Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos: praktinis vadoras be saldumo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, matavau viską – nuo vieno biurėlio perkėlimo iki didelių korporacijų, kurios nutylėjimai užsifiksuodavo naktį. Anglija yra specifiska rinka, ten dirbo daugelis mūsų bendruomenės žmonių, tačiau kai ateina laikas grįžti ar tiesiog perkelti verslo į Lietuvą, prasideda chaosas. Dažnai klientai klaudo apie greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos, tiki, kad tai įvyks per dvi dienas be jokių rūpesčių, tačiau realybė yra kiek griežtesnė. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – muitinės, dokumentai, arklių gandai, o štai ir tą patį sekmadienį vairuotojai negali važiuoti. Čia ne apie idealias brošiūras, o apie tai, kaip iš tiesų atrodo pilnas processas ir kodėl reikia planuoti bent šiek tiek į priekį.

Kaip prasideda viskas ir kodėl visada skubama

Kiek iš tikrųjų trunka toks greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos procesas?

Tai klausimas, kurį girdžiu kas antrą kartą.žinau, kad visi skuba, bet anglų keliai, keltai ir Doverio uostas nebus niekada pažangi. Įprastas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos užtrunka nuo trijų iki penkių dienų nuo to momento, kai mes pakrauname paskutinę dėžę iki pat pristatymo į Vilnių ar Kauną. Tačiau, jei jūsų biuras yra kur nors šiaurės Anglijoje, prie Šekspyro ar net Glazge, pridėkite dar dieną vienam keliui. Viskas priklauso nuo to, kiek gerai suruošiate dokumentus ir ar mum pavyksta išvengti eilių pasienyje, kas, tiesą sakant, yra kaip loterija. Kartais pasitaiko, kad viskas nueina smagiai ir greitai, o kitą kartą užstrigsite 10 valandų Kent’o muitinėje dėl vienos blogai užpildytos eilutės CMR sąskaitoje.

Ar tai įmanoma padaryti per savaitgalį t.y., penktadienį - sekmadienį?

Realiai? Ne. Nors reklamuojamas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos kaip sprendimas visiems, savaitgaliai yra problema. Vairuotojai turi poilsio režimus, o keltai turi savo grafikus, kurie nėra pritaikyti jiems važiuoti 24/7. Esu matęs atvejų, kai klientas norėjo, kad jį iškraustum sekmadienį ryte Lietuvoje, tačiau vairuotojas tiesiog fiziškai nebegalėjo vairuoti. Todėl dažniausiai planuojame taip, kad krauname trečiadienį-ketvirtadienį, o pristatyme paskutinęsavaitės dieną arba pirmadienį. Jums šiaip ar taip reikės susiderėti dėl laiko, jei norite, kad viskas vyktų teisėtai ir saugiai. Nenumanau, kad norite, kad jūsų kompiuterius vežtų mieguistas vairuotojas.

Kokios yra realios kainos šiomis dienomis?

Noriu kalbėti atvirai. Kainos šoktelėjo ne už detergentų, o už degalus, kurie Anglijoje yra brangesni nei čia, ir dyzelino. Taip pat, po „Brexit“, reikia mokėti už muitinės brokerio darbą – tai papildomi 100-200 svarų. Jei ieškote pigiausio varianto, kuris nieko nedaro, tik pristato, tai galite rasti ką tik atvykusį vairuotoją su „furgonu“, bet rizikuosite. Kvalifikuotas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos, su draudimu, pakavimu ir garantijomis, kainuos nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Niekas nesakys, kad tai pigu, bet sugadinta technika kainuos dar brangiau, kai ji atkeliaus į Lietuvą sulaužyta.

Ką daryti, jei biure yra labai daug jautrios technikos?

