Greitas biuro perkraustymas į Angliją – efektyvus darbas be nereikalingo streso

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, kurie vežia tik du kompiuterius, iki milžiniškų korporacijų, persikelančių su visa buitinė technika. Daugelis klientų mano, kad greitas biuro perkraustymas į Angliją yra kaip burtas – pakavai dėžes ir jos kitą dieną jau stovi Londone. Iš tiesų, tai sudėtingas logistinis mazgas, kuriam reikia ne tik greičio, bet ir tikslumo. Po Brexito procesas tapo dar šiurkštesnis, daugiau popierių, o Anglijos keliai visada paslaptis. Tačiau jeigu viską suplanuojame gerai, verslui tai nereiškia ilgų stabdymų.

Svarbiausia yra suprasti, kad greitis čia nereiškia važinėjimimas 200 km/h valandinę greičiu. Efektyvumas – tai tai, kai vairuotojas neatidėlioja krovinio dėl blogai užpildyto CMR arba dingusios muitinės deklaracijos. Esu matęs, kaip įmonės prarandava dienas dėl to, kad kas nors pamiršo pasirašyti papildomą protokolą. Gerai, kad dabar dauguma jau supranta, kad perkraustymas į Angliją nėra paprastas važiavimas pas pažįstamus. Reikia profesoionalumo.

Pagrindiniai klausimai apie laiką ir organizaciją

Kiek laiko užtruks greitas biuro perkraustymas į Angliją?

Tai priklauso nuo to, kokia konkrečiai vieta Anglijoje ir kai kada – nuo kelių. Įprastai, jeigu važiuojame su daliniu krovininiu, tai gali užtrukti ilgiau, nes tenka suktis tarp sandėlių. Jeigu turime atskirą sunkvežimį, tai fizika užtrunka apie 2-3 dienas iki pat paskirties vietos, tarkime, Mančesterio ar Londono. Bet neįsivaizduokite, kad tai įvyksta tuoj pat; reikia laiko pakavimui ir muitinės formalumams.

Ar galite atvykti rytoj?

Vakar susiduriau su tokiu prašymu – klientas skambino ir norėjo, kad jau šiandien viskas būtų paimta. Deja, logistika taip neveikia. Turime užsisakyti vietą kelyne, pasirūpinti dokumentais. Turbūt įmanoma išardyti biurą per dieną, bet biuro perkraustymas į Angliją reikalauja plano. Galimybė yra, jei turime laisvą mašiną Lietuvoje, bet tai kainuoja brangiau ir retai nutinka be įspėjimo. Geriau skambinti bent savaitę prieš.

Kokiu mašinų vykstate?

Dažniausiai naudojame 3,5 tonų "Sprinterius" jei daiktų mažiau, arba 7-8 tonų sunkvežimius, kai reikia perkelti visą įmonės turtą. Pasirinkimas priklauso nuo tūrio Anglijos keliuose. Mažesnės mašinos lengviau įvažiuoja į miesto centrus (ten, kur yra ULEZ zonos), tačiau didesnės talpiau. Reikia žinoti biuro adensą – jei tai siauras Londono skersgatvis, sunkvežimių ten neįleis. Sakyčiau, įsivaizduoti praeinančią mašiną ten beveik neįmanoma.

Ar dirbate savaitgaliais arba švenčių dienomis?

Techniškai, keltai (Anglija ir žemyninis Europa) plaukioja kasdien, tačiau vairuotojų poilsio laikas griežtai reglamentuojamas. Galim pasileisti savaitgalį, jei vairuotojas jau atėmė poilsio, bet paprastai stengiamės to daryti darbo dienomis. Anglijoje sandėliai taip pat ne visada dirba sekmadieniais. Jeigu greitas biuro perkraustymas į Angliją yra būtinas pirmadienį ryte, reikia, kad krovinys būtų ten jau penktadienį arba šeštadienį. Planuokite atsiuntimą bent iki šeštadienio vidurdienio.

Kas daryti, jei vairuotojas vėluoja?

