Greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu: kas tikrai laukia kelyje

Dirbu šioje srityje jau beveik dviem dešimtmečiais, ir galiu pasakyti viena – tai niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai. Viskas atrodo paprasta: pakavimas, krautuvės, kelionė ir iškrautymas. Tačiau kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus, ypač į UK, visada iškyla kažkas neprognozuojamo. Greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu yra tas uždavinys, kuris išbandys ne tik jūsų biudžetą, bet ir nervus. Mes čia ne apie idealias brošiūras kalbėsim, o apie tai, kas vyksta realybėje – kur vairuotojai strigsta, kur dingsta dokumentai ir kodėl rytoj gali nebeveikti jūsų serveris. Pradėkime nuo to, kad be gero plano čia neprasversite, net jei ir turite neribotą biudžetą.

Dokumentai, biurokratija ir tas begalinis popierių chaosas

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka viską suplanuoti?

Visada sakau klientams – planuokite mažiausiai mėnesį, o geriau šešias savaites. Žinoma, yra atvejų, kai viskas susitvarko per savaitę, bet tada tenka mokėti už skubą tris kartus daugiau ir aš dar ne kartą matau, kad tada kažkas pradingsta. Reikia ne tik užsakyti sunkvežimį, bet ir suderinti muitinę, parengti inventorius, o dar ir darbuotojus paruošti. Jei norite tikrai sklandaus greito biuro perkėlimo į Londoną su planavimu, laikas yra tas brangiausias resursas, kurio negalima nupirkti paskutine minute (bent jau ne be didelių nuostolių).

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš anksto?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarčių, jei tenka laikinai padėti daiktus, ir, žinoma, krovinių manifestų. Jungtinė Karalystė po Breksito pasidarė labai griežta, net smulkmenos turi būti užrašytos tiksliai. Buvo atvejis, vienas klientas neparašė "naudoti baldai" ant dežių, ir jam krovą pristabdė pasienyje dviem dienoms. Be to, reikia patvirtinimų iš naujojo biuro savininko, kad leis įvažiuoti sunkvežimiui, kitaip sunkvežimis tiesiog nenuvažiuos į miesto centrą.

Ar labai sunku gauti vizus darbuotojams, kai jau važiuoja?

Nebent jau juos turite. Aš asmeniškai ne konsultantas vizų klausimais, bet iš praktikos žinau – jei planuojate greitą biuro perkėlimą į Londoną su planavimu, vizus reikia tur�ti išspręstus dar prieš pradedant kalbėti apie dėžes. Ten įmonėms reikia sponsoriaus licencijos ir tai trunka mėnesius. Nežiūrėkite į mane, kai aš sakau, kad čia ne viena diena reikalas, tiesiog taip yra.

Kas vyksta su paveldėta technika, kai vežate per sieną?

Čia yra pavojingiausia vieta. Muitinės žmonės myli užšokuoti ant senų kompiuterių, jei jie atrodo per pigūs ar per daug. Turi būti serijiniai numeriai, pirkimo sutartys, dar geriau – vertinimas. Vieną kartą mus sulaikė, nes vairuotojas neįsirašė trijų senų monitorių, kurie, kaip pasirodė, buvo "asmeniniai daiktai", o ne įmonės nuosavybė. Geriau užuot kovoję su muitininkais, dekite viską į sąrašą.

Ar reikia specialių dėžių ar tinka paprastos?

Nesigilinkite per daug į tą ekologiją dabar. Biuro reikmenims reikia tvirtų dėžių, ypač technikai. Paprastos "prekybos centro" dėžės susilaužo po 200 kilometrų. Mes visada rekomenduojame specialias dėžes su padalintomis sekcijomis, o ant grindų – storą plastikinę danga. Niekas nenori atsidaryti sunkvežimio Londone ir matyti, kad visi stiklai sudaužyti.

Kainos, laikas ir kodėl viskas brangsta

Kiek kainuoja greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu?

