Greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai: Kaip iš tikrųjų vyksta procesas be paslapčių

Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas yra unikalus, tačiau vienas dalykas lieka tas pats – klientai visada svajoja apie stebuklą. Dažnai skambina ir sako: „mums reikalingas greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai, kad per penkias valandas viskas būtų vietoje“. Aš juos klausiu: „O kiek turite daiktų?“. Jie: „Na, kelios dėžės ir kėdės“. Atvažiuoju – o ten pilnas sandėlis. Taigi, jei ieškote būdo, kaip tai padaryti be nervų išsiurbimo, turite suprasti, kad efektyvumas nereiškia bėgiojimo su galva atgal. Tai reiškia tikslų planavimą ir realų žvilgsnį į situaciją. Be galo daug kartų mačiau, kaip idealus planas sugriaunamas dėl paprasto nesupratimo, todėl pasidarykite kavą ir skaitykite, kaip tai ištikrųjų atrodo iš vidaus.

Pagrindiniai dokumentai ir muitinės reikalavimai (Kur viskas prasideda ir baigiasi)

Kokiuos dokumentus būtina tur�ti norint perkelti biurą iš Londono į Vilnių?

Pagrindas yra inventoriaus sąrašas, jis turi būti tikslus, ne kaip maistas prekybos centre, kur viskas sumaišyta. Be jo neišeisi nei iš Anglijos, nei įvesi į Lietuvą (ar kitą ES šalį). Taip pat reikės sandorio patvirtinimo, jei perkeliate įrangą iš vienos juridinio asmens į kitą, o ne tiesiog keičiate adresą. Dar nepamirškite CMR sąskaitos – be vairuotojo parašų ji neturi jokios galios. Vieną kartą turėjau klientą, kuris padarė sąrašą "iš galvos", ir muitinėje teko stov�ti šešias valandas, kol viską ištaisėme. Taigi, dokumentai tai daugiau nei popierius, tai jūsų laiko draugas.

Ar biuro perkėlimas iš UK po Brexito tapo daug sudėtingesnis?

Tapo, nenioką nepridursiu, nors dabar jau šiek tiek pripratom. Prieš Brexitą tuometinis greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai buvo kur kas paprastesnis, nes nebuvo muitinės kontrolės tarp šalių. Dabar turi deklaruoti kiekvieną siuntą, ir jei turiš elektroninę įrangą, turi būti serialiniai numeriai. Jei serialų nėra (pavyzdžiui, seni monitoriai), tai reikia rašyti paaiškinimus. Kartais tai užtrunka ilgiau nei patis važiavimas per Lamanšą. Taip, tai papildomas stresas, bet jei turit gerą brokerį, viskas praeina glotniai.

Kaip susitvarkyti su PVM mokesčiais perkeliant tarp šalių?

Tai rūpestis jūsų buhalterio, o ne mano, bet galiu pasakyti pagrindus. Jei perkeliate įrangą, kurią buvote nusipirkę su PVM, ir ją išvežate iš UK, turite teisę į PVM grąžinimą (arba jo nekmokėjimą). Tačiau turi būti tvarkingi eksporto dokumentai. Vienas kartas klientas bandė važiuoti kaip privatus asmuo su pilnu sunkvežimiu biuro daiktų... tai buvo pavojinga ir brangi klaida. Geriausia pasikalbėti su muinės agentu iš anksto, kad paskutinę dieną galetumėt mėgautis poilsiu, o ne rinkti kvitus.

Ar reikia specialių leidimų techninei įrangai (serveriams, kompiuteriams)?

Serveriams neleidimų kaip tais nebūna, bet yra reikalavimai dėl duomenų saugumo, nors tai jau ne mano sritis. Kalbant apie muitinę – svarbu, kad įranga nebūtų pavogta (tai logiška). Jeigu pervežate didelę kiekį kompiuterių, gali kilti klausimų, ar tai ne prekybinis krovinius. Rekomenduoju turėti pirkimo sutartis, kad galėtumėt įrodyti priklausomybę. Beje, nepamirškite, duomenys turi būti paslėpti (užkoduoti), nes vargšai vairuotojai neturi jokios sąsajos su jūsų verslo paslapčiomis.

