Greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus: praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų operacijų iki tokių chaoso scenarijų, kuriais norėtų neįsivaizduoti net blogiausias klientas. Dažnai žmonės sako, kad jiems reikalingas tiesiog greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus, tačiau retai supranta, ką tas „efektyvus“ iš tikrųjų reiškia logistikoje. Tai ne tik greitas vairuotojo paspaudimas ant dujų pedalo. Čia kalbame apie dokumentus, Brexit niuansus, kuriuos visi pamiršo, ir apie tai, kad Jungtinės Karalystės keliai nėra tokie patys kaip Lenkijoje ar Vokietijoje. Jei norite išvengti naktinių skambučių ir dingusių dėžių, turite žinoti keletą dalykų, kurių neįrašys joks standartinis pasiūlymas.

Pasiruošimas, kainos ir biudžeto planavimas

Kiek užtrunka toks greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus?

Tai labai priklauso nuo to, ką vadinate „greičiu“. Jei tai tik keletas dėžių su dokumentais, tai galėtume tai nuveikti per dvi dienas, jei vairuotojai nepails. Tačiau pilnam biurui su baldais ir technika, įskaitant pakrovimą ir iškrovimą, skirkite mažiausiai penkias septynias darbo dienas. Nepamirškite, kad greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus reikalauja ir vairuotojo poilsio laiko – jis negali važiuoti 24 valandas be sustojimo, nors kai kas bando taip daryti. Tai ne tik legalus dalykas, bet ir saugumo klausimas, nes ant greitojo kelio A2 ar M25 įvykiai nutinka greitai.

Ar brangiau rinktis didelę, žinomą pervežimo firmą?

Ne visada, nors dažnai manoma, kad didelės firmos garantuoja kokybę. Aš mačiau ir milžiniškų kompanijų sudaužytus serverius ir mažų, bet šeimų valdomų įmonių, atliekančių darbą idealiai. Didelės firmos turi daugiau resursų, bet jos dažnai yra biurokratiškesnės – jei kažkas suklys, gali prarasti laukę sprendimo. Mažos firmos dažnai lanksčiausios, jei randate patikimą vadovą. Tik patikrinkite, ar jie turi realių atsiliepimų, o ne ne tik pirktų „penkių žvaigždučių“ portaluose.

Kaip apskaičiuoti apytikslę kainą be aiškiaus sąmatos?

Žiūrėkite į krovinių tūrį kubiniais metrais ir atstumą. Vidutiniškai pervežimas iki Londono ar Mančesterio gali kainuoti nuo 1,5 iki 3 tūkstančių eurų už mažesnį biurą, jei tai dalinis krovinys, kai kelyje yra ir kitų užsakymų. Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL), skaičiuokite nuo 4 tūkstančių. Taip pat prisidėl kuro rinkos, kurios šiuo metu... šiek tiek šokinėja (nors stabilėja). Nepamirškite papildomų mokesčių už pakyros Jungtinės Karalystės uostuose ar „Eurotunelio“, tai visada pridedama prie galutinės sumos.

Ką daryti, jei biure ypač daug įrangos ir serverių?

Tai jautriausia vieta. Negalite tiesiog įmesti serverio į dėžę ir padėti ant grindų. Būtina speciali pakavimo medžiaga, putos, tvirtinimo diržai. Geriausia, jei technika išjungta ir paruošta dar Lietuvoje – vairuotojas ne technikas, jis nežinos, kaip teisingai atjungti sudėtingas kabelių giros. Vieną kartą matytau situaciją, klientas palijo maitinimo šaltinį, nes išjungė kompiuterius per vėlai, o vėliau kaltino mus už drebėjimą kelyje. Gerai, kad ne užsidegė visa sistema.

Ar verta taupyti ant pakavimo medžiagų?

Absoliučiai ne. Tai viena iš didžiausių klaidų. Nupirkęs pigias dėžes iš prekybos centro, kurios sugriūva, kai ant jų uždedate 20 kilogramų knygų, jūs praradote pinigus. Greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus negali vykti be kokybiškų dėžių, burbulių plėvelės ir pakavimo juostos. Patirtis rodo, kad ant pakavimo reikia skirti apie 10-15 proc. viso biudžeto, kitaip rizikuojate, kad vairuotojas atsisys vežti „krumelius“.