Čia nebus paprasta. Serveriai, dideli monitoriai, spausdintuvai – tai ne baldai, kuriuos galima tiesiog pastumti. Mes turbūt reikės specialių dėžių, vadinamų „anti-static“ dėžių, o galbūt ir specialios transportavimo pakylos. Vienas mano klientas Londone nusprendė taupyti ant dėžių ir serverius užvyniojo į paprastas senas duonkesnės dėžes (tiesą sakant, taip ir buvo). Rezultatas? Du serveriai nebeuvojo. Jei kalbame apie greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos, technikos apsauga yra pusė darbo. Turite tiksliai nurodyti, kas yra kiekviename kambaryje, o mūsų komanda turi atvykti su užpildomis medžiagomis, ne tik su kėdėmis.

Ar įmanoma susitarti dėl įkrovimo vakare, kai darbuotojai išeina?

Tai būtų idealu, bet... (pataisau – ne visada įmanoma su mūsų vairuotojais). Anglijoje dauguma beių yra privatžemių, o tos vietos neturi leidimų stovėti sunkiasvoriams sunkvežimiams po 18:00 valandos. Kartais turim žaisti su laiku – užsukame prieš pat uždarant, bet tai rizikuojame, kad muitinės dokumentai neužpildomi laiku. Tiesa, yra mažesnių sunkvežimių (7.5 tonų), kurie gali važiuoti į miesto centrus be apribojimų, bet jie talpina mažiau. Jei reikalingas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos naktį, tai reikš specialų leidimą iš savivaldybės, o tai papildomi laukimai ir pinigai, kuriuos nemenai klientai moka netikėdami.

Anglija, Muitinės ir Nepaisyti "Smulkmenos"

Ar tikrai reikia EORI kodas, ar tai tik pokštas?

Nepokštas. Be EORI kodo (juk jums jis reikalingas jei esate registruota įmonė), jūsų krovinią tiesiog neišleis iš Anglijos arba neįleis į Lietuvą. Buvo atvejis, kai vienas verslininkas galvojo, kad kadangi jis perneša tik savo asmenines daiktams iš biuro, tai kodas nereikalingas. Jis praleido savaitgalį uoste su vairuotoju, kol mes sprendėme problemai su brokeriais. Štai kodėl aš visada klyjuoju prie sienos, kai girdžiu „aš tikrai manau, kad nereikia“ užsiregistruoti. Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos neprasideda vairuotoju, o prasideda tuo, ar jūs turite teisingusodus prieš uostus.

Kas vyksta su PVM (VAT), kai vežame įrangą į Lietuvą?

Tai sudėtinga dalis. Jeigu jūsų įmonė Lietuvoje turi PVM kodą, tuomet galime taikyti 0% PVM tarifą perkraustant tarp ES šalių (nors Anglija jau ne ES, tačiau yra specifinės taisyklės). Reikės pateikti eksporto sąskaitas-faktūras. Visada prašau klientų patikrinti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojų ir logistikos žmogus, o ne mokesčių konsultantas. (Palygink, prieš metų vienas klientas mums mokėjo PVM už perkėlimą Anglijoje, o Lietuvoje turėjo deklaruoti atvirkščiai). Nesumaišykite taisyklių, kitaip Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) gali labai suinteresuoti jūsų pavedimus.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną seną stalą?

Formaliai – taip. Jeigu daiktų vertė viršija tam tikrą ribą (tarkim, 1000 eurų), tai turi būti deklaruojama kaip prekės. Klientai dažnai sako „tai gi senas stalas, jo vertė nulis“. Muitininkas to nesupranta – jam tai yra used furniture, kuri turi rinkos vertę. Vieną kartą mums bandė paversti į Lietuvą visą biuro inventorių be Veryfying dokumentų (soriūs, supainiojau kalbą). Be vertinimo. Galų gale teko mokėti didelius mokesčius, kadangi buvo nustatyta naujakurių kainų lygmuo. Norint išvengti to, visus daiktus reikia įrašyti į krovinių manifestą (packing list) su apytikslėm kainom.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jūs turite pasirūpinti savo duomenimis. Mes, žinoma, užrakiname kibirus, bet vairuotoją sustabdant uoste ar každur, gali būti patikros. Nėra nekas, kad muitinė pareigūnas nori pamatyti, kas yra dėbėse. Jei turite labai slaptų dokumentų, geriau juos vežti sau su savimi (rankiniame bagaže) arba naudoti specialių saugumo transportavimo paslaugas. Paprastas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos nenumato personalo sargybinių, kurie lydi krovinių nuo durų iki durų. Užsibrėžkite ribas – kas važiuoja su vairuotoju, ir kas keliauja su jumis lėktuvu.

