Greitas biuro perkėlimas į UK – minimalūs praradimai: Praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau geriau nei dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai sienos buvo kitokios, o vairuotojai turėjo daugiau kantrybės. Jei planuojate biuro perkėlimą į UK, turbūt jau jaučiatė tą galvos skausmą, kai pradedata galvoti apie dokumentus, dėžes ir muitinę. Sakyčiau, greitas biuro perkėlimas į UK įmanomas tik tada, kai viską susiplanuojate iki mažiausio detaliaus, bet realybėje dažnai tenka improvizuoti. Čia nėra tiesiog įkelti dėžių į sunkvežimį ir važiuoti, ypač dabar, kai „Brexit“ vis dar sukelia chaosą uostuose. Verslas negali sustoti, todėl svarbu ne tik tai, kad dalykai atvyktu, bet ir tai, kad jie nenukristu kelyje, o darbas nebūtų nutrauktas ilgam laikui. Pažvelkime, kas iš tikrųjų laukia jūsų kelionėje į Angliją.

Bendri klausimai apie procesą ir laiką

Kiek laiko užtrunka tas „greitas“ perkėlimas?

Viskas priklauso nuo to, ką vadinate „greitu“. Jei tai tik keli kėdės ir stalai, tai įvyksta per 3-4 dienas nuo užsakymo, tačiau jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą į UK su serveriais ir archyvais, tai užtrunka bent savaitę iki dviejų. Reikia laiko surinkti dėžes, o vairuotojui reikia laiko atvykti paimti. Taip pat, nepamirškite, kad reikia rezervuoti vietą keltuose, o kasmetinis biuro perkėlimas į UK pikas gali sukelti spūstis, tad terminai gali pasislinkti. Geriausia pradėti planuoti mažiausiai mėnesį iš anksto, jei norite išvengti streso.

Ar įmanoma viską nuvežti per savaitę?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai labai pavojinga žaisti. Yra buvę atvejų, kai klientai skambindavo antradienį ir sakydavo, kad reikia viską išvežti į Londoną penktadienį. Galima padaryti, bet tada kainos šokinėja į dangų, o rizika, kad dings dėžė, padidėja. Biuro perkėlimas į UK reikalauja logistikos, o ne tik greičio. Jei skubate, turime dirbti be išeiginių, o vairuotojai turi važiuoti be ilgų pertraukų, kas ne visada saugu. Geriau duokite sau penkias darbo dienas, ar bent tris, jei tai mažas įmonės biuras.

Kas nutinka, jei sunkvežimis užstrigs uoste?

Tai viena labiausiai įkyrių problemų, ypač Dover arba Folkestone. Jei tenka laukti muitinės arba imigracijos patikros, laikas skrenda, o klientas nervinasi. Biuro perkėlimas į UK gali užstrigti dėl net ir vieno blogai užpildyto dokumento. Prieš metus turėjome atvejį, kai mūsų vairuotojas praleido kelias valandas angliškoje muitinėje, nes buvo klaida prekių deklaravimo kode (EORI buvo senas). Tokiu atveju mes viską stengiamės spręsti operatyviai, bet tada reikia kantrybės iš jūsų pusės, nes mes negalime priversti pareigūnų greičiau dirbti.

Ar reikia padėti vairuotojui krauti?

Galbūt ne visiškai, bet pagalba visada praverčia. Sunkvežimio vairuotojas yra atsakingas už vairavimą, o ne už tai, kad jis išmoks jūsų architektūros. Biuro perkėlimas į UK būna lengvesnis, jei darbuotojai jau yra susirinkę dėžutes ir pažymėję jas. Jei reikia nešti sunkius spintas ar seifus, reikės žmogaus kieme. Vairuotojas turi „svorio limitus“, o jei jūsų darbuotojai gali padėti, tai greičiau pasibaigs. Nereikia jį vaišinti sultimis, bet tiesiog parodyti, kur aštuontoji dėžė su svarbiais dokumentais.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Tai yra pilna akla vieta. Oficialiai – negalima, nes tai susilieja verslo ir privačios srities pervežimai, o muitinė to nemėgsta. Girdėjau istorijų, kai žmonės bandydami padaryti greitą biuro perkėlimą į UK, slapta įkišdavo savus drabužius į dėžes su popieriais, o paskui keldavosi muštis dėl mokesčių. Geriau tai nedaryti. Jei reikia pervežti ir asmeninių daiktų, reikia tai deklaruoti atskirai, kitaip gali būti bauda ar visos siuntos sulaikymas tikrinimui.

