Greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai: Kaip išvengti chaoso ir permainų nervinimo

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada neišeina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Ypač kai kalba eina apie Angliją. Londonas – tai atskira planeta, kurioje užstrigti trijuose taškuose ant ring road yra normalu, o vienos valandos stovėjimas leidžiantis į miestą gali sugriauti visą grafiką. Daugelis klientų svajoja apie tai, kad viskas vyktų sklandžiai, bet realybėje dažnai tenka kovoti su techninės problemomis, pavargusiais vairuotojais ir svarbiausia – su tuo, kad klientai visada pamiršta pasakyti apie lentyną pirtyje. Tačiau jei tikslas yra greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai įvykdytas be didelių nuostolių, tai įmanoma. Tereikia nuoširdžumo, gerų partnerių ir šiek tiek kantrybės, kai keliaujate per Lamanšą.

Londono logistika ir pradžios vargai

Kaip tikrai veikia greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai?

Visi nori, kad būtų greita, bet Londonas neleidžia varyti greičiau nei 30 mylių per valandą centras. Efektyvumas čia nereiškia greičio, o reiškia planavimą. Jei bandysite varyti vairuotojus per naktį be poilsio, jų tiesiog sustabdys policija arba, kas blogiau, jie užmigsta prie vairo. Man teko matyti situaciją, kai dėl vienos blogai suplanuutos kelionės visa komanda atvyko diena vėliau ir prarado svarbů klientą. Taigi, efektyviai – tai reiškia sužinoti, kada yra „rush hour“ ir jo išvengti.

Ar tikrai taip brangu kraustyti iš Londono?

Taip, brangu. Ir ne dėl to, kad mes norime uždirbti daugiau, o dėl to, kad Anglija brangi. ULEZ zonos, mokesčiai už važiavimą į centrą (Congestion Charge), parkavimo leidimai – visa tai kainuoja šimtus svarų. Prieš keletą metų teko daryti perkėlimą Kensingtone, ir vien parkavimas sunkvežimiui kainavo beveik 300 svarų per dieną. Tai ne mokesčiai mums, tai mokesčiai miestui. Taigi, kai gausite pasiūlymą, nebijokite klausti, ar jame įskaičiuoti šie „miegoti“ britų mokesčiai.

Ką daryti, jei pastate nėra lifto?

O tai yra klasika. London centre dauguma pastatų seni, o liftų ten mažai arba jie per maži biuro spintoms. Tada tenka krauti rankomis. Paskutinis kartą, kai teko daryti tokį dalyką Soho rajone, mūsų vairuotojai beveik sukibo rankas, nes laiptai buvo tokie siauri. Reikia tai žinoti iš anksto, nes tada kainos šoka į viršų dėl papildomo darbo jėgos. Negalima manyti, kad „kažkaip įsimes“.

Ar reikia leidimų iš savivaldybės?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio prie „Double Red Line“. Net jei tik dešimčiai minučių. Jus nufotografuos stovintį kamerų sistemos ir bauda atės paštu po savaitės. Mes visada patys sutvarkome šiuos leidimus (suspension of parking bays), bet tai užtrunka kelias savaites. Jei bandysite tai daryti paskutinę minutę, greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai taps lėtas ir labai brangus mokėjimas baudų.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo ankščiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnuo ir puse arba du mėnesiai. Ypač jei reikia gauti leidimus arba jei perkėlimas vyksta vasarą, kai visi kuriasi. Esu matęs, kaip įmonės pradedą planuoti savaitę iki ir tada stebinės, kad nėra laisvų kelių per Doverį. Geriau užsisakyti laiką ir vėliau atšaukti, nei bandyti rasti vietą paskutinę sekundę.

Ar galima naktį kraustyti?

Galima, bet tai kainuoja. Britai turi griežtas darbo laiko taisykles, o naktinis darbas turi būti apmokamas didesniu koeficientu. Be to, kai kurie pastatai neturi leidimo triukšmo netoleruoti naktį. Vienas klientas norėjo kraustyti vidurnaktį, kad neblaškytų darbuotojų, bet kaimynai iškviesto policiją dėl triukšmo. Geriau tartis su pastatu apie priešpriešinę (tikriausiai turėjau omeny priešpaskutinę) valandą.