Ar Anglijoje dirbantys brokerius mums padės?

Taip, ir tai beveik privaloma. Anglijos brokeriai (Customs clearance agents) žino visus niuansus, pvz., ką daryti, jei krovinyje yra maisto arba gyvūnų (kaip biuro augintiniai). Jie taip pat gali padaryti „Entry summary declaration“, be kurio neišvažiuosit. Aš asmeniškai visada rekomenduoju pasirūpti brokeriu anapus Lamanšo, nes jei kas nutiks, jei klaida – jie gali greitai tai ištaisyti vietiniu lygmeniu. Be jų, greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos tampa viena dideliu nervų lūžiu.

O dėl draudimo? Jis veikia abiems pusėms?

Draudimas turi daryti kroviniams tarp šalių – „CMR Insurance“. Tačiau jis dažniausiai dengia tik tikrus įvykius, pvz., avarijas ar gaisrus, bet ne dėžių, kurios buvo blogai supakuotos. Prisimenu vieną situated (va, kas jums aš dabar kalbu? - situaciją), kai klientas pareiškė, kad jo prasto stalo koja sulūžo. Draudimo kompanija atsiuntė ekspertą, kuris pasakė, kad stalas buvo senas ir nebuvo fiksuotas kelyje. Nepavyko gauti kompensacijos. Tikrinsite dėžes kartu su vairuotoju – pasirašykite „pakrovimo aktą“, kad nebūtų nesusipratimų vėliau.

Organizaciniai iššūkiai ir „Blogos“ dienos

Ką daryti, jei Anglijoje lietja? Ką su dėžėmis?

Anglija – žinoma dėl savo orų. Jei turite laukiamą krovimą, o lauke pamačius lietų visą dieną, tada susidaro keletas problemų. Dėžės, ypač jei jos ne tvarkos, gali prakiuri. Nors dauguma vairuotojų turi tentus, bet įkrovimo metu dėžės būna atviros. Patariu tur�ti paslėptas plastikines uždangas arba stogą laukiam. Vieną kartą Sheffield’e turėjome toką audrą, kad buvo tiesiog neįmanoma nieko nešti be to, kad viskas būtų sušlapusi. Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos tampa šiek tiek lėtesnis, kai turime laukti, kol pasigeria. Planuokite atsarginę dieną.

Ar vairuotojai moka lietuviškai?

Didžioji dalis mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, tačiau ne visada. Kai kurie yra vietiniai britai arba lenkai. Jei jums svarbu, kad vairuotojas suprastų specifinius nurodymus („ne stumk tą dėžę ten turi stiklas“), geriau iš anksto pasakykite mums. Mes paskirsime lietuviškai kalbantį žmogų. Net ir esant kalbos barjerui, dažniausiai viskas susitvarko rankų kalba, bet stresui mažinti geriau, kai supranta vienas kitą. Nemanau, kad norite aiškintis aštriais gestais tų 2000 eurų vertės spausdintuvo padėties.

Kas nutinka, jei vairuotojas susiduria su technine gedimu?