Tai reali situacija – užstrigo eilė prie keltų, arba lenktynės kalnuose, arba tiesiog suklydo navigacija. Jūsų darbas yra laukti ir tikėtis, kad mes pasieksime. Kartais vėlavimas gali būti ir dėl kliento, jei jis nespėja išmesti dėžių. Mes stengiamėsi informuoti iš karto, kai matome, kad grafikas keičiasi. Budėkite pasiruošę, kad ne viskas vyksta pagal sekundinę laikrodį.

Ar reikia padėti išmesti daiktus?

Geriau, kad kliento komanda padėtų, bent jau su smulkmenomis. Mus, kaip pervežėjus, domina dėžės ir baldai. Jeigu tai biuro perkraustymas į Angliją, tuomet didelės dalies įrangos išmontavimas turi būti padarytas iš anksto. Kompiuterių monitoriai – juos reikia sudėti į dėžes. Vairuotojas nėra surinkėjas (išskyrus tuos atvejus, kada sutarta kitaip), jis atsakingas už fizinį pervežimą, ne IT infrastruktūros paruošimą.

Ką daryti su labai brangiais daiktais?

Reikia juos uždrausti ir, jeigu įmanoma, vežti su sau (pvz., lengvuoju automobiliu arba lėktuvu). Mes visus krovinius apdraudžime standartiškai, bet jeigu vertė milijonai, gali tekti mokėti papildomą draudimo priemolą. Kadaise vežiaum paveikslų kolekciją – nervai dūž tiesiog. Būtinai paminėkite apie tai apžiūros metu, kad žinotume, ką turime ant sąmonės.

Ar saugu palikti dėžes koridoriuje?

Geriau taip nedaryti, nebent jums yra saugumo sistema. Kol vairuotojas priartėja, dėžės turi būti pasiruošusios. Turbūt girdėjote istorijų, kai kas nors pavogė serverius prie pat įkrovos. Ypač dideliuose miestuose Anglijoje reikia būti atsargiems. Geriau turėti žmogų, kuris prižiūri daiktus iki pat įkėlimo momento.

Ar turite savo dėžių?

Žinoma, galime parūpinti viską – nuo mažų dėžučių dokumentams iki didelių baldų dėžių. Tai priklauso nuo to, ar to reikia. Kart klientai nusiperka savo parduotuvėse, tačiau mūsų dėžės stiprios, su specialiomis angomis. Greitas biuro perkraustymas į Angliją bebūtų lėtesnis, jei turėtume laukti, kol jys susirinks mažmeninės prekybos vietoje. Užsakykite iš karto mums.

Kaip suplanuoti darbuotojų darbą?

Geriausia sakyti jiems, kad tą dieną jie dirba kitur arba namuose. Pakavimas ir išmontavimas sukuria triukšmą, neįmanoma normaliai dirbti telefonu. Nustatykite aiškų laiką, kada komanda turi išvykti, o kada galima sugrįžti į naująją vietą (jeigu ji jau paruošta). Organizacija čia raktas į sėkmę.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos specifika po Brexito

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas yra inventoriaus sąrašas su aprašymais (angliškai rekomenduojama), CMR sandėrio sutartis bei eksporto/inporto deklaracijos. Anksčiau buvo paprasčiau, dabar biuro perkraustymas į Angliją be šių popierių tiesiog sustabdomas sienoje. Jeigu įmonės turtas yra nulinėsmany operacijos (t.y., toks pats turtas, perkeltas iš vienos filialos į kitą), tai turi būti aiškiai pažymėta deklaracijoje.

Ar reikia mokėti muito mokesčius?