Kaip susitvarkyti su smulkiomis biuro reikmenimis?

Susirinkite visus pieštukus, klišės ir smulkmenas į mažas dėžutes ir tuomet jas sudėkite į vieną didelę dėžę. Jei išmesite visą į vieną didelę dėžę be segregacijos, tai taps košmaru paskesnio iškrovimo metu. Vienas klientas taip padarė ir mums teko praleisti pusę dienos tiesiog rūšiuojant his ir popierius, o tai laikas, už kurį jis mums neturėjo mokėti.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ realybė

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Sąrašas ilgas, bet pagrindiniai yra CMR konosamentas, prekių sandėliavimo ir pervežimo sutartis, taip pat TIR dokumentas (jei naudojama). Dabar, po „Brexit“, būtinas ir EORI numeris, nors dažnai klientai net nežino, kas tai yra. Be to, reikia tikslaus inventoriaus sąrašo su verte – muitinėj Anglijoje be jo nepraleis. Jei ten bus parašyta „biuro daiktai“ be išskaidymo, galite laukti patikros valandų valandą.

Ar mums tikrai reikia muitinės brokerio Anglijoje?

Manau, kad taip, bent jau pirmą kartą. Galit bandyti patys, jei turite laiko ir kantrybės studijuoti HMRC (britų mokesčių tarnybos) svetainę, bet ten viskas pasikeičia kas mėnesį. Brokeris padės su išankstine deklaracija (Entry Summary Declaration), kuri privaloma. Aš asmeniškai nebūčia rizikavęs čia be profesionalo, nes viena klaida gali uždelsti krovinį kelias dienas, o laikas – tai pinigai.

Kas vyksta tiesiogiai sienoje ar uoste?

Tai viena įtampiausių vietų. Vairuotojas turi pateikti dokumentus, o britų pareigūnai gali nuspręsti patikrinti krovinių. Jei dokumentuose nurodyta kita prekių verte ar rūšis nei realybėje, bus baudos. Kartais viskas vyksta sklandžiai, vairuotojas tik parodo pasą ir važiuoja toliau, bet retkarčiais užstringa dėl papildomų patikrų, ypač jei pervežate techniką, kuri gali būti identifikuojama kaip galimas pavojus arba nelegali prekė (kaip, žinoma, nelegaliai vežami alkoholiniai gėrimai, ką kartais bando padaryti ne sąžiningi vairuotojai).

Ar galima vežti senus biuro baldus į UK?

Taip, galima, bet yra tam tikrų apribojimų, susijusių su medžiagos kilmės sertifikatais, ypač jei tai seni odos baldai ar mediniai daiktai, galintys turėt Kenėjų (vabzdžiai). Britai labai griežti dėl sanitarijos. Jei baldai yra labai seni, supuvę, gali būti neleista juos įvežti be specialaus valymo sertifikato. Geriau iš anksto pasiklausti brokerio arba fotografuoti baldus ir siųsti nuotraukas peržiūrai.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų kelionės metu?

Tai blogiausias scenarijus. Jei trūksta inventoriaus sąrašo, gali tekti jį rašyti kelionės eigoje (kas neįmanoma) arba grįžti atgal. Kartais, jei trūksta mažų dalykų, pvz., vieno dėžės aprašymo, muitininkas gali leisti praeiti su įspėjimu arba raštu, kad turi atsiųsti vėliau el. paštu, bet tai priklauso nuo pareigūno nuotaikos. Aš visada sako savo vairuotojams – jei ko nors trūksta, skambink man iš karto, bandysim išspręst per telefoną su klientu.

Ar vairuotojas moka kokius nors mokesčius uoste?

