Greitas biuro perkėlimas į Angliją su greitu įvykdymu: praktinis vadovas be reklamų

Greitas biuro perkėlimas į Angliją su greitu įvykdymu skamba kaip svajonė, bet praktikoje tai dažnai virta naktiniu mara. Per 20 metų šioje srityje mačiau viską – nuo prarastų dokumentų iki sunkvežimių, stingančių tarpininkų. Žmonės sako, kad reikia skubėti, tačiau Anglija dabar (po Brexit) nėra tokia pati kaip anksčiau. Muitinės, formalumai ir britų lėtumas gali sugadinti geriausius planus. Čia nebe tiesiog įkeli dėžę ir važiuoji. Reikia žinoti, kur yra kiekvienas popierius, o jeigu norite, kad viskas įvyktų sklandžiai, geriau nekoketuoti su laiku, o pasiruošti iš anksto, net jei tai atrodo per daug sudėtinga.

Pradžia: kaip viskas prasideda ir kodėl visada trūksta laiko

Kaip greitai jūs galite atvykti pas mus įkraudimą?

Viskas priklauso nuo to, kur esate ir kiek turite daiktų, bet dažniausiai susitariame per 1-2 dienas. Jei būstate Vilniuje ar Kaune, mes turime vairuotojų netoliese, tačiau jei esate kaimo gelmėse, gali prireikti daugiau laiko. Vieną kartą važiavome į vieną kaimą tiesiog Utenoje, o ten keliai buvo taip pražūti, kad sunkvežimis vos neprismego. Greitas biuro perkėlimas į Angliją prasideda ne tada, kai atvažiuoja mašina, o kai susitariame dėl datos. Geriau skambinti iš anksto, o ne kai jau visi darbuotojai laukia kieme su dėžėmis.

Ar galima atvykti ir išvežti viską tą pačią dieną?

Teoriškai taip, jei turite nedidelį biurą ir viskas jau supakuota į dėžes. Bet tada turiu jums pasakyti, kad vairuotojui reikia poilsio, o jei kelias užtrunka ilgiau nei planavote, mes jau nebesispėsime. (Ypač jei įvyksta avarija ant magistralės). Geriau planuoti, kad įkėlimas vyksta vieną dieną, o išvykimas – kitą. Taip jausitės ramiau, o mūsų vairuotojai nebus stresuoti. Skubus biuro perkėlimas į Angliją turi būti suplanuotas protingai, o ne tik pagal jūsų norus.

Kiek laiko užtruks patį važiavimą iki Anglijos?

Įprastai tai trunka apie 2-3 dienas, priklausomai nuo to, kur keliaujate – į Londoną ar šiaurėn. Jei viskas eina pagal planą, vairuotojas važiuoja į uostą, laukia keltą, tada kerta jūrą ir važiuoja iki paskirties vietos. Tiesa, pastaruoju metu Didžiojoje Britanijoje eismą sunkiai prognozuoti, ypač aplink M25 apeinant Londoną. Ten dažnai stovi valandų valandas, todėl neskubėkite skambinti kas pusvalandį ir klausti, kur jis yra.

Ar reikia mokėti už greitą įvykdymą papildomai?

Dažniausiai taip, nes reikia keisti mūsų vairuotojų grafikus ir atšaukti kitus darbus. Jei sakote "man reikia, kad būtų atvežta rytoj", tai kainuoja brangiau. Mes ne esam paslaugų portalas, kur spustelite ir viskas atsiranda. Yra realių žmonių, realių mašinų ir degalų, kurie brsta. Tačiau galime susitarti dėl pusiausvyros tarp kainos ir greičio, jei tik esate sąžiningi dėl savo daiktų kiekio.

Kas daryti, jei dar ne visi baldai suremontuoti (išmontuoti)?

Gerai, tada turime problemą, nes vairuotojas negali laukti pusę dienos, kol jūs ieškote atsuktuvo. Geriau pasikrauti tai, kas pasiruošta, o likusį dalį pervežti vėliau arba mūsų montuotojams tai padaryti už papildomą mokestį. Vieną kartą klientas tikėjosi, kad mes išmontuosime milžinišką lentą 10 minučių prieš išvykstant. Tai neįmanoma. Pasirūpinkite išmontavimu iš anksto, jeigu norite tikrai greito įvykdymo.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti dėžes?

