuterius?

Paprastai IT įrangą geriausiai pakuoja kliento žmogus arba mūsų komanda pagal jo nurodymus. Monitoriai, klaviatūros, pelės, dokai, laidai – viskas turi būti susieta ir pažymėta. Serverius, NAS įrenginius ir brangią įrangą reikia vertinti atskirai, nes čia rizika didesnė. Kartais geriau vežti serverį atskira mašina, ypač jei jame duomenys ir atsarginių kopijų nėra. Ne visada žinau 100%, ar klientas turi backupą, todėl klausiu tiesiai.

Ar reikia inventorizacijos biurui?

Biurui – labai pageidautina. Net jei atrodo, kad viskas paprasta, po savaitės visi klausia, kur dingo dėžė su antspaudais ar adapteriais. Inventorizacija gali būti paprasta lentelė: numeris, kambarys, aprašymas, pastaba. Ji padeda ir draudimui, jei kas nors atsitinka. Buvo atvejis, kai klientas sakė, kad „trūksta vienos dėžės“, o po trijų dienų ji stovėjo sandėliuke. Be sąrašo tokie dalykai virsta ginčais.

Ką daryti su popieriais ir GDPR?

Čia reikia elgtis atsargiai. Finansiniai dokumentai, klientų duomenys, sutartys ir personalo bylų kopijos negali tiesiog gulėti atvirose dėžėse. Jei dokumentai turi būti sunaikinti, tai reikia daryti pagal procedūrą, ne „išmesti į konteinerį“. Jei vežami, jie turi būti uždaryti, pažymėti ir perduoti atsakingam žmogui. Kartais klientai pamiršta, kad perkraustymas yra ir duomenų saugumo momentas. O GDPR nesijuokia iš perkraustymo chaoso.

Ar galima palikti dalį baldų UK?

Taip, galima, bet tada reikia aiškiai pasakyti, kas lieka, kur lieka ir kas už tai atsako. Kartais baldai paliekami nuomotojui, kartais parduodami, kartais išvežami į sąvartyną. Jei baldai lieka biure, reikia raštiško patvirtinimo, kad jie perduoti. Kitaip po mėnesio gali atsirasti sąskaita už laikymą arba šiukšlių išvežimą. Yra įmonių, kurios tiesiog pažada „sutvarkysime“, o tada klientas moka dvigubai. Tai nepatogu pasakyti, bet tiesa.

Ką reiškia CMR?

CMR yra tarptautinio krovinio važtaraštis. Jame būna siuntėjas, gavėjas, krovinio aprašymas, transporto priemonė, datos ir kartais pastabos apie pakrovimą. Tai nėra gražus popierius kavai pasidėti, bet svarbus dokumentas. Jei kas nors dingsta, vėluoja ar ginčijamasi dėl atsakomybės, CMR yra vienas iš pagrindinių įrodymų. Mes jį paruošiame pagal faktinę situaciją. Kartais tenka taisyti po pakrovimo, nes atsiranda papildomų dėžių.

Transportas, keltas ir muitinė

Po Brexit viskas tapo šiek tiek sudėtingiau. Ne katastrofiškai, bet popierizmo daugiau. Kroviniui iš UK į Lietuvą reikia tinkamų dokumentų, o kelyje gali būti eismo, oro, kelto vėlavimų. Maršrutai dažniausiai eina per Dover/Calais arba kitus keltų/uostų variantus, tada per Vokietiją, Lenkiją.

Kuriuo maršrutu važiuojate?

Dažniausiai – Dover/Calais, tada Belgija, Vokietija, Lenkija ir toliau į Lietuvą. Jei krovinys didesnis arba grafikas kitoks, galima svarstyti kitus variantus, bet jie ne visada geresni. Kartais keltas į Zeebrugge atrodo patraukliau, bet sausumos kelias gali „suvalgyti“ laiką. Iš Škotijos ar Velso reikia skaičiuoti ilgesnį atstumą iki kelto. Maršrutas visada derinamas pagal datą, kainą, krovinio dydį ir kliento terminus.

Kiek trunka kelionė?

Jei kalbame apie Anglijos vidurį iki Lietuvos, realiai skaičiuokite 3–5 dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo. Greičiausiai galima per 2–3 dienas, bet tai jau be rimtų vėlavimų, be ilgų kelto eilių ir su gerai sudėliotu grafiku. Londonas iki Vilniaus kartais būna greitesnis dėl logistikos, o šiaurės Anglija gali užtrukti ilgiau. Ne visada žinau 100%, ar kelyje nebus audros ar kelių remonto. Keliai gyvena savo gyvenimą.

Kas vyksta Calais/Dover?

Ten vyksta tai, kas dažniausiai ir gadina grafiką: eilės, patikrinimai, dokumentų tikrinimas, kartais tiesiog stovėjimas. Kartais viskas praeina sklandžiai per valandą, kartais laukiama ilgiau. Mes stengiamės rezervuoti keltą iš anksto, bet tai negarantuoja, kad niekas nepasikeis. Jei oro sąlygos blogos, paromos gali vėluoti arba būti atšauktos. Tokiu atveju planas B yra ne „panika“, o naujas laikas ir informavimas klientui.