Taip, uosto mokesčiai ir galbūt krovos darbų mokesčiai (jei krovinys perkeliamas kitu transportu). Taip pat yra „Clean Air Zone“ mokesčiai kai kuriuose miestuose, jei vairuotojas važiuoja senesniu sunkvežimiu. Tai dažnai būna nemalonumas – vairuotojas atvyksta į sandėlį, o jo reikalauja sumokėti 100-200 svarų už įvažiavimą į Londono zoną, kurį neiš anksto sumokėjo.

Kelionės eiga, vairuotojai ir logistikos potvyniai

Kokį sunkvežimį geriausia rinktis biuro perkraustymui?

Jei tėra nedidelis biuras, 3,5 tonų sunkvežimis gali užtekti, tačiau jo vairuotojui nereikia C vairuotojo pažymėjimo (tik „95“ kodas), o tai gali leisti taupyti. Bet didesniam biurui reikės 7,5 arba 16 tonų sunkvežimio su liftu. Be lifto iškrovimas Anglijoje, kur dažnai nėra kranų prie sandėlių, tampa labai brangus ir lėtas. Pasirinkite mašiną su „tailed lift“ – tai pakyla užpakalyje.

Ką daryti, jei naujieji biuro patalpose neteisinga įėjimo aukštis?

Tai klasika. Vieną kartą atvažiavome į Londoną, o vartai buvo per žemi. Teko iškrauti dalį dėžių gatvėje, o sunkvežimį nuleisti oro pakabą (kas techniškai galima, bet rizikuota). Visada išmatuokite aukštį ne tik durų, bet ir rampos. Jei abejojate, pasakykite mums iš anksto – atsiųsime mažesnę mašiną, pvz., „Luton“ tipo sunkvežimį, kuris yra žemesnis, nors turi mažiau vietos (t.y. talpos).

Ar galima planuoti atvykimą į UK savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja brangiau. Anglijoje dauguma sandėlių ir biurų dirba nuo pirmadienio iki penktadienio, 8-17 val. Jei norite atvykti šeštadienį ar sekmadienį, reikės užtikrinti, kad vietos sandėlio ar biuro atstovas bus ten su raktais. Be to, kai kuriems vairuotojams reikia mokėti papildomai už darbą poilsio dienomis. Geriau derintis su atvykimo data, kadangi greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus reiškia ir tai, kad kas nors jums ten laukia.

Kaip sekti kroviniui, kai jis jau važiuoja?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas, kurias matome. Galime siųsti nuorodą klientui, kur matyti, kur mašina yra realiu laiku. Kartais signalas dingsta tunelyje arba toli šiaurėje Škotijoje, ten kur tik kalnai ir avis, bet dažniausiai sistema veikia patikimai. Nepanikuokite, jei mašina stovi vietoje valandą – gali būti pakyros ar tiesiog vairuotojas turi privalomą poilsį.

Ką daryti vairuotojui, kai jis laukia iškrovimo?

Jei iškrovimas vėluoja dėl kliento kaltės (pvz., dar neparengė vietos), vairuotojui mokamas laukimo mokestis. Jis gali eiti pailsėti į kabinoje (ten yra lova), bet jis negali būti priverčiamas dirbti virš valandų normų. Vienas klientas bandė maitinti vairuotojus picą, kad jie dirbtų be poilsio, bet mes tai draugiame. Vairuotojas privalo atsipalaiduoti, kitaip jis taps pavojus kelyje.

Ar saugu duoti vairuotojui vertingus daiktus pinigais?

Nerekomenduočiau. Nors dauguma mūsų vairuotojų – sąžiningi žmonės, kurie dirba metais, visada yra rizika. Ypač jei tai ne mūsų nuolatinis vairuotojas, o samdomas iš kitos šalies. Pinigai ir brangiausia technika turėtų būti vežami atskirai, arba uždaryti į seifą, kurį vairuotojas negali atidaryti, arba juos reikia vežti asmeniškai.

Problemų scenarijai ir realios rizikos

Kas, jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais?

Tai baisiausia, kas gali nutikti. Taip nutiko vienai įmonei Vilniuje – dėžė su sutartimis nukrito iš sunkvežimio paskutinėje stotyje prieš Londoną. Radome ją tik po savaitės „prarastų daiktų“ sandėlyje. Kadangi greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus yra mūsų tikslas, visada raginu dokumentus nevežti su kroviniu, o juos vežti asmeniškai arba nuskaityti ir turėti debesyje.

