Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai

Įvadas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje daugiau nei 20 metų, todėl žinau, kad biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą, Lenkiją, Vokietiją ar Olandiją nėra tik furgonas prie durų. Tai darbas su darbuotojais, kompiuteriais, serveriais, dokumentais, sutartimis, mokesčių datomis ir nuomininkų terminais. Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai reiškia ne lenktynes, o tvarką, kur niekas nelieka pamirštas sandėlyje. Kartais viskas išsipildo gražiai. Kartais paaiškėja, kad „lengvas" fotelis sveria 70 kg. (Tiksliau – niekas jo nebesveria iki pakrovimo.) Čia rašysiu taip, kaip aiškinu klientams per telefoną: be blizgesio, su realiais terminais, kainų rėžiais ir keliomis vietomis, kur geriau sustoti ir pagalvoti.

Kaip veikia greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai

Normalus procesas nėra toks, kad atvažiuoja vyrai su dėžėmis ir viskas savaime susitvarko. Pirmiausia surenkame faktus: senas adresas, naujas adresas, aukštas, liftas, kiek žmonių dirba, kiek stalų, kiek monitorių, ar yra serverinė, ar dokumentai turi būti sunaikinti. Tada dedame tai į grafiką. Praktiškai viskas prasideda nuo inventoriaus sąrašo, kainų ir dokumentų bei IT ribų. Jei sąrašas silpnas, sąmata irgi silpna. Čia nėra magijos, tik daug smulkių detalių, kurios paskui tampa dideliais klausimais.

Per tuos 20+ metų mačiau, kaip Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai vyko puikiai, kai klientas turėjo vieną atsakingą asmenį ir viskas buvo pažymėta lipdukais. Mačiau ir kitą pusę: biuras Mančesteryje, penktadienio vakaras, raktų nėra, o kažkas „pamiršo" pasakyti, kad spausdintuvas sunkesnis už žmones. (Tiksliau, jis nebuvo sunkesnis už žmones, bet buvo sunkesnis už planą.) Todėl aš visada sakau: greitas perkrausimas gali būti patogus, bet tik jei neslepiame problemų. Kuo anksčiau pasakote, kas gali griūti, tuo daugiau turime laiko tai sutvarkyti.

DUK: greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai

Planavimas ir terminai

Kodėl greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai prasideda ne nuo dėžių?

Ne nuo dėžių, o nuo sprendimo, kas iš tikrųjų važiuos. Esu matęs, kai į sąrašą įtraukiami 40 stalai, o paskui salėje atsiranda dar 12 kėdžių, 3 spausdintuvai ir „tik viena lentyna". Pradžioje reikia žinoti biurų adresus, aukštus, liftus, darbo laiką, kas atsijungs IT ir kur bus nauja vieta. Jei šito nėra, greitis tampa chaosu. Ir taip, kartais chaosas vis tiek ateina, bet bent jau ne iškart.

Ar 7 dienos yra per mažai, jei biuras Londone?

Septynios dienos nėra gražus skaičius, bet realybėje įmanomos, jei biuras nedidelis ir nėra serverinės. Londonas pats savaime nėra didžiausia problema, didesnė problema – parkavimas, leidimai, liftai ir žmonės, kurie „dar tik pabaigia skambutį". Reikia, kad bent vienas žmogus iš kliento pusės turėtų teisę greitai sakyti taip/ne. Jei viską reikia derinti su trimis vadovais, savaitė greitai virsta trimis savaitėmis. Aš tai sakau tiesiai, nes kitaip paskui visi pyksta ant vairuotojo.

Ką daryti, kai nuomotojas leidžia krauti tik nuo 18:00?

Tuomet planuojame ne dieną, o langus. Pavyzdžiui, 18:00–21:00 išnešama smulki technika ir dokumentai, kitą rytą 06:00 ateina baldai, o popiet – finalinis patikrinimas. Gali būti papildomas mokestis už darbą vakare ar savaitgalį, ir tai normalu. Blogiausia būtų meluoti nuomotojui, kad „tik greitai užnešim". Po tokio „greitai" gali ateiti bauda, konfliktas ir dar vienas skambutis man vidury nakties.

Kam reikalingas inventoriaus sąrašas?

Inventoriaus sąrašas nėra biurokratija, nors atrodo kaip ji. Tai paprastas žemėlapis: stalas A1, kėdė A1, monitorius A1, dėžė su dokumentais B3. Kai viskas sunumeruota, iškraunant naujame biure mažiau klausimų, kas kur dingo. Jei yra IT įranga, sąraše rašau serijinius numerius arba bent nuotraukas. Kartais klientai sako, kad „mes žinom savo daiktus". Gal ir žino, tik po perkraustymo Londonas–Kaunas atstumas jau neleidžia greitai nueiti pasižiūrėti.