Ką daryti, jei trūksta originalios įrangos pirkimo dokumentacijos?

Tai reali problema, ypač jei įmonė veikia jau 10 metų ir viskas nupirkta „iš rankų į rankas“. Tada turime rašyti „Deklaraciją apie kilmę“ arba kitą paaiškinimo dokumentą. Viskas turi būti tvirtinama vadybininko parašu. Žinoma, tai kelia papildomo rūpesčio, bet nebeisaugoma. Muitininkai yra protingi žmonės, supranta, kad senų dalykų kvitų niekas nesilaiko po spinta. Tiesiog būkite sąžiningi ir nerašykite, kad monitorius naujas, jei jis jau 5 metus stovi ant stalo.

Ar galima įvežti naudotus biuro baldus be mokesčių?

Galima, jei jie atrodo kaip naudojami. Turi būti žymėjimas, braižymai, t.y. naturalus nusidėvėjimas. Jeigu atvežite "naudotas" kėdes, kurios atrodo lyg gautoje iš parduotuvės (netgi su plėvele), muitinė jas apmokesins kaip prekes. Vieną kartą bandėme įvežti biuro stalus, kurie buvo puikiai sutvarkyti, teko mokėti PVM ir muito mokestį. Tai nėra paslaptis, tiesiog būkite realistiški dėl jūsų baldų išvaizdos.

Kainos ir biudžeto planavimas (Kur iškelia pinigai)

Nuo ko priklauso biuro perkėlimo iš UK kaina?

Nu, nuo visko: nuo to, kiek daiktų turite, iki to, kiek aukštame biure esate (ar reikia keltuvo). Taip pat svarbu adresas – jei esate Londono centre (ULEZ zona), tai kils papildomi mokesčiai už vairuotojo įvažiavimą. Degalai, keltų mokesčiai (Eurotunelis arba keltas) – viskas brangsta. Negaliu pasakyti tikslios sumos be apkrovos sąrašo. Bet dažniausiai klientams, kuriems reikia greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai, pasakau: žiūrėkite į 1000-3000 svarų ribas, jei tai nedidelis biuras. Dideliems – skaičiuokite daugiau.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos paprastai nenusakoma?

Paslėptų vadinasi tų, kurių klientas nepaklausia. Pavyzdžiui, laukimo mokestis. Jei vairuotojas atvažiuoja į vietą, o jums dar ne paruošta jokių dėžių, jis laukia ir laikas eina. Taip pat mokestis už sunkios technikos naudojimą jei reikia išnešti 200 kilogramų seifą. Dar gali būti mokestis už pakavimo medžiagas (dėžės, burbulai). Aš stengiuos visada pasakyti iš anksto, bet kartais klientai taip greitai nusiperka, kad užmiršta papildomus darbus.

Kada reikia mokėti už paslaugas – iš anksto ar po perkėlimo?

Įprasta taikyti 30-50 proc. avansą, kad galėtume rezervuoti vairuotoją ir įrangą. Likusią dalį sumokate, kai krovinys atvyksta į paskirties vietą arba iš anksto prieš išvykstant. Yra firmų, kurios reikalauja viską iš karto, bet asmeniškai aš to nedaryčiau. Per 20 metų mačiau, kaip imonės išsiskirstė, o pinigai dingo. Geriau saugokit save ir laikykitės "pinigai prieš raktus" (arba prieš iškrovą) taisyklės (nors čia yra priešingai – raktai prieš pinigus, bet supratot mintį).

Ar taip verta samdyti įrangos kėlimo specialistus (keltuotojus)?