Paprastai tarp ES ir JK (anglų kalba: UK) judant turtui, kuris priklauso tai pačiai įmonei, mokesčių nėra (tai yra laikoma perkėlimu, ne prekyba). Bet (čia labai svarbu) muitinė turi patvirtinti tai savo sistemoje. Jeigu į dokumentus nukrypsta į prekybą, gali tekti mokėti PVM. Deja, Anglijos pareigūnai kartais būna labai griežti ir kyla klausimų dėl technikos serijinių numerių.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei tai įmonės, turinčios PVM mokėtojo kodus Lietuvoje ir Anglijoje, tada taikoma 0% PVM tarifas (PVM atskaitymo mechanizmas arba reverse charge), bet turi būti pateikti validūs PVM numeriai. Be to, turi būti pateiktas intrastatinis pranešimas (ES), jeigu vertė viršija tam tikrą ribą. Man atrodo, dabar riba yra 10 tūkstančių, bet kasmet keičiasi, geriau pasitikrinti su buhalteriu.

Ar reikia muitinės brokerio?

Labai rekomenduoju. Nors turime savo patirties, Anglijos sistema yra sudėtinga, ir klaida gali brangiai kainuoti. Brokeris sužino visus kodus (PVRR kodus) ir užpildo C88 formą. Mūsų vairuotojas gali tiesiog neįvažiuoti, kol kodas nebus "išlaužtas" sistemoje. Leiskite pasirūpinti mumis arba mūsų partneriais.

Kaip reikia užpildyti inventoriaus sąrašą?

Sąrašas turi būti tikslus. Ne "biuro įranga", o "2 stalai, 5 kėdžių, 3 spausdintuvai". Skaičiuoti turi būti pakuotės (dėžės). Vieną kartą turėjau atvejį, kai vairuotojas sako: "aš nežinau kas viduje, o sąrašas sako 50 dėžių". Anglijos pareigūnai to nemėgsta. Kuo detaliau, tuo greičiau praeisite patikrinimą.

Ar tikrinami kroviniai?

Taip, patikrinimai vyksta. Jei sąrašas neatitinka realybės arba yra įtartinų dalykų (pvz., vyno, maisto produktų), gali būti atlikta fizinė apžiūra. Tai gali užtrukti kelias valandas ar net dieną. Naudingiausia yra nieko nebandyti nuslėpti. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti peršamas skaidriai, kad išvengtumėte nepageidaujamų uždelčimų prie uosto.

Ar galiu vežti maistą ar gerimus?

Asmeniniam vartojimui – kiek nors galima (dešimtų kilogramų kiekis?), bet nekomercinei paskirčiai be licencijos ne. Negalima vežti mėsos, pieno produktų ir vaisių be leidimų (taisyklės griežtos po Brexito). Geriau suvalgyti viską kelyne arba nusipirkti jau Anglijoje. Niekada nežinau, ką tikrina šuo šiandien.

Kas su elektronika ir serijiniais numeriais?

Technika yra pažeidžiama zona. Serijiniai numeriai (S/N) turi būti užrašyti, jei vertė didelė. Kartais reikia EXL eksporto licencijos (jei įrenginiai turi šifravimo ar du dual use paskirtį). Paprasti kompiuteriai, kaip taisyklė,keliauja be licencijų, bet turi būti tinkamai aprašyti, kadangi tai dažnai brangiausias krovinio dalis.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus vežti sudėtinga – reikia fitosanitarinio sertifikato. Galvos skauda su jais, nes reikia eiti į kontrolės postus ir tikrinti šaknų žemę. Dauguma klientų juos tiesiog pasilieka arba doanoja, nes procedūra brangi. O jei užkabinsite nelegalų augalą, baudos didelės.

Kas jeigu dokumentuose klaida?

Tada reikia pataisyti. Anglijoje tai gali būti padaryta vėliau (C200 forma), bet tai kainuoja pinigus ir laiką. Geriau nuo pradžių viską patikrinti du kartus. Esu matęs, kaip buvo nuspręsta "nepabaisinti" kliento ir užpildyti kaip nors... vėliau klijentai skambino verkti, kadangi jų daiktai stovėjo uoste savaitę.

Kainos, procesas ir realaus gyvenimo istorijos

Kiek kainuoja toks paslaugą?

Kainos svyruoja priklausomai nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo atgal (tuščias važiavimas). Biuro perkraustymas į Angliją ne yra pigus, kuro kainos didelės, o keltų bilietai brangsta. Maždauginis orientyras – nuo kelių šimtų eurų už mažą dalį iki kelių tūkstančių už pilną sunkvežimį. Geriau paskambinti ir pateikti duomenis.