Kaip sudėlioti grafiką, kai komanda dar dirba iš biuro?

Grafikas turi būti kvailai paprastas. Pirmiausia sustabdome naujų baldų pristatymus, tada IT išjungimas, tada dėžės pagal zonas, tada pakrovimas. Jei žmonės dar dirba, paliekame vieną stalą „paskutinei dienai" ir aiškiai pasakome, kad ten nieko negalima pridėti po 16:00. Kitaip kas nors atneša kavos aparato filtrus 17:55, ir viskas vėl griūva. Juokas juokais, bet tokios smulkmenos labai dažnai stabdo visą mašiną.

Kainos, maršrutai ir dokumentai

Kiek apytiksliai kainuoja toks perkraustymas?

Labai apytiksliai, nedideliam biurui iš pietų Anglijos į Lietuvą galima matyti 1 800–3 500 Eur transportui, jei telpa į vieną reisą. Jei reikia dviejų automobilių, IT specialisto, pakavimo komandos ir draudimo su didesne verte, kaina lengvai šoka į 5 000–8 000 Eur. Londonas, Mančesteris, Birmingamas – kiekvienas miestas turi savo parkavimo ir laiko niuansus. Todėl prieš kainą reikia sąrašo, ne vien „turim kelis stalus". Be sąrašo kaina yra spėjimas, o spėjimas versle retai baigiasi gerai.

Kiek kainuoja greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai?

Kaina susideda iš kilometražo, komandos, pakavimo medžiagų, draudimo, dokumentų ir to nematomo dalyko – rizikos valdymo. Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai kainuoja daugiau nei ramus perkėlimas per mėnesį, nes reikia rezervuoti žmones, mašiną ir laiko langą. Jei kažkas laukia iki paskutinės minutės, kaina auga ne dėl oro. Auga dėl to, kad reikia griebti gerus resursus, o ne tai, kas liko. Aš visada prašau bent preliminaraus sąrašo, kitaip skaičiuoju orą.

Ar kaina nuo Mančesterio tokia pati kaip nuo Londono?

Ne visada. Nuo Mančesterio iki Lietuvos maršrutas gali būti trumpesnis arba panašus, bet kaina priklauso nuo to, ar vairuotojui reikia grįžti su kita užsakymo krovinine partija. Londonas dažnai brangesnis dėl Congestion Charge zonos, leidimų, stovėjimo ir eismo. Mažas biuras Readinge kartais pigesnis už didelį biurą prie Mančesterio, bet ne dėl atstumo. Realybėje žiūriu į adresą, prieigą, laiką ir tai, ar galima palikti automobilį be galvos skausmo.

Kokie dokumentai svarbūs kelyje per Doverį / Calais?

CMR, komercinė sąskaita arba pro forma, inventorius, draudimo duomenys, kartais EORI numeris ir pirkimo dokumentai vertingai IT įrangai. Per Doverį ar Calais tikrina ne visada, bet kai tikrina, tada nori aiškumo. Jei dėžėje rašoma „office stuff", muitinės pareigūnas tikrai nenusišypsos. Geriau parašyti „used office chairs, 24 pcs" arba „used desktop computers". Daugelis problemų kyla ne dėl piktybės, o dėl tingaus aprašymo.

Kas atsakingas už PPN, CMR ir draudimą?

Pervežėjas atsako už transportą, CMR vykdymą, krovinio apsaugą ir tai, kas parašyta sutartyje. Klientas atsako už teisingą prekių aprašymą, vertę, eksporto/importo duomenis, jei jų reikia, ir už tai, kad niekas nepakabins ant vežėjo „nuostabių idėjų" paskutinę minutę. PPN klausimas priklauso nuo sandorio, įmonių statuso ir buhalterijos. Čia aš ne buhalteris, todėl tokius dalykus visada deriname su kliento finansininku. Geriau kvailas klausimas prieš reisą nei ginčas po sąskaitos.

IT, serveriai ir biuro baldai

Ar kompiuterius galima krauti kartu su stalais?

Techniškai galima, bet aš to vengčiau. Kompiuteriai, monitoriai, dokai ir laidai turi savo logiką, o stalai turi kampus, varžtus ir polinkį subraižyti viską aplink. Smulki IT įranga dažniausiai važiuoja atskirai sunumeruotose dėžėse, su putplasčiu ar antistatiniais maišeliais. Jei serveris ar darbo stotis brangi, ją vežame kaip jautrų krovinį, ne kaip kėdžių priedą. Buvo atvejis, kai „tik monitorius" pasirodė esąs 34 colių lenktas ekranas. Nuotraukos prieš pakrovimą tada labai gelbsti.

Ar įmanomas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai per savaitgalį?