Kokios dažniausios problemos su kelių eismo sąlygomis UK?

Anglijoje kairysis važiavimas – tai paprasta, bet žiedelių (roundabouts) gausa gaišina laiką, jei vairuotojas tenka pirmą kartą. Be to, daugybė vaizdo kamerų, kurios fiksuoja greitį ir vaziavimą juostomis, kurios nėra aiškios. Turiu omenyje, kad dažnai vairuotojai gauna baudas paštu po mėnesio, nes nežinojo, kad negalima važiuoti tam tikroje juostoje. Tai neabejotinai didina sąnaudas.

Ar visada atvykstama laiku?

Būčiau melagis, jei pasakyčiau, kad visada. Yra faktorių, kurių negalima valdyti – avarijos, užtūsusios magistralės M25 (kas ten nutinka kasdien), blogas oras. Jei jums reikalingas greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus ir turite standartinį artimiausios susitikimo su klientais laiką, geriau planuokite atvykti diena anksčiau. Svarbiausia – komentuokite vėlavimus iš karto, kad žmonės nebegaišto laukia.

Kas daryti su draudimu, jei kažkas pasidaužo?

Viskas turi būti užfiksuota. Vairuotojas turi užpildyti „protokolą“ (damage report) vietoje ir jį pasirašyti. Jei pasirašote, kad visas geri, o vėliau pareiškiate, kad stalo koja sulūžo, draudimo kompanija nieko nesumokės. Aš vieną kartą praradau 200 eurų, nes klientas pasirašė dokumentus be patikrinimo, o vėliau rado sulaužytą monitorių. Dabar draudžiu vairuotojams išvykti be parašo.

Ar galiu veži maistą iš biuro virtuvės?

Tai sudėtinga. Britai labai griežti dėl maisto produktų importo, ypač mėsos ir pieno produktų. Jei tai yra dėžė su uždaromis konservėmis ar sausa maisto produktais, tai paprastai praeina, bet jei turite šaldytuvą su liekana mėsa ar sūriu, tai gali būti konfiskuota ir bauda. Geriau suvalgyti viską prieš išvykdami arba palikti kolegoms Lietuvoje.

Ar sunku rasti vietą Londono centre?

Labai sunku. Ten yra „Congestion Charge“ zona ir „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ), kurios reikalauja, kad sunkvežimis būtų naujas ir „ekologiškas“. Seni sunkvežimai tiesiog negali važiuoti į centrą be didelių mokesčių (nors, tiesa sakant, kasdien įstatymai keičiasi, o aš galiu klysti dėl tikslaus dienos mokesčio, dabar jis gali būti net 100 svarų per dieną). Reikia iš anksto susitarti dėl leidimo (voucher) arba iškrauti už miesto ribų ir vežti mažesnėmis mašinomis.

Ar reikia sandėlio UK pusėje, jei dar nėra biuro?

Taip, tai labai dažnai pasitaiko. Klientas išsinuomoja biurą, bet jis dar neįrengtas. Tuomet reikia laikino sandėlio, vadinamo „bonded warehouse“ jei reikia laikyti neapskaičiuotas prekes, arba paprasto sandėlio. Tai kainuoja pinigus už laikymą (storage fee) bei įkrovimą/iškrovimą iš mašinos į sandėlį. Geriau susiderėti dėl „free days“ – pirmųjų 3-5 dienų nemokamai.

Kaip elgtis su paštomatais ar smulkiu siuntiniu biuro reikmenų?

Jei turite smulkių siuntinių, pvz., rankinukų ar tiesiog spausdintuvų, kuriuos skubiai reikia, galiame išsiųsti juos kurjeriu (pvz., DHL ar UPS). Tačiau tada atsiranda muitinės procedūros kiekvienam siuntiniui atskirai, kas gali būti brangu. Geriau juos supakuoti į dėžes ir krauti į tą pačią mašiną, kuria vežame didelį krovinią – taip taupote muitinės brokerio paslaugas.

