Greitas biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją be trikdžių: praktinis vadovas be uždauglų

Dirbu pervežimų srityje beveik dvi dešimtis metų, maždaug tiek, kai Lietuva atgavo nepriklausomybę, o šiandien matau, kad susidaro chaosą, kai tik kyla žodis „Anglija“. Dauguma mano klientų taip nori, kad viskas vyktų sklandžiai, tačiau dažnai patiems trūksta aiškumo. Nors reklama žada vėją burkalus, realybė yra kitokia – užtenka vieno blogai užpildyto dokumento, ir greitas biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją be trikdžių tampa prabangiu sapnu. Esu matęs viską: nuo dingusių serverių iki tų, kurie bandydami sutaupyti, važiuodavo su seniais „Rabota“ furgonais, galvodami, kad išlaikys 2000 kilometrų. Čia nėra apie tą, kad užsakote paslaugą, pasirašote sutartį ir laukiate. Tai yra nuolatinis procesas, kurio metu reikia žinoti, kur dėti dėžes su svarbiausiais dokumentais ir kodėl muitinės pareigūnai Dovere gali klausti apie jūsų kiekvieną kompiuterį. Tad, jei ruošiatės judėti, gerkite kavos ir skaitykite tai, kas realiai užtruks šiek tiek daugiau nei valandą, tačiau sutaupys jums nervų.

Dokumentai ir muitinės nuobodūs dalykai

Ką daryti pirmiausia, kai nusprendžiau keltis?

Nereikia skubėti ieškoti furgono, pirmiausia susiraskite dėžių, o po to galvokite apie datą. Sunku pasakyti, kiek laiko užtruks, jei dar neturite jokių duomenų apie kiekį. Vieną kartą vaikinas norėjo viska nuvežti per dvi dienas, bet net neperskaičiavo, kiek turi baldų. Geriausia pradėti nuo inventoriaus sąrašo – jis jums prireiks ir sąskaitai išrašyti, ir draudimui, ir sau, kad nepamirštumt ką palikote. O tada, kai žinosite tūrį, tuomet vadovaus su vairuotojais galėsite derinti laiką.

Ar tikrai man reikalingas EORI numeris?

Be abejo, jo nepraeisite, jei norite, kad būtų greitas biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją be trikdžių. Be šio kodo, jūsų kroviniu tiesiog neįleis į šalį arba jis stovės saugykloje ir kraus mokesčius. Regsitruotis galite internetu, tai trunka apie dešimt minučių, bet uždelimas gali kainuoti dienas. Nemanau, kad norite mokėti už saugojimą uoste, todėl padarykite tai šiandien, o ne rytoj. Kai atvykstate į sieną, sistema turi parodyti, kad esate „tikri“ verslininkai.

Kas dar su tais dokumentais?

Jums reikės komercinės sąskaitos (invoice), kuri nurodytų net ir simbolinę vertę, jei tai nebus pardavimas, o perkėlimas. Taip pat reikia pakavimo sąrašo (packing list), kuris turi atitikti realybę. Viena firma parašė „biuro baldai“, o ten buvo ir asmeninės šeimos reikmenys, tad muitininkas užstrigo. Viska turi būti užrašyta detaliai: „5 stalai, 10 kėdžių, 2 spalvos“ ir panašiai, kitaip bus klausimų.

Kas daryti, jei neturiu visų duomenų apie techniką?

Neleiskite, kad tai stabdytų procesą, rašykite maždaug tinkamus skaičius, bet tikėkinais, ne apgavikais. Jei nežinai tikslaus kompiuterio modelio, užrašyk „nešiojamasis kompiuteris, 1 vnt., 3 kg“. Svarbu, kad bendras svoris ir kiekis sutaptų. Buvo atvejis, vyras užrašė serverius kaip „senas metalas“, tai, aišku, sukėlė įtarimų. Būkite konkretūs, net ir jei tai atrodo smulkmena.

Kodėl brokeris bando maną užkrausti mokestį?

Jūsų kelyje į Londoną ar Mančesterį būtinai susidursite su muitinės tarpininku (brokeriu), nes be jo neišsiversite su formalumais. Jis suformuoja importo deklaraciją, o tai kainuoja, tai yra standartinė paslauga. Kai kurios pervežimo firmos įtraukia tai į kainą, kitos ne, tad visada kartokite klausinėti. Nekyla abejonių, kad be to neišvažiuosite iš uosto.

Ar galiu vaziuoti savo transportu?