Taip, mes galime siųsti monterius su popieriumi ir lipnia juosta, bet tai kainuoja ir užtrunka laiko. Jeigu norite pigiau, pačiam supakuoti nėra taip sunku – tik tiesiog nenaudokite senų maistinės dėžių, nes jos gali plyšti. (O tada bus blogai, kai vairuotojas pakels krūvą). Geriau nusipirkti naujas, stiprias pervežimo dėžes, tai apsimoka.

Kelionės detales: kas tikrai vyksta kelyje

Ar saugu pervežti brangią elektroniką biure?

Žinoma, bet viskas priklauso nuo to, kaip ją supakuosite. Serveriai ir kompiuteriai turi būti originaliose dėžėse, jei jų dar turite. Jei ne, reikia daug putų plastiko. Praėjusią savaitę pervežėme vieną IT firmą ir vienas monitorius nukrito, nes nesutelkėjo savyje. Nors turime draudimą, jums nėra malonu gauti sulaužytą įrangą. Greitas biuro perkėlimas į Angliją su greitu įvykdymu neleidžia mums peržiūrėti kiekvieno dėklės, todėl patikrinkite viską du kartus.

Kaip vyksta muitinės tikrinimas Anglijoje?

Dabar, po „Brexit“, tai yra didžiausias galvos skausmas. Reikia pateikti deklaracijas, jeigu pervežate daugiau nei asmeniniai daiktai. Jeigu tai įmonės inventorius, reikia mokėti PVM arba Muitą (priklausomai nuo situacijos). Kartais muitininkai tik leidžia pravažiuoti, o kartais sustabdo ir tikrina kiekvieną dėžę. Tiesa, paskutiniu metu jie atrodo labiau susirūpinę maistu negu biuro stalais, bet vis tiek būkite pasiruošę.

Ar reikia mums rūpintis dokumentais?

Jums reikia mums pateikti inventoriaus sąrašą ir sutartis. Mes galime padėti su muitinės formalumais (Customs declaration), bet už tai imame papildomai. (Nes tai reiškia valandas darbo prie kompiuterio). Jeigu nesate tikri dėl dokumentų, geriau klausti mūsų iš anksto, o ne tada, kai mašina stovi pasienyje ir laikmačiai važiuoja. Anglijoj muitinės dabar yra griežtesnės.

Kas nutinka, jei įvyksta avarija kelyje?

Stengiamės, kad taip neįvyktų, bet kelyje įvyksta visko. Jei mašina sugenda, mes siunčiame pagalbą arba perkrauname daiktus į kitą sunkvežimį. Tai gali užtrukti, bet mes visada pranešame. Vieną kartą mums viršų užplūdo lietus Prancūzijoje ir variklis užgeso. Buvo bloga naktis. Tačiau daiktai visada pasiekia paskirties vietą, tik ne visuomet taip greitai, kaip planavote.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent truputį, nes kasdien važinėja ten. Tačiau nereikėtų tikėtis, kad jie aptars su jumis verslo strategijas ar paaiškins britams, kaip veikia jūsų printeris. Jie suprasi pagrindinius žodžius, kaip „left“, „right“, „loading bay“. Jeigu reikia sudėtingesnio bendravimo su angliškai kalbančiu personalu jūsų naujame biure, geriau, kad jūs būtumite ten arba atsiųstumėte kažką, kas kalba geriau.

Ar galima sekti kur yra mūsų krovinys?

Taip, mes duodame nuorodą į GPS sekimo sistemą, tačiau ji kartais užstringa arba rodo, kad mašina stovi vietoje, nors tiesiog vairuotojas ilsisi. (Arba pingo signalas pradingęs). Nereikėtų panikuoti, jei matote, kad mašina nejudėjo valandą. Tiesiog skambinkite mums dispečeriui, jis tiksliai pasakys, kur yra vairuotojas ir kada numatomas atvykimas.

Kokia tikimybė, kad dėžės pamixuojasi?

Labai mažai, jeigu visos dėžės pažymėtos ir sunumeruotos. Mes stengiamės krauti pagal tvarką – pirmiausia tai, kas iškraus paskutiniai. Bet jeigu jūs padėjote maišą su kavinės puodeliais ant viršaus, tikėkitės, kad jis susmulks. Greitas biuro perkėlimas į Angliją reikalauja disciplinos. Rašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir į kur kambarį ji turi nukeliauti. Tai pravers dar labiau, kai atvyksite į naują vietą.

