Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją: vadovas, kurio nerasite Google

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – ieškoti geriausios kainos biuro perkėlimui į Angliją yra panašu kaip ieškoti aštrinio adatoje karklo. Viskas atrodo paprasta: išsikrauname, užkrauname, važiuojam. Bet realybėje, ypač dabar, po „Brexit“ ir visų those pandemikos sukeltų chaoso, kainos gali šokti kaip temperatūra. Dažnai klientai skambina ir klausia: „Kiek kainuoja?“, o aš turiu paaiškinti, kad biuras nėra tik kelios kėdės. Čia yra serveriai, archyvai, brangios įrangos, o svarbiausia – atsakomybė. Geriausia kaina nėra mažiausias skaičius ant sąskaitos, o tas, kuris užtikrina, kad tavo verslas Anglijoje nustos ne dėl to, kad kompiuteriai atvyko sulaužyti. Taigi, leiskite papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių viršelių.

Kaip išvis susiformuoja kaina? (ir kodėl ji keičiasi kas valandą)

Kodėl vienuodu biurų perkėlimas kainuoja skirtingai?

Tai yra klausimas, kurį girdžiu kasdien. Tarkime, turite dvi vienodas patalpas Vilniuje, vienodo dydžio. Vienam klientui kainuos 2000 eurų, kitam – 3500. Kodėl? Ne todėl, kad aš nemėgstu pirmojo. Visas triukas yra „taškuose“ – t.y., kiek darbo reikia padaryti su kiekvienu daiktu prieš jį padėjant į sunkvežimį. Jeigu turite standartines biuro kėdes, kurios lengvai sukamos, tai viena. Jeigu turite didelę, įmontuotą sekretorinę sistemą, kurią reikia išmontuoti brūkšteliant galvą, tai darbo laikas išauga dvigubai. Taip pat įtakos turi prieiga. Jeigu liftas neveikia ar reikia nešti pro siaurą koridorių, kuris suktas kaip vynuogės vynuogynas, tai vadybininkai pridės už „sunkų kelą“. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją visada priklauso nuo to, kiek fizinių valandų praleis vyras su įrankiais.

Ar tikrai taip svarbu tikslingai užpildyti krovinių sąrašą?

Manau, kad tai svarbiausia dalis. Jeigu sąraše parašote „biuro baldai“, tai mums nieko nebeleisite nustatyti. Reikia tikslumo: „2 spintelės, 3 stalai, 10 dėžių su dokumentais“. Anglų muitinė (jeigu reikėtų deklaruoti, nors dažniau biurai eina kaip turtas perkėlimui) arba tiesiog mūsų logistai turi žinoti, kiek vietos tai užims. Jeigu pasakysite, kad daiktų mažiau nei yra iš tikrųjų, tiesiog neužtilpsime į mašiną. Vėliau teks skambinti ir prašyti siųsti dar vieną mikroautobusą, o tai... na, juk suprantate, kad tai padidins galutinę sumą. Taip, nukrypau nuo temos, bet sąrašas – tai pusė sėkmės. Nežiūrėkite į tai kaip į būtiną pikta, o kaip į galimybę išvengti nemalonumų.

Kuo skiriasi dalinis pilnas perkėlimas?

Dalinis krovinys (part load) yra tada, kai dalis sunkvežimio jūsų, o kita – kito kliento. Tai yra būdas, kaip gauti geriausią kainą biuro perkėlimui į Angliją, jeigu neturite pilnos mašinos daiktų. Bet čia yra savas pavojus – laikas. Pilnas perkėlimas (dedicated load) vyksta tiesiai, kai vairuotojas užsuka pas jus ir važiuoja į tikslą. Daliniu atveju jis gali važiuoti šiaurės kryptimi, paimti kitą krovinį, tada atgal. Gali užtrukti ilgiau, ir jeigu jums skubina, tai nevariantas. Tačiau jeigu galite laukti savaitę-dvi, tai tikrai pigiau. Pasirinkimas priklauso nuo to, ar jūsų verslas gali dirbti be kompiuterių savaitę.

Ar reikia mokėti už pakavimo medžiagas?