Ką daryti su labai brangia technika?

Serveriai, branduoliai, brangūs kompiuteriai – čia reikalingas specialus traktavimas. Biuro perkėlimas į UK tokiu atveju turi būti atliekamas su „air ride“ sunkvežimiais, kurie sumažina vibraciją. Be to, reikia ypatingos pakuotės, o ne tiesiog senų dėžių iš maisto prekių. Kartais net reikia lydinio pripildytų dėžių. Aš visada sakau klientams – duokite man brangiausią daiktą į rankas ir pasakykite, ką su juo daryti, nes už atsakingą techniką aš miegoti negaliu.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ nuostoliai

Kokius dokumentu reikia tureti iš anksto?

Būtinas EORI numeris, kuris turi prasidėti nuo GB (jei perkeliate verslą į UK iš ES šalies) arba LT (jei tiesiog siunčiate ir grįžtate). Taip pat reikia pilno inventoriaus sąrašo, kuris nurodo tikslias kiekis ir svorius be jokių „apie 10 dėžių“ užrašų. Biuro perkėlimas į UK be šių dokumentų yra neįmanomas. Taip pat reikės galiojančios draudimo polisės, kuri padengia kelią. Dirbant su mūsų komanda, padedame suformuoti šį sąrašą, bet jūs turite žinoti, ką turite.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 naudojamas tarpinio pervežimo procedūrai (tarp ES ir trečiosios šalies). Jei tiesiog perkeliate savo turtą iš Lietuvos į Angliją galutinai, tai galite naudoti eksporto deklaraciją. Biuro perkėlimas į UK dažnai veda į painumą dėl to, kai kurie agentai stengiasi uždirbti ant T1, kur jis nebūtinas. (Tikrai geriau pasiklausti savo buhalterio, ar šis kodas jums reikalingas, nes aš kartais su jais susipainioju). Jei prekės keliauja per kitas šalis, tada taip, bet tiesioginis maršrutas – ne visada.

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT) UK muitinėje?

Jei perkėliate biurą, kuris jau yvo registruotas UK, tai tai laikoma perkėlimu tarp savo padalinių, taigi PVM mokėti nereikia (intra-community supply nustojo galioti po „Brexit“, tai dabar čia yra eksportas/importas). Reikia pateikti įrodymus, kad verslas veikia abiejose šalyse. Biuro perkėlimas į UK gali būti apmokestintas, jei dokumentai bus netvarkingi ir many, kad tai prekyba. Geriausia turėti paruoštą „Transfer of Undertakings“ dokumentus.

Kas bus, jei pamiršiu paminėti vieną dėžę inventoriuje?

Tai blogai. Muitininkas mato, kad svoris neatitinka sąrašo, ir turi teisę sulaikyti visą sunkvežimį. Tada prasideda baudos ir brangiai apmokami patikrinimai. Biuro perkėlimas į UK tampa brangus dėl to ne dėl kuro, o dėl jūsų nekantrumo. Vieną kartą teko laukti 3 dienas kol klientas surinko visus duomenis apie dingusią dėžę su spauda. Geriau pasidaryti nuotraukas prieš uždarant kėbulą.

Ar reikia kvietimo arba sutarties iš UK pusės?