Galite, jei turite visus dokumentus ir drąsa važiuoti kairiąja juosta. Tačiau greitas biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją be trikdžių su savo vairuotoju gali tapti košmaru, jei jis niekada nebuvo Dovere ar Eurotunelyje. Ten yra griežti taisyklės dėl migrantų kontrolės, ir kas kartą patikrina kodus. Jei kas nors negerai – gali būti grąžinimas atgal, o tai laikas ir pinigai.

Ar reikia draudimo?

Mano manymu, tai ne parinktis, o privalomas dalykas. Kelias ilgas, keliaujame per jūrą arba kalnuotą teritoriją (Olandija, Vokietija). Vieną kartą sunkvežimis užsidegė prieš Kelną, ir klientas džiaugėsi, kad turėjo draudimą, priešingu atveju prarastų viską. Geriausia turėti „vis rizikos“ draudimą, kuris dengia nuo paėmimo iki iškraunimo.

Kaip greitai visa tai sugaišta?

Dokumentų registracija gali trukti iki 3 darbo dienų, jei kils klaidų. Jei viskas tvarkinga, tai valanda, bet nepamirškite, ir Anglijoos muitinė dirba savo ritmu. Nereikia tikėtis, kad prieš pusę valandos atvyksite ir jums iškart duos „šviesą“. Užsukite į eilių gylį ir palaukite.

Kuo ypatinga šių metų taisyklės?

Kasmet pasikeičia kažkoki smulkmenų, pvz., sanitariniai reikalavimai ar kuro kategorijų pavadinimai. Šiemet stengiamasi daugiau fokusavosi į saugumą, todėl tikriname, ar krovimas atliktas tinkamai. Negali būti taip, kad viršuje stovi spinta, o apačioje – stiklinės lentynos, tai būtų pavojinga.

Biuro technika ir įrangai galvos skausmas

Kas yra su telefonų sistemomis?

Tai dažniausia bėda, nes telefonų centrinės jungtys (PBX) yra jautrios. Geriausia jas išmontuoti ir supakuoti į originalias dėžes. Jei jų nėra, tada reikia daug putų. Vienas klientas nešiojo sujungtą kaip buvo, ir atvyko su grandinėlės laidų ruožu, negalėjo nieko prijungti. Teko skambinti specialistui iš Londono dėl remonto.

Ar galima vežti serverius be jų išjungimo?

Negalima išvis tokių dalykų galvoti, serverius turi būti išjungti, užfiksuoti ir supakuoti. Tai ne tik saugumo klausimas, bet ir duomenų. Yra žmonių, kurie bando juos palikti „sleep“ režime, bet kelyje gali būti didelės vibracijos. Geriau praleisti tą valandą išjungiant nei vėliau gedimų šauktis.

Ką daryti su dideliais spausdintuvais?

Jie sunkūs ir dažnai turi tonerius, kurie gali išsilieti jei nukrists arba suksis. Tonerius reikėtų išimti, jei įmanoma, arba užfiksuoti juos taip, kad nejudėtų. Buve atvejis, kai vienas didelis „Canon“ nukrito nuo pakėlikto rampos, ir visas sandėlis buvo pilnas juodo miltelių.

Ar saugu vežti kompiuterius?

Taip, jei juos supakuosite į dėžes su užpildu arba į specialias krepšes su puta. Negalima tiesiog mesti į pilną furgoną tarp stalų. Stengiuos kokybiškai įvertinti rizikas, bet vairuotojai negali stebėti kiekvieno metro dėžių viduje. Jūs turite užtikrinti, kad viduje viskas tvirtai.

Kaip su el. parduotuvės įranga?

Jei perkraustote ir tinklą (router, switc

hai), juos reikia pažymėti. Jie dažnai maži, todėl dingsta lengvai. Užrašykite dideliais rašmenimis ant dėžės „TINKLAS“. Jei dingsta switch’as, visas biuras sustoja, o darbuotojai sėdi rankose.

Ar reikia išimti dokumentus iš seifų?

Privaloma. Seifai dažnai pasidaro sunkūs arba juoje užstringa mechanizmas, jei keliauja uždaryti. Be to, jei seife yra originalūs sutartys, juos geriau vežti su savimi (asmeniškai) neperduodant pervežėjui. Niekada nežinai, kas gali nutikelėti kelyje.

Kas su ekranais (monitoriai)?

Jie trapūs, reikia stiklo apsaugos. Geriausia rasyti juos statmenai vienas prie kito su tarpais iš kartono. Nelabai rekomenduoju juos guldyti, nes viršutinis gali spręsti nuo svorio. Nemanau, kad norite rasti visą išmirusių monitorių kalną.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Apskritai, taip. Didelius stalus ir spintas reikia išardyti, jei neperėja per duris arba yra per lengvai. Furgone erdvė naudojama efektyviau, kai turite plokščias detales. Tačiau įsivaizduokite, jei vargote su kiekvienu varžtu – geriau pasirūpinkite, kad tų varžtų būtų pakankamai (patys surinkite į maišelį ir priklijuokite prie baldų).