Technika, IT ir brangūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius?

Tai yra visada nervai. Serveriai turi būti išjungti teisingai, o ne tiesiog ištraukti lizdo. (Na, bent jau taip sako IT specialistai, aš asmeniškai tik žinau, kad neįmanima juos nešti įjungtus). Reikia specialių dėžių su putomis. Esu matęs, kaip viena įmonė prarado visus duomenis nesugebėjusi atsarginės kopijos padaryti prieš išjungimą. Tai ne mūsų kaltė, bet emocijos buvo aukštos. Pasitikėkite savo IT žmogumi, kai kalba eina apie šią įrangą.

Ar reikia išpakuoti visus laidus?

Tai priklauso nuo to, ar jūsų vadybininkai yra keleriopi. Jei norite greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai užbaigti, geriau palikti viskas kartu – su lituotomis virvelėmis. Priešingu atveju vėliau praleisite savaitę bandydami prijungti spausdintuvus, kurių laidai susivyniojo. Mes paprastai pažymime kabelius, bet iš anksto susiderkite dėl išplanavimo.

Ką daryti su dideliais monitoriais?

Juos reikia imti atskirai. Negalima dėti į dėžę su knygomis ar popieriumi. Stiklas lengvai plyšta. Paskutinis kartas, kai gavau skambutį, kad monitorius nulūžo, buvo todėl, kad vairuotojas uždėjo ant jo dėžę su popieriais ir sustojo staigiai. Monitoriams reikia stovų arba specialios apsaugos. Netaupykite čia apsaugos.

Ar draudimas apima technikos sugadinimą?

Draudimas yra, bet jis neapima visko. Yra dalykai, vadinami „hidden damage“ – tai vidinis sugadinimas, kurio nematyti išoriškai. Jei serverius numeta, draudimas išmoka, bet jei jie tiesiog nebeįsijungia dėl vibracijos? Tai pilkas gyvenimas. Svarbu sudaryti draudimo sutartį, kuri apimtų ir elektroniką konkrečiai, ne tik „baldus ir įrangą“ kaip vieną visumą.

Ar galima pervežti biuro ledšaldytuvą su maistu?

Galiu pasakyti viena – nerekomenduoju. Pirmiausia, maistas gada sugesti, antra – kvapas kelyje gali būti nelabai malonus. Ir trečia, muitinėje gali kilti klausimų apie mėsą ar pieno produktus tarp ES ir JK. Geriau išmesti viską ir nusipirkti naują. Nekraustyk pusės valgomų obuolių per sieną, tai neverta laiko.

Brexitas, dokumentai ir muitinė

Ar Brexitas pakeitė kažką?

O, kaip nebe. Anksčiau buvo paprasta – važiuoji, įveži. Dabar reikia deklaracijų, TIR knygelių arba Ex1 dokumentų. Jei turite greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai įsivaizduotą kaip važiavimą be sustojimų, pamirškite. Dabar sustojimas prie sienos yra privalomas. Be to, dauguma vairuotojų dabar reikalauja, kad dokumentus būtų paruošti dieną iki išvykimo, kitaip jie tiesiog nevažiuos.

Kas yra Ex1 dokumentas ir kodėl jais baiminamės?

Tai eksporto deklaracija. Ji reiškia, kad prekės išvyksta iš JK ir nebus parduotos EU viduje (arba bus, bet tada mokesčiai kitokie). Esu matęs, kaip šie dokumentai dingo sistemoje ir vairuotojas buvo užstrigęs sienoje 12 valandų. Tai būna siaubingai nervuojantis tas laukimas. Tikrinkite, ar jūsų tarpininkas tikrai moka dirbti su „Customs Declaration Service“ sistema.

Ar mums reikia mokėti PVM?