Ar reikia EORI?

Asmeniniams daiktams dažnai klausimas paprastesnis, bet biurui ir komerciniam kroviniui EORI numeris gali būti labai svarbus. Jei vežami kompiuteriai, biuro įranga, prekės ar komercinio pobūdžio daiktai, dokumentai turi būti tvarkingi. Kartais klientas sako: „Bet tai tik mūsų biuro kėdės.“ Gerai, bet jei tai įmonės turtas, muitinė gali matyti kitaip. Todėl prieš perkraustymą reikia pasitikrinti, kas vežama ir kokiais dokumentais.

Ar galima vežti tonerius ir chemiją?

Tonerius, valiklius, dažus, aerozolius ir panašius dalykus reikia vertinti atsargiai. Kai kurie dalykai nėra draudžiami, bet gali būti ribojami transportuojant keltu ar keliu. Geriausia iš anksto atsiųsti sąrašą, ypač jei kalbame apie didesnius kiekius. Mažas buteliukas spausdintuvo valikliui – viena, dėžė chemijos – kita. Buvo atvejis, kai klientas įdėjo kvepalų ir oro gaiviklių, ir prasidėjo klausimai. Todėl geriau klausti prieš, ne po pakrovimo.

Ką daryti, jei paroma užstringa?

Pirmiausia niekas niekur nebėga. Vairuotojas praneša, mes atnaujiname grafiką, klientas gauna informaciją. Jei iškrovimas Lietuvoje planuotas tą pačią dieną, gali tekti perkelti laiką. Kartais tai reiškia, kad biurui reikia laikinai dirbti be dalies įrangos. Todėl svarbiems daiktams rekomenduojame turėti planą: kompiuterius, dokumentus, serverius galima vežti atskirai arba palikti prioritetines dėžes. Tai buti paprasta, bet dažnai pamirštama.

Greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais: IT, stalai, archyvai

Čia prasideda ta dalis, kur daugelis klientų galvoja, kad viskas bus greitai, nes „tik biuras“. Tikrai ne. Biuras turi daug smulkių daiktų, o smulkūs daiktai sukuria didelį netvarkos kiekį. Reikia atskirti IT, baldus, dokumentus, virtuvę, archyvą ir asmeninius daiktus.

Kaip saugomi monitoriai ir IT įranga?

Monitoriai pakuojami į dėžes su kampų apsauga arba specialius kartoninius įdėklus. Jei originalių dėžių nėra, naudojame pakavimo medžiagas, plėvelę, oro pagalves, kampuočius. Klaviatūros, pelės ir laidai dedami į mažesnes dėžes, pažymimas stalas ar darbuotojas. Serveriai ir brangi įranga vežami taip, kad mažiau vibruotų. Ne visada galima garantuoti originalios pakuotės lygį, bet galima padaryti protingai. Jei įranga labai brangi, verta tai pasakyti iš anksto.

Ar galima perkraustyti biurą be darbuotojų įsikišimo?

Teoriškai taip, praktiškai – rizikinga. Kažkas turi pasakyti, kurios dėžės kur eina, kas yra konfidencialu, ką galima palikti, ką reikia vežti pirmiausia. Mes galime viską organizuoti, bet nežinome jūsų vidaus tvarkos geriau už jus. Buvo biuras, kur visi pasakė „viskas aišku“, o po iškrovimo paaiškėjo, kad trys dėžės su sutartimis yra ne ten. Todėl bent vienas atsakingas žmogus turi būti įsitraukęs.

Ką daryti su kavos aparatu, virtuve ir smulkmenomis?

Virtuvė biure visada atrodo maža, kol pradedi ją pakuoti. Kavos aparatas, puodeliai, filtrai, šaldytuvas, mikrobangė, indai – viskas užima vietos. Kavos aparatą reikia išjungti, išvalyti, išleisti vandenį, jei gamintojas taip reikalauja. Šaldytuvą – išjungti iš anksto. Indus pakuojame kaip indus, ne kaip statybines medžiagas. Ir taip, kavos aparatas dažnai pamirštamas iki paskutinės minutės. Vis pagalvoju, kad perkraustymuose kava turėtų būti atskira profesija.

Ar archyvus geriau vežti atskirai?

Jei archyvas didelis, taip, dažniausiai geriau jį vežti atskirai arba bent atskirose, aiškiai pažymėtose dėžėse. Archyvo dėžės sunkios, todėl reikia žinoti, kur jos bus kraunamos, kad nesugadintų lengvesnių daiktų. Jei dokumentai turi būti saugomi tam tikromis sąlygomis, reikia tai aptarti. Kartais klientai nori archyvą palikti UK saugykloje, kartais vežti į Lietuvą. Sprendimas priklauso nuo dokumentų tipo, terminų ir kainos.

Kiek vietos reikia naujame biure prieš atvykstant?