Tai dažna problema. Kai kurios firmos skelbia „geriausia kaina“, tada atvyksta ir pradeda skaičiuoti už kiekvieną dėžę už 5 eurus, o lipdukus – atskirai. Mūsų praktikoje (čia kažkodėl užstrigau... štai, prisimenu) stengiamės įtraukti pagrindines medžiagas į kainą, jeigu kalbame apie visą biuro perkėlimą. Bet jeigu reikia specialių dėžių serveriams arba „antikvarinėms“ lentynoms, tai tai papildomai. Neklauskite, kodėl kartelės kainuoja tiek, aš pats nesuprantu, bet rinka tokia. Patikrinkite pasiūlyme, ar įskaičiuotos dėžės, ar tai bus staigmena prieš išvykstant.

Ar galima sutaupyti patys supakuojant?

Galima, bet ar verta? Turiu vieną istoriją iš praėjusių metų. Vienas klientas Norviče (Norwich) norėjo sutaupyti, todėl viską supakavo pats į senas išmestas „Maxima“ dėžes. Kelionės metu viena dėžė sužlugo po sunkia spausdintuvo – viskas išbyrėjo. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją taps blogiausia, jeigu teks pirkti naują techniką. Mūsų komanda turi specialias dėžes, kurios laiko 50 kilogramų ir nekeliauja išilgai. Jeigu pasitikite savo rankomis – gerai, bet atsakomybė už sugadintus daiktus tenka jums.

Biuro technika ir baldai – kaip neprarasti vertės kelyje

Kaip pervežti serverius saugiai?

Serveriai yra biuro širdis, ir su jais negalima žaisti. Negalima tiesiog įdėti į kuprinę ir mesti į bagažinę (nors mažos firmos kartais taip daro). Reikia specialių „anti-static“ dėžių. Be to, labai svarbu atsarginės kopijos (backup) – tikrai patikrinkite, ar jos yra debesyje arba nešiojamame diske prieš išvežant. Vairuotojas gali važiuoti idealiai, bet kelias Anglijoje, ypač po Londono rytiniai, gali būti... tarkime, „linksmi“. Vibracija sugadina diskus. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją nenusipirks naujų duomenų atkūrimo.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Standartinius stalus ir spinteles – taip, tai įeina į darbo apimtį. Bet jeigu turite pasidarytas individualias baldus, kurios surinktas per 10 metų ir nebeliko jokių varžtų (tai reali situacija, patikėkite), tai mūsų meistras gali praleisti pusę dienos bandydamas suprasti, kur kas eina. Tada už tai imamas papildomas mokestis už „ne standartinius darbus“. Jeigu žinote, kad baldai seni ir sudėtingi, pasirūpinkite brėžiniais arba nuotraukomis, kaip tai atrodo surinkta. Tai padės sutaupyti laiko ir pinigų.

Ką daryti su pavojingais kroviniais (toneriai, chemija)?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasetės, valikliai ar net nedideliai kiekiai buitinės chemijos virtuvėlėje. Tai yra pavojingas krovinys (ADR). Negalima tiesiog užmesti į kambarį gale. Reikia deklaruoti. Jeigu vairuotojas sustojęs patikrinime Anglijoje rastų nelegalios chemijos, baudos būtų astronomiškos. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją taps siaubinga brangi, jeigu teks mokėti už muitinės pažeidimus. Pasakykite mums iš karto, kas tokių dalykų yra.

Ar pervežiate augalus?

O čia yra mano nemėgstama dalis. Augalus į ES (t.y., atgal) vežti labai sunku dėl fitosanitarinių reikalavimų, o į Angliją... na, jie turi savo taisykles. Jeigu turiate didelę biuro palmę, reikės specialios licencijos. Dažniausiai klientams sakau: „Palikite augalus čia, nusipirkite naujus Londone“. Jų pervežimas kainuoja brangiau nei pačių augalų vertė, o rizika, kad jie nudžiūs suloje per kelias dienas, yra 90%. (Aš čia pamačiau vieną kartą, kaip vairuotojas užmiršo atidaryti galinę duris ir visos gėlės – tiesiog liudna istorija).

Ar saugu vežti brangią elektroniką?

Kompiuteriai, monitoriai, projektoriai – visa tai turi eiti į dėžes su putomis. Jeigu neturite originalių dėžių (o kas jas laiko po 5 metų?), mes turime universalias. Bet svarbiausia – inventorius. Nereikia mesti visų laidų į vieną didelį maišą, vėliau iš to išsivynioti neįmanoma. Pažymėkite kabelius. Tai nepadidins kainos, tačiau padės jums neprasidėti nuo nulio atvykus į naują biurą Anglijoje.