Kaip saugiai vežti kaitlentes?

Tai yra pavojinga dėl dujų arba elektros jungčių. Reikia atjungti nuo sistemos ir uždaryti vožtuvus. Vakar girdėjau apie įmonę, kuri pavogė dujas sijone – blogai. Geriau tai patikėti profesionalam.

Ar galiu vežti biuro augalus?

Galima, bet juos reikia pakrauti paskutinius, kadangi jems reikia oro (dangtelis negalėtų būti uždarytas per visa kelionę). Be to, Anglijo yra griežtos taisyklės dėl dirvožėio – šaknys turi būti nuvalytos arba augalai turėtų fitosanitarinius pažymėjimus. Nekilnojite su lietuviška žeme į UK, tai gali būti nebaigta.

Kelias, atvykimas ir Didžiosios Britanijos ypatumai

Koks marsrutas yra geriausias?

Priklauso nuo to, kur jūsų tikslas, bet dažniausiai važiuojame per Lenkiją, Vokietiją, Olandiją, tada Eurotuneliu arba keltu. Kai reikalingas greitas biuro perkraustymas į Didžiosios Britanijos be trikdžių maršrutas, stengiamės vengti sunkiai pravažiuojamų vietų, pavyzdžiui, Briuselo apkrovos. Taip pat reikia apgalvoti darbo poilsio laikus vairuotojams (tachoografas).

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Įprastai su mažu furgonu tai trunka apie 3–4 dienas, su sunkvežimiu – ilgiau dėl poilsio. Nenosuokite, kad vairuotojas gali važiuoti kaip „F1 pilotas“ – jis turi laikytis taisyklių. Pasakykite man, kad norite atvykti antradienį ryte, o mes pradėsime planavimą nuo penktadienio.

Ar sunku privažiuoti prie biuro London centre?

Londonas yra košmaras vairuotojams dėl ULEZ zonas, greičio limitų ir siaurų gatvių. Jeigu jūsų naujas biuras yra centre, reikia gauti specialius leidimus važiuoti į miestą. Kartais reikia užsakyti mažesnį furgoną paskutiniam etapui (iš sandėlio į biurą), kadangi didelis sunkvežimis tiesiog nepravažiuos pro „City“.

Kaip su mokesčiais už kelius ir tunelius?

Visi šie mokesčiai yra įskaičiuoti į mūsų sąskaitą, bet svarbu suprasti, kad tai yra nemaža dalis kainos (ypač Eurotunelis). Kai kurios „pigių“ firmų taupo šiurkščiai, vaziuodamos ilgiau ir brangiausiais keliais. Mes stengiamės rasti optimalų variantą, bet kokybė kainuoja.

Ką daryti, jei atvykume naktį?

Anglijoje dauguma sandėlių ir biurų dirba 9-17, o kartais net iki 16 val. Jei atvyksite vėlai, teks laukti ryto iki iškrovimo arba rasti saugykla, kuri dirba 24/7 (taip yra, bet brangiau). Galima tiesiog apsistoti viešbutyje ir tęsk rytais (jei tai leidžia draudimas).

Ar reikia leidimo iškrovimai iš gatvės?

Jei neturite aikštelės, gali tekti gauti leidimą iš savivaldybės (council permit) statyti laikinąją „stovėjimo zoną“. Be to, jei furgonas stovi nelegaliai, gali būti pritraukta „privati stovėjimo firma“ (clampers), kurios nusimano pinigus už atlaisvinimą. Patikrinkite iš anksto.

Ar sunku vaziuoti kairiąja juosta?

Mums ne, esame įpratę. Bet jums, jei važiuosite savo mašina paskui, būkite atsargūs. Žmonės retai susimąsto apie tai, kad apsisukimas tampa iššūkiu. Nerekomenduoju vaziuoti dideliu furgonu kairiaju, jei neturite patirties.

Kas daryti, jei vairuotojas sugenda?

Tiek Lietuvoje, tiek Anglijoje turime kontaktų su pagalbos tarnybomis. Vieną kartą variklis užsiveržė ant M25 (Londono žiedkelio), ir vairuotojas praleido visą dieną laukdamas vilkiko. Gerai, kad turėjome rezervinį planą, kitaip krovinys pavėlavų tris dienas.

Ar galiu užsakyti „sekamą“ furgoną?

Žinoma, mes turime GPS sekimą, bet tai reiškia tik kur yra furgonas, o ne kada jis atvyks. Tikrai galite matyti judėjimą žemėlapyje, bet jei yra spūstys, jis tiesiog stovi. Tačiau tai padeda sutvarkyti logistiką jūsų pusėje.