Pinigai ir nepageidaujami siurprizai

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Kainos svyruoja labai stipriai – nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo tūrio. Didelis biuras su 50 darbo vietų kainuos daugiau negu maža startuolio erdvė. Taip pat įtakos turi degalų kainos, kurios dabar aukštos, ir keltų bilietų kaina. Negaliu jums tiksliai pasakyti be apklausos, nes kiekvienas atvejis yra individualus. Tačiau jeigu kas nors siūlo fiksuotą kainą nevažiavęs pas jus, tai būkite atsargūs – dažnai pasirodo papildomi mokesčiai vėliau.

Ar į kainą įeina iškrovimas Anglijoje?

Įprastai įeina, jeigu nėra ypatingų apribojimų, pavyzdžiui, jeigu naujasis biuras yra antrame auke be lifto. Tada reikia rentuoti keltuvą arba krauti rankomis, o tai kainuoja. Taip pat, jeigu Anglijoje reikia statyti specialų kraną, tai tikrai nėra įskaičiuota. Visada aptarinėjame šiuos dalykus iš anksto, kad jums nebūtų šokiruota galutinės sąskaitos.

Ar imate užstojamąjį?

Taip, įprastai tai 10-20% nuo bendros sumos, kad užtikrintume, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę. (Nors žinau, kad verslo pasaulyje viskas keičiasi). Jeigu atšaukiate pervežimą prieš pat išvykstant, užstatas gali būti neišgrąžinamas, nes mes jau esame užsakę bilietus ir pasiruošę vairuotojus.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Įprastai prašome sumokėti iš anksto arba dalį sumos prieš išvykstant, o likutį – atvykus į paskirties vietą. Galime priimti bankinį pavedimą, bet tikriname, ar pinigai jau pasiekė sąskaitą, prieš išleidžiant vairuotoją. Anglijoj mokėjimai gali užtrukti dieną dvi, todėl geriau sutvarkyti finansus iš Lietuvos iš anksto.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Stengiamės būti skaidrūs, bet kartais atsiranda dalykų, kurių negalima numatyti. Pavyzdžiui, jeigu Anglijoje reikia gauti specialų leidimą stovėti centriniame miesto rajone (Congestion charge), tai klientas tai turi padengti. Mes apie tai pasakome, tačiau dažnai klientai tuo nesirūpina. Taip pat, jeigu biuras randamas sunkiai pasiekiamoje vietoje, gali tekti mokėti už papildomą laiką.

Ar galima susimokėti grynaisiais pinigais vairuotojui?

Geriau taip nedaryti, nes vairuotojai ne visada turi mažų nominalų gražos. (O jūsų £50 banknotas gali būti problemų priežastis). Be to, mums reikia dokumentų apie mokėjimą. Geriau viską tvarkyti per įmonę, kad turėtumėte PVM sąskaitas faktūras apskaitai.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Degalai, keltų bilietų sezonas (vasarą brangiau), savaitės diena (pirmadieniais brangiau) ir, žinoma, jūsų pasiruošimas. Jei mes turime laukti valandą, kol jūs surandate raktus nuo biuro, tas laikas yra sumokamas. Taigi, jei norite sutaupyti, būkite organizuoti.

Anglijos specifika ir galvos skausmai

Ar sunku rasti biurą Anglijoje su navigacija?

Dauguma navigacijų veikia gerai, bet senieji Londono rajonai su siaurais gatvelėmis gali būti problema. Kartais adresas rodo, kad galima važiuoti sunkvežimiu, bet tiesiog ten yra tiltas, per kurį nepersileisi. (Tai ypač būdinga apie Kensingtoną ir Chelsea). Mūsų vairuotojai patyrę, bet jei žinote, kad prie jūsų biuro sunku prieiti, praneškite iš anksto.

Kas daryti su baldais, kurie netilps į liftą?