Dokumentai, muitinė ir Anglijos specifika

Ar reikia EORI kodo?

Jei vežate tik turtą, kuris priklauso jūsų įmonei ir nebus parduodamas Anglijoje (t.y., tai ne prekyba), dažniausiai EORI nereikalingas, nes tai nėra importas prekybos prasme. Tačiau taisyklės keičiasi dažniau nei aš keičiu pirstines. Kartais muitinė pareikalauja deklaracijos, kad tai „transfer of own goods“. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją susidaro iš to, kad mes tiksliai žinome, kur reikia deklaruoti, o kur ne. Jeigu bandysite tai daryti patys ir suklysite, gali tekti mokėti PVM ir muito (import duty), o tai jau nebe pigu.

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Reikės krovinio manifestą (packing list), sandorio (t.y., kad jums tai priklauso) ir asmens dokumentus vairuotojui. Jeigu veža trečios šalies vairuotojas (pvz., ukrainietis ar baltarusis), reikės vizų patikrinimui. Anglija dabar labai griežta. Turiu vieną atvejį, kai vairuotojas nebuvo įleidžiamas, nes neteisingai užpildė anketą. Dėl to biuras atidėjo darbą 3 dienas. Dokumentai – tai ne popierius, tai bilietas į šalį.

Kas dėl Londono zonos (ULEZ) ir mokesčių?

Jūsų biuras gali būti pačiame Londono centre. Tada reikia įsiskaičiuoti ULEZ mokesčius už sunkvežimį, kuris nėra ekologiškas (o dauguma mūsų vilkikų dar būna senesni). Tai gali kainuoti 100-200 svarų papildomai. Taip pat, jeigu reikia specialios leidimo stovėti centre (parking permit), tai taip pat papildomi rūpesčiai. Neklauskite, kodėl Londonas tiek mums pinigų imasi, tiesiog taip yra. įtraukite tai į biudžetą.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Daugiausia klientų bando paslėpti kelias dėžes su drabužiais ar virtuvės reikmenimis tarp biuro įrangos. Nesakykite niekam, bet mes tai matome. Jeigu tai bus aptikta, gali būti įtarimas dėl kontrabandos arba neteisingo deklaravimo. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją nesusiformuos, jeigu teks mokėti baudas už bandymą apgauti sistemą. Jeigu reikia vežti ir asmeninius daiktų, pasakykite tiesiog, mes suskaičiuosime kaip papildomą krovinių rūšį.

Kaip veikia draudimas kelyje?

Standartinis draudimas dengia 3-5 eurų už kilogramą, jeigu krovinys yra supakuotas profesionaliai. Jeigu patys supakavote „Maximos“ dėžėse ir tai užkrito, draudimas negalės nieko padaryti. Taip pat, draudimas nedengia duomenų praradimo (serveriai). Pasidomėkite šia dalimi detaliau. Nemanau, kad verta rizikuoti, kai kalbame apie viso biuro turtą.

Organizaciniai dalykai ir laiko planavimas

Kiek laiko užtruks kelionė?

Iš Vilniaus (ar Kauno) iki Londono ar Mančesterio – tai maždaug 3-4 dienos, jeigu viskas eina sklandžiai. Reikia įsivaizduoti, kad vairuotojas turi poilsio laikus. Jis negali važiuoti 24 valandas. Jeigu krovinys dalinis, gali prireikti savaitės. Neskubėkite planuoti įmonės atidarymo pirmadienį, jei išvykstate ketvirtadienį. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją neišgelbės nuo streso, kai darbuotojai laukia be stalų.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Didžioji dalis sunkvežimių turi GPS seklius. Mes galime duoti nuorodą, kur matote, kur mašina yra. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti „kur jūs?“. Jis vairuoja, o Anglijoje telefonas deliotis gali būti baudžiama. Pasitikėkite logistika, mums įdomiau, kad jis atvyktų, nei jums.

Kas jeigu naujas biuras dar nepasiruošęs?