Ar imate užstatą?

Įprasta, kad imame avansą apie 30-50%, kad užtikrintume paslaugą ir atsiskaitytume už keltą bei degalus. Likę sumos mokama atiduodant daiktus arba iš anksto prieš išvykstant. Tai apsauga abiem pusėms. Jeigu kas nutinka, mes turime užtikrintą atlyginimą.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Kartais taip, jeigu esame dirbę ilgiau su patikimu klientu. Bet naujiems klientas reikalaujame išankstinio mokėjimo. Pervežimo srityje pasitaiko atvejų, kai po perkėlimo apie mokėjimą "užmirštama". Negalime rizikuoti su tūkstančiais kilometrų.

Kas daroma su baldais?

Baldai (spintos, sekcijos) turi būti išmontuotos. Kitaip jie tiesiog netilps arba gali nulūžti kelio metu. Vairuotojai gali nuleisti kojas ir nuimti duris, bet pilnas išmontavimas – tai papildoma paslauga, kurią aptarinėjame iš anksto. Nenaudokite scotcho tinklelio, tai blogai baigiasi.

Ar gabenate daiktus iki ofiso aukšto?

Tai priklauso nuo pastato. Jei yraliftas – puiku. Jeigu ne, mes turime nešėjų komandą. Anglijoje daug senų pastatų be lifto, tai reiškia žingsnius po žingsnį aukštyn. Būtinai paminėkite apie tai, kadangi tai įskaitoma į kainą (ir darbuotojų laiką).

Ar galima vežti asmeninį automobilį?

Taip, galime užsakyti platformą arba įtraukti į priekabą (jei telpa). Atskirai vežti automobilį brangiau nei įtraukti į tą patį reisą su daiktais. Jeigu darbuotojai taip pat nori važiuoti, tai kitas reikalas – keleivių vežimas turi savo taisykles.

Ką daryti jei pasigesti vietos?

Tada reikia rasti sandėlį tarpininkui. Mes galime laikinai padėti daiktus pas mus arba pas partnerius Anglijoje (jei reikia iškrovės atidėti dėl ofiso nebeišlaikymo). Pasitaiko, kad naujas biuras dar nėra suremontuotas tada, kai atvažiuojame. Sandėliavimas – tai nenumatyta išlaida, bet įmanoma.

Ar pasitinka kliktų (kritikų) apie įmones?

Pasitinka. Labai svarbu pasirinkti patikiamą partnerį. Girdėjau istorijų, kai "kaimyninis" pervežėjas įvažiavo į Angliją negalėjo išvažiuoti, nes neturėjo finansinio pardavimo (financial standing). Dabar reikia turėti 9000 eurų už kiekvieną mašiną sąskaitoje. Taigi, pigūs pasiūlymai gali būti pavojingi.

Kas tiksliai su drabužėmis?

Jeigu tai biuras, tai o galbūt uniformos ar prezentaciniai drabužės. Klasifikuojamos kaip tekstilės, turi savo kodus. Nėra problema, jei nešvarios ar naudojamos – tuomet turi būti pažymėta "naujos arba naudojamos". Naudotų drabužių vežimas gali būti apribotas (pavaldžios apdangalų nuostatos).

Kaip vežti pavojingus daiktus?

Tonerius, valymo priemones, degalus – tai pavojingos kategorijos (ADR). Reikia specialių leidimų ir ženklimo. Negalima tiesiog mesti dėžę su toneriu ant grindinės. Praneškite mums apie tai, kadangi kitaip gali būti didelė bauda ir net sulaikymas.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mašinų dabar turi GPS stebėjimą. Galime siųsti nuorodą arba tiesiog skambinti vairuotojui. Vairuotojai dažnai rašo pranešimus "atvykau į uostą" arba "užstrigau eilėje". Komentarų nebūna daug, bet žinot, kur jis yra, yra įmanoma.