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Visą tai daro logistikos skyrius, bet niekas neprekiauna jūsų patikrinti, jei abejojate. Mes dirbame tik su patikimais vairuotojais, kurie turi visus leidimus (Cabotage). Yra atvejų, kai neteisėti vežėjai paima krovinį ir dingsta.

Pinigai, rizikos ir smulkmenos

Kodėl kainos tokios skirtingos?

Kai kurios firmos beveik nebedirba, kai kurios kainuoja 50% daugiau. Kaina priklauso nuo kuro, kurių auga, bei nuo to, kiek darbo reikia įdėti į dokumentus. Nenusižiūrėkite, jei pasiūly per pigiai – „uždarbis“ bus atliekamas iš jūsų nervų.

Ar galiu mokėti atvykus?

Geriau ne. Mums reikia užstatą (depozitą) pradžiai, kad apmokėtume kelią ir tą patį brokerį. Atvykę galite sumokėti likutį, bet negalima tikėtis, kad vairuotojas iškraus be pinigų (nors ir stengiasi būti garbingais, tačiau taisykės yra taisyklės).

Kas nutinka, jei gėdijasi krovinį?

Tai jūsų rizika, jei nebuvo draudimo. Jei turite drąsos (ir tikybės), galima rasti ir pigesnių pasiūlymų be draudimo, bet nemanau, kad verta. Vienas klientas taip taupė, o paskui gaudyniavo savo stebuklingus kompiuterius.

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Jei nežinote, nupirkite matuoklės arba suskaičiuokite dėžes. Kiekvienas standartinis stalas užima apie 1 m3. Jei turbūt neteisingai, vairuotojas tiesiog nebetalpins daiktų, ir teks daryti antrą kelionę. Nėra nieko blogiau negu „oops, nepilta“.

Ar kas nors pasiduoda?

Nerealus. Visos mūsų automobilės yra įrengtos GPS, o vairuotojai su mūsų šeimomis. Tačiau rizika visada egzistuoja – tarkime, avarija ar blogas oras. Tuo atveju mes jums pranešame ir keičiam planą.

Ką daryti su vertingu inventoriumi?

Jei turita brangų meno kūrinių arba senovinių daiktų, apie tai būtina pasakyti iš anksto. Jie gali reikalauti specialaus apsaugos (armored transport). Negalima tiesiog mesti į furgoną tarp stalų.

Ar galiu siųsti dalį krovinių kitu būdu?

Galima, bet tada viskas tampa sudėtinga su muitine. Jei dalis keliauja lėktuvu, kita – keliu, tai gali būti laikoma kaip skirtingas siuntos. Geriau viską sujungti viena eile.

Kaip elgtis su ataskaitomis?

Mes pateikiame išsamią ataskaitą apie padarytą darbą (CMR dokumentą) tai jūsų įrodymas, kad viskas buvo pagrindžiama. Laikykite ją saugiau, reikės jums ir mokesčių institucijose.

Ką daryti, jei randau sugedusią dalį?

Skambinkite mums iš karto (per 24 valandas). Padarysime nuotraukas ir spręsime draudimo klausimą. Negalima laukti savaitės, nes bus sunkiau įrodyti, kad tai nutiko pervežimo metu.

Ar reikia suteikti pietus vairuotojui?

Nebūtina, bet džiaugiamės, jei pasiūlysite kavos arba vandens. Tai paprasta pagarbą, kuri dažnai padaro vairuotojus darbą geriau (ypač jei reikia šiek tiek ilgiau palaukti).

Galutinį žodį apie pinigus.

Investuokite į kokybę. Jei norite greitas biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją be trikdžių, tai tas, kas sutaupyta pradžioje, gali atsimesti vėliau. Nekalkuluokite iki paskutinio cento, geriau turėkite ramybę.

Išvada

Galiausiai, viskas susiformuoja į vieną paprastą tiesą: greitas biuro perkraustymas į Didžiąją Britaniją be trikdžių įmanomas tik tada, kai pasitikite žmonėmis, o ne tik kainos etiketėmis. Po dvidešimties metų šioje srityje matau, kad sėkmė priklauso nuo smulkmenų – nuo teisingo EORI kodo iki tos pačios kavos paskutinę iškrovimo dieną. Nesvarbu, ar keliate į Londoną, Bristolį ar Edinburgą, principai vienodi. Pasiruoškite, užduokite klausimus ir būkite atsparūs, o tada net ir tas chaosas taps tik dar viena istorija jūsų verslo istorijoje. Geriausia sėkmė yra ta, kai tiesiog atidarote duris visame naujame biure ir viskas veikia.