Nėra vienos kainos, tai priklauso nuo tūkstančio dalykų. Jei tai mažas biuras – keliai tūkstančiai eurų, jei didelis – dešimtys. Taip pat svarbu, kiek dalių – dalinis krovimas visada brangesnis už pilną. Dar prisideda mokesčiai už Tunelį ir ULEZ zoną Londone, kas dabar yra tikra kaukė. Aš negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet pasiruoškite, kad bus brangiau nei pervežant į Berlyną.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai labai rekomenduoju. Kuro kainos šokinėja, o mokesčiai UK keičiasi, todėl fiksuota kaina apsaugo jus nuo staigių siurprizų. Tačiau jei pats klientas pridės dešimt dėžių paskutinę dieną, sutartis gali būti peržiūrėta. Rašome viską ant popieriaus, kad vėliau nektų diskutuoti, kodėl vairuotojas nepakėlė papildomo fotelio.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Kai kurios firmos tiesiog perveža, kitos – dar visą tą "planavimą" ir logistiką. Pigios firmos dažnai neduoda draudimo arba naudoja senus sunkvežimius, kurie gali sugesti pusiaukelėje. O jei reikia tikrai skubaus greito biuro perkėlimo į Londoną su planavimu, pigios variantai dažnai baigiasi vėluojančiu kroviniu. Mums kartais tenka išgelbėti tokius situacijas paskutinę minutę, ir tada kaina klientui dvigubai padidėja.

Kas daro įtaką galutinei sumai?

Atstumas (žinoma), kuro kaina, darbo užmokestis UK vairuotojams (jie uždirba daugiau nei Lietuvoje), o dar ir ULEZ mokestis. Taip pat, jei reikia specialios technikos kelti, pavyzdžiui, lifto be šachtos, tai taip pat brangiai. Ir nepamirškite galutinio išsiskyrimo mokesčio (vat), jei įmonė ne registruota UK.

Ar brangu perkelti biurą labai greitai, kaip per savaitę?

Labai. Tada tenka naudoti "ekspresines" transporto priemones, kurios važiuoja be sustojimų, kartais net ir dviem vairuotojais. Be to, greitai vežti reiškia, kad dokumentai turi būti pateikti iš karto, be eilės. Tai visiškai kitas logistikos lygmuo, tiesiog pinigai spėja viską išspręsti už jus. Tiesa, jei greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu numatytas iš anksto, skubos mokesčius galima išvengti.

Kada geriausia važiuoti? Naktį?

Naktis geriau, kad ne užstrigtume rūsčiuose, tačiau Londono miesto centre naktį sunkvežimiams taip pat yra apribojimai. Geriausia sekmadienį ar anksti ryto pirmadienį, bet tada vairuotojai pavargę. Mes stengiamės planuoti atvykimą į paskirties vietą antradienio ar trečiadienio ryte, kai miestas dar neįkaitęs ir daugiau vietos stovėjimui.

Ar reikia įsirašyti į eilę Tunelyje?

Būtinai, ir tai ne kelias dienas iš anksto, o tiksliai pagal grafiką. Jei vairuotojas pavėluoja į langą, gali tekti laukti kelias valandas. O laukimas Tunelyje kainuoja pinigus – ir vairuotojo darbo laiką, ir įmonės nervus. Geras planas čia yra pusė sėkmės, o kita pusė – preciziškas laikas.

Viskas kas susiję su Londonu ir jo keistumais

Ką daryti su serveriais – juos skirti ar su technika?

Geriau juos skirtingai. Jei serveriai su įrangą sudužtų, kaip tai nutiko vienam mūsų klientui, kai dėžė nukrito nuo sunkvežimio rampos... buvo liūdna. Serveriai turi važiuoti specialiu, uždaru konteineriu, o paprasta technika – ant paletų. Nustatykite prioritetus – jei serveriai neveikia, biuras nedirba, tad jie turi būti pirmi sąraše ir labiausiai apsaugoti.

Ar jūsų komanda padeda su IT?

Mes galime perkelti fiziškai, bet IT konfigūracija – ne mūsų darbas. Mes sužinojome tai sunkiu būdu, kai vienas vadybininkas bandė pajungti kabelius pats ir visą tinklą nulaužė. Rekomenduoju pasikalbėti su savo IT žmonėmis iš anksto, o mums tiesiog duokite aiškias instrukcijas, kur dėti dėžes, kad jie nesukristų su vandentiežiu.

Kas atsitinka, jei serveris sugenda kelyje?

Jei tikrai gerai užpakuotas, jis nesugenda. Jei sugenda – turi draudimą. Bet geriau nedaryti taip, kad reiktų draudimo. Vienas klientas taip bandė vežti serveri priekabio lange, nešildomam, žiemos metu. Atėjo į Londoną, o tenkas su kondensatoriumi ant viduje. Teko pirkti naują. Taigi, greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu taip pat reiškia temperatūros režimo kontrolę.

Ar galima vežti pavojingąsias medžiagas, spausdintuvo kasetes?

Spausdintuvo kasetes galima, bet turi būti uždarytos ir pažymėtos. O cheminius tirpiklius – labai sunku, reikia specialių leidimų ADR. Geriau išmesti ir nusipirkti naujų Londone, nei mokėti baudas už nelegalų pervežimą per sieną. Muitinės šunys tikrai nesijuokia su tokių dalykų.