Tai blogiausias siubarijus. Vairuotojas gali užgęsti variklis arba pradėti nutekėti alyva, tai reiškia, kad jūsų krovinys stovės. Dažniausiai stengiamės išsiųsti pagalbą, bet tai užtrunka. Jei įvyks nenumatyta situacija Anglijoje, ir perkraustymas bus atidėtas dienai-dviems, jums reikės turėti planą B. Ar jūsų darbuotojai gali dirbti iš namų? Ar turite laikiną vietą? Idealus greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos numato ir variantą, kad kam nors teks laukti. Deja, toks yra gyvenimas.

Ar galima sutvarkyti „šluotą“ tuščias dėžės?

Galima, bet už tai papildomai mokama. Daugelis klientų po perkraustymo būna pavargę ir nori tiesiog palikti visas dėžes kur nors. Tačiau mūsų vairuotojai turi važiuoti toliau, jie negali vežti šiukšlių atgal į Angliją į kitą užsakymą. Mes galime išvežti dėžes į perdirbimo centrą Lietuvoje už mažą mokestį arba jas sudaužyti. Vienas klientas norėjo, kad mes padėtume jam surinkti baldus iš dėžių, kas nėra įtraukta į standartinę kainą – buvo nemaža diskusija dėl to.

Ar yra kažkokie draudžiami daiktai?

Žinoma. Degalus, sprogmenys, gyvūnai (be dokumentų), kai kurių rūšių maistas, vaistai be receptų. Kartą bandėme perkelti didelę biuro vyno kolekciją (kaip dovanų). Pasirodė, reikia specialaus alkoholio licenzijavimo, jei viršijamas tam tikras kiekis. Aš, tiesą sakant, nebužinau (taip vėl savo nežinojimą parodau) tikslios ribos toje metu, tai teko atiduoti dalį vairuotojui, o dalį palikti. Geriausia iš anksto paklausti, ką draudžiama, kad nebūtų nemalonumo pasienyje.

Kaip susitarti dėl parkavimo Londone?

Londonas – parkavimo košmaras. Jei jūsų biuras yra centro zonoje (Congestion charge area), reikės mokėti už važiavimą. O jei ten nėra vietos sunkiasvežiamui stovėti, gausite baudą. Mums kartais teikia klientai „parking permits“, kurias reikia užkabinti ant langų. Be to, Londono savivaldybės labai griežtos – nešokite su jomis. Jei planuojate greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos tiesiai iš miesto centro, pasirūpinkite vieta arba leidimu užimti kelią bent valandai. Pinigai už tai nederėti su gauta bauda.

Kas daro mus, kad paslauga būtų „Greita“?

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, mes turime pakavimo komandą, kuri gali atvykti prieš dieną arba tą pačią dieną anksti ryte. Tai užtikrina, kad vairuotojas nebus laukia, kol jūs bandote suvinėti paskutinę kompiuterio pelę. Profesionalus greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos įtraukia ir tai, kad mes viską pažymime, užrašome, kad niekas nepasimestų. Jums nereikės rūpintis popieriumi lipdukais. Patartina paruošti „Inventory list“ (inventoriaus sąrašą) iš anksto, tai greitins darbą kelias dienas.

Kokius autobusus naudojate?

Naudojame įvairiausius – nuo „Luton“ tipo furgonų, kuriuos lengviau važiuoti miestuose, iki 40 pėdų sunkvežimių su tentu (TIR). Jei jūsų biuras turi labai daug baldų ir aš tuos, tuos didelius seifus, tikrai reikės didelio sunkvežimio. Jeigu tik keletas dėžių – mažesnio. Tačiau dėl kainos geriau viena didelė mašina negu po tris mažus važiuojančius į Lietuvą. Logistika anglu keliais yra tokia, kad kuo mažiau mašinų, tuo mažiau galvos skausmo su įvykiais.