Jei esate įmonė, turinti PVM kodą Lietuvoje (arba kitoje ES šalyje), tai dažniausiai nereikia mokėti PVM importuojant, taikoma „0“ tarifas. Bet reikia pateikti teisingą PVM numerį deklaracijoje. Jei padarysite klaidą viename skaitmenyje, muitinė užblokuos siuntą. Paskutinis kart teko gelbėti klientą, kuris parašė vieną raidę neteisingai, ir krovinys stovėjo Dover’io uoste savaitę.

Kiek laiko trunka sienos kirtimas?

Dabar vidutiniškai tai trunka nuo 2 iki 6 valandų. Tačiau yra dienų, kai viskas sustoja. Pavyzdžiui, kai buvo didelė eilė prie „Kent Access Permit“ patikrinimo. Tada vairuotojai praleidžia naktį kabinoje. Planuokite savo grafiką su šia „rezerva“, kitaip jūsų darbuotojai Lietuvoje lauks laisvai.

Kas daryti, jei dokumentai neteisingi?

Vadinasi, vairuotojas grįš atgal arba bus nubaustas. Tai blogiausias scenarijus. Kartais įmonės bando apgauti sistemą ir deklaruoja mažesnę vertę, kad nemokėtų mokesčių, bet muitininkai to nemėgsta. Geriau būti sąžiningas ir deklaruoti realią vertę, nei bandyti taupyti ir gauti didelę baudą su įrašu „juodajame sąraše“.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama maišyti. Muitinėje tai gali būti įvertinta kaip prekyba, jei daiktų per daug. Jei darbuotojas nori parsivežti savo paties monitorių, tegul parašo pareiškimą, kad tai asmeninis daiktas. Negalima tiesiog užmesti visko į vieną krūvą ir sakyti „tai mūsų“.

Organizacija, žmonės ir kita

Ar mūsų darbuotojai turi padėti?

Geriau, kad jie nedarytų nieko, kas susiję su kėlimu. Žinoma, gali surinkti asmenines daiktus iš stalų. Bet kartais vyrai mėgsta „pagelbėti“ ir nešti sunkias dėžes, o tada susimuša nugarą ir pradeda šauktis, kad reikia kompensacijos. Palikite sunkųjį darbą profesionalams, kurie turi priemones.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasimes?

Tik vienas būdas – numeruoti dėžes. Turime sąrašą (inventorių). Be to, rekomenduoju užrakinti duris patalpose, kurios jau iškrautos, kad kas nors nenumestų ten savo rankinės pavalgius. Yra pasitaikę atvejų, kai dingdavo nebrangūs daiktai – nešluostės, arbatinukai – tiesiog dėl chaoso.

Ką daryti su paslaptimis?

Jei turite konfidencialių dokumentų, geriau juos pervežti patys arba naudoti saugų pervežimą. Mes neatsakingi už jūsų verslo paslaptis, jei dėžė atsidurs kieme lietaus. Užrakinkite jas į spintas ir paimkite raktus sau. Neklauskite mūsų vairuotojo, ar jis pasirašė „non-disclosure“ sutartį, jis tiesiog nori parvežti krovinią ir miegoti.

Ar galima susiderėti dėl mokėjimo vėliau?

Nebent esate senas pažįstamas. Priešingu atveju, mums reikia sumokėti vairuotojams, degalams, ir mokesčiams iš karto. Negalime vežti „skolą“. Jei didelė įmonė, galima gauti sąskaitą-faktūrą su 30 dienų apmokėjimu, bet tai turi būti susitarta prieš keliones pradžią, o ne tuomet, kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Kas nutinka, jei naujose patalpose nėra lifts?

Tada vėlgi, kainos šoka. Žmonės dažnai pamiršta pasitikrinti aukštį naujame biure. Vieną kartą atvažiavome į Vilnių, o liftas buvo per mažas biuro stalams. Teko išardyti stalus kieme (lietus, blogai) ir nešti dalimis. Tai nebuvo greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai atliktas darbas, tai buvo diena iš pragaro. Patikrinkite matmenis!