Nebūtina kvietimo kaip turistui, bet reikia įrodymo, kas yra gavėjas. Biuro perkėlimas į UK reikalauja galutinio adreso ir kontakto asmenos, kuris gali patvirtinti priėmimą. Be to, jei statysite biurą naujose patalpose, reikės įrodymo, kad ten galima laikyti prekes (nebent tai tik kompiuteriai). Kartos reikalaujama nuomos sutartis, kurią reikia pateikti logistikos partneriui.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Jūsų klientų duomenys, buhalteriniai dokumentai – visa tai yra jautri informacija. Biuro perkėlimas į UK neturėtų tapti duomenų nutekėjimo šaltiniu. Rekomenduoju šiuos dalykus vežti atskirame, užrakintame dėžėje, o jei labai svarbu – netgi su vairuotoju, kuris miega sunkvežimyje, arba naudoti nedidelę furgoną pervežimo paslaugą. Neleiskite, kad šios dėžės būtų vetamos paskutinės ir be priežiūros.

Pakavimas, technika ir įranga

Ar jūs pakuojate, ar tą darome mes?

Tai jūsų pasirinkimas, bet dažniausiai klientai renkasi „pakavimas patys“, norėdami sutaupyti. Biuro perkėlimas į UK brangsta, jei mums tenka atlikti visą „vabzdžių“ darbą – surinkti dėžes, pažymėti, įrėžti. Mūsų darbuotojai tai gali padaryti, bet tai užtruks dieną-dvi, o tas laikas bus įskaičiuotas į sąskaitą. Jei turite kasininkus, kurie gali tai padaryti prieš išvykstant, geriau taip ir padarykite.

Kaip saugiai vežti kompiuterius ir monitorius?

Monitoriai yra pačios dažniausiai laužomos detalės. Negalima tiesiog padėti vieno ant kito. Biuro perkėlimas į UK reikalauja, kad monitoriai būtų įrėžti į putų dėžes arba apvynioti burbuliukine plėvele ir užfiksuoti ant sienelių. Kompiuteriniai blokai (towers) turi būti išjungti (aišku) ir gerai uždaryti, kad viduje ne kristų detalės, nes kelyje Anglijoje būna labai daug „sleeping policemen“ – tų greičio mažinimo kalnelių.

Kas daryti su dideliais stalais ir vitrinomis?

Jie turi būti išmontuoti. Nė vienas vairuotojas nepriims 3 metro ilgio stalo, jei jis nesudėtas į dalis. Biuro perkėlimas į UK turi apimti ir montavimo/demontavimo darbus. Reikia pažymėti, kuris varžtas nuo kurio stalo, kitaip surinkimas Londono pusėje taps galvos skausmu. Vitromas reikia apvynioti storu kartonu, nes viena dužis vitrinoje – tai jau dideli nuostoliai.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Absoliučiai taip. Netgi jei spinta atrodo lengva, užpildyna knygomis ji tampa nekeliamas. Biuro perkėlimas į UK neapsiriboja tik krovejo jėga, sunkvežimis turi svorio limitą 24 tonos (arba mažiau, priklausomai nuo rūšies). Jei spinta per daug sunki, ji gali lūžti nešimo metu, arba jos tiesiog neįmanoma pakelti vienam žmogui. Tuomet reikia kelti su liftu, o ne visose UK vietose yra prieiga prie lifto.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas dingtų?

Naudokite spalvotas lipdukas ir skaičius. Biuro perkėlimas į UK yra chaotiškas procesas, todėl dėžė su užrašu „Mano reikalybės“ nieko nesako. Rašykite: „Skyrius A, stalas nr 5“. Tai padės greičiau susirasti dalykus iš pakrovimo. Be to, turime sąrašą su numeriais, todėl jei trūksta dėžės nr 45, mes žinome, kad ją ieškoti reikia paskutinioje kranovo.

Ar galima vežti augalus į UK?