Ar galima susieti šį perkraustymą su kitais keliais?

Taip, dažnai darome taip – vairuotojas veža krovinią į UK ir grįžta su kitu užsakymu (backload). Tai leidžia mums pasiūlyti geresnę kainą klientui, nes mums nereikia grįžti tuščia mašina. Jei jums nėra skubu, galite šiek tiek palaukti su išvykimu, kad mes suderintume grafiką – tai taupo jūsų biudžetą.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka angliškai?

Tai problema. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar lietuviškai, su angliškais kalbėjimais yra sunkumų. Todėl svarbu, kad sandėlio ar biuro atstovas UK pusėje galėtų komunikuoti bent lietuviškai arba rusiškai, arba turėtume telefoninio vertėjo numerį. Aš kartą teko versti telefonu, nes vairuotojas negalėjo suprasti, kur reikia statyti paleidimo rampą.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus, o ne vežti patys?

Jei tikrai norite, kad greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus būtų tikras, o ne tik frazė, tai kreipkitės į profesionalus. Savo jėgomis tai daryti gali tik tada, jei turite laisvo laiko, gerų nervų ir mažai daiktų. Be to, jei sulaužinate ranką arba nukrite nuo sunkvežimio (kas, beje, nutinka dažniau nei galvojate), draudžia tik tuo atveju, jei esate įmonė. Geriau mokėti už paslaugą ir gerti kavą naujame biure, nei krauti dėžes lietuje.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, kurių aš nepastebėčiau?

Dėmesio – „ferry delay“ mokestis (jei praleidate keltą), „waiting time“ mokestis (už laukimą), „Carnet“ mokestis (laikino importo dokumentas). Kartais pasitaiko ir „cleaning charge“, jei vairuotojas užteršia rampą arba kelią. Užsirašykite visus šiuos dalykus sutartyje, kad nebūtų staigmenų. Aš stengiuosi visada aptarti šias rizikas iš anksto.

Kaip pasielgti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Darbuotojai dažnai bando pridėti savo daiktų – augalus, paveikslėlius, net šunis (ne, šunys negali būti). Reikia aiškiai pasakyti, kad asmeniniai daiktai turi būti išskirtyti ir užrašyti atskirai, kitaip gali kilti problemų su muitine arba su draudimu, jei kažkas dingsta. Geriausia, kad darbuotojai vežtų savo daiktus patys, o ne per biuro krovinius.

Kas vyksta su atliekomis (pakavimo medžiagomis) po iškrovimo?

Anglijoje yra griežtos atliekų tvarkymo taisyklės. Negalima tiesiog padėti dėžių ant gatvės. Reikia susitarti dėl jų išvežimo arba sudeginimo (recycling). Kai kurios įmonės UK siūlo tokias paslaugas už papildomą mokestį. Mes dažnai paprašome, kad vairuotojas sugrąžintų dėžes atgal, jei jos gerosios, taip taupant gamtą (ir pinigus).

Galutinis patarimas tiems, kurie vis dar abejoja?

Planuokite iš anksto, klauskite kvailų klausimų ir nebijokite reikalauti aiškumo. Logistika – ne magija, tai tiesiog gera organizacija. Jei jums šiandena reikalingas greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus pradedant nuo rytojaus, tikriausiai jau per vėlu, bet jei turite savaitės laiko, viskas įmanoma. Sėkmės naujoje vietoje, tik neprisiminkit manęs, kai bandysite surinkti tą norvegų lentą be instrukcijos!

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki gero plano ir pasitikėjimo žmonėmis, kurie tai daro. Nėra būdų visiškai išvengti streso, kai perkraustote biurą į kitą šalį, bet tikras greitas biuro perkraustymas į UK efektyvus ir saugus įvykis tampa įmanomas, kai nebandote sutaupyti ant visko. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite kruopščiu pakavimu ir, kas svarbiausia, pasirūpinkite savo nervais. Gerai suplanuotas pervežimas leis jums greitai grįžti prie verslo, o ne šerti vairuotojų ir ieškoti dingusių dėžių.