Ar reikia valyti seną biurą?

Dauguma nuomos sutarčių reikalauja, kad palikumėte biurą „sweeping clean“ (išvalytą su šluote). Mes ne valymo firma, bet galime susitvarkyti šiukšles, jei aptarinėjame. Jei paliksite bučinius ant grindų, savininkas gali išsiimti iš užstato pinigus.

Nepageidaujami dalykai ir iššūkiai

Kas daryti, jei vairuotojas susirgęs?

Tai realus scenarijus, ypač po COVID. Jei vairuotojas suserga prieš kelionę, mes turime rasti pakeitimą. Tai gali atidėti kelionę parai. Nenujaukite, kad visada bus tas pats žmogus vairuotoju. Kartais įvyksta ir avarijos – ne mūsų kaltė, bet tai stabdo visą procesą. Būkite kantrūs.

Ar gali kažką pavogti?

Statistiškai retai, bet įvyksta. Dažniausiai dingsta smulkmenos – telefonai, nešiojami kompiuteriai, jei palikti ant stalo. Užrakinkite brangius daiktus. Mes ne turime kamerų kiekviename kabinoje. Esu girdėjęs istorijų apie kitas firmas, kur vairuotojai „pasiėmė“ dėžę su alkoholiu, tai nenaudokite mūsų mašinų kontrabandai.

Ką daryti su senais baldais?

Jei norite juos išmesti, tai kainuoja. Anglijoja šiukšlių ivežimas labai brangus. Jei galite, parduokite juos „eBay“ arba duokite labdarai. Kartais klientai mūsų prašo tiesiog „numesti“ kažkur miške, o tai nelegalu. Mes to nedarysime. Geriau susitarti dėl tinkam utilizavimo.

Kodėl kainos pasikeitė per naktį?

Degalai. Kovo pradžioje degalų kaina šoko ir mes turėjome kelti kainas 10 proc. Tai ne mes esame godūs, tai rinka. Taip pat ir svaro kursas svyruoja. Jei gavote pasiūlymą prieš pusmetį, tikėkitės, kad jis gali pasikeisti. Užsirašykite, ar kaina fiksuota.

Ar jūsų vairuotojai gerai kalba angliškai?

Dauguma kalba, bet ne visi laisvai. Kartais įvyksta nesusipratimų su apsauga arba su klientu, kuris kalba kokiu nors sunkiu akcentu. Geriau viską rašyti (susirašinėjimu), ne tik šnekėti. Vieną kartą vairuotojas suprato, kad reikia važiuoti į „Leeds“, o buvo „Liverpool“. Kelios valandos prarastos.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Jei kažkas sulūžo arba neveikia, skambukite mums nedelsiant. Negalima laukti mėnesio ir tada sakyti „o čia nebeveikia“. Mes turime draudimą, mes galime padėti, bet tik jei žinome iš karto. Esu gailas, bet kai klientas skambina po trijų savaičių, sunku įrodyti, kad mes nešmejžėme tą spausdintuvą.

Galutinis patarimas – ką daryti paskutinę minutę?

Gerkite kavą ir kvėpuokite. Turėkite vairuotojo numerį ir mūsų kontaktą. Jei kas nors ne taip – skambinkite, ne rašykite el. laiškų, laiškai gali likti nepastebėti kelionės metu. Ir svarbiausia – nepilikite visko į vieną dėžę vėliau vakare. Gera organizacija yra pusė sėkmės.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne į tai, kiek greitai vairuotojas spaudžia dujų pedalą, o į tai, kiek gerai suplanavote dokumentus ir logistiką. Greitas biuro kraustymas iš Londono efektyviai įgyvendinamas tada, kai nenukrypstate nuo plano ir tikėtinės problemų. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti, kad idealų perkėlimą be jokio streso išvis įsivaizduoti neįmanoma, bet su gerais patarimais galite padaryti jį bent jau nekenksmingą savo nervų sistemai ir biudžetui. Sekmės ir tiesiog pasirūpinkite vairuotojų kava – ji dažnai padaro stebuklų.