Kaip elgtis su baldais Londono biurui?

Jei jie seni, verta pagalvoti, ar verta vežti. Londonas brangus miestas ir baldų išvežimas į šiukšliadėžę ten kainuoja kaip naujas komplektas Lietuvoje. Mes kartai įvertiname, kad pigiau palikti čia arba paaukoti, nei mokėt už pervežimą ir išmetimą. Bet jei tai dizainerių baldai – saugokite juos kaip akį.

Ar verta vežti senus stalus?

Dažniausiai ne. Nebent tai yra brangūs vokiški baldai, kurų nepadarysite ten. Paprasti "IKEA" tipo stalai pervežimui atneša daugiau rūpesčių (jie sugriaunasi), nei naudos. Už tą pačą sumą galima nusipirkti naudotų baldų Londone ir jie bus pristatyti tą pačią dieną.

Kaip sužinoti, ar biuras paruoštas?

Reikia vaizdo skambučio arba patikrinimo iš anksto. Buvo atvejis, kai atvažiavome, o biuro durys pernelyg siauros. Neįėjo nei sofa, nei stalai. Teko jėgomis stumti pro langą (tikrai ne). Patikrinkite išmatavimus 3 kartus. Matuokite ne tik duris, bet ir liftus, koridorius ir posūkius.

Ar reikia leidimo iš savininko?

Absoliučiai. Be to, reikia patikrinti, ar yra "loading bay" (kraunamoji zona). Jei ne, turėsite statyti sunkvežimį gatvėje, o tai reiškia bilietą. Londono transporto policija nieko nesigaili, net jei čia jūsų įmonės perkėlimo diena. Gaukite raštišką leidimą ir užmezgite ryšį su pastato administratoriumi.

Kas dėl transporto zonų Londone?

Čia tikras miego netekimas. Yra ULEZ, kuris apima visą centrą, o dar yra "Congestion Charge" zona. Reikia suskaičiuoti, kas jums pigiau – mokėti už važiavimą arba krauti viską naktį (naktinis mokestis mažesnis). Sistemose reikia užregistruoti automobilio numerį prieš važiuojant, kitaip bauda atkeliauja paštu po savaitės.

ULEZ zona – ar mums reikia mokėti?

Jei jūsų sunkvežimis neatitinka "Euro 6" standarto, taip, ir tai nemažai. Seni sunkvežimiai tiesiog neįleisiami arba moka didžiules sumas. Jei planuojate greitą biuro perkėlimą į Londoną su planavimu, pasitikrinkite, kokia mašina jus veža. Kartais pigiau išnuomoti naują sunkvežimį UK pusėje, nei važiuoti senu.

Kur statyti sunkvežimį mieste?

Tik ant pažymėtų vietų. Vairuotojai žino, kad jei pastatys neteisingai, sunkvežimį gali konfiskuoti. Radome vieną kartą vietą gatvės gale, atrodė saugu, o priešpiečiai atvažiavo evakuatorius. Teko skubėti ieškoti pinigų išskubant. Taigi, vietą aptarkite su vietine logistika.

Bėdos, ir kaip iš jų išsukti (arba ne)

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa ir negali atvykti laiku?

Tada jums reikės "Plan B". Arba laukti (jei darbuotojai gali dirbti namuose), arba perkelti svarbiausius dalykus taksi. Ne visada vairuotojo kaltė – gali būti avarija arba policijos patikra. Mes pasitikime, kad vairuotojas turi daugiau nei vieną raktą nuo sunkvežimio, kad neužstrigtų prie sienos.

Kas jei dėžės dingsta kelyje?

Tai yra siaubas, bet įvyksta. Dažniausiai jos "nušoka" ne oficialiuose punktuose, o kai vairuotojas sustoja papietauti. Todėl svarbu turėti GPS stebėjimą ant svarbiausių dėžių, o ne tik ant sunkvežimio. Vieną kartą mūsų vairuotojas paliko dėžę degalinėje Prancūzijoje. Atsiminė tik po 100 km. Gerai, kad dar buvo kur grįžti.

Ar draudimas dengia viską?

Draudimas dengia tiek, kiek užrašyta sutartyje, ir tiek, kiek yra inventorius. Jei dėžėje buvo auksiniai lankeliai, o užrašyta "biuro reikmenys", niekam nebus įdomu. Būkite sąžiningi su inventoriumi, kitaip po incidento gausite tik 10 eurų už sudaužytus spausdintuvus. Ir nepamirškite, kad draudimas neveikia, jei dėžęs pakavote patys blogai.