Įmanomas, tik reikia žinoti kainą ir žmonių ribas. Savaitgalis Londone gali būti patogus dėl mažesnio eismo, bet pastato administracija vis tiek gali turėti savo taisykles. Reikia iš anksto rezervuoti liftą, leidimą automobiliui, apsaugos kontaktą ir iškrovimo vietą naujame biure. Jei perkraustymas vyksta penktadienio vakarą, IT komanda turi būti pasiekiama, ne „gal kažkas žinos slaptažodį". Kitaip pirmadienį visi sėdi su dėžėmis ir labai gražiais, bet neveikiančiais kompiuteriais.

Ką daryti su serveriais, jei IT žmogus sako „nespalvokite"?

IT žmogų reikia įtraukti pirmą dieną, ne paskutinę valandą. Jei jis sako „nespalvokite", paprašau bent pažymėti, ką galima liesti, ką tik išjungti ir ką vežti specialiai. Serveriai, NAS įrenginiai, tinklo spintelės ir telefono sistema dažniausiai nėra paprastos dėžės. Kartais reikia išankstinio duomenų kopijavimo, o kartais tiesiog nuimti nuotrauką prieš laidų ištraukimą. Aš nelipčiau į serverinę be jų žmogaus, nes paskui visi sako, kad „viskas buvo taip paprasta".

Kaip apsaugoti monitorius ir kėdes?

Monitorius dėžėse, originaliose jei yra, kėdes – specialiuose maišuose arba su kampų apsauga. Stalus dažniausiai išardome, bet ne visada reikia išardyti viską; kartais taip tik prarandame varžtus. Baldai žymimi pagal zonas, kad naujame biure nebūtų minios klausimų. Jei yra brangių kėdžių, pavyzdžiui, Herman Miller ar panašiai, sakau nuoširdžiai: jų negalima mesti į krūvą kaip pigių konferencijos kėdžių. Tai gali skambėti akivaizdu, bet patikėkite, akivaizdūs dalykai kartais pamirštami.

Ar baldus išsinuomotame biure galima vežti į Lietuvą?

Reikia žiūrėti nuomos sutartį. Kai kurie nuomotojai Anglijoje palieka baldus, kai kurie reikalauja grąžinti biurą tuščią, o kai kurie tiesiog sako vieną dalyką telefonu ir kitą parašo el. laišku. Todėl visada prašau patvirtinimo raštu. Jei baldai nėra kliento nuosavybė, jų vežimas į Lietuvą gali sukelti daugiau problemų nei naudos. Buvo situacija, kai klientas norėjo vežti virtuvės baldus, o paaiškėjo, kad jie priklausė pastato valdytojui. Gana nepatogu.

Rizikos, vėlavimai ir realios problemos

Kas dažniausiai griūva paskutinę dieną?

Dažniausiai griūva ne sunkvežimis, o žmonių prieiga. Viena pusė sako, kad viskas supakuota, kita pusė dar turi tris spintas dokumentų, IT laukia patvirtinimo, o nuomotojas tikrina liftą. Todėl prieš dieną darome trumpą patikrinimą: adresai, telefonai, leidimai, raktai, kas pasirašys. Jei ko nors nėra, tai išsiaiškiname prieš automobilį prie durų. Paskutinę dieną nereikia atrasti pasaulio, reikia tik patikrinti, ar pasaulis vis dar sukasi.

Ar Brexit vis dar painioja popierius?

Brexit vis dar painioja, ypač kai žmonės galvoja, kad Anglija yra „tik Europa, tik ne ES". Ne, dabar tai trečioji šalis, todėl dokumentai ir aprašymai turi būti tvarkingesni. Daugeliui verslo perkraustymų tai nėra drama, bet netvarka tampa drama. Ypač jei vežami kompiuteriai, įrankiai, demonstracinė įranga ar nauji baldai. Aš ne visada 100% žinau kiekvieno daikto muitinės niuanso, todėl vertingus ar neaiškius dalykus deriname iš anksto. Geriau per daug paklausti nei vėliau aiškintis sandėlyje.

Ką daryti, jei vairuotojas atvyksta, o biuras neužrakintas?

Tai skamba kaip komedija, bet yra labai reali problema. Vairuotojas negali palikti krovinio gatvėje ir eiti kavos, ypač Londone ar Birmingame. Reikia turėti kontaktą, kuris gali atrakinti pastatą, ir atsarginį kontaktą, nes pirmasis dažnai būna susitikime. Jei prieigos nėra, gali tekti laukti, keisti grafiką arba mokėti papildomą laiką. Todėl raktai ir leidimai yra ne smulkmena. Tai tokia smulkmena, kuri sustabdo visą reisą greičiau nei oro sąlygos.

Kaip atskirti gerą pervežėją nuo to, kuris tik kalba gražiai?