Ar sekite krovinius realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS seklius. Tačiau vairuotojai dažnai užmiršta įjungti arba eina į sritis, kur nėra signalo (pvz., kalnuose Velse). Gali būti, kad kadangi jie vairuoja ilgai, nėra laiko rašyti žinutes. Mes esame susisiekę, bet ne visada galime pasakyti „jis bus po 15 minučių“. Protingiausia susitarti su vairuotoju tiesiogiai, kai jis artėja prie Lietuvos sienos. Nors skelbiame, kad stebėjimas yra, realybėje kartu su klientu tenka šiek tiek palaukti atsakymo.

Kaip elgsitės, jei Lietuvoje reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Tai dažna situacija. Naujieji biurai neretai vėluoja su remontu. Turime sandėlius Vilniuje ir Klaipėdoje, kur galime palikti daiktus savaitę ar dvi. Tačiau tai kainuoja. Jei jūsų greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos yra planuojamas neapsižiūrėjus galų, turime pasirūpinti ir laikinąjį sandėliavimą. Geriau tai sužinoti iš anksto, nei stovėti prie užrakintų durų su pilnu sunkvežimiu ir galvoti, kur dėti stalus.

Ar priimate mokėjimus grynaisiais arba sąskaita?

Mums labiau patinka sąskaitos-faktūros ir bankiniai pavedimai, nes viską galima užfiksuoti. Anglijoje pervedimai iš „Lloyds“ ar „HSBC“ į Lietuvą gali šiek tiek užtrukti (1-2 darbo dienas). Vieną kartą klientas mokėjo vairuotojui grynaisiais Anglijoje, bet pamiršo pridėti PVM dalį sąskaitoje, tai teko gaišti laiką su ištaisymais. Geriausia sutarti iš anksto apie mokėjimo sąlygas, kad nereiktų ieškoti bankomato uosto apylinkėse.

Ką daryti, jei dėžė paslysta sugadina grindis?

Esame atsakingi už žalą, kurią padarome. Tačiau reikia įrodyti, kad tai buvo mūsų kaltė. Jei grindys buvo jau silpnos arba klientas nurodė netinkamą kelią, tai gali būti komplikacijų. Visada prašome pažymėti kritines vietas. Vienas klientas Londonas neleido mums naudoti „pallet jack“ (keltuvo), tad teko nešti rankomis, kas buvo lėčiau. Dėl to greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos užtruko ilgiau nei planavome. Bendradarbiavimas yra pagrindas.

Ar galime pasitarti dėl biuro išplanavimo prieš atvykstant?

Žinoma. Su atvykusia komanda ar su vairuotoju galite pasitarti telefonu. Jis gali užfiksuoti, kur reikia statyti didelius spintus. Tačiau nereikia tikėtis, kad jie bus interjero dizaineriai. Jie vairuotojai, ne architentai. Kaižings (pataisau – kai kurie) yra labai patyrę ir iš karto pamato, kur geriau stumti, tačiau geriau turėti piešinį. Tai greičiau padarys darbą. Jeigu turite sudėtingą biuro planą, nusiųskite mums nuotraukas iš anksto.

Kaip elgtis su dėmėmis ant grindų ar siuvine?

Jei pastebėsite, kad po perkraustimo atsirado puru ar dėmės, praneškite iš karto. Neaiškios skundai po savaitės nėra priimami. Mes nėra valymo kompanija, bet jei padarome žalą, išvalysime arba sumokėsime už valymą. Tačiau jei biuras buvo nešvarus iki mūsų atvykimo (o taip būna, kai žmonės išsikrauna paskutinią minutę), tai ne mūsų kaltė. Tarkime, tai dalis kainos – uždarome duras ir einam toliau.

Ką daryti, jei reikia išsiųsti atgal dalį daiktų į Angliją?

Tai galima. Mes darome ir return shipments (grąžinamus siuntas). Tačiau vėlgi – muitinės procedūros. Jei jūsų biuras Lietuvoje nusprendžia, kad dalis baldų nereikalinga, mes galime juos vežti atgal. Tačiau tai jau bus kitas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos (tik atvirkščiai), kurį reikia planuoti atskirai. Negalima tiesiog užmesti likučių į mašiną ir sakyti „nuvažiuok atgal“, turi būti sutarta.