Jei turite didelį biurą antrame aukšte be lifto – tikrai verta. Negalėtų tikėtis, kad vairuotojas, kuris atvykęs vairuoti sunkvežimio, tiesiog įms nešti 50 kilogramų spintas laiptais. Tai ne jo darbas, ir jis gali tiesiog atsisakyti. Vienas kartas Londone vairuotojas susirgo nugarą nešdamas kėdes, ir mes likome be auto ir be pagalbos. Keltuotojai yra brangūs, bet jie išneša viską greitai ir saugiai. O jūsų nugaros vertė didesnė nei jų valandinis užmokestis.

Kaip taupyti biuro perkėlimo išlaidas neprarandant kokybės?

Geriausias būdas – susirūpinti pakavimu patys. Nupirkite dėžių, supakuokite smulkius daiktus, išmontuokite baldus. Tada mums lieka tik užkrauti, pavežti ir iškrauti. Tai taupo daug laiko. Taip pat, jei galite, susitvarkykite su parkavimo vieta prie pastato, kad mūsų sunkvežimis neturiktų važinėti po miestą ieškodamas vietos. Londonas už transportą stovi daugiau nei už krovinių įkėlimą.

Pakavimo ir paruošimo procesas (Kur dauguma susiplečia)

Kiek laiko reikia skirti biuro paruošimui perkėlimui?

Nepaisykite to, kad "greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai" prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas. Prasideda jau prieš savaitę ar dvi. Turite sudaryti inventorių, nupirkti dėžių. Jei turite 20 darbuotojų, kiekvienas turi susipakuoti savo stalą. Tai trunka. Nenustatykite termino "rytoj" iškvietimui, nes vairuotojai turi grafikus. Geriausia planuoti bent savaitę į priekį, o dideliems projektams – mėnesį.

Ar galiu naudoti paprastas prekybos centrų dėžes ar reikia specialių?

Galite, jei norite, kad jūsų serveriai nukristų ant grindžių. Prekybos centrų dėžės (ypač po bananų) yra minkštos, neturi tvirtos dugno. Biuro perkėlimui reikalingos storos sienelės dėžės (Double wall). Vienas klientas taip taupojo, ir rezultate – išsilydo jo monitoriaus ekranas, kai dėžė pasilenkė kitoje viršuje. Nekukuok ant šimto svarų įrangos dėl penkių svarų dėžės. Tai paprasta aritmetika.

Kaip teisingai pažymėti dėžes, kad niekas nepasimestų?

Rašykite ant viršaus ir ant šonų. Nurodykite kam priklauso (pvz., „Vadyba“ arba „IT skyrius“) ir ką viduje yra („Knygos“, „Smulkmenos“). Jei dėžėje trapikas daiktas – parašykite „TRAPIA“. Tai atrodi paprasta, bet stebiuos, kiek dažnai atsiduria dėžės be jokio užrašo. Tada vairuotojas neišsiruošia, kur ją dėti, o galutinis iškrovimas tampa chaosu. Pasidarykite lipdukus arba tiesiog naudokite storą markę.

Ar verta rūpintis kompiuterių (IT) išmontavimu prieš atvykstant?

Būtinai. Išjunkite kompiuterius, susukite kabelius į maišelius, pažymėkite, kuris kabelis priklauso kuriam monitoriui. Jei paliksite viską sujungtą, vairuotojas tiesiog nenukels to stalo. Jis ne IT specialistas. Mačiau situaciją, kur klientas laukė, kad mes prijungsime visus serverius atgal, nors to niekas nepasiūlė. Užtikrinkite, kad jūsų IT žmogus yra pasiruošęs atjungti ir vėliau prijungti viską. Tai taupo valandas.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais ir paveldėtais duomenimis?

Jei turite labai slaptų dokumentų, geriau juos vežti su savimi (ne su vairuotoju). Jei vis turi vežti krovežis, užrakinkite dėžes su numeriniais spynų kodais. Neklauskite vairuotojo, ką viduje turi dėžė, jam nebūtina žinoti. Aš asmeniškai visada sakau: "Jei dėžė atsidaro ir ten pinigai ar auksas, tai ne mūsų problemos (juokauju), bet dokumentus saugokit patys". Atsakomybė už duomenų nuotėkį visada lieka ant jūsų.