Dėl augalų yra griežtos taisyklės, ypač su žeme. Biuro perkėlimas į UK leidžia vežti tik tam tikrus augalus, jei turiite fitosanitarinius pažymėjimus. Dažniausiai aš sakau klientams – palikite kaktusą čia, nusipirkite naują Londone. Rizika, kad augalą bus sunaikinta sienoje, yra per didelė, o jūsų mėlynoji agavė nėra to verta.

Rizikos, draudimas ir problemos kelyje

Ar technika yra apdrausta?

Standartinis draudimas (CMR insurance) dažnai apima tik tam tikrą sumą, pvz., 10 EUR už kg, o serveriai kainuoja tūkstančius. Biuro perkėlimas į UK reikalauja specialios draudimo polisės „All Risk“. Turime pasitikrinti, ar dėžės su technika yra įtrauktos į aukštesnę vertę. Jei nieko nepasakysite, ir vairuotojai nukris su technika, gausite tik nereikalingą kompensaciją. Visada klauskite apie draudimo limitus.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai reta, bet įvykstanti situacija. Tada mes išsiunčiame kitą sunkvežimį arba padedame perkrauti prekes į kitą. Biuro perkėlimas į UK turi būti užtikrintas, todėl turime techninės pagalbos partnerius visoje Europoje. Vieną kartą mums sudegės padangos netoli Antverpeno, ir viskas stabdėsi 12 valandų. Tokiu atveju pranešame jums, ir terminai pasislenka. Tai ne mūsų kaltė, bet jūsų rizika, todėl planuokite laiką atsargiai.

Ar gali būti, kad dingo dėžė?

Yra buvę. Kadangi dažnai naudojame pakeitimus (pervazavimą) tarp sunkvežimių (pvz., į Lietuvą važiuoja vienas, o į UK kitas), gali atsitikti painiavos. Biuro perkėlimas į UK yra didelis logistikos grandinės elementas. Jei dėžė dingsta, mes pradedame tyrimą – tikrini vaizdo įrašus, skambiname sandėliams. Dažniausiai ji randama kažkur kampo, bet kartais ji tikrai dingsta. Todėl brangiausius dalykus geriausia nešti su savimi.

Ką daryti su vairuotojų poilsio laiku?

Pagal taisykles, vairuotojas turi ilgas poilsius po 4,5 valandos vairavimo. Biuro perkėlimas į UK į Lietuvą trunka ilgai, todėl jis privalo sustoti. Jūsų darbuotojai gali dirbti 24 valandas, bet vairuotojas negali. Nereikėtų jo pykdyti, kad jis sustojo pietų. Tai saugumo reikalas. Jei reikia labai skubti, reikia dirbti su dviem vairuotojais viename sunkvežimyje, tai leidžia važiuoti be ilgos pauzės (bet brangiau).

Ar yra kokių nors „nepatogių“ vietų UK?

Londono centras (Congestion Charge zona) ir ULEZ zona. Biuro perkėlimas į UK, ypač į Londoną, reiškia, kad sunkvežimis turi tenkinti standartus, kitaip bus didelė bauda. Taip pat, seni miestai su siaurais gatvėmis, pavyzdžiui, kai kurie Dorkingo ar Sarės rajonai, ten sunku privažiuoti dideliu sunkvežimiu. Reikia iš anksto patikrinti, ar yra vietos parkavimui, ar gali privažiuoti 18 metrų ilgio vilkikas.

Kainos ir mokesčiai

Kiek tiksliai kainuoja toks perkėlimas?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes kainos svyruoja priklausomai nuo kuro, kuriuo dabar labai sunku. Biuro perkėlimas į UK mažam biurui gali kainuoti nuo 1500 eurų, o dideliam – iki 10 tūkstančių. Reikalingas apskaičiavimas: kiek kubinių metrų, atstumas, ar reikia keltis su liftu, ar naktiniu režimu. Geriausia paskambinti ir pasakyti apytikslį kiekį, tada aš galiu sakyti konkretų skaičių (maždaug).

Kodėl kaina pasikeitė per mėnesį?