Ar jūsų įmonė turi atlikti didelių korporacijų perkraustymus?

Taip, darėme ir kelis šimtus dėžių, ir sub-komandos iš London City į Zarasų gatvę. Tai didelis operacijas. Reikalaujama geresnės koordinacijos, dažniausiai darome „project plan“. Tačiau principai tos pačios – geros dėžės, tvarkingas sąrašas, ir sąžiningas pokalbis apie laikus. Nieko magiško čia nėra, tiesiog reikia daugiau rankų ir didesnės mašinos.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nepatartina. Rinkis patikimą. Biržose yra daug „one-man-show“ įmonių, kurios pasiūlo neįtikėtinai mažas kainos. Kai kas iš jų gerai dirba, bet dauguma baigiasi taip, kad jie sugenda puse kelio arba pasislepia su užstatu. Manau, kad verslas peržengia jūrą, tu perkeliate savo gyvenimo darbą. Tikiuosi, kad jus nėra įpareigoti būtinai rasti pigiausią, o geriausią – toks yra mano patarimas.

Ar būtina pirkti naujas dėžės ar galima naudoti naudotas?

Galima naudoti naudotas, jei jos tvirtos. Tačiau, jei jos sugedusios, gali neištverti svorio. Mes dažnai parduodame naujas dėžes, kurios po to gali būti naudojamos jūsų naujame biure sandėliavimui. Tai investicija į saugumą. Pervežant per Angliją (kur keliai būna nelygūs), dėžės patiria daugiau vibracijos nei čia. Taigi, geriau pasidaryti tvirtai.

Kaip užtikrinti, kad svarbiausios dėžės bus iškrautos pirmiausia?

Pažymėkite jas ryškia spalva, pvz., raudona lipduku „VIP“ arba „Atidaryti PIRM“. Prašykite vairuotojo, kad jis pastumtume jas prie galinės mašinos durų. Tai smulkmena, bet padeda labai. Kai iškrenta 50 dėžių, paskutinė dalyka, kurią norite daryti, yra ieškoti tos su kompiuteriais, kai vairuotojas jau skuba į kitą užsakymą.

Kas nutinka, jei randate trūkstamus daiktus po iškrovimo?

Skambinkite mums nedelsiant. Mes tikriname dokumentus, kalbame su vairuotoju. Kartais tai įvyksta dėl to, kad daiktas užkliuvo tamsoje kambario kampe arba buvo užrašytas į kitos dėžės sąrašą. Esu matęs atvejų, kai klientas panikavo, kad dingęs serveris, o jis stovėjo priešais namus nepridengtas drobės. Patikrinkite gerai prieš skambinant.

Kodėl verta pasirinkti būtent mūsų komandą?

Nes mes žinome, kur angliškas reikalai su „customs“. Mes ne tik pervežame, mes padedame išvengti tų problemų, apie kuriuos jūs net nesusimastumėte. Dirbame jau ilgai, matome ne tik ofisinį spindulį, bet ir kur mūsų vairuotojai pietauja. Greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos mums nėra tik frazė svetainėje, tai kasdienė rutina su visais jos maloniais ir nepasisekimo momentais. Norite pajusti kvieti? Susisiekite.

Trumpa išvada

Taigi, perkraustant biurą iš Anglijos, svarbiausia ne tas greitis, o pasiruošimas ir dokumentai. Nors reklamuojamas greitas biuro perkraustymas iš Anglijos paslaugos ir atrodo kaip paprastas maršrutas iš taško į tašką, realybje susiduriame su muitinės, kelių ir orų nenumatytais netikėtumais. Jei tikėsitės profesionalų ir nebandysite viską padaryti „iki vakar“, viskas gerai sueis. O jei bandysite taupyti ant dėžių ar dokumentų – gali tekti mokėti dvigubai. Saugaus kelio!