Ar jūsų komanda gali atlikti pilną pakavimą („Packing service“)?

Taip, galime, bet tai kainuoja. Turime žmonių, kurie ateina, ima dėžes, popierių, burbulus ir viską supako. Tai idealu tiems, kurie neturi laiko ar noro. Tačiau tada reikia numatyti papildomą dieną darbui. Jei sakote „greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai“, tai pakavimas gali būti tą brangiausią dalis. Bet pasitikėjimas, kad profesinaliai supakuota, verta daug.

Logistika, laikai ir maršrutai (Kai reikia skubėti)

Kiek trunka typinis kelionės laikas iš Londono (ar kitur UK) į Lietuvą?

Patys važiavimas imasi maždaug 24–30 valandų, priklausomai nuo maršruto (Eurotunelis arba keltas). Tačiau tai tik vairuotojo darbo laikas. Jei reikia įvežti prekes pietinėse Anglijoje, pridėkite dieną. Taip pat reikia atsižvelgti į poilsio laikus (vairuotojai turi miegoti!). Neskubėkite spausti vairuotojo telefonu kas valandą, kai jis vairuoja. Saugumas pirmiausia. Nesakykite „važiuok greičiau“, tai ne lenktynės.

Ar įmanoma atlikti perkėlimą per savaitgalį, kad neblaškytumėte darbo proceso?

Įmanoma, bet tai kainuoja brangiau. Vairuotojai taip pat turi šeimas ir poilsį. Jei jiems reikia dirbti šeštadienį ar sekmadienį, tai yra viršvalandžiai. Be to, muitinės Lietuvoje arba keltai gali dirbti pagal kitą grafiką. Vieną kartą bandėme važiuoti sekmadienį per keltą, bet buvome priversti laukti iki pirmadienio ryto. Geriausia derinti su mumis iš anksto, kad nenumirstumėt šiokių tokių niuansų.

Kokios yra pagrindinės problemos su ULEZ zona Londone?

Londono centro zona dabar yra baisi. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6), mokame kas dien didžiulius mokesčius, arba tiesiog negalime važiuoti. Tas reiskia, kad reikeskrauti už miesto ribų ir vežti mažesnėmis mašinomis (7.5t). Tai padidina krovinių kiekį ir kainą. Galvokite apie tai, kai išsinuomojate biuro patalpas centre – ar gales ten užvažiuoti sunkvežimis? Dažnai negali.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa urmu arba susiduria su technine gedimu?

Techniniai gedimai pasitaiko, nors mes stengiamės techniką priežiūrėti. Jei tai įvyksta, mes siunčiame pagalbą. Tačiau jei urmas (pvz., didelė avarija M25 automagistralėje), tai niekas nepajėgs. Tada laikas nubėga. Tokiu atveju stengiamės informuoti klientą kuo greičiau (nebenu, kad signalas dingsta). Tai reti atvejai, bet juos reikia numatyti psichologiškai. Nervingumas čia nepadeda.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą, tačiau aš asmeniškai nesu didelis technologijų fanas, ir kartais sistemos neveikia (arba vairuotojas išjungia, kad netyčia nepraneštų, kur jis pietauja). Paprastai aš tiesiog skambinu vairuotojui ir klausiu "kur tu". Tai senas mokyklos metodas, bet veikia. Jei jums būtina matyti raudoną taškelį ekrane, pasakykite, mes įjungsime sekimą, bet nepamirškite – vairuotojas vairuoja, o ne žaidžia kompiuterinius žaidimus.

Realios problemos ir iššūkiai (Kas gali nueisti blogai)

Kas daryti, jei pažeidžiamas brangus daiktas (pvz., serveris ar tapyba)?

Tada įsigyjamas draudimas. Visada įsigykite draudimą (Cargo insurance). Jis dengia žalą nuo A iki Z (taip sakant). Bet yra niuansas – reikia įrodyti, kad buvo pažeista krovinio įkėlimo metu, o ne dėl to, kad buvo blogai supakuota. Vienas kartas klientas teigė, kad buvo sulūžęs stalas, bet paaiškėjo, kad jis pats nulūžo dar prieš tai, kai bandė jį pastumti. Kruopštus apkrovos ir iškrovos protokolas padeda išvengti ginčų.