Tai klasikinė problema. Jeigu biuras yra 4 aukšte be lifto, reikia nešti rankomis arba kelti pro langą. Tai brangu ir lėta. Geriau išmatuoti viską iš anksto ir galbūt palikti didžiausius spintas Lietuvoje ir nusipirkti naujas Anglijoje. Kartais tai išeina pigiau nei pervežimo ir montavimo išlaidos.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR apdraudimas), bet jis dengia tik ribotą sumą. Jeigu pervežate labai brangų inventorių, verta pasidomėti papildomu draudimu. Vieną kartą klientas buvo įsidėmėjęs brangų paveikslą į dėžę su knygomis, ir, žinoma, dėžė nukrito. Mes atlyginome pagal standartines taisykles, bet tai nebuvisa paveikslo vertė.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos pervežti patys arba naudoti specialią užrakintą dėžę. Nerekomenduojame mišyti dokumentų su buitiniais daiktais. (Niekas nenori, kad jo sutartys keliautų vienoje dėžėje su seniu kavos virimo aparatu). Jeigu reikia specialios apsaugos, pasakykite mums, rasame sprendimą.

Ar galima pervežti maisto ar gėrimų biuro reikmėms?

Anglija turi griežtas taisykles dėl maisto importo, ypač mėsos ir pieno produktų. Gėrimai (alkoholis) taip pat gali būti apmokestinti. Geriau neišsigąsti ir suvalgyti visus sausainius prieš išvykstant. Nors į biurą dažniausia vežiami tik arbata ir kava, bet vis tiek tikrinti verta.

Kaip sužinoti, ar Anglijoje reikia leidimo stovėti?

Dauguma miestų turi savo taisykles. Londonas ir Birmingemas yra griežti. Jeigu jūsų biuras neturi privačios kiemo aikštelės, gali tekti gauti leidimą iš savivaldybės tai padaryti. Tai gali užtrukti savaitę. Nedomėkite paskutinę minutę, nes gausite baudą, kurią teks mokėti.

Ar reikia mums būti Anglijoje atvykstant vairuotojui?

Labai rekomenduojama. Jeigu jūsų nėra, vairuotojas negali įleisti daiktų į patalpas, jei tai nebuvo aptarta. Be to, kas geriau žino, kur turi stovėti administratoriaus stalas, jei ne jūs? (Nors tarpininkai kartais būna naudingi, bet jie nežino jūsų biuro spalvų). Vairuotojas tiesiog paliks dėžes koridoriuje, o tada turėsite patys išnešti.

Kas daryti, jei naujasis biuras dar nepabaigtas remontu?

Tai vyksta dažniau, nei galvojate. Jeigu ten dar dažoma grindys arba nėra elektros, mes negalime tiesiog padėti dėžių ant drėgnų grindų. (Jūsų baldai sugenda). Turite nustatyti tikslią datą, kai patalpos bus paruoštos priimti krovinius. Perkrauti į sandėlį laikinai galima, bet tai papildomai kainuoja.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Taip, bet turi aiškiai atskirti juos inventoriaus sąraše. Muitinė gali suabejoti, kodėl biuro krovežyje yra vaikių žaislų ar slidinėjimo inventoriaus. Jei tai deklaruojate kaip naudotus asmeninius daiktus, paprastai būna gerai, jei ne – gali būti nemalonumų.

Kaip elgtis su senais biuro atliekomis?

Jei reikia išvežti senus baldus ar šiukšles, pasakykite mums. Mes galime atvežti naujus ir išvežti senius tame pačiame reise, tačiau tai reiškia grįžtantį tuščią krovinią, o tai kainuoja. Galbūt pigiau išmesti juos Lietuvoje arba rasti vietinę Anglijos kompaniją, kuri tai padarys.

Ar jums patinka dirbti su tokiais greitais projektais?

Sąžiningai sakant, kartais iššūkis smagu, bet kartais norėtųsi tiesiog ramiai nuparkuoti mašiną ir gerti kavą. (O ne bėgioti laikrodžio rodyklėms). Tačiau 20 metų patirtis moko, kad klientas visada teisus, net jei jis klysta. Todėl darome viską, kad greitas biuro perkėlimas į Angliją su greitu įvykdymu atrodytų lengvai, nors viduj viskas veržiasi kaip audra.

Ką apie tai visą galiau pasakyti išvadoje

Viskas su tuo susiję – nuo pirmo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo – yra sudėtingas mechanizmas. Greitas biuro perkėlimas į Angliją su greitu įvykdymu nėra būtinai pigus, bet jei vertinate savo laiką ir nervus, tai verta investicija. Pagrindas yra komunikacija ir pasitikėjimas. Jeigu pasakysite mums tiesą apie tai, ką turite, mes pasakysime tiesą apie tai, ką galime padaryti. Geriau iš anksto pasakyti, kad neįmanoma, nei pažadėti ir vėliau nepavykti. Sėkmės jūsų verslui Anglijoje.