Geras pervežėjas klausia nemalonių klausimų: kiek sveria, ar yra liftas, kas išjungs serverį, kas pasirašys, kas mokės už papildomą laiką. Blogas tik sako „nėra problemų" ir tada problemos atsiranda reisą pradėjus. Žiūrėkite, ar jis turi CMR patirtį, draudimą, aiškią sąskaitą ir realų planą. Jei viskas atrodo per gražu, aš įtariu. Per 20 metų per gražūs pažadai dažniausiai kainuodavo papildomai.

Ar verta taupyti, imant pigiausią pasiūlymą?

Kartais verta, jei kalbame apie nedidelį kiekį paprastų baldų ir dokumentų. Bet pigiausias pasiūlymas dažnai reiškia, kad kažkur nėra draudimo, nėra pakavimo, nėra atsarginio laiko arba nėra žmogaus, kuris paims telefoną. Biuro perkraustyme brangu ne tik vežimas, brangu sustojęs darbas. Jei pirmadienį niekas negali prisijungti prie sistemos, sutaupyti 400 Eur neatrodo labai protingai. Aš nenoriu gąsdinti, tik sakau: kaina turi turėti kūną, ne tik gražų skaičių sąmatoje.

Po perkraustymo: grįžimas į darbą

Kada galima sakyti, kad viskas pavyko?

Kai darbas tęsiasi be teatro. Ne tada, kai paskutinė dėžė išlipa iš mašinos, o kai žmonės gali dirbti, telefonai veikia, spausdintuvas spausdina ir niekas neieško antspaudų senajame biure. Paprastai po iškrovimo darome greitą patikrinimą pagal zonas ir numerius. Jei viskas sutampa, pasirašomas priėmimas. Jei kažkas subraižyta ar trūksta, fiksuojame nuotraukomis ir CMR pastabose. Gražu nesiginčyti po savaitės, kai visi jau pamiršo, kaip dėžė atrodė.

Ar reikia pasirašyti priėmimą vietoje?

Taip, pasirašymas vietoje yra normalus ir naudingas abiems. Tai nėra nepasitikėjimas, tai tiesiog tvarka. Vairuotojas arba atsakingas asmuo pažymi, kas iškrauta, kokios pastabos yra dėl žalos, ar dėžės gautos pagal sąrašą. Jei klientas skuba, galima pasirašyti su trumpomis pastabomis, bet visiškai nieko nerašyti – bloga idėja. Paskui sunku įrodyti, ar trūko vienos dėžės, ar ji tiesiog buvo pastatyta sandėliuko kampe.

Ką daryti, jei trūksta vienos dėžės?

Pirmiausia nestatome visų prieš sieną. Patikriname numeraciją, zonas, nuotraukas, CMR ir pakrovimo sąrašą. Dažnai „trūksta dėžės" reiškia, kad ji iškrauta į kitą patalpą arba stovi už spausdintuvo. Jei po 30–60 minučių nerandame, fiksuojame, kas buvo dėžėje, ir pradedame paiešką pagal maršrutą. Kartais reikia skambinti vairuotojui, kartais tik atidaryti neteisingą kambarį. Panika nepadeda, sąrašas padeda.

Kaip sutvarkyti atliekas ir senus baldus Anglijoje?

Jei Anglijoje lieka senų baldų, dokumentų šukavimo mašina ar dėžės, tai reikia sutarti prieš reisą. Galima užsakyti atliekų išvežimą, perdirbimą arba grąžinimą nuomotojui, bet ne visi pervežėjai tai daro. Be to, komercinės atliekos turi būti tvarkomos legaliai, ne „palikom prie konteinerio". Buvo atvejis, kai klientas norėjo palikti 20 kėdžių, o pastatas už tai atsiuntė sąskaitą. Smulkmena, kol tampa sąskaita.

Ar po tokio perkraustymo dar reikalinga pagalba pirmą savaitę?

Man dažnai atrodo, kad taip. Bent jau pirmą savaitę reikia žmogaus, kuris gali atsakyti į klausimus be panikos. Kur dėti tuščias dėžes, kas imsis grąžinimo, ar reikia pervesti likusius baldus, kaip tvarkyti garantinius atvejus – visada atsiranda smulkmenų. Galima susitarti dėl papildomo vizito arba nuotolinio koordinavimo. Verslui patogumas nėra tik perkelti daiktus iš taško A į B. Tai grįžti į darbą be jausmo, kad biuras vis dar yra kelyje.

Išvada

Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos verslui patogiai įmanomas, bet tik tada, kai terminas, sąrašas, dokumentai, IT ir iškrovimo vieta sutvarkyti prieš automobilį prie durų. Nereikia viską daryti idealiai, reikia daryti aiškiai. Duokite pervežėjui adresus, aukštus, kontaktus, inventorius, leidimus ir sąžiningą vertę. Jei kas nors sako „nieko ten nėra", tikrai yra. Geriau tai išsiaiškinti ramiai, kol dar galima pakeisti planą.