Naujame biure turi būti bent pagrindiniai praėjimai laisvi, liftas veikiantis, durys atrakintos ir žmogus, kuris gali rodyti, kur ką dėti. Jei viskas dar dažoma, montuojami stalai ar kabliukai, iškrovimas tampa chaosu. Mes galime laikinai sudėti dėžes, bet tai nėra idealu. Geriausia turėti planą: kuri dėžė į kurią zoną. Net paprastas brėžinys ant popieriaus sutaupo valandų. Ir nervų.

Ar galima perkraustymo dieną pakeisti planą?

Galima, bet ne visada lengvai. Jei pakrovimo dieną paaiškėja, kad daiktų dvigubai daugiau, reikės daugiau vietos, laiko arba antro reiso. Jei pamirštami serveriai, dokumentai ar baldai, grafikas griūva. Mes stengiamės prisitaikyti, nes gyvenime būna visko, bet pokyčiai turi kainą. Kartais kaina nedidelė, kartais reikia papildomo transporto. Todėl prieš pasirašant sąmatą reikia kuo honestiau pasakyti, kas vyksta.

Kainos, draudimas ir realūs vėlavimai

Kaina biurui dažniausiai susideda iš darbo valandų, transporto, pakavimo medžiagų, kelto, draudimo ir rizikos. Mažam biurui orientacinė kaina gali būti apie £900–£1800, didesniam – £2500–£4500 ar daugiau. Pigiausias pasiūlymas ne visada reiškia geriausią.

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš UK?

Mažam biurui, tarkime 3–5 žmonėms, orientacinė kaina gali būti apie £900–£1800. Jei biurą sudaro 10–20 darbo vietų, IT įranga, archyvas ir daug baldų, galima kalbėti apie £2500–£4500 ar daugiau. Kaina keičiasi nuo miesto, aukštų, lifto, pakavimo apimties, kelto sezono ir to, ar reikia saugyklos. Sąmata po apžiūros visada tikslesnė. Nuotraukos padeda, bet gyvai matyti kitaip.

Kodėl vieni siūlo daug pigiau?

Nes kartais pigiau reiškia, kad kažkas neįskaičiuota. Gali būti neįskaičiuotas pakavimas, išmontavimas, kelto mokestis, draudimas, laukimas, leidimai Londone arba iškrovimas iki kambario. Yra įmonių, kurios duoda gražią kainą telefonu, o po to kiekvienas varžtas tampa papildomu mokesčiu. Mes stengiamės rašyti, kas įeina, kad klientas nemanytų, jog „iki durų“ reiškia „palikti prie vartų“. Tai skiriasi.

Ar kaina keičiasi po apžiūros?

Gali keistis, jei atsiranda daiktų, kurių nebuvo matyti nuotraukose arba sąraše. Pavyzdžiui, klientas pamiršta paminėti didelę posėdžių salę, serverinę ar archyvą. Todėl sąmata po apžiūros yra saugesnė. Kartais keičiasi ir data, kelio sąlygos ar kelto kaina. Mes ne mėgstame staigmenų, bet transportas nėra laboratorija. Jei pokytis atsiranda, jis turi būti aptartas prieš darbus, ne po sąskaitos.

Ar reikia draudimo?

Draudimą rekomenduoju visada, ypač biurui. Kompiuteriai, monitoriai, baldai, dokumentai – viskas turi vertę. Pilnas draudimas ne visada dengia viską, ypač jei daiktai blogai supakuoti arba deklaruota vertė per maža. Reikia skaityti sąlygas, ne tik pasirašyti. Jei vežate labai brangią įrangą, gali tekti pateikti vertę, nuotraukas ar papildomus dokumentus. Draudimas nėra burtažodis, bet be jo rizika lieka klientui.

Ar galima gauti fiksuotą sąmatą?

Galima gauti fiksuotą sąmatą konkrečiam darbui, bet ji turi būti pagrįsta realia informacija. Jei klientas sako „turime 10 stalų“, o iš tikrųjų yra 18, sąmata negali likti tokia pati. Fiksuota kaina reiškia fiksuotą apimtį. Jei apimtis keičiasi, keičiasi ir darbas. Mes aiškiai surašome, kas įeina: pakavimas, išmontavimas, transportas, iškrovimas, dokumentai. Taip mažiau ginčų.

Ką reiškia „iki durų“?

Paprastai „iki durų“ reiškia, kad krovinys nuvežamas į nurodytą adresą ir iškraunamas pagal sutartą lygį. Bet čia reikia būti atsargiems: vieni iškrauna prie pastato, kiti – iki kambario, treti – tik iki lifto. Mes prieš darbą pasakome, kas įeina. Jei biuras yra ketvirtame aukšte be lifto, tai nėra tas pats, kas iškrauti prie durų. Todėl klausimas „iki kur tiksliai?“ yra labai geras.

Išvada

Greitas biuro perkraustymas iš UK su mūsų specialistais veikia tada, kai yra aiškus planas, realus sąrašas, atsakingas žmogus iš kliento pusės ir normalus bendravimas. Greitis nereiškia bėgimo aklai. Tai reiškia, kad žinome, ką krauname, kur vežame, kaip dokumentuojame ir ką darysime, jei keltas vėluos. Biuro perkėlimas gali būti švarus, greitas ir be didelių staigmenų, bet tik jei nuo pradžių neslepiate smulkių detalių.