Kuro kaina, keltų kainos (P&O, DFDS), o ir Brexit sukeltas darbo trūkumas. Biuro perkėlimas į UK tapo brangesnis dėl dokumentų tvarkymo, dabar reikia daugiau muitinės brokerių darbo. Anksčiau vairuotojas tiesiog važiavo, dabar jis turi laukti, kol brokeris patvirtins deklaraciją. Tas laikas – tai pinigai.

Ar galima susimokėti atvykus?

Dauguma firmų to nedaro, nes jei klientas atsisako priimti prekę, sunkvežimis grįžta tuščias. Biuro perkėlimas į UK reikalauja avanso bent 50%, o likutį – prieš išvykstant arba kai prekės pakraunamos. Tai standartinė praktika, nes mes taip pat turime sumokėti už keltus ir degalinių kortelę. Nereikia į tai žiūrėti kaip į nepasitikėjimą, tai verslo logika.

Ar taip, kad pigiau rasti „blakienę“?

Yra daug „vokietiškų“ firmų (o ne tik vokiškų), kurios siūlo neįtikėtinai mažas kainas. Biuro perkėlimas į UK su jomis baigiasi taip, kad jie paprašo papildomai pinigų pusiaukelėje arba dingsta su jūsų daiktais. Aš mačiau tokių atvejų per savo 20 metų. Geriau mokėti šiek tiek daugiau už patikimą partnerį, kuris atsako į telefoną, nei už tą, kurio svetainėje nėra adreso.

Kas daryti, jei biuras turi daug atliekų?

Mes galime išvežti ir atliekas, bet tai kainuoja papildomai, nes UK turi griežtas atliekų gabenimo taisykles. Biuro perkėlimas į UK nėra tik naudingų daiktų gabenimas. Senus spausdintuvus, stalus reikia paimti į perdirbimo centrą. Negalima jų tiesiog palikti gatvėje Londone, ten gausite baudą, kuri užkels akis.

Pabaigos ir išvados

Ar verta viską daryti savo jėgomis?

Jei turite nemažą vilkiką ir vairuotoją su licencijomis – galite. Bet biuro perkėlimas į UK savo jėgomis dažniausiai išeiga brangiau, kai suskaičiuojate savo laiką, kuro, viešbučių ir galimas baudas. Profesionalai žino, kur reikia važiuoti, kad neišsiplėštų padangos ir kur pilti kurą pigiau. Verslas turi užsiimti verslu, o ne sunkvežimių logistika.

Kaip išvengti streso?

Planuokite, planuokite ir dar kartą planuokite. Biuro perkėlimas į UK – tai ne paskutinės minutės sprendimas. Pasidarykite sąrašą, pasikalbėkite su darbuotojais, pasirūpinkite internetu naujame biure prieš atvykstant. Jei žinote, kas laukia, tai bus tiesiog darbas, o ne katastrofa.

Kas svarbiausia?

Kad verslas neustotų. Biuro perkėlimas į UK turėtų būti planuojamas taip, kad pirmadienį rytą Londone jūsų žmonės galėtų įjungti kompiuterius dirbti, o ne ieškoti dėžių su kava. Minimalūs praradimai pasiekiami ne tuo, kad sutaupote 100 eurų pervežime, o tuo, kad viskas atvyksta laiku ir sveika.

Galite padėti su viskuo?

Mums dirbant 20 metų, mačiau viską. Galime padėti su dokumentais, su draudimu, surasti vietą Londone sandėliavimui, jei biuras dar nebaigtas. Biuro perkėlimas į UK mums – tai kasdienybė. Tiesiog skambinkite iš anksto, o ne tada, kai jau dėžės lauke stovi ir lyja.

Galiausiai, greitas biuro perkėlimas į UK – tai ne mitas, tiesiog reikia profesionalumo ir šiek tiek kantrybės. Jei viską padarysite teisingai, naujas etapas Jungtinėje Karalystėje prasidės be didelių smūgių jūsų biudžetui. Sėkmės!