Kas daro labiausiai stresą klientams?

Nebrangumas, o neaiškumas. Kai klientas nežino, kur yra jo dalykai. Todėl aš visada rašau į telefoną: "Mes čia", "Mes čia", "Mes laukiam". Ryšys yra svarbiau už greitį. Net jei vėluojame valanda, bet apie tai pranešome, klientas ramus. Jei nežinojote kur jūs esate, tai bėda.

Ar darytumėt to dar kartą?

Kartais klausiu savęs, kodėl dar darau šitą darbą (juokauju). Taip, darytum, nes viskas įmanoma su good planu. Bet jei kas nors klaustų, ar verta taip skubėti, sakyčiau – tik jei būtina. Ramus greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu visada geriau nei panikos režimas, kai viską vežiate naktį paskutinę sekundę.

Kas jei darbuotojai nenori keltis?

Tai ne mano problema (kaip logistiko), bet tai problema jūsų verslui. Žinoma, mes galime pakrauti asmenines dėžutes, bet įmonė neleidžia veži asmeninių daiktų be deklaracijos. Geriau pasikalbėkite su žmonėmis iš anksto, ar jie nori važiuoti, ar ne, kad mums nektų vieną dieną vežti tuščias kėdes.

O kas jei naujas biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tada reikia laikino sandėlio. Londone tai kažkoks siaubas kainų atžvilgiu. Mes kartais turime padėti dėžes tiesiog lauke, jei yra tvora, bet tai rizikuota. Jei statybos vėluoja, turite turėjimą, kur dėsitus kompiuterius. Neleiskite, kad jie stovėtų drėgnoje durpse.

Paskutinis žodis – ką daryti paskutinę dieną?

Išjungti internetą, nuimti paveikslus, padėti raktus ant stalo. Ir pagaliau atsipalaiduoti. Krokūzas baigtas, dabar jau mūsų (arba vairuotojo) galva. O jums belieka nusipirkti kavos Londone ir laukti skambučio, kad viskas atvyko. Sėkmės jums, jums prireiks jos.

Ar verta pasamdyti konsultantą planavimui?

Jei biuras didelis – taip. Jei mažas – užtenka ir gero vadybininko. Konsultantas sutaupyti pinigų per ilgesnę laikotarpį, nes jis žino apie tas visas ULEZ zonas ir vizų niuansus, apie kuruos aš tik girdėjau. O greitas biuro perkėlimas į Londoną su planavimu be konsultanto gali tapti brangia mokyma.

Kaip elgtis su biuliutinais, jei jie paskendo?

Tikimės, kad ne. Jei taip atsitiko, galima bandyti išdžiūvinti, bet duomenys greičiausiai dingę. Todėl vandenį laikykite toliau nuo elektronikos. Žinoma, tai atrodo logiška, bet žmonės vis tiek stato vandens butelius ant serverio. Nedarokite taip.

Ar galima pervežti augalus per sieną?

Taip, bet tik be žemės. Muitinė neleidžia vežti dirvožemio dėl vabzdžių ir ligų. Iškratkite augalus, pakeiskite žemę po atvykimo, o stiebus suvyniokite į burbulus. O balandus geriau palikite, jie į Londoną neįeis (arba juos suslužins per sieną).

Kas su maistu biuro virtuvėje?

Jums teks jį suvalgyti ar išmesti prieš išvykstant. Negalima vežti mėsos, pieno, vaisių į UK be specialių sertifikatų. Vieną kartą teko mesti visą "paskutinę vakarienę" pasienio punkte. Vairuotojams džiaugsmas, bet biudžetui nuostolis. Paskubėkite su vakariene paskutinę dieną.

O galiausiai – kodėl Londonas?

Nes ten pinigai (arba verslo galimybės). O kai yra verslas, ten reikia ir biuro. Ir net jei kelias sunkus, atvykus į tą naują erdvę su vaizdu į Temzą (arba į plytų sieną gatvės gale), jūs sužinosite, kad buvo verta. Svarbiau – suplanuokite tą kelionę protingai.

Išvada

Taigi, viskas susiformuoja į vieną paprastą tiesą – be gerai sukurto plano jūsų perkėlimas taps košmaru. Greitas biuro perkėlimas Į Londoną su planavimu nėra tiesiog važiavimas automobiliu, tai sudėtingas logistikos ir biurokratijos voras, kurį reikia perskaityti iš anksto. Naudokitės patirtimi, nebijokite klausti bepročiškų klausimų ir visada turite atsarginį variantą savyje. Sėkmės naujoje vietoje, o su perkėlimu mes tikrai išsiversime.