Tai klasika. Atvykstame, o raktų nėra, arba darbininkai dar dažo sienas. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją (o tiksliau pigiausia) yra tuomet, kai mes galime iškrauti iš karto. Jeigu turime laukti 2 valandas arba kita dieną, tai „laukimo mokestis“ (waiting time) prasideda skaičiuoti po pirmosios valandos. Tai standartinė praktika visose firmose, ne tik mūsų. Pasirūpinkite patalpomis iš anksto.

Ar galima užsisakyti iškrovimą viršutinėje aukšte be lifts?

Galima, bet tai vadinasi „manual handling“ ir kainuoja. Reikės nešti rankomis laiptais, kas yra fiziškai sunku ir lėta. Jeigu biure nėra lifto, pasakykite iš karto. Kartais klientai sako „nėra didelio lifto“, o ten išvis nėra jokio. Tada vairuotojas gali tiesiog atsisakyti iškrauti arba reikės skambinti helikopteriu (juokauju, bet kartais jaučiasi taip).

Ką daryti su atliekomis (pakavimo medžiagoms)?

Atvežę daiktus, mes susirenkame tuščias dėžes. Jeigu norite jas palisti Anglijoje, tai ne problema, jeigu ne – galime išvežti su savimi (jeigu vietos užtenka). Bet dažniausiai klientai liepia jas palisti, nes nerašo kas išvyksta atgal. Tai taip pat mažina galutinę kainą, nes nereikia mokėti už grįžtantį tuščią svorį (ir nors svoris nedidina, vietos užima... aš čia pats susipainiojau, bet suprasite – dėžės užima vietą).

Ar priimate mokėjimais kortelėmis?

Dėl didelių sumų (tūkstančiai eurų) mums patogiau bankinis pavedimas. Kortelės limitai ir komisiniai gali būti dideli. Be to, pavedimas yra paprastesnis apskaitai. Geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją yra aiški, be jokių paslėptų „banko“ mokesčių.

Galutiniai klausimai ir sprendimai

Ar verta rinktis pigiausią variantą tarp pasiūlymų?

Jeigu gavote pasiūlymą, kuris yra 30% pigesnis už kitus, vadinasi, kažkas čia negerai. Arba jie veža seniu sunkvežimiui, kuris gali sugesti Anglijos autostradoje (o vilkiko priekaba užtraukia 200 eurų per valandą), arba jie nebus draudę. Pasaulis nėra toks gražus, kad būtų pigu ir gerai. Pasirinkite vidutinę kainą su geromis atsiliepimais.

Kaip elgtis jei kas nors sulūžo?

Reikia nedelsiant fotofiksuoti žalą ir pranešti vadybininkui. Negalima laukti savaitės. Draudimo įmonėms reikalingi įrodymai. Jeigu išsikraunate ir viskas atrodo gerai, o po savaitės randate įbrėžimą, bus sunku įrodyti, kad tai ne jūs padarėte. Budrūs būkite iš karto.

Ar pervežiate seifus?

Taip, bet tik jeigu jie tušti. Muitinė arba policija nenori matyti uždarytų seifų, nes nežino, kas viduje – ginklai, pinigai ar narkotikai. Atidarykite seifą prieš mūsų akis. Tai saugumo taisyklė.

Kas jeigu reikia laikinai saugoti daiktus Anglijoje?

Turime partnerių sandėliuose Londone, Birmingeme ar net Mančesteryje. Galima užsakyti „priešrūšio“ paslaugą – laikinai padėti, kol nebus pasiruošęs biuras. Tai kainuoja, bet kartais būna išsigelbėjimas.

Ar galima keisti maršrutą prieš pat išvykstant?

Galima, bet tai kainuoja. Jeigu jau suplanavome maršrutą per Olandiją, o jūs norite, kad važiuotume per Kalkė (Calais), tai keisti laiką ir bilietus. Vokietijos kelyje mokesčiai (MAUT) skiriasi nuo Prancūzijos. Būkite tikri dėl adreso iš pradžių.

Ar reikia apsiprenumeruoti vietą uoste?

Dabar, po „Brexit“, dažnai reikia pranešti apie atvykimą iš anksto (pre-notification). Jeigu to nepadarysime, gali tekti laukti dieną uoste (pvz., Dover ar Hull). Mes tai darome, bet tai reikalauja tikslaus laiko.

Kokia geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją šiais metais?