O kas su "smulkmenomis" – ar užima vietą?

Taip, užima. Knygos, spalvos, puokštės, kavinės aparatai – viskas suskaičiuojama kubais. Nenuvertinkite smulkių daiktų, jie sukaupa didelę masę. Vieną kartą klientas sakė "taip keletas dėžių", o jų buvo trisdešimt su visokiais rakandais.

Kiek laiko trunka pakavimas?

Priklausomai nuo to, kiek turite žmonių. Mes įsigijame komandą 3-4 vyrai į Lietuvą, paprastai vidutinio biuro pakavimas užtrunka dieną. Jei jūs pats pakuoja – tai gali trukti savaitę. Geriausia kad mūsų žmonėms tai padėtų, jie žino, kaip dėžti tos dėžutės ant palečių, kad jos neišrištu.

Ar reikia išvalyti biurą išvykus?

Lietuvoje įprasta palikti švariai, o Anglijoje – tai nebūtina (bet gerai). Sakyčiau, geriau palikti tvarkingai, jei ten bus kitas nuomininkas. Mūsų komanda gali susirinkti griovelius ir išvežti juos į šiukšliadėžę (paplūdimio), bet tai už papildomą mokestį.

Kas dėl draudimo išmokų?

Jei kažkas nutinka, turime surašyti protokolą (pazeidimo aktą) vietoje. Be to negalime tikėtis kompensacijos. Nuotraukos įrodo daiktų būklę prieš važiuojant. Tikslinga padaryti kelias nuotraukas prieš įkrovą ypač brangios technikos (jei jos nebus supakuotos).

Ką daryti jei reikia persiųsti dėžę iš esamų biurų?

Mes galime padaryti tarpinę pervežimą. Paimame iš vienos vietos Lietuvoje, vežame į kitą (jei ten kažką reikia pasiimti), o tada į Angliją. Tai įtraukiamas į maršrutą, bet kainuoja laiko.

Kodėl kainos skiriasi tarp įmonių vienodam maršrutui?

Gali būti, kad viena įmonė naudoja pigesnius keltus, kita – greitesnius. Gali būti, kad viena imtikėliau draudžia. O kartais tiesiog kai kurie "užmiršta" apie pasienio mokesčius ir galiausiai klientas tuna brangiau. Pasižiūrėkite ne tik į kainą, bet ir į reputaciją.

Ar galite organizuoti ir grįžtančią kelionę (tuščią)?

Taip, jeigu turiu ką vežti atgal iš Anglijos į Lietuvą (pvz., baldus ar prekes). Tai sumažina jūsų kainą. Toks užsakymas vadinamas "pilotinis" arba "pilot reisas", ir mes stengiamės juos surasti visada.

Kur kreiptis dėl paslaugos?

Geriausia skambinti mums tiesiogiai arba rašyti el. paštu su aprašymu. Reikalinga apytikslė dėžių ir baldų informacija. Nieko nenuspręsite per penkias minutes, bet bus aišku, kame esate.

O galbūt turite patarimų dėl mažų perkraustymų?

Jeigu turite tik vieną darbuotoją, kuris persikelia į Angliją (ne pilną biurą), tai gali būti pigiau naudoti "dalinių krovinių" paslaugą. Mes surandame vietą sunkvežimyje, kuris važiuoja ten jau su kitais daiktais. Tai lėčiau, bet pigiau.

Išvados

Viskas suorganizuota gerai, kai turite partnerį, kuris ne tiesiog vairuoja, bet ir mąsto. Greitas biuro perkraustymas į Angliją yra įmanomas net ir tą pačią savaitę, jei tik dokumentai tvarkingi, o biuras pasiruošęs. Nenuleiskite rankų, kai gaunate kainą arba pamirškote pasakyti apie tą sunkų seifą rūsyje (jis svarbus). Pasitikėkite savo intuitycija ir pasirinkite tiekėją, kuris nekalba apie lėktuvus, o aiškiai pasakoja, kas vyksta prie sienos. Sėkmės naujuose namuose Anglijoje (o tiksliau JK)!