Ar dažnai pasitaiko, kad dingsta dėžės su daiktais?

Esu šioje srityje 20 metų ir galiu pasakyti – labai retai, bet pasitaiko. Paprastai dėžė lieka kitoje vietoje (prieš metus palikau vieną dėžę garaže... kažkas nutiko). Jei turite tvarkingą inventoriaus sąrašą ir numeruojate kiekvieną dėžę, tada tiesiog žinome, kad trūksta nr. 15. Be numeravimo tai būtų "kažkas dingpo, nežinome kas". Todėl numeriai ant dėžių yra būtini, o ne gražus užrašas.

Kaip elgtis, jei paskirties vietoje nėra lifto arba per siauri koridoriai?

Tai klasikinis siaubas. Vieną kartą atvažiavome į seną pastatą Vilniuje, kur liftas gyventojams, o krovinių liftas... tiesiog nebuvo. Teko nešti 50 dėžių per laiptus 4 aukštus. Klientas buvo nustebęs, kad mes tai darome. Bet tai užtruko visą dieną. Jei žinote apie tokius apribojimus, praneškite iš anksto. Mes galims paruošti mažesnes mašinas arba daugiau žmonių. Neklauskite paskutinę minutę, ar pataisys (ne, nepataisys).

O jei klientas pats susipainioja su inventoriaus sąrašu?

Tai įvyksta beveik visada. Rašo "20 dėžių", o paskutiniu momentu susidaro 35. Tada sunkvežimis tampa per mažas. Arba rašo "2 biuro stalai", o tarp jų yra dar 4 padėklėlės, kurios nėra susuktos. Tokios netikslumos sukelia vėlavimus. Geriausia būti sąžiningu ir pasakyti: "aš tiksliai nežinau kiek dėžių bus, gal 30, gal 40". Tuomet aš žinosiu, kad reikia didesnės maršrutės su atsarga.

Ar galiu įsivežti asmeninius daiktus (dviračius, pianiną) kartu su biuro kroviniu?

Galima, bet tai turi būti aiškiai deklaruota. Negalima paslėpti dviračio tarp dėžių su popieriais ir tikėtis, kad niekas nepastebės. Muitinė turi akis kaip sakalas (bent taip sakoma). Jei asmeniniai daiktai senesni nei 6 mėnesiai, jie gali būti be mokesčių, jei nauji – mokesčiai taikomi. Vienas klientas bandė įvežti naują motociklą kaip "biuro techniką"... nu tai baigėsi bauda.

Ką daryti, jei įmonė paskutinę minutę pakeičia perkėlimo datą?

Mums tai nereiškia nieko blogo, jei vairuotojas dar nėra išvažiavęs. Bet jei jau jis vairuoja link Londono, tuomet keičiant datą tenka mokėti baudą už tuščią važiavimą (Dead mileage). Verslo pasaulyje dalykai keičiasi, aš suprantu. Bet turėkite omenyje, kad logistika – tai gyvas organizmas, kuriam sunku staigiai sukti galva. Kuo anksčiau pranešate, tuo mažiau nuostolių.

Išvados ir galutiniai patarimai

Taigi, jei jūsų tikslas yra greitas biuro perkėlimas iš UK efektyviai ir patogiai, pagrindinis dalykas yra ne rasti pigiausią vairuotoją, o pasiruošti. Per savo darbo patirtį mačiau, kad geriausiai pasirodo tie klientai, kurie nebijoa klausti ir pasiduoda profesionalių patarimų. Nėra tobulo perkėlimo be smulkių nesklandumų, bet juos galima minimizuoti. Būkite sąžiningi dėl savo turto, kruopštūs su dokumentais ir kantrūs su vairuotojais. Tada tas kelias per Lamanšą ir Anglijos keliuos nebus košmaras, o tiesiog darbo diena.