Nepatogu klausimas, nes kuro kainos šokinėja. Bet vidutiniškai, jeigu kalbame apie mažą biurą (10-15 kubinių metrų), tai galima tikėtis nuo 1200 iki 1800 eurų. Dideliam biurui (pilna 20 pėdžių konteinerio ar sunkvežimio) – skamba nuo 3000 eurų. Tikslumo dėlka, reikia matuoti.

Ar galima pasiderėti?

Su mumis – galima bandyti. Jeigu turite lankstumo dėl datų (pvz., galite laukti, kai mes turime tuščią mašiną grįžtant iš Anglijos), mes galime pasiūlyti geriausią kainą biuro perkėlimui į Angliją. Tai vadinasi „backload“ ir abi pusės uždirba. Nebijokite klausti.

Kodėl kai kurios firmos atsisako vežti į Škotiją?

Nes ten toli. Vairuotojui reikia daugiau poilsio, o kuras brangesnis. Jeigu jūsų biuras Glazge (Glasgow) ar Edinburge, tikėkitės kainos didesnė nei į Londoną. Geografija – tai ne papildomas uždarbis, o realios išlaidos.

Ar reikia mokėti PVM?

Tarp ES šalių (Lietuva - Anglija) dabar tai yra eksportas/importas. Mums Lietuvoje išrašome sąskaitą be PVM (0 proc.), o jums Anglijoje gali tekti registruoti importą. Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu, kad nesusidurtumėte su mokesčiais, kurių nesitikėjote.

Kas daryti jeigu vairuotojas užstringa dėl techninių gedimų?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes siunčiame pagalbą arba perkrauname į kitą mašiną. Tai gali užtrukti, bet užtikriname, kad krovinys pasieks tikslą. Jūsų geriausia kaina biuro perkėlimui į Angliją apima ir šią „apsidraudimo“ dalį.

Ar atvežate ir įdėjat į vietas?

Taip, jeigu sutarta. Mūsų vairuotojai gali padėti dėžes į reikiamas kambarius. Bet jeigu reikia surinkti visą biuro erdvę (lentynas ant sienų, įrengti kompleksines sistemas), tai jau ne vairuotojo, o montuotojo darbas, ir tai kainuoja atskirai.

Ką daryti su kompiuterių monitoriais?

Juos reikia apvynioti burbuliukine plėvele. Stikras yra jautrus. Jeigu bus neapsaugotas, vibracija gali palikti „vaivorykštę“ ekrane arba sulaužyti stiklą. Monitorių keitimas brangus.

Ar galima vežti maistą iš biuro virtuvės?

Jeigu tai yra uždaros, komercinės pakuotės, tai paprastai galima, bet reikia žiūrėti galiojimo datas. Anglija yra griežta dėl maisto produktų importo. Geriausia viską suvalgyti išvykstant arba palikti kolegoms.

Kaip apmokėti už paslaugas?

Įprasta – 30% avansas, likutį – gavus daiktus arba iš kraiuto prieš išvykstant (jeigu užtikrintas). Tai apsauga tiek jums, tiek mums, kad paslauga būtų įvykdyta.

Ar galite padėti su archyvu išvežimu?

Taip, archyvai yra sunkūs. Reikia stiprių dėžių. Dažnai klientai sako, kad turi „nedaug“ popierių, o išsiaiškina, kad tai 500 kilogramų. Pasirūpinkite, kad archyvas būtų surūšiuotas – tai taupo laiką naujoje vietoje.

Kas jeigu aš nežinau tikslio adreso Anglijoje?

Tada negalime važiuoti. Reikalingas adresas iškrovimui net tada, jeigu biuro dar nėra – galima nurodyti sandėlį ar laikiną adresą. Be tikslo taško maršrutas neįmanomas.

Išvada

Apibendrinant, ieškant geriausios kainos biuro perkėlimui į Angliją, nepamirškite, kad pigiausia pasiūlyta suma gali tapti brangiausia patirtimi, jeigu kažkas nueina ne taip. Rinkitės patikimus partnerius, kurie žino ne tik kelių kodus, bet ir Anglijos muitinės niuansus. Biuro perkėlimas – tai ne tik fizinis darbas, bet ir logistika. Gerai suplanuokite, pasirūpinkite dokumentais ir būkite sąžiningi apie tai, ką turite perkelti. Tada kaina bus ne tik „geriausia“, bet ir sąžininga, o jūsų verslas Anglijoje pradės dirbti be nereikalingų stabdžių. Sėkmės perkėlime!